行政专员工作说明书

苏州嘉吉生物技术有限公司行政专员工作说明书

第一部分岗位规格说明

一、基本资料

岗位名称：行政专员岗位编码：

定员标准：１人直接上级：行政部经理

二、岗位职责

（一）概述

在行政综合部经理的领导下，负责公司的行政后勤保障工作，保证公司的日常经营顺利及信息通畅。

（二）工作职责

１、起草、修改公司各类报告、通知、会议记录等文件，发放、存档。

２、各类证件的办理；外部文件的管理。

３、监督检查各项行政规章制度实施执行情况，促进各项行政工作规范化。

４、负责各类会议及员工活动的组织。

５、组织好来客接待和相关的外联工作。

６、根据办公需求、市场行情，制定相应的办公物品的采购消耗计划；办公物品的采购、保管、审核、发放、统计。

７、加强全员节约意识，降低公司管理成本；环境卫生监督。

８、公司固定资产管理与维护保养；行政事务相关的外联工作。

9、电话费、饮水费、办公用品费、车辆费用、印刷制作各类费用的交纳及统计上报。

10、负责公司职务标牌的制作、客户礼品、办公设备设施的购置；负责上述物品的数量统计并做好先预警；

11、公司相关证件的年检。

三、其他职责

完成领导交办的其他临时工作。

四、监督及岗位关系

（一）所受监督和所施监督

１、所受监督：行政部经理的监督指导。

２、所施监督：公司一线员工。

（二）与其他岗位关系

１、内部联系：本岗位与生产部、销售部有协调和配合关系；

２、外部联系：本岗位与工商局、税务局等政府机关有工作关系

（三）本岗位职务晋升

总经理助理行政经理行政专员

五、岗位权限

１、行政资源合理调动的权力。

２、公司行政部门组织6S检查、制度检查等发现问题实施处罚的权力。

３、有对上级部门提出合理化建议和意见的权力。

六、劳动条件和环境

本岗位属于轻体力劳动，室内坐姿结合室外行走进行，工作环境温、湿度适中，无噪音、粉尘污染，照明条件良好。

七、工作时间

本岗位实行每周４０小时的标准工时制。

第二部分员工规格要求

八、资历

１、工作经验：具有一年以上相关行政工作经验。

２、学历要求：具有大专以上文化程度。

九、身体条件

本岗位要求身体健康，精力充沛，具有一定的协调力、控制力、调整力和记忆力。

十、心理品质及能力要求

１、智力：具有较强的学习力、理解指令和原理的能力及推理判断能力。

２、语言能力：口头和书面语言表达能力。

３、具有一定的组织能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。

４、严谨、细心，善于发现问题，并能及时做出判断。

５、具有较强的安全意识和保密意识。

十一、所需要知识和专业技能

（一）担任本岗位职务应具备的专业知识和技能

1、有较强的沟通协作能力、人际关系处理能力和组织能力。

2、有较强的工作责任心和上进心，工作细致谨慎，能够承受一定的工作压力。

3、具有一定的计算机水平，能够使用计算体办公自动化软件。

4、具备一定的法律知识、阅读能力、文字表达能力和公文写作能力。

5、具有较强的团队协作意识。

（二）招聘本岗位员工应考核的内容

1、行政管理相关知识。

2、服务规范、安全保密等专业知识。

3、计算机操作知识。

（三）上岗前应接受的培训内容

1、了解行政部的主要职能和责任，熟悉公司和行政部现行各项规章制度。

2、服务意识、安全意识、保密意识。

十三、绩效管理

（一）岗位绩效考核指标：

（二）考核结果的分析和反馈

由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析，以保证考核结果的真实性，并将考核结果与同期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。