文件管理规范

文件管理规范

1． 目的

为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适

宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理规范。

2． 范围

2.1 适用于公司内各部门文件管理

3． 职责

3.1公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档

的文件管理。

3.1.1总经理办公室指定专门的档案管理员，统一负责公司所有原始档案资料

的管理，以防止档案资料管理的混乱、重复现象。

3.2各部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。

3.2.1各部门指定一个兼职档案管理员，负责本部门内文件管理及收发管理

等。

3.3 公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。

4． 规范内容：

4.1文件的分类：

为满足不同文件的性质及需要，总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类。

4.1.1 公司内部管理文件类：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任

免、会议纪要、计划总结等文件。

4.1.2 公司对外往来文件类：以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单

位及其它单位往来文等。

4.1.3部门文件类：以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请

示、报告等。

4.1.4业务报告类：项目的调研报告、可行性研究报告、楼盘销售情况、工程

进展情况、审计报告、公司按揭情况等。

4.1.5业务合同类：工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。

4.2 文件的编制

4.2.1 为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制

需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得

有错别字。

4.2.2 文件标题定为小三号宋体字加粗，文件编号为小四号黑体字，文件内容

为小四号宋体字。

4.2.3 各部门所有需以公司名义对外发文，都必须到总经理办公室文件管理员

处获取统一发文编号加盖公章后，方可对外发文，编码方式为：成万科[年

度]序号，对政府部门发文需使用红头文件纸打印。

4.2.4 以公司名义下发的红头文件编码规则为:成万字[年度]第序号。

4.2.5公司、部门日常性下发文件编码规则为：总经理办公室——成万办字[年

度]序号，财务管理部---成万财字[年度]序号等，新增部门以此格式类

推。

日常发文文本格式.

doc

4.2.6部门日常无须存档的零星发文不用编号。

4.2.7文件格式的样板（仅限于规章制度类文件使用）

成都万科房地产有限公司 编号

名称 版本第 页共 页 编制 更改 审核批准生效期 年 月 日

目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的)

范围：(要明确阐述本文件适用范围。)

职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。)

格式头定为五号宋体字

（后附正文）

4.2.8 文件编号格式（仅限于规章制度类文件使用）：

起顺推

以“01”起顺推。

4.2.8.1

4.2.8.1 各部门名称简称：总经理办公室——ZB，财务管理部——CW，营销策划部——YXCH，设计部——SJ，成本管理部——CB，项目发展部-——XM，珠峰在线——ZF等。

4.3 文件的传阅

需公司领导审阅的非电子文档类文件，由总经理秘书负责传递至相关公

司领导并签署《文件处理表》，由总经理办公室存档或转相关部门存档。

文件处理表.doc

4.5 文件的存档

部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作，明确标明存档人、案卷题名、案卷号、保管期限等。（详见《档案管理规范》：档案分类管

理、档案编号方法）

4.6 电子文档的管理

4.6.1 公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专

人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

4.6.2 电子文档须定期存储，并按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类

文件，重要文件须加密，且以软盘备份，并指定专人保管。

4.7 文件的保密

4.7.1 公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或部

门负责人授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未

经公开的经营情况、业务数据。

4.7.2 公司以下文件需严格保密：办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、

财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等。

4.7.3 部门负责人指定文件管理员负责妥善保管部门文件，并履行监督职能。

如文件发生短缺或遗失，追究部门负责人和文件管理员责任。

4.7.4 任何人未经批准，不得复印公司重要文件（4.7.2所列文件）。

4.7.5 任何人不得利用职务之便，擅自携带公司重要文件外出。

4.7.6 有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有相关责任，务必

妥善保管所持有的涉密文件。

4.8 文件的查阅、借阅

4.8.1 非本公司人员不得查阅、借阅公司重要文件。特殊情况须部门负责人批

准。

4.8.2 查阅文件不得带离办公室，严禁复印。

4.8.3 各部门如工作需要借阅文件时，须填写《借阅登记表》，经部门负责人批

准后方可借阅；如需要借阅保密文件时，经办公室主任、部门负责人、

分管领导或总经理批准后方可借阅。借出的文件由文件管理员负责及时

收回并检查完整情况，如发现遗失，需在《借阅登记表》的“备注”栏

加以注明，追究借阅者责任。

4.8.4公司文件如需要隔夜借出，须征得部门负责人批准同意后，方可借出，

并妥善保管。文件外借时间最长不得超过3天。

借阅登记表.doc

4.9 文件的下发、作废处理

4.9.1 新编或更改的管理制度类文件，在获得批准后，由总经理办公室文件管

理员下发至公司全体。

4.9.2各部门的临时性管理文件，在获本部门第一负责人批准后，由部门文件

管理员发至公司各部门、室。

4.9.3各部门的管理制度类文件，在获分管本部门的总经理或副总经理批准后，