项目文件的管控

摘要： (3)

一、文档控制中需明确的四个方面 (3)

，

1、做什么 (3)

2、谁来做 (3)

3、怎么做 (3)

4、如何控制 (3)

二、定义 (3)

1）项目文件： (3)

2）项目管理文件： (4)

…

3）采购文件： (4)

4）厂商交工技术文件 (4)

5）项目文控中心： (4)

三、项目文件分类及控制流程： (4)

、项目基础资料 (4)

项目管理文件 (4)

设计文件 (4)

采购文件 (5)

厂商文件 (5)

3,6 厂商交工技术文件 (5)

四、项目文件管理与控制的重要性 (5)

、重要性 (5)

、作用 (6)

五、项目文件管理控制难度及关键点 (6)

，

、唯一接口 (6)

、程序的执行 (6)

、留底 (7)

、签字确认 (7)

、存档 (7)

、电子邮箱 (7)

六、职责权限 (7)

、职责权限： (7)

、项目经理： (7)

、项目设计经理： (7)

、采购经理： (8)

、质量工程师： (8)

、项目文控经理 (8)

七、项目文件管理控制常用电子软件 (8)

、ProjectWise (8)

、edoc2文档管理系统 (8)

、SecGateway文档管理系统 (8)

八、文件安全与保密的管控 (8)

、项目机密文件及信息主要涉及以下六个事项 (8)

、保密文件的管控 (9)

九、总结： (9)

十、参考文献： (9)

(

—

)

、

摘要：

随着国际承包市场不断扩大，国内企业对内对外承包的项目工程越来越多，尤其国际工程承包市场愈发呈现出全球化发展态势，项目的规模、范围和开放度逐步扩大，工程项目越发大型化、复杂化，项目所在地的政治、技术、文化经济体制情况各有不同，导致国内企业对工程项目管理的控制难度不断增加，而项目文件的管控又是整个项目执行过程中一个必不可少的环节，是国内企业项目管理走向科学化、专业化、国际化的重要体现标准。项目管理体系主要含规划体系、实施体系、改进体系三部分，而文件的管控与三个体系相互支撑、相互促进，密不可分，不但确保了项目的有序执行，同时也为进一步提升企业的项目管理能力打下了坚实的基础，本文主要以EPC项目为例较详细的阐述了项目文件管理内涵、重要性和相关文件控制知识。

关键词：项目文件分类、控制流程、文档控制重要性

一、文档控制中需明确的四个方面

在整个工程项目管理中,文档控制涵盖了工程项目设计、施工、管控和调解的各个方面,它对于国际工程项目的质量保障和监管提供了必要的书面材料。文档控制要点主要是建立完善的文档一体化与现场控制体系,搭建基于工程项目管理的文档控制平台,完善文档控制的编码规则和命名规范。

1、做什么

项目文件的管控具体需要做什么工作呢，这是我们首先要明白和解决的问题。

大家需首先要对执行项目由总体认识，还要明确每个人在项目执行过程中的输入条件是什么，需要经过哪些操作和工作，输出成果额阶段成果又是什么，对于专业技术文件取舍要清晰，对于项目文档控制程序要清楚，在实施过程中项目文件控制的操作规范和注意事项等也要弄明白。

2、

3、谁来做

明确各项目角色和智能是整个项目能否顺利实施的一个重要保障。因此文档控制程序要明确各角色在文档控制中的主要职责是什么，确保每项工作责任到人。

4、怎么做

在文档控制体系中不仅要给出具体工作流程，阐述主要工作的步骤，而且要明确具体操作规则以确保项目执行过程的一致性和完整性，避免人为因素带来的项目执行风险。

5、$

6、如何控制

在项目执行过程中难免会遇到各种因素的干扰和影响，遇到这样那样的问题，关键是如何解释发现，妥善处理问题，如和进一步完善控制程序，发现执行偏差应该采取什么样的控制流程，有谁完成有效控制等问题。

二、定义

1）项目文件：

是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

2）项目管理文件：

在项目执行过程中产生的合同文本、工程规定、内部条件、传真、信函、

电子邮件、备忘录、会议纪要、项目进计划/费控周、月报、项目执行计划等。3）采购文件：

是自设计提出材料请购需求开始，经询价、报价、评标、定标、澄清、签订合同、厂商文件评阅、厂商文件交工、设备催交检验、运输、测试安装，最终确保设备试车成功，整个过程中的所有文件。

4）厂商交工技术文件

是指工程总承包单位或设计、施工、采购等承包单位按国家现行的施工验收规范以及股份公司和专业公司有关规定，在施工和管理过程中所积累的并在工程交工时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能及竣工图等质量见证文件的统称。

5）项目文控中心：

是项目各类文件归口部门，信息处理、临时存储的场所，各项目应依据

项目规模组建项目文控中心，配备相应文控工程师、办公家具、IT 设备。

三、项目文件分类及控制流程：

项目基础资料、项目管理文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件、开车文件、声像文件。

项目文件的管理控制流程

、项目基础资料

主要是对项目前期文件的收集，如环境、水资源、职业病危害以及地震安全性的报告及批复；尤其如项目任务书、HAZOP分析报告、协议委托书以及工艺包等文件更要妥当保存备用。将以上文件分类整理装册，贴侧签，做卷内目录由项目部文控中心统一负责保管！

项目管理文件

其主要文件有：传真、信函、会议纪要、项目进度报告及完工总结。首先文控人员将已按标准格式模版编制好的传真信函等文件做好对内传送单编号后提交至项目组由项目经理或设计经理审核签字；将签字好的文件下发至对应人员，同时更新文件索并扫描后放入服务器，原件留存于文控中心保管提供利用。

设计文件

关于设计文件，本文重点详示下施工图与竣工图文件的管理与控制

施工图：根据各专业提供的图纸目录整理施工图纸文件，文控中心认真核对文件的图纸编号、图纸版次、名称、签署、图框图签是否正确，以及图面质量是否清晰，核对后交于项目经理或设计经理批准，期间可根据具体情况，也可先入库归档，待档案室验收后再进行复印整理等。将复印装订好的图纸加盖项目文件发布章（依据项目实际规章加盖在蓝图还是底图），在准备硬拷贝的同时，准备一份电子版图纸文件，电子版文件必须与图纸命名编号等一一对应，保证图纸文件的

唯一性。编制正式项目对外传送单经项目经理签发发至业主、现场或相关单位，最后文控人员应按专业、装置进行分类组卷更新文件索引，将所有文件电子版上传至文件管理系统（软件）提供利用保存至项目结束。

至于竣工图需特别注意的是装订后要加盖工程验讫章以及竣工图专用章！

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采购文件

基本流程：询价文件中的技术部分（MR 文件）由设计专业人员完成，终版询价文件由采购工程师将设计和商务部分汇总，经采购经理/协调员审核确认后，发送纸版或电子文件给相应的厂商，文件的复印、装订、邮寄由文控人员协助完成。厂商在收到总包发出的询价文件后，必须在报价截止时间前将密封完好的报价文件送达采购经理/采购工程师。在报价截止日期过后，采购经理/采购工程师组织开标、评标、澄清、谈判、确定中标厂商。其中，形成的技术评标报告（TBA）由设计专业人员负责完成，商务评标报告（CBA）由采购专业人员负责完成。TBA、CBA 文件经采购经理、项目经理批准后，由文控工程师协助将开标记录、评标报告、澄清会议纪要、中标通知书等过程文件扫描上传

至项目数据库并存档。采购经理/采购工程师根据技术评标报告、商务评标报告准备订货版询价文件，签订订货合同。采购文件分专业以订单号或询价文件号进行立卷管理，按照询价、报价、评标、澄清文件、厂商联络文件先后顺序整理、编制卷内目录，相应的电子文件要求上传项目数据库。

需注意：Vender list（厂商长名单）和Bidder list（厂商短名单）、TBA（技术评价表）、CBA（商务评价表）必须要有项目经理批准确认。

所有采购过程文件必须依据订单号或询价文件号进行分类管理，另厂商的报价文件应及时组卷归档，以备审计。由采购工程师跟踪保密协议的签署，确保有效性。

厂商文件

根据控制过程，厂商文件分为两个阶段厂商过程文件和厂商交工文件

厂商过程文件包括厂商文件交工前对所有过程版次文件评阅的控制及管理。

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项目文控人员务必做好厂商过程资料提交状态表，表中主要有但不仅限于厂商文件的评阅状态，文件往来收发的时间，厂商的名称和订单号，文件版次，图纸编号等。项目文控人员及时更新此文件状态表，尤其对往来的文件资料的评阅意见格外标注其时间及文件属性。

3,6 厂商交工技术文件

执行合同的采买工程师及采购文控工程师负责接收供货厂商提交的交工文件，并对照技术协议审核其完整性，是否符合业主对于交工文件装订成册的要求，以及设计文件的版次是否正确、签字是否齐全进行审核，符合要求后通知厂商按照业主要求的份数邮寄至业主工程部接收确认。而电子版交工文件是利用经

过打印且签字和盖章后的纸版交工文件扫描后刻制的光盘。电子版交工文件须与纸版交工文件完全一致。

四、项目文件管理与控制的重要性

、重要性

在项目执行过程中，对项目文件进行规范、准确、高效的控制和管理，促进文件控制工作更加规范化、专业化、职能化，使项目文件能够更加有序性、可控制性、可追溯性，达到竣工验收的要求，促进项目管理，保证项目进度。

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项目建设基本程序（以EPC 为例）

从项目建议书开始至最后的验收评定中间过程中会有大量的项目文件，施工合同，采买合同、设计变更、施工图、竣工图，施工方案，厂商交工文件、中间交接记录等等这些文件都是项目中必不可少的重要凭证，良好的文档管控好比项目执行过程中润滑剂{1}

、作用作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进

展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控，指定一套完整有序的项目文档管理控制规定对项目执行十分必要，其作用有以下六个方面。

其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。第二，大多数EPC

项目设有不同的装置（如炼油版块）。文档管理控制则是不同装置之间往来联系的重要凭证。第三，提供一套完整清晰的文档，会很

大保证了项目开发的质量。第四，项目文档是系统管理员、操作员、用户、管

理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料；第五，项目文档将

为系统维护人员提供维护支持；第六，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

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五、项目文件管理控制难度及关键点

以云南13000万吨/年炼油项目、

国内单系列炼油规模最大，涉及工程主项装置多达69个，上百个供应商，5个主设计院分包设计，业主多个PMT团队进行管理。对于总包而言对这样一个大而复杂的EPC项目进行系统全面的文件管理控制难度还是很大的。

那么我们如何完成有效的控制呢，主要来说就是要抓住控制点。

、唯一接口

文控中心作为项目部对外唯一接口，所有项目文件必须通过文控中心来进行处理。

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、程序的执行

文控中心根据业主制定的文件要求，完成编制统一的图纸文件发送程序以及最终竣工文件编制要求，由项目总负责人批准并得到业主工程部确认后下发至各分包院及各厂商按此程序执行

、留底

文控中心务必留存好文件往来的发送记录（信函，传真、变更报告，评审意见，图纸等等）并编制文件状态登记表，及时更新定期发各部门查阅。

、签字确认

所有文件信息的往来传送与接收务必需由签字确认记录如（对业主、厂商、各分包、总包）单位等，以免查无所依。

、存档

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项目执行过程中的所有文件必须保留一套完整的电子版PDF，而图纸类文件、设计变更、重要设备的质量证明文件、订货合同等这些重要文件，文控中心必须留存一份原件，后期档案验收，结算等非常有必要！

、电子邮箱

需设置专用项目邮箱，电子邮件的收发，与业主、厂商、施工单位、分包商往来的电子邮件均要通过专用邮箱处理

六、职责权限

大项目的组织机构图

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、职责权限：

以下描述仅定义说明与项目管理文件控制相关的职位职责，不代表此岗位的全部职责权限。

、项目经理：

负责整个项目程序文件的审批，及重要文件的签署工作，并对全体项目成员予以监督跟进，保证文件管理体系系统顺利执行。

、项目设计经理：

负责所有项目设计文件的审阅和批复工作，对各专业设计人员对文件管理规定的认真实施与否予以监督指正，确保文件管理控制细则的执行，保证设计文件的质量，尤其是图纸类文件。

、采购经理：

，

负责全部项目采购文件的审阅、签发工作；确保厂商文件往来信息准确，程序顺畅。监督其下属采买人员按项目文件控制规定规范采购文件管理，核准厂商文件编号规定。

、质量工程师：

主要负责项目的标准标准格式、图签审批工作，监督全体项目成员使用。负责组织项目部内部的质量会议，完善文件控制管理流程，提交有关记录；负责各单位接口文件质量的管理工作。

、项目文控经理

负责项目文控中心的建立、运行和维护，包括软件的安装使用、文控体系的策划实施和优化工作。负责文件控制程序的编制，项目文件编号规定的编制，并确保

其顺利应运在项目执行过程中。负责组织文控人员的培训工作。

七、项目文件管理控制常用电子软件

、ProjectWise

提供了一个流程化、标准化的工程全过程(生命周期)管理系统，确保项目的团队、信息按照工作流程一体化地协同工作过程。并且为工程项目内容的管理提供了一个集成的协同环境，可以精确有效地管理各种A/E/C(Architecture/Engineer/Construction)文件内容，并通过良好的安全访问机制，使项目各个参与方在一个统一的平台上协同工作。

、edoc2文档管理系统

通过edoc2企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询、重用以及归档。edoc2完整的产品线可以适应任何规模和复杂程度的公司体系。

、SecGateway文档管理系统

从文件在企业的使用流程入手，将数据泄露防护与企业现有 OA 系统、文件服务系统、ERP 系统、CRM 系统等企业应用系统完美结合，对通过网关的文档数据进行透明加解密工作，有效解决文档在脱离企业应用系统环境后的安全问题。为企业部署的所有应用系统提供有效的安全保障。{2}

八、文件安全与保密的管控

任何项目都会有秘密资料，而此关系到项目参建方的权利和利益，必须要依照特定程序的规定，在一定时间内只限一定范围的项目人员知悉的事项，文件保密在项目保密过程中起着至关重要的作用，所有项目人员必须且都有保守项目秘密的任务

、项目机密文件及信息主要涉及以下六个事项

1、涉及项目重大决策中的秘密事项。

2、尚未辅助实施的项目规划、计划、决策等

3、项目内部掌握的合同、技术协议、可行性报告、商务报价等信息

4、预决算报告及各类投资、造价的报表

5、图纸、及高新技术专利等资料

6、项目部规定其它应当保密的事项

、保密文件的管控

1、根据文件密级严格按文件应传达的人或单位控制文件的传递及范围，受控

文件的分发必须按要求保密且应分发给指定人。

2、过程处理文件要做到及时清理，合理存放

3、电子加密；对电子版文件采取多重加密，纸张类文件采取加锁保管等

4、凡涉及项目经济技术的重要文件，原则上不允许拷贝到个人使用的计算机，

文件打印、复印失误是，要及时做到文件的销毁工作

5、为防止数据丢失，文档电子版记录应定期整理备份，上传至服务器{3}

九、总结：

作为广利完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目的进展和脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到嗯好的掌控。项目文档管理以确保文档的完整性和规范性为标准，方便于项目执行过程中的管理为目标。项目的文档管控是整个项目管理中不可或缺的一环，它是存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目、或一个工程公司缺乏项目文件的管控，那么它就不是一个规范、标准的项目和团队。高质量、高效率的收集、归纳整理、文档控制管理和保护项目文档对于提高项目管理水平和质量有着极其重要的意义，管理控制好项目文件，就是管好了它的整个生命周期，保证了项目的顺利进展。

十、参考文献：

1、《国际风电EPC总包项目管理实践》机械工业出版社，2015 陈观福 {1}

2、《文件系统及文件控制》中国教育技术装备，屈志强，乔静 2010（15）{2}

3、《有效的项目管理》电子工业出版社，费琳 {3}