公文写作能力

快速掌握与提高公文写作能力

公文写作的思维方式是转喻的方式雅各布森研究表明，隐喻和转喻是人类组织语言进行表达的基本深层机制。

所谓隐喻和转喻，简单讲，就是我们表述某一个东西的时候，不直接说出事物本身，而是用别的方法表述这件事物。说某人：这头狮子。这是隐喻。描述这个人的形象，穿什么衣服，这是转喻。隐喻遵循的原则是内在相似性原则，转喻遵循的原则是毗邻性原则。

隐喻和转喻也是写作的两种基本思维方式。

文学写作是隐喻性更强；公文写作基本全部是转喻性写作。文学写作的隐喻性除了表现在具体语言的隐喻性之外，还有文学文本整体的深度模式结构。而公文不但不需要隐喻性的语言，更不能有深度模式结构。相比较来说，就变得更为容易。人的思维方式不同。有人擅长隐喻思维，有人擅长转喻思维。公文写作者在公文写作中，一定要摒弃隐喻性思维。

本质上，公文写作与其他所有的写作，比如文学写作、学术写作等没有不同，都是作者向读者传达出某种东西，里面都会同时包含有议论、叙事、说明的表达方法。不同的是，公文写作这种文体存在的环境，所起的作用，以及相关各方面对这个问题的要求，会使得这个文种的写作有一些独特的基本规则。

所有从事公文写作的人，就是需要掌握这些基本规则。在有了比较好的表达能力的基础上，学习这些基本规则，写好公文就变得比较容易。

?公文的主旨，也可称为公文的立意、主题、观点、中心思想。

它是公文的核心，是作者运用语言、文字对领导意志的书面表

述过程。一个公文能否成功，首先就是关系到主旨问题。对于

一篇公文来说，主旨非常重要，它直接决定了这篇公文可能成

为什么样子。

（一）主旨的作用

首先，主旨决定材料的取舍。

其次，主旨支配公文的谋篇布局。

其三，主旨制约公文的表达方式。

其四，主旨影响公文的遣词造句。

（二）关于主旨应该遵守的基本准则

主旨对一个公文如此重要，就一般而言，对于主旨，有一些最基本的要求我们应该遵守：

其一，一文一旨。其二，立足于法。其三，观点明确。

（三）公文显旨的两个基本步骤

上面说的是关于公文写作主旨确定的一般要求，但是要完成这个一般要求，要正确的表达出一个清晰、明确的主旨，必须解决两个技术性问题。或者说，任何一个能够被领导称许的公文，都必须要解决下吗两个技术性问题：

?其一，公文写作者能否真正理解领导意图，从而完成正确主旨；

?其二，公文写作者能否有效地把自己领会的领导意图在公文中表达出来。

一般来说，在撰写者的脑海里，应该明确领导交办的公文制发的目的，即这份公文的主旨是什么；要阐发的基本观点是什么；要解决的主要问题是什么；受文和发送范围是什么，等等。

进一步具体化、深入化和条理化。比如说，公文的基本观点要通过哪几个分观点去阐述；这几个分观点顺序如何排列；各针对哪些问题；从怎样的角度阐述；具体的理论依据是什么，等等。公文写作者能否有效地把自己领会的领导意图在公文中表达出来。公文显旨有没有基本的套路。答案是有。在公文写作中，要将主旨直截了当，毫不隐晦，明明白白的表现出来，必须注意讲究方法。公文写作实践表明，要恰当明了地表现主旨，可以采用以下几种方法：

其一，开门见山；其二，标题显旨；其三，段前撮要；其四，缘由引发；其五，首尾呼应。

公文谋篇就是公文的结构安排问题。当然这个问题可能包含几个方面，首先是大的结构、层次安排，接着还有具体的一些需要注意的措施。我们先说第一个问题，公文的结构。

（一）从公文这种文体的精神上，公文写作首先必须注意的一些基本注意事项。

首先，必须准确反映公务活动这一客观事物的内在本质和联系；其次，必须服务于公文主旨的需要；第三，必须适合公文的不同体式；第四，必须符合公务活动认识上的思维逻辑。

（二）公文的内在基本结构

公文种类繁多，很复杂。可是，这些复杂多样的公文，其实也是可以

归纳的。总的来说，从公文的内在基本结构来说，公文的书写不外乎以下几种：

其一，对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。

其二，先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即：提出问题-解决问题的简单结构模式。

其三，提出问题-分析问题-解决问题的完整结构模式。

其四，边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。

公文的层次

公文作者在构思过程中，为了更好表达主旨，动笔前总要考虑先些什么，后写什么，共分几部分内容来写等，这些反映到行文上，就是行文的层次。具体讲，层次就是文章各部分内容表达的先后次序，是客观事物发展的阶段性和人的思维发展过程在公文中的反映。体现着作者对全局和局部、总“纲”和细“目”所做的总的布局安排。

层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层次之间是层层递进的纵深关系。

3、总分式

即先总说，后分说，或者先分说，后总说。工作总结，综合性报告经常采用这种写法。

怎样安排开头和结尾

开头和结尾也是公文的重要组成部分，对于一篇完整的公文来说，开头结尾都至关重要。先说一下开头。开头是公文全篇内容的高度概括和主旨思想的集中反映，是行文的“先锋”。它既要囊括正文的

全部内容和主要观点，还要概括得简明扼要，精炼明确。具体来说，主要有以下几种形式：

1、根据式。开头交待行文的根据，以保证发文的法定权威性。一般多用根据、遵照、按照等作为语言标志。用来作为发文依据的，通常是党和国家的某项方针政策、法令法规；上级文件的指示精神；本单位的实际情况。

2、目的式。在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便受文机关明确发文机关的意图，一般常用为、为了等介词标引。

3、原因式。在开头讲明制发文件的原因，以揭示行文的必然性和合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。

4、事情式。在开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。下面再说一下结尾。公文的结尾应该简明概括，意尽言止，坚决杜绝弦外之音

（四）关于标题

在公文中，标题占据重要的位置。是全文的纲目和眼睛。公文标题合乎规范，必须注意以下几点：

1，准确。包含多层含义。首先，事由部分的内容表达要准确无误，要与正文内容完全相符合，即题文相符。这要求作者有较高的综合概括能力和文字表达能力；其次是文种的使用要准确，不能错用或者混淆滥用。

引号。公文标题中对引号的使用较为单一，一般是在对某一事物需要着重指出时使用。值得注意的是，某些非法规性文件，在批转、转发

时，该文件名称一般用引号加以强调，而不使用书名号，法规性的文件才加书名号。

《转发河北省教育厅“关于人文函大招生问题的通知”的通知》《关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告》《关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告》《邯郸市人民政府关于进一步保持“清正廉洁”问题的决定》

括号。在公文标题中，有时要用到括号，用以对标题内容进行补充、解释或说明。这种标题中的括号，多是针对文件的成熟程度予以说明，是公文标题的组成部分，是不可缺少的。

《郑州市人民政府住房公积金管理办法（试行）》

广东省教育厅关于转发教育部《高等学校学生行为准则》（试行）的通知

《国家行政机关公文处理（暂行）办法》

书名号。现代汉语中的书名号是表示书籍、文章、文件报刊等名称。公文标题中经常使用书名号，主要用于批转、转发性公文。关于公文标题中的书名号的使用，《国家行政机关公文处理办法》第十条第六项做了明确规定：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

批转巨岩县商业局《关于深化改革，振兴巨岩县商业实施意见的请示》的通知。

对巨岩县商业局《关于深化改革，振兴巨岩县商业实施意见的请示》的批复

批转《巨岩县商业局关于深化改革，振兴巨岩县商业实施意见的请示》的通知

2、简洁。冗长的公文标题令人讨厌，简洁成为客观要求。途径主要有两种：一是竭力压缩事由部分的文字，使之简的不能再简。要以少胜多，言约义丰，切忌罗嗦。

3、齐全。公文标题应该由发文机关名称、事由、文种三要素构成，这是现行党和国家有关公文法规的普遍和一致的规定。

4、美观。公文标题应该匀称美观。基本原则是:如果标题字数较少，则居中排成一行，对于只有两个字的公文，如“公告”等，排列时字与字之间要适当空出一定距离，既不能过分拥挤，也不能流于松散，一般空出3-5字为宜。如果字数较多，排列时超过一行的五分之三以上的，就应该分成两行或者三行。

公文是表述社会组织意志的文书，具有高度的政策性和法定的权威性，因此要求其用语必须准确精要，庄重平实，讲究规范。

（一）公文用语的基本要求

1、准确规范。专有名词在文稿中第一次出现的时候要用全称，人名也要写全称。另外，当一个人担负多种职务时，只列出与文件内容有关的即可。列出一个人物的两个或两个以上的职务时，国内的应该按照先党内，后党外，由大至小的原则排序。如果若干人物姓名同时出现在文件中，应该按照一定的标准。

对时间的表述应该注意：

第一，要用具体日期，避免使用时间代名词，比如昨天、今天、明天、

本月，下月等。重要会议记录还要标明具体的时分；

第二，年份一律用公元全称，不得省略。如2003年不能写成03年，以免时间久远造成混乱；

第三，涉及公元以外的其他纪年时，应加注公历年份，如“民国十六年（公元1927年）等

第四，草拟公文引用旧资料时，应特别注意准确核实其中的日期，以免失实；第五，应尽力避免使用农历日期，如非用不可时，则必须使用汉字数码，如腊月十五，不能写成腊月15；第六，星期几一律用汉字数码，如星期五，不能写成星期5

2、要得体。指文稿的内容、语气要与其制作单位的地位相称，用语要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的以及客观环境和谐一致。

3、要通俗。文风要朴实，不事雕琢，力避敷衍巧语。

4、要得当。主要指三方面。其一，准确使用概念。有些概念含义极其接近，必须认真加以辨析，不能混用，比如遇险和遇难，撤职、免职和解职，转业军人和复员军人，批转、印发与转发。其二，要正确运用判断，比如，某站发生爆炸事件，不能说成某站爆炸事件（二）正确使用专业术语

公文专业术语是人们在长期的公文写作实践中形成并使用的特殊语言，对公文内容的准确表达有非常重要的作用。可以这样说，专业术语的运用是公文门类在林林总总的社科领域得以立足的必要条件之一，也是充分发挥公文的社会效用的重要因素。没有这些专业术语，就显现不出公文学科的特色，因此，必须充分重视公文中各类专业术

语的使用。

1、称谓语。称与对方有关的事物常用你，如你省，你部。如果是平行文的话，宜用敬辞贵，如贵局，贵公司，贵单位等。称与自己有关的常用我、本，如我省，我局，本公司，本会等。公文中间接称呼有关的人或单位常用该，该同志，该人该地区等。

2、起首语。大体分四类。其一，表目的的，如为，为了等；其二，表根据的，如根据，遵照，按照，依照等；其三，表原因的，如鉴于，由于，随着等；其四，表态度方式的，如兹定于，兹有，兹派，兹将，兹介绍，欣闻，欣悉等。

3、经办语。常用的有：拟、拟定、草拟、部署、布置、审核、草签、业已、报经、提请等等。

4、结尾语。望、请、为盼、是否可行、当否、请批示、祈请批复、盼回复、望遵照执行、特此通知、特此函告、请批转执行、特此布告、此复、谨呈、为荷（望批准为荷，望接洽为荷）

5、过渡用语。为此，为此特，为、结合、

6、期请语。请、务请、恳请、务须、尚祈、尚盼等

7、询问语。当否、妥否、可否、是否可行、是否同意、是否妥当等

8、表意语。应、拟、责成、批准、同意、欠妥、不妥、照办、禁止、切勿、切记、酌办、酌定等

9、虔敬语。承、承蒙、不胜、大力、通力等

（三）公文用语常见毛病

1、脱离实际的浮夸性言辞。

2、枯燥乏味的套话空话。

3、某些社会流行语的滥用。

这里面要注意文风活泼与流行语滥用的区别。有些东西，有些话，基层公文写作是不可以的，比如如果底层公文中首先出现“抓手”、“不折腾”这样的词，肯定不合适。这是公文制定者的位置的问题。

4、某些旧称及不恰当术语的使用。

5、故作深奥或故弄玄虚的语言。产值裂变、采取立体交叉式的谈心活动

公文不是学术论文，重在实用，比较强调直白显露，言简意赅。

公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素之一。具体讲，材料是指公文制作者为了表现公文主旨，从现实工作，学习与生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的通称，是提炼公文主旨的基础和依据。

（一）公文写作对于材料的组织需要注意做到如下几点：

1、要根据主旨的需要决定材料的数量

2、要根据主旨表达的要求决定材料的详略

3、要根据主旨的要求决定材料的表现形式

4、要注意使用材料的系统性

（二）如何使材料使用更有力度

应该说，上述形式采用得当的话，表达清楚领导的想法是没有问题的，可是，如何让领导的想法更有说服力，也就是说，让公文主旨更有力

度，更能实现自己的目的呢？这就涉及到如何使用论据了。好的公文，使用论据有理有据，会增加公文的说服力。那么，应该如何使用论据呢？

1.真实、准确。真实是公文写作运用事实论据的基础和前提。

写作者能够有较强的语言表达能力，能够把有关事实论据简明扼要的说出来

《某厂关于扩建浴室的请示》，请示缘由部分这样说：我厂原是街道厂，厂区狭窄，建筑物之间距离较近，而且近年来职工人数不断增加，原65平方米的男女浴室，现已远远不能满足广大职工洗澡的需要。为此，我们拟将原浴室改建成二层楼……。

2、典型。这是公文写作中运用论据的关键。由于公务活动是错综复杂的，能够用来证明观点或者结论的事实往往比较多，但是受篇幅制约，不可能面面俱到的把所有材料都写进去，所以对论据必须加以甄别和遴选。运用那些能够深刻揭示和反映客观事物本质规律的论据。修辞，是为了更好地表情达意，求得最佳表达效果而调整和修饰语言。公文修辞是指在公文写作中根据表达的需要，选用最恰当的语言形式表现所要表达的内容，以提高表达效果，主要包括词语的搭配、句式的选择和辞格的运用几个方面。

一、词语的锤炼

１．恰当运用双声和叠韵可以增强公文的语音美。

２．注意同义词之间的差别，力求配合得当，整体和谐。

二、选择合适的句式

其一，要将长句和短句交替使用，使行文铿锵有力；

其二，要将整句和散句结合起来，使行文错落有致；

其三，隐性修辞的大量运用，如借喻、排比。

三、多采用消极修辞

积极修辞讲究在表述中运用辞格，以达到语言生动形象、词藻华美的目的。消极修辞与积极修辞相对，讲究运用规范词语，消除岐义，确保语言表达准确、简明。公文写作主要运用消极修辞的方法，而对辞格的运用则数量有限。１．修辞要切合文章表达目的。２．修辞必须切合语境。３．修辞必须切合文章语体特点。

（一）当下公文文风存在的一些问题。

一、“摆长蛇阵”；二、“作假失真”；三、“虚张声势”。

（二）公文好文风的基本要求

一是谋篇布局必须主题鲜明，结构严谨，立意求实。二是文字表达要准确简明，生动朴实。三是表现形式要多样化，求实求新。四是文章的内容要言之有物，实实在在。五是文章的思想性要深入浅出。六是切忌长篇大论，要提倡写短文章。

（三）塑造公文良好文风的一些基本技巧

1、怎样做到简短。公文应该力求简短，不要懒婆娘的裹脚布又臭又长。那么如何做到简短呢？其一，一事一文，主旨明确；其二，用语简洁明快，干净利落；其三，贵用“直笔”。

2、怎样做到明确。其一，观点明确；其二，叙事明确；三，逻辑

明确。

3、怎样做到庄重。公文文风可以活泼生动，但是必须以庄重为基础。可以说，庄重就是公文的生命线。如果不庄重，公文根本就不像公文。如何做到公文的庄重呢？

其一，适当运用文言词语和文言句式。

《中共中央关于加速农业发展若干问题的决定》、《关于党内政治生活的若干准则》

你县某年某月某日《请示》收悉

兹分别规定纠正办法如下；业经、凡……者

结尾。请示类的，妥否，请批示。法规类：本条例自发布之日起执行；批复类：此复；通知类：特此通知；函文：即请函复、请予大力协助用古语词原则：适度、贴切，特别是之乎者也的使用。

其二，运用规范的书面语言，少用或者不用口语和俗语。如钱-资金；做买卖的-商人；老婆-妻子；奶奶-祖母。

其三，使用通行的标准语言，不用方言土语以及表意模糊的社会流行语

其四，避虚就实。多用叙述性、陈述性语言，忌用描绘性、抒情性语言

理想的公文不是文学性多强，描述事物多么形象，或者能把人感动到流泪。

公文的理想形象应该是：言简意赅，表意明确，雄辩有力，庄重典雅！