仓库验收管理制度

第十七章仓库验收管理制度

仓库是储存、保管各类物资的重要部门，仓库物资验收、管理必须建立科学、完善的管理制度，以适应经营管理的需要，达到经营管理服务的目的。

第一条验收范围：原材料、物料用品、低值易耗品、固定资产。

第二条验收及保管职责范围

划分存货的验收权和保管权，并分别授权于不同的人员，明确界定各自的工作职责，验收员主要负责识别存货的质量并清点数量，仓库保管员主要负责对进仓物资的日常管理，形成较为完善的验收、保管内部牵制制度。

第三条验收程序：

一、验收人员

物资验收均须由验收员、使用部门指定人员共同验收，双方验收员必须严格把关，发现有质量问题的物品，应拒绝验收入库。

二、核对价格

1、验收员应首先核对送货发票（或送货单）上写明的供货单位的名称与地址，以避免错收和接受并未订购的货物。

2、其次是核对价格，若价格高于“请购单”上的价格，验收员应询问供应商提价的原因，并将情况及时反映给财务部；若价格低于“请购单”的价格，验收员应仔细检查货物质量，质量合格，方可按此价格接受这批货物。

三、检查质量

1、根据“请购单”或采购规格标准所描述的要求，进行质量检验，如质量不符规定要求，验收员有权当即退货。

2、鲜活原材料验收要点：

1）蔬菜类：新鲜度、嫩老度、沥干水份、去除泥土及枯烂部份，注意蔬菜的品种、产地。2）肉类：新鲜度、色泽、气味、冻肉去冰，注意肉猪的种类。

3）水果：新鲜度、色泽、单只瓜果重量是否符合厨房使用标准的要求，注意单个分量标准并均匀，对西瓜等水果有必要时还应剖开检查，如发现白瓤不甜等现象应马上退货或降价处理。

4）鲜活水产：按规定的规格标准、沥干水份、去容器重量及容器内水份；检查海鲜存活程度，身上鱼鳞受损等情况。

5）冻水产：拆包后检查冰量是否超标，去除多余冰块，检查规格大小、质量是否与原定的

标准相符，并注意产地品种。

3、食品验收时，还须注意保质期（保留合适食用时间）、有效期、生产日期等记录，对超过规定日期的食品拒绝验收入库，对进口商品须注明中文标签（生产日期、保质期、配料表）。

4、对于密封的物品，应打开其中一包作抽样检查。

四、检查数量

根据“请购单”对照发票（或送货单），通过点数、称重的方法，对所有到货的数量进行核对，数量检查应注意以下事项：

1、若有外包装，先拆掉外包装再称重或点数。

2、密封容器中的食品原料可能会短缺（米、油、洗洁精等），因此，应称重量（毛重）。

五、在发票或送货单上签名

送来的所有货物，都应有送货单或发票，验收员验收完毕后应在单据上签字。

六、填写验收记录

1、验收员在确定所验收货物的价格、质量、数量全部符合“请购单”或采购规格标准，根据不同性质，进仓原材料、物料用品类填写“收货记录”，直送部门原材料、物料用品类分别填写“原材料直拨收货记录”或“用品直拨收货记录”，属低值易耗品填写“低值易耗品验收单”，属固定资产填写“固定资产验收单”。

2、填制各类“收货记录”时，应以“斤”、“只”、“克”等最小计量单位为单位，不能以“袋、包、箱”等为计量单位。

3、验收员需在“收货记录”“收货人”栏签名。

七、退货处理

1、若供应商送来的货物不符合采购要求或价格高于原定价格，应及时向财务部或使用部门反映。

2、若因需要决定不退货，应有相关部门负责人签字。

3、若决定退货，应在供应商发票或送货单上注明，并不予开具验收记录，退货后，应及时向采购人员报告，应尽可能找到可替代的供货来源，解决问题。

八、其他注意事项：

1、注意设备、工具、衡器的精确度，秤前必须校验。

2、秤量时要看清是否已秤，防止重复过秤。

3、验收之后需及时存放，专人管理，防止丢失或被窃。

4、每日作好衡器的清洁工作。

5、验收员应设专门的验收质量日记本，对当日缺斤少两，质量不好、规格不符应退货等事项等做详细记录，并及时向财务部或采购部反馈。

第四条食品原材料采购索证

一、采购各类食品及原材料应通过正规渠道进行，通过合同形式定点采购，定点供应商必须提供“三证”（即营业执照、税务登记证、卫生许可证）等证件。所供应的食品及其原材料必须符合国家有关食品卫生标准。

二、采购各类定型包装食品，需向供应商索取生产厂家的食品卫生许可证及检验合格证明。

三、采购肉类原料，供应商需提供动物检验检疫证明并符合国家标准一级鲜度；水产类原料必须是新鲜的或冷冻的，组织有弹性、骨肉紧密连接；果蔬类原料必须新鲜，风味正常，无病虫害，无农药污物，无腐烂并进行农药残留检测；豆制品必须有相关的产品检验合格证明。

四、采购食品用消毒剂，供应商需提供省级卫生行政部门颁发的卫生许可证及卫生部颁发的产品批件；采购食品用洗涤剂的，供应商需要提供卫生行政部门认可的检验机构出具的检验合格证明。

五、采购部必须按照以上要求索取相应的证件或证明，对索取到的相关证件分别归类建立台帐（或目录），对肉类、果蔬类、豆制品类的索证情况需专门建立台账进行记录，对无相关证件的，仓库验收人员需及时要求采购人员予以提供。

第五条库房收货

一、仓库保管员通过验收人员收到货物。

二、每张“收货记录”上记录的物资名称必须与该批次物资一一对应。

三、仓库保管员必须认真清点物资的数量，并与“收货记录”核对，核对相符后在“收货记录”“成本复核”栏签名，以表示确认收到货物，如遇收货记录与仓库记录不符，必须及时通知验收员直到问题解决。

四、签过字的“收货记录”，其中一联仓库保管员留存作为入库凭据。

五、仓库保管员应及时登记“存货卡”。

第六条按物资类别和用途分设下列仓库和类别进行管理

一、食品仓（肉类及制品、水产及制品、乳制品类、罐头类、粮油及制品、干货类、调味品类、茶食类等）；

二、饮品仓（进口酒、国产酒、进口饮料、国产饮料、调酒用饮料、香烟等）；

三、营业用具仓（瓷器、不锈钢器具、银器具、玻璃器皿、布草、厨房用具等）；

四、百货仓（服务用品、洗涤用品、清洁用品、印刷品、办公用品等）；

五、工程用品仓（工程设备、维修配件、装修用品、音像制品、电子零件、机械材料等）。第七条库存物资（原材料、物料用品）的保管

加强公司原材料、物料用品的管理，对公司节约开支，减少资金占用有着重要的意义。一、禁止无关人员进入库房，禁止存放私人物品，禁止在库房内喝酒，禁止将危险品带入库房。

二、严格控制火种，禁止在库房内吸烟。

三、加强库房门锁、钥匙管理，防止盗窃，下班后应将库房钥匙应寄存于总台或安全部，并做好钥匙寄存、领用的登记工作。

四、预防食品原料腐烂变质，造成食中毒；食品、饮品与其他物品隔离，防止污染，确保卫生。

五、在出库管理中坚持做到先进先出，易坏易变质的物品先出，失效期短的物品先出，已经变质的食品原材料不出库。

六、库存物资要求合理堆码，精心养护，认真检查，使物资在保管期限内质量保证，数量正确。

1、合理堆码，即堆码要做到规格化，即合理、定量、整齐、方便、安全，也就是要保证人身、物资和仓库的安全，使于物资出入库的操作，节省仓库的苫垫物料。

（1）堆放合理，即对不同品种、规格、型号、牌号、等级、批次的物资均应分开堆码，不互相混杂；合理确定垛距、墙距、走道宽度等。

（2）堆放定量，即每一垛、每一行、每一层、每一包、每一盒物品数量，应成整10或整5的倍数，以便于查点、计算和盘点。

（3）堆放整齐，即排列要有序，垛型有一定的规格，包装外面有标志或商标一面一律向外，便于认清和领用。

（4）堆放方便，即堆放要考虑到搬运、发放、检查等作业方便。

（5）堆放安全，即堆放物资时要十分注意防火、防盗、防潮、防腐，要堆放稳当。

2、物资堆放应体现先进先出原则，避免物资出现过期现象，增加损耗。

七、物资必须按类别、固定位置堆放，填写存货卡，并将存货卡挂在显眼处。物资按类别存放时，要掌握不同物资的特性，熟悉物资的自然属性（即化学性、物理性、生物性等），又要考虑存货区的温度、湿度、光照、风吹、日晒等条件是否物资保管要求。

八、仓管员对所保管的物资，应经常进行检查，对滞存时间较长的物资，要及时反映，发现霉变、破损或超过保质期，应及时提出处理意见。

九、仓管员出入库制度和安全保卫制度

1、仓管员在下班前，应对仓库进行全面检查（包括电源、门窗等），做到人离灯灭、人离门锁。

2、仓管员上班进入库房，首先应检查门窗有无异常。若有异常情况，应立即向财务部报告并保持现场，查明原因，直到弄明清况为止。

十、库房应经常打扫，做到墙面、窗沿、地坪、货垛上、下无垃圾、无积尘、无蛛网，定期不定期对仓库进行药物除虫等消毒措施。

十一、对库存的每项物品、每个品种，都必须核定最高储存量和最低储存量。

第八条库存物资（原材料、物料用品）的领用

原材料、物料用品等库存物资的领用，必须按领用审批手续规定执行。具体如下：

一、领用原材料、物料用品等库存物资，必须本着“先审批后领用”的原则，并如实填制领料单或维修通知单，严禁以任何借口借用仓库物资。

二、领料单或维修通知单填写规定

1、部门填写领料单或维修通知单应按行次逐笔填写，不得跳行或留有空行，最后一行与最底部的合计行之间留有的空行，用斜线或“S”线注销。所划的斜线或“S”线应自最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行。

2、领料单或维修通知单不得任意涂改，有涂改痕迹的财务部成本费用会计一律不得予以入账。

三、仓库保管员根据部门填写的领料单或维修通知单上的物资数量发货，并及时录入用友“库存管理”系统，打印电脑“出库单”，并请领料人在出库单上签字，电脑“出库单”上出库记录应与手工填写的领料单或维修通知单上的记录相符。

四、根据实际发货数及时填写存货卡。

五、领用原材料、物料用品用于经营活动，必须经部门经理审批，领用物资用于应酬或业务招待，必须经总经理审批。

六、不准领用与本部门业务无关的库存物资，如有特殊原因，需领用时，由总经理审批。

七、领用物料用品如服务用品、厨房用品、清洁用品、洗涤用品采用定额控制领用的办法，各下属企业应根据历史同期领用资料及实际经营情况确定领用定额。

八、存货发出计价方法采用“先进先出法”。

第九条存货卡

存货卡是用来记录各类物资入库、发货、损坏/腐烂卡片。仓库保管员每天记录和更新“库存卡”的记录，每一张存货卡上的余额代表可随时发出物资的实际数量。存货卡余额必须与账面存货余额记录、实际库存物资余额相一致。

第十条仓库补仓流程

一、仓库的每种库存物资，在存量接近或低于最低储存量时，即需要补充仓库物资，仓库保管员应填写“仓库补仓申请单”，“仓库补仓申请单”应注明: 存仓底数（即最低诸存量）、上次进仓日期及数量、现结存数量、平均日周转数。

二、“仓库补仓申请单”交财务部经理审核签字后，方可向酒店采购员或总公司采购部提出请购申请。

第十一条库存物资（原材料、物料用品）的盘点，盘盈、盘亏及报损规定

一、库存物资盘点采用永续盘存制。

二、仓库保管员应于每月月末对库存物资盘点一次，盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理。

三、库存物资在盘点过程中发现的损溢应分清自然损溢和人为损耗的因素，分别做出处理。

1、自然损溢指原材料、物料用品出现的干耗或吸潮升溢。在合理范围内，由仓库保管员填写“财产损耗（溢余）报告单”，上报财务经理、总经理、财务总监、董事长审批，然后报成本费用会计处理列入“管理费用”。

2、人为损耗指原材料、物料用品因保管不善而造成的损耗。由仓库保管员填写“财产损耗（溢余）报告单”，上报财务经理、总经理、财务总监、董事长审批后，根据情节轻重，做出处理意见，当事人造成的人为损耗应负一定经济责任。经领导批准处理的人为损耗部份，即同意报损的部份，列入“管理费用”科目处理，当事人所应负担的部份，列入“其他应收款”，并从该当事人当月薪金中扣除。

四、财务部应定期（每季度一次）或不定期盘点库存物资。如临时抽查，应抽查库存物资清单中至少10%的总物资数量及金额。

第十二条仓库表单传递规定

1、仓库使用表单包括：收货记录、原材料直拨收货记录、用品直拨收货记录、低值易耗品验收单、固定资产验收单、材物料领用单、仓库补仓申请单、财产损耗（溢余）报告单。

2、表单传递规定

1）收货记录、原材料直拨收货记录、用品直拨收货记录、低值易耗品验收单、固定资产验收单、材物料领用单于每天营业结束后，将上述表单交财务部成本费用会计。

2）上交收货记录时，应附经审批同意的请购单或仓库补仓申请单。

3）上交原材料直拨收货记录时，应附经厨师长及厨房指定验收人员签字的每日厨房购货表。4）上交用品直拨收货记录时，应附经审批同意的请购单。

5）上交材物料领用单时，应附电脑打印的经领料部门领料人签字认可的“出库单”。

3、财务部成本费用会计收到收货记录、原材料直拨收货记录、用品直拨收货记录等表单时，应当和合同协议价或“原料定价表”定价、每日厨房购货表登记的原始记录核对一致，方可予以入账。

4、财务部成本费用会计收到材物料领用单时，应仔细核对每一张单据及所附的电脑出库单上的记录是否一致，材物料领用单是否经有效审批人签字，电脑出库单是否经领用部门领用人签字确认，材物料领用单是否有涂改现象等，确认无误后，方可予以入账。