秘书学概论重点

秘书学概论重点

秘书学概论重点

绪论

秘书学：

一门新兴的、现代横向、交叉的边缘学科，它是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书智能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的学科。

我国秘书学产生的标志：1982年2月18日《光明日报》载文，提出建设新兴学科“秘书学”(20世纪80年代初期)

秘书学的研究对象：

①秘书→“人”（内在、性格、品质、情感、意志；外在、言行举止、工作艺术方法）

②秘书工作→“事”

③秘书和秘书工作

④秘书活动

⑤秘书工作与秘书活动规律

⑥辅助管理说

⑦多元说

秘书工作：

指为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。

广义秘书部门工作：①文书管理②文书拟写③文书制作④档案管理⑤会议管理

⑥调查研究⑦信息工作⑧接待工作⑨日程安排⑩事务工作?印章管理?值班工作

狭义秘书业务工作：①文书拟写②会议组织③调查研究④信息收集⑤日程安排

⑥印章管理

秘书工作服务对象：

1.领导→主要的

2.领导工作：秘书的直接领导、秘书的间接领导、

秘书接触到的普通群众

演变：①主体方面的演变：官员→职员

数量方面的演变：几百人→成千上万的

年龄结构的演变：＞30岁→＜25岁

性别结构的演变：以男为主→以女为主

②性质方面：从特殊→一般

③对象方面：官方领导→各种领导

④内容上：简单→复杂

⑤操作方面：落后→先进

（三）发展趋势

①日益普遍化、社会化

②事务型向智能性发展

③专业化和永业化

秘书的大致概念：趋向性共识。秘书是以领导为主要服务对象

以发挥参谋、助手作用为主要的服务形式

以处理

信息为主要服务内容的服务性职业。

秘书工作的纷杂与反差

1.秘书含义差别大

服务层次差别大：纵向中央→地方

集体→个人

横向：党政机关、事业单位

3.秘书与领导者之间的关系差别很大

①隶属关系②人格关系③情感关系

4.秘书工作既要到位又要防止越位

到位：①不能有漏洞

②要在规定时间内完成

③必须严谨

For instance:“杨修之死”→曹操的谋士

道理：聪明过人，太爱表现，遭致杀身之祸

到位与越位的掌握?

①要看什么样的单位？若等级森严的单位，只要到位即可。

②要看什么样的领导？

③要看什么样的自己？

5.秘书工作要“三化四转变四强化”

“三化”：组织机构设置规范化“四转变”：秀才型→智囊型

工作准则制度化常规型→开拓型

择策程序科学化经验型→科学思维型

被动型→主动型

“四强化”：在秘书的工作内容上强化辅助择策

在秘书的工作内容上强化信息工作

在秘书的工作内容上强化协调工作

在秘书的工作内容上强化督察工作

6.秘书工作”六忌”

一、发挥参谋作用时切忌，自以为是，多嘴多舌。

二、发挥助手作用时切忌，跟者沾光，喧宾夺主。

三、发挥耳目作用时切忌，道听途说，粗疏亲恶。

四、发挥门面作用时切忌，口大气粗，漫不经心。

五、与首长感情深厚时切忌，滥用感情，胆子变大。

六、当领导成员有矛盾时切忌，家丑外扬，搬弄是非。

7．秘书工作主要特征

①中介性特征

从横向上看=〉信息融合，集散

从纵向上看=〉决策与执行，转换之间，是一个纽带

秘书工作=〉瓶颈说

扫帚说=〉从组织内外看：起门面作用，还起到内外信息的中枢

②隐匿性特征

③综合性特征多活动

④随机性特征（灵活）多运动

8．秘书工作的辩证范畴（哲学问题）

1.被动性与主动性的对立统一

2.综合性与专业性的对立统一

3.常规性与随机性的对立统一

A不能没有自己的主见，不能只吸取别人的观点，不吐出自己的观点，应有自己的主度见，但不是偏见，要恰到好处。

B要以被动性服务为主，不能过于主动

在“专才”的基础上兼顾“通才”

9.我国涉外秘书的主要特征

1.服务对象个人化和直接性倾向明显

2.操作过程西式化

3.工作用语国际化

4.工作人员女性化女性优势A温情B耐心C 遵从D人际关系敏感性

男性 A果敢B应变能力

10.涉外秘书工作方法

①对领导个人负责②中外利益兼顾③随机的方法要掌握

秘书工作的主体—秘书

区分：（职业、职位、职务)

我是做秘书的---职业张是secretary---职务你明天去应聘秘书么？--职位

二、分类：国内

A.经济支取和服务对象：私人秘书（私人出钱雇聘）和公务秘书——（行政部门：企事业单位或社会团体中从事工作，工资由上属部门支付，服务对象是集体）

从事工作、工资由上属部门支付。服务对象为集

体

B. 纵向：高、中、初级秘书

横向：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会录秘书

C.行业分类：党政秘书、企业秘书、文教秘书、医学秘书、法律秘书等等

D.类型：参谋智囊型、秀才型、办事精明型、公关型、技能能手型、综合型

三、秘书层级

（1）组织级别：中央-地方-基层

（2）领导中枢和领导的辅助功能上划分：

辅助决策层、行政执行层、技术操作层

（3）根据秘书工作职位分：高级-中级-初级

第三章秘书的认知资格

第一节：秘书的角色认定以及定型

一：角色定义

一个人在社会中的地位以及与地位相适应的行

为模式。

二：秘书角色

（一）：往往以主配角来形容秘书角色

1.秘书往往只是配角------配角论

2.秘书应该是主角---------主角论

3.两者都是------------------角色组论

（二）：秘书角色的认定前提

1.以什么参照物来谈角色

2.秘书工作性质来划分认定：在一定条件下，秘书可以成为潜在的主角或主角的影像显现

（三）：争议的核心

秘书与领导的关系

秘书的社会角色

1.在管理层的角色：领导下属领导的参谋领导之间的媒介

2.在组织内的角色：一般职工秘书管理层秘书上下间媒介

3.在组织内的角色：一般劳动者作为组织代

表秘书作为企业职工秘书

秘书角色的实现（四阶段）

1.自我否定：（1）.自我身份否定.（2）自我个性的否定.（3）个人潜能的否定.（4）成果的否定（5）权利的否定

2.自我超越：生理需要安全需要爱的需要尊重的需要

3.自我完善

4.自我实现

秘书的任职资格

?任职资格：职位的设置有根据职位所需要的一定需求任职者所承担的职责因素。

秘书任职的非技术资格：

（一）：一般资质 1.语言①驾驶语言能力②应人应景③语种（多国多地域）

2.仪表仪态（外貌）体面，

使人愉悦

3.身心健康

4.性别

5.视力

6.听力

7.生活习惯

8.年龄

表面观察

①观察力敏锐的洞察力→以知识、阅历为主

集中（保持冷静）

（二）智力水平：认识论模式：②注意力分散

③记忆力有意识

无意识

识记→保持和遗忘→再认和回忆

④想象力→度

⑤思维力

⑥争辩力

⑦学习力

⑧可靠性

⑨兴趣

（三）个性气质

1.气质---心里气质

粘液质：胆小，温顺，文雅，随机，犹豫不决多血质：热情，开朗，活泼，多变，缺乏毅力胆汁质：勇敢，果断，顽强，粗心，暴躁

抑郁质：冷静，细心，固执，一旦爆发不可收拾

?气质是人的心理活动强度、速度、灵敏度的典型的心理特征

感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性

粘液质小弱慢大弱内向

多血质大弱快大强外向

胆汁质大强快小强外向

抑郁质小强慢小弱内向

2.秘书具备的性格

①忠诚②谨慎③遵从④随和⑤自制力：情绪和权利⑥勤快⑦守时

3.任职的技术资格

①知识结构：中文→管理（本位）→商务

1.专业知识

①模式（管理模式）②心理学③写作④法律⑤会议会展⑥文档管理

⑧电脑⑧接待

2.岗位知识

3.公共基础知识

②文化程度

只有受过一定的文化教育往往是担任秘书的必要条件

③经历

第四节秘书群体优化

一、不同层次秘书的需要，秘书任职资格

高层次：

①较高的理论修养和政策修养

④较广泛的和深厚的法律、经济、心理学和社会学等知识

⑤较强的管理能力、协调能力、决策能力、文字表达能力

低层次：

①较扎实的基础知识

①较熟练的文书能力

②较熟练的办公设备操作

二、秘书人际关系的意义：

①群体优化

前提：群体科学组合

原则：异质结合不同的学历、年龄、性格等科学分工，密切合作原则：职才相适

三、处理的原则与方法

（一）影响秘书人际关系的因素

正面因素：1.空间距离因素＜44cm 私密

45cm---1.2m个人 1.2m—3.7m社交 3.7m以上公共

（1）文化背景、民族

差异

（2）社会地位和年龄空间距离的因素（3）性格差异

（4）性别差异

（5）情绪状态与交往场合

2.接触范围频率

3.共同类似因素

4.互需互补

秘书人际关系处理应具备的能力：

①理解和领会能力②学会说话③应变能力

④学习能力⑤控制自我情绪的能力

秘书人际关系的处理应遵循的原则：

①平等对待，尊重他人②谦虚谨慎，赞美他人③实事求是，办事公正④有自知之明

⑥对人宽容⑥讲信用守诺言⑦善于自我控制和调节⑧不感情用事以理服人

秘书与领导的关系

概述：协调的、默契的、高效的领导状态

分歧的、失调的、低效的领导状态领导人的状况：①政治素养②思想水准③领导能力④知识涵养

秘书与领导关系的处理原则：①适时②场合③适人④掌握语言表达策略，正确使用非语言策略

秘书人员与领导集体交往的原则：①忠实体现领导意图②取得领导信赖，与领导产生协正或共同类事③有效辅助领导工作④帮助领导参谋政务，给以意见，建议要切合领导需要

忠于职守，坚持正确批评，力戒迁就伏仰

严以律己，增强适应能力，避免因小失大

有节有度贯以精明，讲究弥补效补，避免适得其反

热情坦诚，建立诤友关系，避免若即若离

关系特征：被动型主动型

与同事相处的原则：①强化服务观念②有效沟通上下，③积极排解疑难④善于处理人际关系，营造亲密家庭氛围

秘书人际关系

和谐型：默契合作步调一致，水乳交融

类型淡漠型：缺乏沟通，平淡如水，主动积极性不高

紧张型：配合失调，是非多

待人以度，即讲究原则和分寸

待人以诚，既讲究诚实和恳切

秘书创建良好关系注意待人以信，既讲究信用和守诺

待人以厚，既讲究自律

和宽厚

秘书活动的特征和原理

一、综合辅助（主要的活动特征，指导秘书活动的基本原理）

体现：（个体辅助领导，秘书团体辅助领导）1）辅助领导决策并优化

决策方案形成前（综合资料信息辅助）

决策过程（决策方案优化）

决策实施中（综合反馈信息，修正完善决策）决策方案结束后（总结经验为下次参考依

托）

2）职能管理综合协调

3）上下综合沟通协调

原理运用：1）信息综合辅助效应

2）利益综合辅助效应

3）能量综合辅助效应

系统中介

体现：1.即参与决策又参与执行

2.即辅助领导又联系群众

3.即把握内情又洞察外部环境

原理运用：1.系统中介的兼顾效应

2.系统中介的凝聚效应

3.系统中介的协调效益

4.系统中介的监测效应

5.系统中介的缓冲效应（“挡驾”作用）

间接效益

体现：1.基本职能的间接效益

2.日常工作的间接效益

原理运用：1.铺垫性效应

2.传播效应

3.督策效应（代替领导监督鞭策）

4.职能协调效应（各部门协调）

对立统一

体现：1.事务与政务的对立统一（日常生活做好，随机参与政务）

2.被动与主动的对立统一

3.综合性和专业性的对立统一

4.维持与适变的对立统一