办公室后勤管理问题初探

办公室后勤管理问题初探

作者：佚名 文章来源：其他 点击数：13 更新时间：2011-10-23

后勤服务工作是办公室工作的有机组成部分，同时也是单位各项工作得以顺

利进行的后方保障。为确保机关内部各环节良好运作，使后勤管理工作能够更

加科学化、精细化，如何提高后勤管理工作水平也成为当前各单位的焦点，现

就此问题进行初步探讨。

一、后勤管理内涵

后勤，是后方勤务的简称，《现代汉语词典》中述：“后勤是指后方对前方的一切供应工作，也指机关、团体中的行政事务性工作”。后勤管理是管理的一种形式，管理者动用一定的原理、方法和手段，通过一系列特定的管理行为和领导活动使全体成员努力工作，来创造一个远比每个个人活动力量总和要大的后勤保障力量，以便高效率、高质量地完成后勤工作任务，进而保证单位职能工作的顺利开展。

办公室则是后勤管理的原始载体，是单位的中枢和纽带，是上传下达工作信息的核心部门。当前，办公室后勤包括财务管理、资产管理、办公用品管理、会务管理、车辆管理、安全卫生管理、各类接待等一系列机关事务，这些看似不起眼的日常琐事却是关乎单位各项工作能否正常开展的关键和保障，因此，后勤工作也呈现出先行性、服务型、不可替代性、实用性这四大特性。

二、后勤管理存在的主要问题

后勤服务是一项非常繁琐、又比较辛苦的工作，是一个单位的“门面”和“窗口”，也是一个单位事业发展必不可少的一项工作，加之当前后勤管理工作涉及面广、难度大、问题多，在管理上也相对于其他工作更加棘手。

（一）后勤管理观念相对落后，难以适应新形势发展。很多人认为后勤工作都是一些鸡毛蒜皮的事情，可有可无，殊不知正是这些所谓的“鸡毛蒜皮”却支撑着办公室乃至机关、单位整部机器的正常运转。随着社会的发展与时代的进步，单位后勤管理的重要性日益彰显，其思想根基却没有适应时代需求随之生长发芽，仍然墨守陈规、停滞不前。后勤队伍思想观念更新缓慢、重视程度低、服务意识淡薄、怕得罪人、超前观念缺乏，这些都严重阻碍了后勤管理工作的继续发展。如机关安全事务管理方面，在未发生任何事故的情况下思想相对松懈，疏于管理，导致事故发生后才“亡羊补牢”，为时已晚；又如机关办公用品和水电使用浪费现象屡见不鲜，部分职工存在着“家大业大浪费点没有啥”或“反正都是公家开支”的思想，没有树立大局观念，以自我为中心，造成单位运作成本增加、开支过大。

（二）后勤管理机制不健全，难以保证管理规范。由于后勤管理的机制滞后，导致管理上呈现出诸多漏洞，缺乏行之有效的运行机制、约束机制、考评机制、监督机制，给后勤管理增加了难度，导致其包括目标决策、过程监控、绩效评估、失误问责等在内的各项机制体制建设存在“借鉴少、建立难、执行难、显效慢”的问题，长期制约后勤管理的科学化发展。如车辆管理就是后勤管理的一大难点，与车辆相关的维修费用、保养费用、加油费用、保险费用等随之产生，《车辆管理制度》及管理细则在执行过程中都存在或多或少的问题，用固定的计算公式公里数核定耗油，在一定程度上起到了约束作用，但是在实际操作过程中执行起来很难。再如车辆维修方面，懂维修的内行少，对市场行情也缺乏一定的了解，虽然建立了事前审批制度，但无法对维修费用进行预测，一旦发生维修费用就只能任人宰割。

（三）后勤管理方式滞后，难以推进科学化发展进程。适应后勤管理的方法不够完善，系统工程、组织

行为、社会心理等新的现代管理方法没有在后勤领域得到广泛应用，先进的信息技术没有更广泛的应用于管理实践中，致使后勤管理的信息化水平还比较低，管理理论、手段、方法、技术的全面滞后已成为实现后勤管理科学化的瓶颈，必须尽快的解决。如财务管理方面，经费支出项目多、费用大，管理的方式和手段上还比较单一，在事务性接待等方面，凡来人来客都希望高规格、上档次，加之接待事项己不仅仅局限于生活、住宿等开支，存在着超预算、超标准列支等，如果严格按照机关财务管理制度按部就班执行，就会出现无法预料的问题和后果。

（四）后勤管理事项繁杂琐碎，难以按照统一模式进行。后勤工作战线长、头绪多、任务重，需要分布在各个不同岗位上的众多后勤服务人员有机、紧密地配合在一起，将众多纷繁复杂的后勤事务处理顺畅。但是，后勤服务不像其他业务工作那样易于遵循，它是一项伸缩性、随机性、没有固定模式的工作。其涉足事务繁杂、涉及面广、服务对象多。如固定资产的管理方面，既包括办公楼、住房，又包括电脑、打印机等信息设备，还包括车辆等交通工具，不同种类、不相隶属的众多事务性工作，不能进行统一模式的管理，这给后勤工作带来了很大的管理障碍。

三、后勤管理思考

鉴于后勤管理存在的诸多问题，本着服务机关、服务于基层、服务于全局的思想，为进一步做好后勤管理工作，打造一支思想好、作风硬、业务熟的后勤干部队伍，对后勤管理提出以下建议。

（一）正确先进的管理理念强化后勤管理的“思想植入”

思想是行动的先导，只有具备了先进的管理理念，才能为管理实践提供科学的指导，因此，后勤管理理念的先进与否决定了后勤管理的科学化水平。一要认识后勤管理工作的重要性。上至一把手、分管领导、股室负责人，下至基层税务所、地税职工，尤其是办公室成员，都必须加强后勤管理必要性和重要性的认识，认清其关键地位。二要端正后勤人员工作心态。常言道，办公室工作有“三难”、“三最”，主任难当、秘书难找、文章难写、任务最重、工作最难、受气最多，面对这一难题，打破“后勤工作难”、“后勤工作烦”的消极思想，树立“后勤工作无小事”、“后勤工作责任重”、“清廉后勤”的思想，要破除“低人一等”、“被人瞧不起”的世俗偏见和自卑感，不断发扬迎难而上、甘于奉献的精神，各级领导要重视、关心、爱护办公室人员，股室之间要相互多理解、多协调和多支持，真正实现高效、便捷、及时的后勤管理。三要创新后勤服务理念。面对过去形成的诸如“管理就是领导说了算”、“管得越细就越好”等相对固定、自成特色的传统管理思路，要除旧迎新、去粗取精、去伪存真，把握科学管理规律，自觉谋求科学管理、质效管理、法治管理、信息化管理方法，将理论、技术、方法和手段等运用在后勤管理实践中。

（二）高素质的管理主体促进后勤管理的“血液循环”

后勤管理是一项综合性、服务型的管理工作，人是后勤管理中最活跃、最能动、最有创造活力的要素，后勤管理主体的知识、才能、智慧和技巧成为后勤管理最珍贵的基础资源和力量源泉。要充分认识人才战略重要意义，人力资源是最重要、最活跃、最宝贵的第一位资源，要适时整合人才资源，更新后勤管理人才库，把敢于负责、工作一丝不苟的同志充实到后勤人员队伍，集聚优秀人才，充分发掘团队潜力，不断提升后勤管理队伍素质，开展各种形式的人才培训，搭建平台提升管理主体和人员的财务管理、车辆管理、会务工作、接待工作等各项后勤工作素质和执行力。

（三）健全有力的管理机制完善后勤管理的“骨架搭建”

机制体制是管理活动流程的运行载体，要紧扣“为领导服务、为机关服务、为基层服务”这个主题，统筹兼顾、全面发展，不断建立健全后勤管理机制，切实保障后勤管理体系。一要建立健全后勤运行机制。以后勤工作内容为载体，围绕后勤工作服务原则和流程，建立一套适宜于后勤工作中执行的运行机制，充分保证后勤工作正常运转。二要建立健全后勤考核机制。鉴于后勤考核标准制定难、评定难的现状，急需健全后勤考核机制和体系，进行项目责任追究，办公室负责的后勤每件工作、每个项目责任细化人、考核具体到人、奖惩落实到人。三要建立健全后勤监督机制。传统的后勤监督机制存在客观性不强、问责机制偏软、问责不公开等问题，需健全后勤工作评估机制、问责机制、内外监督机制，加强群众和党内外监督，

规范后勤监督，减少后勤管理机制发展阻力。

（四）适时创新管理方法打通后勤管理的“神经连接”

后勤管理的正确理论、技术和方法是后勤管理科学化的重要前提，是实现后勤管理科学化的重要因素和首要条件，坚持与时俱进、不断创新的管理方式是保证科学管理的重要手段。在后勤管理实践中，必须要有符合后勤管理自身特点和规律的理论为指导，深入后勤各环节、各阶段进行实践，有效指引后勤工作走上科学化、精细化的轨道。要坚持以新型的方式为手段，在后勤管理实践中不断开拓思路、与时俱进、创新方法，顺应时代需求，坚持以后勤工作为基准，摆脱制约瓶颈，破除传统管理模式，坚持在实践中总结新经验、新典型，增加可操作性，坚持理论引路、典型带路、政策指路、实践探路、改革开路、发展上路。

（五）优质科学的管理环境助长后勤管理的“体骼发育”

任何管理活动都是在一定的环境下运行的，后勤管理也需要在特定、优质、科学的管理环境下运作才能彰显后勤管理的重要作用。要进一步优化外部管理环境，在后勤管理实践中，宏观外部管理环境包括政治、经济、社会、文化、科技环境等外部体系，微观外部环境则包括上级单位、部门、领导和同级或不相隶属的单位、部门和人员，要不断加强与外部元素的沟通和协作，多学习、多交流，多创新，借助外力做到主动适应、灵活应变，效力于后勤管理建设。要积极优化内部管理环境，内部管理环境包括本单位、股室、人员的管理，加强内部沟通、相互学习和提升，充分拉动内部因素对后勤管理活动的积极影响，构筑良好的竞争环境、学习环境、工作环境，保障后勤工作高效运转，为后勤管理实现科学化创造良好氛围。