采购管理规定体系文件

采购管理规定体系文件 The document was prepared on January 2, 2021

公司实行集中采购与自主采购相结合的采购管理体制，所有采购行为均应按照公司采购管理规定及各项采购程序执行。

集中采购

采购部负责公司的设备、物料、服务、工程项目等有关的采购管理工作，亦称集中采购。

2.1.2内容：包括设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其它与工程建设有关的采购。

自主采购

2.2.1公司其它部门根据各自职责分别负责专业性强、功能定向的某些特殊采购，亦称自主采购。

2.2.2内容：如咨询、培训、IT系统新建维护、党群工会费类采购、业务招待用品等。采购方式

根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安全的影响程度，公司将采购分为三种方式：招标采购、直接采购、竞争性谈判或询价采购。公司所有的采购都应遵照以上的采购方式进行。

招标采购：凡符合招标条件的都应采用招标的方式进行采购。详见公司《招投标管理规定》。

直接采购：简称“直采”，是指向一家供应商直接购买产品的采购方式。采用该种方式必须符合以下情况之一：

3.2.1只能从特定供应商处采购，或供应商拥有产品专有权，且无其它合适替代产品；3.2.2原采购产品的后续维修、零配件供应、更换或补充，必须由原供应商提供的；

3.2.3对于服务采购项目，供应商在上一年度评价中为合格，所提供服务质量、价格均得

到用户及相关部门的认可，可在下一年度考虑经谈判后直接与其签定合约；

3.2.4框架协议中的产品。

询价采购：是指通过对两家或两家以上的潜在供应商的报价及其所提供产品性能等因素进行比较的基础上，确定性价比最优供应商的采购方式。包括：比价、竞争性谈判、评审等方式。

3.3.1比价：

3.3.1.1比价定义：根据确定的需求，由采购人员在市场中的一定范围内选出若干供应商，请其对所提出的需求进行报价，采购人员根据其所报价格,对其需求的响应程度、资质、产品质量等进行综合评定，选出相对性价比最优供应商进行合作。该采购方式适用于需求明确、市场竞争充分、产品或服务较为成熟的采购项目。

3.3.1.2比价适用条件：

ａ、设备类：

?市场标准性设备类；

?为保证公司现有系统延续性与一贯性，已确认品牌的产品；

?总价不超过100万元的其他设备。

b、物料类：已确定品牌的物料产品；总价不超过100万元的物料采购项目。

c、服务类：除采用直采方式采购外总价不超过100万元的服务采购项目。

3.3.2竞争性谈判适用条件：市场竞争不充分，符合条件的潜在供应商只有两家的采购项目。

3.3.3评审适用条件：50-100万的项目；需求不易清晰描述，市场竞争充分的采购项目。

3.3.4在进行询价采购时应考虑产品价格、质量、供货商资质、信誉、服务质量、售后服务等因素。

采购策略

采购策略是为区分公司关键采购行为，合理运用采购方式，提高工作效率、控制采购风险而制定的相关办法，具体包括：

协议供应策略：针对采购频次高且采购内容及市场价格相对稳定的采购项目，为保证采购效率，通过运用合理的采购方式，选定相应供应商，与其签订较长期限（不低于一年）的

产品采购协议（又称框架协议），在协议中约定采购产品范围、产品价格及付款方式等，有采购需求时，可直接对其下采购订单。

4.1.1协议供应策略的优点是：减少了每次采购询价比较过程，提高了执行效率；通过与供应商的长期合作，增加互信，提高总体供货品质，降低采购成本；

4.1.2协议供应策略的缺点是：不适用价格变动较快的产品，价格的确定只能周期性进行，不能完全反映市场状况，解决措施是建立查价制度，对产品价格定期或不定期作市场调查，依据市场作价格调整。

有限竞争采购策略：针对具有行业特点且市场竞争并不充分的采购项目，以及涉及核心业务系统、需求复杂、技术含量较高，需反复论证才能实施的采购项目，经采购部同使用部门协商后，与一定范围内的潜在供应商进行谈判从而确定最终合作供应商。有限竞争采购策略适用于竞争性谈判或询价采购方式。

4.2.1该策略的应用范围，需由技术采购部与使用部门共同确定，并在一段时间内（如：一年）保持稳定。

4.2.2确定此类供应商范围时，应着重考虑此类供应商的以下方面：

4.2.2.1行业认证资质；

4.2.2.2某类设备的代理资质；

4.2.2.3从事相关行业的资历；

4.2.2.4进货渠道，应能保证从厂商正规渠道及分销处获得产品，并提供相应证明。

4.2.3有限竞争采购策略的优点是：采购过程时间可随需求紧急程度由采购部门掌握；技术方案经过逐轮谈判更加符合公司实际需求；通过谈判及潜在供应商之间的竞争使最终价格更趋近于公司期望值；

拆分与组合策略：针对某些单个项目中不同类别的采购细目或多个项目中相同类别的采购细目，为体现采购优势可以根据实际情况进行合理的拆分与整合，重新组合后再运用合适的采购方式执行。该策略适用于内容较复杂的采购项目。

4.3.1拆分与组合策略可以合理规避公司的采购风险，将项目中不同层次、类别的采购区分开来，分别选择行业中较高水平的供应商来提供产品或服务，充分体现采购优势，保证各项采购细目的质量，维护公司的利益；

4.3.2根据项目的规模及子项目的重要程度，对公司生产运行的影响及用户需求、技术需要等方面来判定是否需要进行拆分与组合；

4.3.3由采购部协同用户部门对项目进行拆分，拆分后形成相关记录，技术采购部根据现有需求，据实际情况对子项目进行整合执行或直接执行。

采购流程

采购流程是公司所有对外采购活动执行的规范，也是监督检查采购活动的依据。采购部门和用户均应按照规定的采购流程进行采购。

采购流程根据相应的采购内容分为四项子程序：

5.2.1物料采购程序，对公司所有物料采购活动进行规范-具体执行程序参见《物料采购程序》；

5.2.2设备采购程序，对公司所有设备采购活动进行规范-具体执行程序参见《设备采购程序》；

5.2.3服务采购程序，对公司所有服务采购活动进行规范-具体执行程序参见《服务采购程序》；

5.2.4工程采购程序，对公司所有工程采购活动进行规范-具体执行程序参见《工程改造前期准备程序》、《工程改造项目实施程序》、《工程改造竣工验收程序》。

采购需求

采购需求分为：物料采购申请、设备采购申请、服务采购申请及项目交接单（工程项目采购申请），分别对应为物料采购程序、设备采购程序、服务采购程序及工程采购程序。采购需求由用户提出，应包括功能要求、技术参数要求、供应商资质要求、售后服务要求、培训要求、技术文件要求、验收要求、备品工具要求等（具体详见《产品采购需求表（设备专用）》、《一般产品采购明细表》、《服务采购需求表》）。

采购需求需经用户部门经理审批、签字确认方可生效，生效后作为采购动作开始的标志。

采购需求将作为拟定采购合同即制作采购订单的重要依据。

需进行招标采购的项目，用户负责提出基本需求，采购部负责组织标书的编写，最终由用户确认标书中技术部分的内容。

供应商选择

采购部在经过对各用户部门的采购需求确认之后，需在批准级以上供应商中进行合理的选择。

询价采购供应商的选择

7.1.1只有批准级供应商才能进入供应商选择程序（供应商级别详见《供应商管理规定》）；

7.1.2原则上同一个项目的备选供应商不少于三家，特殊情况除外（如某些特种设备、备件等）；

7.1.3供应商选择应从业务角度出发进行多因素评估；

如：对没有国家或行业标准的服务供应商应做以下检视：

7.1.3.1其在所从事行业中的历史；

7.1.3.2其为机场行业提供服务的历史；

7.1.3.3在相关行业中的成功案例；

7.1.3.4实际经营能力；

7.1.3.5人员结构及专业素质；

对以上各条进行综合考察，以确保提供服务的资质等；

7.1.4供应商的确定应遵守采购流程，主要依据技术采购部的产品询价纪录及供应商评价结果等。

招标采购供应商选择

7.2.1在公司批准级以上供应商中选择相应类别供应商发放标书，根据评标委员会出具的评标报告确定供应商（详见《招投标管理程序》）。

直接采购供应商选择

7.3.1针对直接采购的特殊性，对相应的供应商进行资格审核，原则上审核通过后即可确定。对直采供应商的约束与要求，可以通过与之进行谈判的方式进行沟通、解决。

采购合同的管理及使用

合同在此为广义合同，包括产品买卖合同、服务采购合同、工程采购合同及框架协议。定义及使用范围

8.1.1产品买卖合同是指在设备、物料采购活动中金额在十万元以上（包括十万元），所签订的合同；（十万元以下的设备、物料采购可不签产品买卖合同，直接作采购订单，（详见《设备采购程序》及《物料采购程序》）

8.1.2服务采购合同是在进行服务采购活动时签订的合同，服务采购的性质决定了任何一项服务采购都必须有合同约束；

8.1.3工程项目采购合同是在进行工程采购活动时签订的合同，对工程采购项目的和约双方的权利及义务进行约定；

8.1.4 框架协议又称产品采购协议，是指将确定可以进入目录的产品通过询价或招标方式确定价格后与相应供应商签订的合同。合同中规定产品采购范围、确定产品单价，结算之时以实际发生金额为准。

合同的谈判与签订

8.2.1合同谈判由采购部组织，与用户、潜在供应商（以下简称谈判对象）共同参加；8.2.2谈判分为商务条款和技术条款两部分内容，采购部主要侧重商务条款，包括：价格、价格构成、到货时间、售后服务、付款方式、培训、验收条款等。用户则主要侧重详细的技术条款部分；

8.2.3 谈判的原则：

8.2.3.1 在有效保证公司利益的基础上，对所有参与谈判的潜在供应商（以下简称谈判对象）均须公正、公平的对待，在同一项目中应给不同的谈判对象提供相同的信息；

8.2.3.2 同一项目的谈判过程中，任何情况下都不得透露有关其它谈判对象的报价及技术方案等相关保密信息；

8.2.3.3 与谈判对象进行的所有谈判均应做好记录。

8.2.4 谈判双方达成一致后，技术采购部负责起草合同文本，起草合同文本时除基本的商务条款及技术条款外，应将已确认的采购需求及谈判内容在合同中作充分描述。

8.2.5合同的审核和签订应按公司的合同管理规定执行（详见《合同管理规定》）。用户负责审核合同中所体现需求的全面性和准确性；规划发展部负责审核合同法律条款的正确性及合同报批文件的完整性，财务部门负责审核项目的预算情况、财务支付条款的合理性等。

合同的变更

根据变更的性质和重要性，用户和采购部，应当在适当的情况下与其他相关部门、供应商进行磋商后，对实施变更要采取的措施以及确定价格要采取的方法达成一致意见后，方可进行变更，具体变更流程详见《合同管理规定》。

合同的终止与暂停

8.4.1除了紧急情况或为了保证符合法律规定，无论任何理由，任何有中止或暂停合同的措施都应该由技术采购部和用户双方共同提出，对提出的措施应当咨询法律事务和其他部门后将相应内容通知供应商，并与之进行磋商达成一致。

8.4.2当合同的中止或暂停是由于供货商的违约时，用户和采购部应该考虑并决定是否要根据合同要求供货商做出赔偿。

应急采购

定义：包括计划外因紧急情况需启动的项目以及属计划内但由于突发情况须应急启动项目。

分类：

9.2.1第一类：凡对运行造成严重影响或中断，须立即抢修实施的项目；

9.2.2第二类：凡属安全、运行存在重大隐患，须尽快实施的项目；

9.2.3第三类：属于政府指令的紧急项目。

应急采购项目启动程序

9.3.1第一类应急项目：由用户部门在公司限定的供应商范围内选择供应商实施抢修，并作好实施过程记录以备结算审核，同时在第一时间报知技采部；

9.3.2第二、三类应急项目：需由用户部门以纸件形式报送分管领导，批准后技采部启动应急程序。

应急采购供应商选择

9.4.1应急采购项目供货单位的选择：

9.4.1.1应急采购项目的供应商应从公司合格级以上（包含）供应商中选取，但应由高到低进行选择；

9.4.1.2如在公司供应商名录中的供应商不能提供相关产品或服务，则由技术采购部在市场中选定符合条件者。

9.4.2应急工程项目施工单位的选择：

9.4.2.1直接选择供应商评价中符合专业资质要求的分数最高的承包商实施。

9.4.3若项目投资超出公司招标限额的，按公司招标管理规定启动不招标审批程序。

应急采购时候评估

9.5.1由规划、纪委、及相关职能部门对已完成的应急采购项目进行评估、审计，确定是否属应急范围，若不符，则对需求发起者进行相应处理。

验收

采购部组织各相关部门进行验收，参加验收单位一般包括用户部门的主管领导或被授权人员、技术人员、采购部资产管理人员、相关职能主管部门人员等（具体验收标准及流程详见各项采购程序）。

付款

各类采购均经验收合格后，方能办理付款手续（预付款除外）。付款手续的办理应遵守公司财务相关规定，具体方法及流程详见各项采购程序。