人力资源管理系统EHR)用户手册

深圳市玉禾田

人力资源经管系统(EHR)用户手册

——普通员工、和人事专员类

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创建日期: 2009-6-15

确认日期:

当前版本: 1.0

1系统登陆的初始设置2

2普通员工的相关操作7

2.1个人资料的查询与维护7

2.1.1我的消息7

2.1.2我的职位8

2.1.3我的档案9

2.2个人历史薪资信息的查看12

3人事专员的相关操作13

3.1新入职员工的添加13

3.2对在职人员人事档案信息的维护14

3.3人事其他方面功能操作介绍18

3.3.1职员信息查询功能18

3.3.2人事档案审核20

3.3.3职员信息套打20

3.4离职人员的经管21

3.4.1查询离职人员的信息21

3.4.2离职人员重新入职处理25

3.5人事事务处理25

3.5.1转正事务25

3.5.2异动事务27

3.5.3辞职事务28

3.5.4辞退事务29

3.6合同经管30

3.6.1合同文档经管30

3.6.2职员合同记录32

3.7职员经管报表37

3.7.1职员基本情况统计表38

3.7.2职员明细表42

1系统登陆的初始设置

系统登陆后默认如下界面，用户初次使用HR系统时，需完成如下工作：

步骤一：登陆密码修改

员工第一次登陆HR系统时，系统的初始密码为空，为保证本人数据的安全性，不被别

人盗用自己的账号查看自己机密信息，请在登陆到HR系统右上角图标，修改个人密码后保存即可，如下图所示。

步骤二、组件安装

如果客户端是第一次通过IE登录人力资源系统时，系统会自动提示下载信息，此时，请直接选择“打开”来下载安装组件。如果首次登录时没有下载安装，也可以从系统中手工下载安装。

第一次登录进入人力资源系统后，必须下载并安装以下“报表客户端组件”在本地电脑上，以保证系统的正常使用：

步骤三、IE的安全站点设置

1、建议在使用金蝶K/3系统人力资源系统的时候要客户端IE版本必须是IE6（并且最好是6.0.2600.0000）版本，还须进行如下的设置或下载安装或操作，方可能够正常使用金蝶K/3人力资源系统。设置 [ 检查所存网页的较新版本 ] 为每次访问此页时检查。方法如下： 1、在IE的菜单选择〖工具〗→〖internet 选项〗→〖常规〗→ 〖internet 临时文件〗→〖设置〗中可完成此项设置。如下图所示：

2、设置 [ 安全设置 ] 中为安全级别。方法如下：在IE的菜单：〖工具〗→〖internet 选项〗→〖安全〗→〖受信任的站点〗→〖站点〗中可完成此项设置。进入“可信站点”设置后，将“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https:）”的选项去掉，在“将该网站添加到区域中”输入框中输入人力资源WEB服务器的IP地址，例如

“http://192.168.33.3”，此处可以设置多个受信任网站，单击【添加】，将设置的可信任站点添加到信任站点列表中。如图设置：

3、对于“受信任站点”设置其安全级别，在IE的菜单：〖工具〗→〖internet 选项〗→〖安全〗，选中“受信任的站点”，单击【自定义级别】，弹出“受信任站点”的安全设置页面，将“受信任站点”的有关“ActiveX……”的选项都设置为“启用”。如果是Web服务器本机的IE，还要对“本地的Intranet”的【自定义级别】把相关“ActiveX……”的选项都设置为“启用”。

2普通员工的相关操作

2.1 个人资料的查询与维护

通过EHR系统“我的工作台”，能够帮助企业各级经管者和普通员工通过系统平台来自上而下协作完成各项人力资源经管工作任务。

不同用户组的用户登录时进入不同的工作平台方式：“CEO平台用户组”的成员登录时默认进入〖CEO平台〗；“经理人用户组”的成员登录时默认进入〖经理人平台〗；其他用户都默认为“我的工作台用户组”的成员并默认登录〖我的工作台〗。

2.1.1我的消息

人力资源系统的人事审批、绩效经管、培训、招聘等和工作流相关的任务、消息都会汇总在〖我的消息〗中，如果某个〖经理人平台〗用户在系统中有未处理的任务、未阅读的消

息，则该用户登录系统时就会默认进入〖我的消息〗功能页面；如果没有任何消息或任务时，则〖经理人平台〗用户登录时默认进入〖我的人力资源〗功能页面。如下图所示：

2.1.2我的职位

系统将员工的当前职位及兼职的职位的相关信息开放给员工本人查看，增加员工可以查看本人所任职位的职位说明书（包括兼职），使每个员工都明确自己的工作职责；同时各级负责人可在〖我的职位〗功能中编写由人力资源经管人员授权的各自下属或熟悉职位的职位说明书，可大大降低人力资源经管人员进行职位分析编写职位说明的难度。如下图所示：

2.1.3我的档案

系统可以开放某些员工档案供员工本人来查看、修改，保证员工档案的真实、有效、实时性，提高了人力资源档案经管的效率。员工本人还可在本功能中查看到自己的系统权限、权限范围、修改维护自己的密码。

主要操作步骤如下：（包括查看档案和档案维护）

查看档案

选择〖我的档案〗，出现“个人档案中心”的页面，个人档案分为人事档案、绩效考核档案、人事业务、系统信息、常用文档几类。

在〖人事档案〗菜单下，分别选取不同的人事信息表（如员工基本信息、学历及学位等信息），即可查看相关人事档案信息，如下图：

档案维护

如果在〖K/3主控台人力资源〗→〖人力资源数据经管〗→〖数据字典〗中设置某些人事信息表的内容可以由员工本人修改，那么员工可以在〖个人档案中心〗修改自己的档案。数据字典的详细操作请参见〖K/3主控台人力资源〗→〖人力资源数据经管〗中的操作说明。

选择〖我的档案〗，单击工具栏中的【档案维护】，员工可对显示的各个人事信息表进行维护。步骤一：点击“档案维护”

步骤二：针对单信息表的维护（如员工基本信息、执业资格信息表等）

操作时选取【员工基本信息】“”，在右界面列表填写相关字段信息（如籍贯、联系地址等），填写完成后点击左上角钮即可。

步骤三：针对多行表的维护（如员工简历、语言能力等）

操作时选取【员工简历】“”，点击左上角钮

在弹出的如下窗口中，维护相关信息（如所在单位、从事工作或担任职务等），完成后点击钮提交。

用户可以通过点击钮返回查看档案信息界面

2.2 个人历史薪资信息的查看

选择〖我的工作台〗→〖我的薪资〗→【我的薪资】，在该页面列出了员工本人的所有薪资发放情况。如下图：

员工也可使用〖条件过滤〗根据“期间”对薪资进行查询。在〖我的薪资〗页面，单击【条件过滤】，在“条件过滤”页面，输入薪资记录会计期间要查询的范围，单击【确定】，即可将所要查询范围内的薪资情况列在“我的薪资”页面。

3人事专员的相关操作

3.1 新入职员工的添加

步骤一：选取〖职员经管〗→【在职经管】，选取所新增职员的所属“职位”（如图例中的“主管“），点击钮，把新入职员工的简单基本信息填写完成后保存即可。

步骤二：在弹出的“新建职员”窗口，分别填写基本信息、必填选项、任职信息和时间

信息，其中带“*”的人事信息工程为必填项，如下图所示：

填写所有信息，后点击钮即可完成新入职员工的简单人事信息录入工作。

步骤三：新入职员工基本信息添加成功后，用户可通过邮件、电话方式通知OA系统经管员，把最新入职的人员相关信息在OA中维护。

3.2 对在职人员人事档案信息的维护

步骤一：选取〖职员经管〗→【在职经管】，选取需要修改信息的职员（如图例“钱磊“），双击该员工列表或选中点击钮，如下图：

步骤二：在弹出的员工基本信息表中，分别对籍贯、婚姻状况等人事信息字段进行维护，完成后点击钮即可，如下图：

也可以点击，把员工的个人照片上传到系统中。注明：照片文件大小不能超过50K，且必须是GIF或JPEG格式类型。

以上是针对单行表的维护操作，针对多行表（如学历及学位），在操作时点击钮，如下图所示：

在弹出的窗口中填写完成相关信息即可提交

步骤四：关于职员身兼多职的信息维护（非必填项内容）

如果某一员工存在身兼多职的情况，则可通过系统中的【兼职信息表】来添加，如兼多职则添加多条记录，如下图：

进入【兼职信息表】列表界面，如下图：

点击钮，在弹出的窗口选取需要兼职的职位和兼职开始时间，如下图：

注：1、是否占兼职职位编制和是否占兼职组织单元人数，数据要设置为“否”；

2、如果用户兼职是跨营业部的，则需要联系总部系统经管员，由系统经管员进行维护。

添加兼职信息成功后的显示界面，见下图（图例中唐琦是兼任“信息维护员”这个职位的）：

3.3 人事其他方面功能操作介绍

3.3.1职员信息查询功能

选择〖职员经管〗→〖在职经管〗→【发展部&海外业务部】，该页面是显示本部门的职

员列表，如下图：

点击查询钮，弹出如下职员查询窗口：

选取“查询字段”，如职员姓名，点击左边窗口或回车，在查询界面右边即可查找到符合条件的内容列表。

或点击左边窗口钮，弹出如下窗口，可以在右边列表中选取字段进行组合查询。

3.3.2人事档案审核

职员档案经审核后，员工在“我的工作台”中只可以查看本人档案信息，不再可以进行档案维护操作功能，如需修改，则需要人事专员对该职员的档案进行反审核。

步骤一：选取需要进行档案审核的职员，如下图：

步骤二：点击档案审核即可。

3.3.3职员信息套打

为了方便掌握员工的信息，在〖职员经管〗→【在职经管】中，点击按钮