物流管理优秀论文

郑州航空工业管理学院

毕业论文（设计）

2015 届物流管理专业1305921 班

题目卡行天下物流公司单证管理存在的问题及对策研究姓名梁燕萍学号130592123

指导教师王智超职称讲师

二О一五年五月二十六日

内容提要

本文主要研究的是有关单证方面的问题，单证作为物流公司最基础的组成部分，是物流信息高效流通与传递的重要载体，处理好单证问题可以极大地提高工作的效率，本文通过对单证各个流程进行分析，指出单证工作中比较容易出现问题的部分，并且对易出现错的地方提出了相应的解决对策，例如收到回单忘记签收，对于这种失误，解决的对策就是做好线下和线上登记，再结合回单日报找到忘记签收的回单。

关键词

物流；单证；管理

Research on the problems and

Countermeasures of the documentary management of the logistics company in the

world

Author:Liang Y anping Tutor:Wang Zhichao

Abstract

The main research of this paper is the problem of the relevant documents, documents as part of the logistics company's foundation, is an important carrier of logistics information, distribution and delivery。The document appears to be simple, practical to complete the sign from receiving documents to the customer, the receipt to return on the company, the middle to deal with the problem of many documents, handle the problem can greatly improve work efficiency, Through carries on the analysis to document processes, documents more prone to problems are pointed out, and further puts forward the corresponding countermeasures of the wrong place prone to, for example, receive receipt forget sign, for this failure, countermeasures is to do even the good line and online registration, combined with receipt journal found forgot to sign the receipt.

Key words

Logistics；document；management;

卡行天下物流公司单证管理存在的问题及对

策研究

130592123 梁燕萍指导教师：王智超讲师

在现代物流工作中，单证占有重要位置，单证工作不仅是企业的任务和效益所在，也是开展业务的重要组成部分。在国外物流单证已经实现电子化、信息化、规范化，而我国物流的兴起和发展是最近10年，票据的处理已成为影响物流公司工作效率的难题，由于发展阶段的限制，我国大部分小微物流公司并没有实现物流单证的自动识别。单证管理水平的高低直接制约着公司的效率和效益，因此要提高对单证管理的重视。

一、卡行天下物流公司简介

郑州卡行天下是一家网络平台型公司,属于上海卡行天下供应链有限公司在郑州设立的枢纽中心，它在全国有二十多家枢纽中心。卡行天下通过带动优质小微物流商共同发展，以公路枢纽港作为基础，通过标准化、产品化、信息化的形式实现公路运输的集约化整合，运用物流信息管理平台为客户提供采购、生产、销售、逆向物流等一站式服务，按照不同类型的企业的需求把信息流、货物流、资金流在同一信息系统平台上管理实施，把客户的需求和运营资源进行整合，以此为物流需求者打造高性价比的零担物流网络，为小微物流公司提供更好的发展空间。

二、卡行天下物流公司单证工作内容及流程

单证是物流信息高效流通与传递的重要载体，建立物流单证标准体系，促进物流单证的标准化是物流行业发展的关键因素之一。有研究指

出单证的标准要解决三个层面的问题：首先，要制定单证基本要求的标准，单证是物流环节信息传递的重要依据，要对所规范的对象进行明确界定，要避免歧义，以方便于查询；其次是要进一步制定出能统一数据项的单证标准减少差错、降低成本；第三要制定出能实现与国际接轨的标准，要注重我国物流单证与国际单证的衔接。

（一）大车到货进行核单

卡行天下目前有3家主要的落货公司----厦门经络物流有限公司、南京拓世物流有限公司和泰州兴化新中联物流公司，公司成员和网点之间是通过qq和电话进行联络，当天发车之后落货公司前台会在qq群中发出发车消息进行提醒。一般情况下，负责人在接到发车信息后会在系统中打出发车清单，核单通常使用黄联单。核单流程为：分拣—审核—调度

1.分拣运单

分拣运单就是按照公司规定将运单进行分类，通常单证员按照郑州市配、郑州自提和外发三大类进行分拣，运单分拣完毕以后就是对运单进行审核，审核的项目有货物到达站、货物运送方式、是否有回单、是否有提付款以及代收货款，除此以外还要注意是否有等通知放货的运单，此类运单没有接到放货通知不得交于调度。

2.审核运单

分拣运单结束后审核运单，为了保证时效通常是先审郑州送货的运单，其次是外发运单，最后是郑州自提的运单。单证员在审核单证的时候会在运单上标注出送货方式、回单类型、付款方式，以方便司机在最

短的时间确定运单的信息。审核运单时对于机打的可直接依照打印出来的卸车单进行审核，而对于手写信息的运单，需要在系统中对照审核，否则错误率比较高。

3.转交调度

审单结束以后就是及时把不同类型的运单交到负责相应工作的调度人员对货物进行配送，注意提高时效，到此单证员的工作并没有结束，对于运单审核中出现的异常要及时与上家进行沟通，及时处理异常，也是考核的重点。

（二）核单完毕处理异常

流程：异常分类—系统分析—联系乙方

在审单过程中对物流单证的处理操作是一个公司物流发展水平的体现，同行业百世汇通的运单就是通过信息系统进行核对，这样既提高了效率又减少失误的发生。由于经济实力和发展阶段的限制，公司并没有实现物流单证的自动识别技术，运单审核后常见的异常有以下几种类型：第一种：运单与系统不符；第二种：运单有回单，系统无回单；第三种：运单到达站和系统不一致；第四种：代收货款或者提付款有错误。

其中几种异常解决途经相似，对于有运单无系统的情况我们需要和商家联系，他们根据自己的实际情况在系统中选择外包给平台；没有运单的情况，与仓库核实如果货物到齐可与上家联系，通过系统打印一张运单对货物进行配送。

签收回单是发货客户在物流公司托运货物后，物流公司将货物送达客户处，收货客户正常签收后，为客户提供原件签收单返还的服务。例

如，客户甲通过物流公司托运一批货物给客户乙，为了证明物流公司已按要求将这一批货物完好的交给客户乙，物流公司必须向甲出示客户乙已经收到的凭证，这个凭证就是客户乙签收的签收单。回单出现异常要将异常情况反馈给相应的物流公司，问题解决后将运单交给调度。

当系统里货物的到达站和运单不一致要及时反馈，核实货物正确的到达站，若经与物流公司核实后系统有错误，则需要相应的物流公司在系统中提交申请，随后把系统到达站改为与运单一致的站点。

（三）办理自提手续

流程：电话通知—证件审核—提付款审核—仓库提货

作为交易平台有些到达平台的货物，客户可以自己提货，单证员就为这几家公司代办理提货手续，电话通知客户到平台提货，除了提供公司所在位置，货物信息以及提货所需要的证件以外，还要特别注意运单是否有提付款和代收货款，客户提货的时候要出示本人的身份证件，属于代提货物的情况双方的证件都要出示才能办理提货手续，涉及提付款方面的事情要确保客户交过提付款才能给客户提货，手续办完后及时做好系统签收，保证库存和单证一致。

（四）回单签收以及返回回单

流程：数据导出—线下登记—线上签收—回单返还

卡行天下目前在全国范围内有二十多个枢纽中心，上海总部有专门的回单管理员对全国范围内的枢纽中心回单签收及时率进行考核，每天要根据总部发过来的回单日报表向相应的承运商追回单。拿到回单后及时在线下登记并且在系统做签收。回单签收分为发站收取和客户收取，

两个步骤不可以出错，否则在总部的系统里无法参与及时率的考核，签收过的回单要做好明细登记表然后打印出来寄给相应的物流公司，由于回单是物流公司向发货人结账的凭据，所以回单要尽快返还。

三、卡行天下物流公司单证管理中存在的问题

（一）拣单操作中存在的问题

大车到平台后分拣运单要根据运单的性质进行分类，郑州市内送货的运单要先分拣出来，送货的运单分类出错如果送货配送结束才发现失误轻则会延迟送货影响签收时效。

审核运单是基础更是关键，遗漏任何一项都会影响配送的效率，运单上各种要素都需要注意到，其中有代收货款的运单，遗漏背书代收款会造成代收货款无法追回，给公司带来严重的损失。

（二）回单管理中存在的问题

回单管理中外发的货物回单较多，客户签收之后回单不能及时返回平台，是回单管理中的普遍难题。对于回单管理比较容易出现的错误如下：

1.回单未及时操作

返回的回单一定要做好线下登记，同时在系统里进行回单签收，回单系统签收不仅是考核回单签收及时率的依据，也是做好与大车落货公司数据共享的凭证，漏签回单造成的直接影响是系统回单及时率，。

提前签收回单这种做法是不被允许的，一旦误操作必须要及时反馈，否则影响枢纽货物签收及时率。对于误操作的回单做好备注有助于做回单跟踪。

2.自提货物回单交给客户

属于郑州自提货物的回单，控制时效比较简单，容易出错的情况就是忘记让客户在回单上面签字，要重新返回枢纽签字证明，耽误效率。第二种就是由于工作失误将回单交给客户，这样意味着回单原件丢失的可能性比较大。

3.回单催收不力延误时效

回单随货物发到不同的地方，客户签收之后回单由承运商带回，由于合作的物流公司服务水平差别很大，对于回单管理规定也很不相同，所以催收回单很必要，公司总部有专门负责回单的部门，每天会把当天需要催收的回单发到公司分配的个人邮箱，然后根据回单日报表催回单，中转到外省的回单要及时催促，否则回单返回周期延长丢失的可能性会增大。

4.外发货物忘记背书回单

市内送货和自提的回单是易收回的回单，但外发的货物一旦外包出去就不再受平台控制，货物中转出去如果开单的时候未背书回单，回单返回的几率很小。

四、解决卡行天下物流公司单证管理存在问题的措施（一）收到回单及时操作

对于回单首先做好线下登记，日后出现异常可以有据可循，其次做好线下登记的同时也要做好线上签收，对于系统不签收的回单，等于没有回单，因此回单一定要及时的签收，如果有意外事件出现不能及时签收一定要做好备注。

（二）办理自提逐条审核

办理提货手续的时候逐条审核，提付款项和代收货款要着重审核，同时有回单的运单切不可忘记让客户签字。客户联交给客户后，仓管接到运单找货的同时也要对运单进行审核，避免为公司造成不必要的财务损失。

（三）更新数据催单

催收回单之前依照最新的尚未处理的数据进行催回单，以免重复催单，把系统导出来的数据与总部发来的回单管理日报相结合效果会比较好。由于每个网点的服务质量层次不齐，催单要提前，这样可使回单在超时之前回到枢纽。

（四）回单做好背书

对于审核运单前期要认真细致就可以避免回单出错，回单与系统信息不一致要及时反馈，并且做好备注。审核好的运单是要交给调度配送的，因此与调度也要做好沟通，回单管理员有义务而且有必要提醒调度在货物外发开单的时候备注回单。

五、结束语

从事单证工作需要掌握许多“要点”。从细心、耐心到责任心都不可忽视，任何一点不经意的忽视，都有可能成带来严重后果，因此在工作中要善于总结和划分工作失误的类型，并且找到合适的解决途径。

参考文献

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