订单跟踪流程操作细则

订单跟踪流程操作细则

一、目的

为了进一步优化订单管理全流程，监控物资供应的全流程，提高到货及时率，明确订单管理作业的具体内容，提高工作效率，制定本操作细则。

二、适用范围

本操作细则针对框架及集中采购合同的订单跟踪全流程中各项操作规范进行说明，为建立订单跟踪管理的三级联动体系提供基础保障。

三、细则内容

（一）订单下达

每日下午四点物资部总经理在物资系统中对采购订单进行审核（可以在采购订单下达界面查看），当采购订单完成审核后：1）对于使用订单管理平台的供应商，计划人员在采购订单下达界面点击“发送供应商”按钮后，订单自动下达成功。

2）对于未使用订单管理平台的供应商，计划人员将订单生成PDF 格式文件，通过订单专用邮箱（orderform@https://www.360docs.net/doc/c32079154.html,）在当天下班前发送至供应商邮箱。

（二）订单跟踪

1、订单接受

订单接受指的是供应商回复所收到的订单是否可按照要求到货

日期供货：

1）每日下午1点，计划人员查看订单专用邮箱（orderform@https://www.360docs.net/doc/c32079154.html,）内的供应商订单接受反馈邮件，并在采购订单下达界面点击接受按钮。

2）计划人员查看采购订单下达界面，查找状态为“待接收”的订单，邮件及电话要求供应商当天完成操作，并记录在案。

供应商应回复可按订单要求供货，若供应商无法按我司要求供货，则可采取以下方式；

1)如有两家可选供应商则征询另一家供应商可否按订单要求供货；

2）可与需求部门沟通，是否可以按供应商回复延期供货

3）如遇协调无法解决的情况，需上报领导。

2、供货提醒

到货反馈指的是供应商回复是否可在要求到货日期前或当天送货。

1）每日上午10点，计划人员查看订单专用邮箱（orderform@https://www.360docs.net/doc/c32079154.html,）内的供应商订单到货反馈邮件，并在采购订单下达界面点击反馈按钮。

2）计划人员查看采购订单下达界面，查找状态为“已接受”的订单，邮件及电话要求供应商当天完成操作，并记录在案。

供应商应回复可按订单要求供货，若供应商无法按我司要求供货，则可采取以下方式；

1)如有两家可选供应商则征询另一家供应商可否按订单要求供

货；

2）可与需求部门沟通，是否可以按供应商回复延期供货

3）如遇协调无法解决的情况，需上报领导。

3、到货跟踪（仅限项目直运单）

1、直运单

直运单采用扫描件跟踪方式，扫描件跟踪是指的是在订单要求到货日期后五个工作日内，需供应商提供已签收订单的扫描件，要求清晰且有签收人名及日期。

1）每日上午10点，计划人员查看订单专用邮箱（orderform@https://www.360docs.net/doc/c32079154.html,）内的供应商订单扫描件反馈邮件，并在采购订单下达界面点击已发货确认按钮，并根据提供扫描件信息在物资系统采购中进行登记；包括登记签收人员、实际到货日期以及上传扫描件电子版。

2）计划人员查看采购订单下达界面，查找状态为“已反馈”且要求到货日期为五个工作日前的订单，邮件及电话要求供应商一个工作日内完成操作，并记录在案。

若供应商答复未送货，则可采取以下方式；

1)如有两家可选供应商则征询另一家供应商可否按订单要求供货；

2）可与需求部门沟通，是否可以按供应商回复延期供货

3）如遇协调无法解决的情况，需上报领导。

2、续货单（B88888单据）

每日上午10点，计划人员查看要求到货日期为上一日的续货单是否记账，

1）如未记账，需与物资部仓库沟通是否到货

2）如未到货，需与供应商沟通可采取以下方式；

1)如有两家可选供应商则征询另一家供应商可否按订单要求供货；

2）可与需求部门沟通，是否可以按供应商回复延期供货

3）如遇协调无法解决的情况，需上报领导。

（三）订单撤销

1）由计划人员邮件提出订单撤销申请（写明订单号、供应商、项目信息、物料信息、撤销原因）并在物资系统内提交“订单作废申请”。

2）经计划主管同意后发送计划条线经理审核，经计划经理同意后计划人员邮件发送物资部总经理，

3）由总经理同意后相关人员进行物资系统内订单作废处理。（四）订单管理

1）日报

每日下午4点，由计划人员将当日订单接受、反馈及扫描件跟踪的情况，以及资产管理条线当日供应商单据递交情况汇总形成日报，邮件发至部门领导及相关人员

2）周报

每周一，由计划人员将要求到货日期为上周的订单延迟情况、延迟比例汇总，形成周报

3）月报

每月15日前，由计划人员将要求到货日期为上一月的订单延迟、结算暂停等情况汇总形成月报。