集团公司档案管理方案

集团档案管理方案

公司十八楼档案室的布置现已基本完成，为能使档案室尽快投入使用，更好、更快地进行集团公司的档案管理工作，提高集团的工作效率，使集团公司的档案工作更标准化、规范化和数字化，购买一套及集团公司需求相符合的档案管理系统软件和配套的电子硬件设备，是实现集团档案工作各个环节的计算机化、无纸化和一体化办公的关键。

一、方案目的

本方案的目的在于本着从公司档案管理的实际出发，通过市场调查和对各大软件公司进行走访比较，在尽可能低的投入的同时，取得提高业务处理效率、优化工作流程、更好、更快地提高集团的档案管理工作效率，实现集团档案工作各个环节的计算机化、无纸化和一体化办公。

我们要求系统能使文件及档案管理更规划化，更能提高工作效率。根据档案系统管理员查阅相应档案（包括文件原文直接可浏览），可进行编目管理，档案实行数字化存储、管理，为以后在内网、外网以及集团主页网上发布奠定基础。

二、软件方案说明

（一）系统要求

我们购买档案管理系统软件的前提，首先是从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，档案业务处理需要涵盖以下方面：

1、未归档文件管理

是档案管理的组成部分，包括未归档文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、立卷归档、资料整理、借阅管理、文件检索、信息统计、打印输出、系统设置等功能，涵盖文件管理的全过程。

2、全宗管理

包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印、输出等。

3、案卷管理

包括案卷著录、编制案卷、开放管理、案卷鉴定、案卷销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、统计、打印输出等。

4、卷内文件管理

包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。

5、归档文件管理

包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。

6、条码管理

可实现及条码打印机、扫描抢等硬件集成，实现条码（批

量）生成、条码（批量）打印以及借阅、归还时的条码应用。集成条码管理的优点：

（1）输入速度快：档案借阅、归还的时候，及键盘输入档案信息相比，条码输入的速度远快于键盘输入的速度。

（2）可靠性高：据统计键盘输入数据出错率为三百分之一，而采用条码技术误码率低于百万分之一。

（3）采集信息量大：利用传统的一维条码一次可采集几十位字符的信息，二维条码更可以携带数千个字符的信息，并有一定的自动纠错能力。

（4）灵活实用：对档案进行条码标识、管理既可以作为档案借阅、归还的一种应用，也可以和其它有关识别设备组成一个系统实现自动化识别，还可以和其他控制设备联接起来实现其它方面的自动化管理。

7、资料管理

包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、借阅管理、移交接收、检索查询、统计报表、打印输出等。8、系统维护

包括用户权限设置、系统日志管理、密级和地址设置、数据备份及数据恢复、分类设置、界面设置、系统模板设置、文件夹设置等功能。

9、数据管理

包括提示项设置、倒排项设置、统计界面设置、报表设

置、数据导入、数据导出等功能。

10、综合检索

具备进行跨模块之间的模糊查询功能。

11、电子原文的数据库保存

通过电子文件引入后实现了电子文件的数据库保存备份的同时也包括了电子文件。

12、界面新颖

所有界面较以前有较大改进，不管是录入界面、检索界面、浏览界面都给人良好的视觉感受。

（二）系统特点

对档案管理系统要求有以下几个特点：

1、支持多全宗管理

满足整个单位、下属各子公司、各部门，单位的档案管理既相对独立，又需要统一查询、统一管理的需求。可针对不同全宗设置实体分类。

2、灵活的界面自定义功能

系统的使用中，用户按照习惯任意定义录入界面，增强程序亲和力，符合用户个性的操作习惯。用户也可定义浏览界面。

3、原文管理功能

文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件

材料的原文直接扫描存储管理，原文数据可加密、压缩。原文数据可以存储至硬盘或光盘。

4、支持多种组卷方式

遵循国家标准，同时支持传统及简化（新式）两种组卷方式进行自动组卷；另外允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号。

5、案卷或档案调整方便快捷

针对自动组卷或已经手工组好的案卷，可以采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整；针对简化方式组卷的文件，可以采用档案调整进行文件件号的调整。

6、档案查询轻松自如

提供固定条件的简单查询和用户自定义条件的组合查询二种模式。

7、档案利用方便直观

登记借阅利用情况，超期自动催还，统计借阅情况，打印借阅登记单。借阅利用情况和文件档案记录“自动互查”（根据利用登记记录可以了解所借阅的文件、档案详情，根据某份档案或文件，可以了解其借阅情况）。

8、多级数据安全机制

通过严格的分级权限机制，确保了数据的安全性。

9、库（表）备份功能完善

除对整个数据库备份以外，增加了按不同全宗的不同实体分类对任一数据库中的表进行备份或恢复，也可自定义条件进行任一表备份或恢复。

10、数据导入导出灵活

可将系统中的数据按任意条件导出成文本或其它多种数据库形式；也可将文本或多种数据库形式中的数据导入系统中。

（三）不同软件的比对

根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案管理软件功能要求暂行规规定》以及《电子文件归档及管理规范》，结合深圳市档案局推荐的档案管理系统，通过市场调查及对不同软件科技公司的详细了解、走访，综合相关领域知名度、高评价度和服务质量，我们共筛选出三家软件公司提供的产品，分别是：北京紫光慧图信息技术有限公司、珠海泰坦软件系统有限公司以及重庆六业科技发展有限公司。

市面上提供出售各种各样的档案管理系统，普遍都分为单机版和综合版，二者区别主要在于：单机版是应用于一台机器上，只供档案管理员一人使用、功能比较单一的文件档案资料综合管理的软件；而综合版是应用于公司具有用户登录端口的每一台电脑上，除了档案管理员之外拥有权限的用户都可以浏览使用，功能全面并为以后的档案共享奠定基础。价格方面，二者也悬殊较大：单机版在人民币10000元

左右，综合版在人民币12万元不等。

结合本集团的实际需求，我们暂不需要全面使用档案管理软件，只需要档案管理员一人使用管理，但单机版的功能远不满足于本集团对档案管理的功能要求，因此，我们向软件公司提出只需要安装在一台机器上、但须具备综合版的所有功能的档案管理软件这样的一个要求。

以下是三家软件公司在档案管理软件功能的对比：

打“√”即为该软件具有对应项目的功能。

三家软件公司提供的产品在功能上，基本上都满足本集团的需求。其中，重庆六业科技发展有限公司只能提供单机版的软件系统；珠海泰坦软件系统有限公司在条码管理方面还不能有相应技术的提供；在文件扫描方面以及借阅功能方面，北京紫光慧图软件包含了TH-SCAN扫瞄端和条码管理的功能，这两个功能都是我们看重并需要的两个功能，这是略胜于另外两家软件公司的重要方面。（详细请参照附件）

三、硬件方案说明

由于传统的扫描仪扫描速度慢，远不满足于档案管理的效率及工作的优化程度，集团有必要购买一台高速扫描仪以实现档案管理软件的配套运行。

根据集团公司的实际需求，需要购买一部最大幅面为A3、自动扫描双面、日扫描量达到5000页的专业高速扫描仪。综合各种因素，我们共筛选出四款不同品牌的高速扫描仪，分别是：富士通6670、惠普9000、松下S5055C、爱普生6000。下表是它们各方面性能的比较：

富士通6670、惠普9000、松下S5055C、爱普生60000的对比

型

号

富士通6670HP 9000松下S5055C爱普生60000

￥6.9万￥3万￥5.2万￥6.5万

报

价

基本参数

产

品

商业应用商业应用商业应用商业应用

用

途

产

品

馈纸式馈纸式馈纸式平板式+馈纸式

类

型