合同立项管理制度

合同立项管理制度

目录

第一章总则

第二章合同的立项

第三章合同文本的草拟

第四章合同的主要内容

第五章合同的审核、报批及下发

第六章工程施工合同交底

第七章合同文本的管理

第八章附则

附件一：廉洁条款（范本一）

附件二：廉洁条款（范本二）

附件三：XX集团合同审批表

附件四：合同分类、编号管理细则

附件五：商品房买卖合同审批表

第一章总则

第一条为使公司合同管理规范化，明确合同立项管理过程中相关部门及人员的职责，维护公司权益，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于集团公司各部门订立的所有合同的立项管理，下属公司对外订立合同的立项管理参照本制度执行。

第三条本制度中所指的合同有：

1.建设工程施工合同、建设工程设计合同、建设工程勘察合同、建设工程监理合同等各工程类合同；

2.工程检测合同

3.材料和设备购销（买卖）合同；

4.广告业务合同：广告设计合同、广告制作合同、广告发布合同；

5.商品房买卖合同；

6.其他各类合同。

第四条管理中心合同管理部对合同立项部门进行考核；监察室对管理中心合同管理部进行考

核。立项部门及相关部门对管理中心合同管理部进行监督。

相关部门或人员违反本制度规定，造成严重后果的，由集团公司另行处理。

考核：考核中，管理中心合同管理部如不坚持原则，出现错误、漏报、瞒报现象的，每查实一处，扣罚管理中心合同管理部负责人15元。

考核中，监察室如不坚持原则，出现错误、漏报、瞒报现象的，每查实一处，扣罚监察室负责人45元（每查实一处按出现错误、漏报或瞒报现象三次计）。

第二章合同的立项

第五条集团公司的各类建设工程合同由招标中心负责立项；非建设工程类合同由相关部门负责立项；下属公司对外经济活动中需签订的各类合同由其自行负责立项。

第三章合同文本的草拟

第六条合同立项后，由合同立项部门根据本制度第四章的规定及具体情况草拟出初步的合同文本，在此基础上与合同对方进行谈判。

第七条合同立项部门就合同的价款、质量及标准、违约责任等内容与对方进行谈判时，应从公司利益出发，严格遵循最大限度降低公司成本及维护公司利益的原则。

在采购主要材料设备时，必须严格做到性价比最佳，适用性最强且保持一定的先进性。

同等质量同一标准情况下，合同价不得高出管理中心合同管理部或其他部门最后落实价格的5%以上。

考核：对合同标的单价谈价、竞价不到位，在同等质量同一标准情况下，合同价高出管理中心合同管理部或其他部门最后落实价格的5%以上的，扣罚立项部门负责人15元。

第八条经合同立项部门与对方磋商谈判，达成一致意见后形成书面合同文本。

第九条凡集团公司各部门对外的各种经济活动（除零星采购即时清结或万元以下即时清结者外）均须订立书面合同。

考核：违反本条规定，应该订立书面合同而未订立的，每违反一次扣罚相关立项部门负责人15元。

第四章合同的主要内容

第十条合同一般应包括以下主要内容：

1.当事人的名称或者姓名和地址；

2.标的；

3.数量；

4.质量；

5.价款或者报酬；

6.履行期限、地点和方式；

7.违约责任；

8.解决争议的办法。

第十一条合同的质量条款应根据标的的种类和性质约定合同标的的质量标准，明确约定标的的物理性能和化学成份、规格型号、款式等。质量标准约定不得低于国家或行业强制性标准；无强制性标准的应以样品或双方约定的标准为准，样品必须经双方签认并妥善封存。

第十二条合同的付款条款不仅应约定付款期限，还应约定严格、周密的付款前提条件。若合同约定预付订金（备料款或预付款）的，原则上金额应控制在合同总金额的30﹪以下；合同约定支付定金的，则不得超过合同总金额的20﹪。

第十三条保修条款必须包括有保修范围、保修措施、保修期限、保修金设定和使用、结算及支付、违约责任等内容，国家法律法规规定有最低保修年限和合理使用期限的，从其规定；无规定的按惯例进行约定。

第十四条合同中必须写入廉洁条款（见附件一、附件二）。

第十五条合同必须从最有利于维护公司合法权益出发合理、合法地约定解决合同争议的方式。约定法院管辖地的，应约定有利于公司的法院管辖——如广州市XX区人民法院、工程所在地法院等，不得约定由广州以外的法院管辖。

第十六条建设工程施工合同的主要内容有：工程名称、地点、工程范围；承包方式、工程造价；工期；工程质量标准和验收方式、技术资料交付时间、材料和设备供应责任；质量保修范围和保修期；当事人各方的权利和义务；工程款结算及付款方式；违约责任及争议解决办法等。

第十七条建设工程设计合同的主要内容有：设计项目名称、内容及标准；双方提交的相关资料及文件的内容和提交时间；设计质量要求（标注相关设计规范文号）；设计费及支付方法；当事人各方的权利和义务；违约责任及纠纷解决办法等。

第十八条材料、设备等购销（买卖）合同的主要内容有：材料和设备的名称、生产厂家、品名、规格、质量等级；包装与运输；数量和价格；交货时间、地点、方式；验收标准、方式；保修期；价款支付时间、方式；违约责任及争议解决办法等。

第十九条广告业务合同的主要内容有：

1. 广告设计合同：设计规格、设计内容和效果要求、完成时间、设计完稿形式、设计费用支付方式、当事人各方的权利和义务、着作权归属、着作权侵权责任、违约责任及纠纷解决办法等。

2. 广告制作合同：标的名称和内容、造价、采用材料、制作标准及验收方式、交货时间、费用支付方式、当事人各方的权利和义务、着作权侵权责任、违约责任及纠纷解决办法等。

3. 广告发布合同：广告发布单位、发布时间、广告发布媒介、广告价格、采用样稿（样带）、付款方式、当事人各方的权利和义务、着作权侵权责任、违约责任及纠纷解决办法等。

第二十条商品房买卖合同的主要内容：参照广州市国土局房管局制定的且经我司根据实际情况确定的统一合同范本，并在每期楼宇发售前重新审定一次。

第二十一条其他合同的内容根据《中华人民共和国合同法》和相关法律、法规及具体情况制订。

考核：合同的主要内容应逐项明确，每缺少一项，扣罚立项部门负责人15元；主要条款违反本章规定、不明确或表述不清楚的，每发生一项扣罚立项部门负责人10元。合同金额出现大小写不统一、合计错误的，每发生一项扣罚立项部门负责人15元。

第五章合同的审核、报批及下发

第一节非商品房买卖合同审核、报批及下发

第二十二条非招投标的合同（不含套用定额的工程合同），立项部门应于向管理中心合同管理部报审合同前五天将询价基本资料报管理中心合同管理部进行询价。

考核：立项部门违反本条规定，未在合同报审前五天将询价基本资料报管理中心合同管理部的，每发生一次扣罚立项部门负责人15元。

第二十三条合同立项部门制作完成合同后，须填写合同审批表（见附件三），合同立项部门经理须对合同进行严格核查，待确认无误后由合同立项负责人、部门经理和部门主管领导在合同审批表相应位置签署意见。

考核：合同审批表与合同内容不符或合同内容前后矛盾、责任条款不明确的，每发生一次扣罚立项部门负责人15元。

第二十四条立项部门将上述合同、合同审批表及合同须附带的相关资料（相关资料的种类及要求见本制度第二十七条）一并报管理中心合同管理部，由其进行审核。

考核：报送的合同及相关资料不合格、不齐全的，每发生一次扣罚合同立项部门负责人15元。

第二十五条管理中心合同管理部对立项部门填报的合同审批表的内容进行审核，审查审批表填写内容与合同内容是否相符，其部门经理、部门主管领导是否签署意见。对于招标中心立项的合同，还应审核合同文本是否加盖了“合同文本已审核”骑缝章。

第二十六条严格审查合同对方的主体资格，对立项部门提交的对方当事人营业执照、身份证、资质证书有关资料等是否合法有效进行形式审查。

经审查，对方主体资格有瑕疵的，管理中心合同管理部有否决其与我方签订合同的权力。

第二十七条严格审查合同的相关资料是否齐全合格。

合同的相关资料及要求如下：

1、合同对方主体资格资料：

（1）合同对方为企业单位的，须提供盖有对方单位公章的有效的企业法人营业执照副本或营业执照副本复印件；对方为企业法人的分公司等分支机构（以下简称分公司）的，既须提供盖有分公司

公章的分公司的营业执照副本复印件，也须提供盖有该分公司所属总公司公章的企业法人营业执照副本复印件。此外，还需提供对方签约代表的身份证复印件。

（2）所签合同为工程类合同的，需提供盖有对方单位公章的有效的资质证书复印件；对方为分公司的，须提供盖有该分公司及该分公司所属总公司公章的总公司的资质证书复印件。如对方系广州市外单位，还须提供盖有其公章的其在广州市建委的备案证明复印件。

（3）对方为自然人的，须提供其居民身份证复印件。

立项部门收受上述资料复印件时应核验原件。

2、价格资料，包括报价单及其他相关询价资料，凡属合作单位提供的资料均须加盖合作单位的公章；合同价格属于经集团公司相关部门对数的，对数人及部门负责人应在价格表上签字并注明日期。

3、合同涉及到的相关图纸及技术资料，必须由相关部门签字及盖章后一并报批。

4、定标资料。

5、需相关部门对合同中技术性条款审核确认的，必须由相关部门领导签字认可。

立项部门报批合同时所附上述合同的相关资料不齐全的，由立项部门补齐后再随合同一并报审。

第二十八条审查合同的总金额、标的单价、质量及标准、违约责任等主要内容，是否从公司利益和实际情况出发，是否遵循最大限度降低公司成本及维护公司利益的原则。

合同价超出管理中心合同管理部或其他部门最后落实价格5%以上的，管理中心合同管理部有权否决该合同价。

考核：管理中心合同管理部对合同标的价格把关不严，致使合同价超出公司其他部门最后落实价格5%以上时，扣罚部门负责人15元。

第二十九条合同条款的审核包括本制度第四章所列的全部合同主要内容。

考核：管理中心合同管理部在合同审核中对本节须审核的合同内容每漏审一项，扣罚部门负责人15元。

第三十条管理中心合同管理部对合同审核后，如合同条款完备，内容具体明确，权利义务清楚，价款或报酬合理，合同的立项、报批等程序正确，合同的相关资料经形式审查齐全合格，由审核人员、经理及管理中心总经理分别签署意见，加盖“合同条款已审核”骑缝章后将合同逐级报审。

第三十一条管理中心合同管理部在合同审核中，如对合同内容有异议，应及时与合同立项部门进行沟通、协调。经协调取得一致意见后，形成正式合同文本并逐级报审；如达不成一致意见，管理中心合同管理部则在合同审批表上签署建议后逐级报审。

合同立项部门及审核部门有关人员在合同审批表上所签署的时间须精确到分钟。

标的额不足人民币30万元的合同，报集团公司总裁审批；标的额为人民币30万元以上（含30万元）的合同，须报集团公司董事局主席审批。

考核：管理中心合同管理部违反本条规定的各项要求的，每发生一次，扣罚部门负责人15元。

第三十二条管理中心合同管理部接到各部门送交的合同文本后，应在三个工作日内完成审核工作（公司有特殊工作安排除外）。

考核：管理中心合同管理部未按本制度规定时限将报审合同审核完毕，每延迟一天，扣罚部门负责人15元。

第三十三条集团公司领导审批同意后，经印鉴室负责加盖公司公章、骑缝章，由管理中心合同管理部按《合同分类、编号管理细则》（见附件四）的规定分类编号后下发。

集团公司领导不批准的合同文本，由管理中心合同管理部退回立项部门，立项部门根据领导批示进行处理。

考核：经集团公司领导审阅并批准的合同文书，管理中心合同管理部未及时负责签字盖章、下发，每份合同扣罚部门负责人15元。

印鉴室加盖公章错误的，每错误加盖一次扣罚印鉴室负责人15元。

第二节商品房买卖合同的审核、报批及下发

第三十四条商品房买卖合同一律参照广州市国土局房管局制定的且经我司根据实际情况确定

的统一合同范本,并在每期楼宇发售前重新审定一次。

第三十五条在每期楼宇发售前二十天，由销售部组织相关部门对该期楼宇认购书、商品房买卖合同范本及装修标准、房屋平面图等相关资料根据本期工程实际情况进行讨论、修改、补充、完善，并将完善后的商品房买卖合同范本、审批表报管理中心合同管理部，由管理中心合同管理部审核后逐级报审。

考核：销售部未在每期楼盘发售前20日将该期楼盘的商品房买卖合同范本报管理中心合同管理部的，扣罚部门负责人15元。

第三十六条经领导批准的商品房买卖合同范本，作为该期楼宇商品房买卖合同的审核依据。销售部负责按照经批准后的商品房买卖合同范本中须填写的内容刻制条形章，对商品房买卖合同填写部分采用加盖条形章的形式填写。

第三十七条销售部根据实际销售情况，以商品房买卖合同范本为依据与客户就商品房买卖合同进行谈判、协商并填写相关内容。如商品房买卖合同内容填写错误须更正，必须加盖校对章并由客户签名确认。

第三十八条商品房买卖合同内容填写后，由销售部填写商品房买卖合同审批表（见附件五）。

考核：销售部在报送合同时，审批表内容与所报合同不符的，扣罚销售部负责人15元。

第三十九条销售部将填写完的商品房买卖合同、审批表(《商品房买卖合同特殊条款附表》)及有关资料一并报送集团公司财务部进行审核。财务部负责对商品房买卖合同的面积、计价方式与价款、付款方式及期限、装修标准进行审核，经审核无误后，由审核人员、财务部负责人在商品房买卖

合同审批表相应位置签署意见。

考核：销售部在报送合同时，未附送《商品房买卖合同特殊条款附表》的，扣罚部门负责人15元。合同内容填写错误、漏项、合同附带的相关资料不合格，对合同内容涂改未加盖校对章或客户未签字确认的，每项扣罚部门负责人15元。

财务部在审核商品房买卖合同时，对合同面积、计价方式与价款、付款方式及期限、装修标准审核出现错误，每项扣罚部门负责人15元。

第四十条财务部签署意见后，由销售部将商品房买卖合同、审批表及《商品房买卖合同特殊条款附表》报送管理中心合同管理部进行审核。管理中心合同管理部负责对财务部审核内容以外的商品房买卖合同内容包括随合同附带的相关资料（包括商品房买受人及其委托的代理人的有关身份证件复印件、经公证的授权委托书原件、监护关系证明原件等资料。买受人为持外籍护照的，须提交经公证机关翻译成中文的护照、授权委托书、我国驻外国使、领馆认证书译本原件）进行审核，如无异议，在审批表上签署意见，由销售部报送印鉴室加盖公章。

考核：管理中心合同管理部在审核商品房买卖合同时，对本条规定的内容审核出现错误，每项扣罚部门负责人15元。

第四十一条管理中心合同管理部如对商品房买卖合同有异议，应立即与销售部进行协商，意见不一致时由销售部逐级报批。

第四十二条销售部应定期收集带有普遍性的客户提出的与集团公司商品房买卖合同范本有出入的合同条款，条款不违反公司总的原则，经与管理中心合同管理部协商一致，在商品房买卖合同范本的基础上进行修改、补充、完善，并将完善后的商品房买卖合同范本、审批表报管理中心合同管理部，由管理中心合同管理部审核后逐级报审。

未经上述程序的不得修改和增减原商品房买卖合同条款。

考核：销售部未经本条规定的程序修改和增减商品房买卖合同条款的，每发生一次扣罚部门负责人15元。

第四十三条商品房买卖合同的解除，由销售部草拟解除协议，填写商品房买卖合同审批表，经集团公司财务部对付款情况进行审核后将该协议、审批表及有关材料报管理中心合同管理部，由管理中心合同管理部审核后逐级报审。

第四十四条印鉴室加盖公章时，必须对每份商品房买卖合同与审批表所列编号进行核对，并按管理中心合同管理部签署的意见对商品房买卖合同加盖公章。

考核：印鉴室加盖公章错误的，每错误加盖一次扣罚印鉴室负责人15元。

第四十五条销售部负责对盖章后的商品房买卖合同进行保存。

考核：销售部因保管不善造成合同丢失，每丢失一份合同扣罚部门负责人15元。

第六章工程施工合同交底

第四十六条工程施工合同交底的责任部门为招标中心，接受交底的部门为工程部。

主体工程施工合同及标的额为50万元以上（含50万元）的工程施工合同，招标中心必须于合同下发后二日内向工程部交底完毕。

其它工程施工合同，工程部经理、项目负责人及有关工程师对合同的有关内容不明了的，应于合同下发三天内主动联系招标中心要求给予解答。对工程部提出的问题，招标中心应当当即给予解答。

工程部发现合同存在问题或对合同提出意见、建议的，应及时向招标中心、管理中心合同管理部提出，招标中心、管理中心合同管理部及时进行处理，以提高合同质量。必要时三方可召开会议进行通报和协商。

考核：招标中心未按本条规定的时间就工程合同进行交底的，每延迟一日，扣罚部门负责人15元。

第七章合同文本的管理

第四十七条合同文本的管理适用集团公司档案管理的有关规定。

第四十八条所有合同原件壹式肆份，双方当事人各执贰份（特殊要求除外）。

第四十九条各部门的书面合同文本须在双方签字盖章后由管理中心合同管理部将其中两份原件交档案室存档，并由档案管理员负责转交财务部一份原件；另两份原件由管理中心合同管理部转交合同立项部门，由合同立项部门负责交给合同对方。

第五十条管理中心合同管理部、相关部门根据需要保留合同复印件。合同复印件的保管适用集团公司档案管理的有关规定。

第八章附则

第五十一条本制度2005年3月8日制订，自2005年4月1日起施行，原《合同管理办法》同时废止。

附件一：廉洁条款（范本一）

工程类合同补充廉洁条款的具体做法

工程类合同（包括勘察、设计、施工等工程类合同）按如下办法补充廉洁条款：

1、在“甲方责任”项下增加一点，增加内容为：“严禁甲方人员以任何方式明、暗示乙方请吃、请喝、收受乙方礼金、礼品或接受乙方提供的其他私人便利或利益。”

2、在“乙方责任”项下增加一点，增加内容为：“严禁乙方以任何方式向甲方人员提供私人便利、行贿或进行非正常商务宴请。如果出现乙方在履约过程进行私下请吃、向甲方人员提供私人便利、行贿等一切非正常的经济活动，一经查实，甲方有权单方终止合同，且乙方须承担由此导致的工期延误、退场损失等一切经济后果，甲乙双方此前签署的关于顺延工期、增加价款的签证均告无效，行为严重者，甲方保留追究法律责任的权利；如果乙方事后主动积极向甲方陈述事实，或乙方有证据显示以上行为为甲方人员施压的不得已行为，则乙方仍保留与上述行为相关的合同的权利和义务。”

附件二：廉洁条款（范本二）

非工程类合同补充廉洁条款的具体做法

非工程类合同（包括购销、租赁、广告等工程类以外的合同）按如下办法补充廉洁条款：

在合同中增加一条，标题为“其他约定”，将以下内容纳入到该条中（如原合同中已有标题为“其他约定”条款的，将以下内容直接纳入该条中）：

1、严禁甲方人员以任何方式明、暗示乙方请吃、请喝、收受乙方礼金、礼品或接受乙方提供的其他私人便利或利益。

2、严禁乙方以任何方式向甲方人员提供私人便利、行贿或进行非正常商务宴请。

3、如果出现乙方在履约过程进行私下请吃、向甲方人员提供私人便利、行贿等一切非正常的经济活动，一经查实，甲方有权单方解除合同，因解除相关合同给甲方造成损失的，由乙方承担赔偿责任；同时，乙方如有违约，仍须承担违约责任。乙方的上述行为严重的，甲方保留追究法律责任的权利；如果乙方事后主动积极向甲方陈述事实，或乙方有证据显示以上行为为甲方人员施压的不得已行为，则乙方仍保留与上述行为相关的合同的权利和义务。

附件三： XX集团合同审批表

填报部门：填报人：填报日期：编号：

附件四：

合同分类、编号管理细则

一、为加强合同文本管理，根据集团公司档案室档案管理办法制定本细则。

二、集团公司各部门的合同由管理中心合同管理部负责统一分类编号。

三、根据合同标的不同，将合同分为以下七类（括号内为简称）：

1、建设工程施工合同（工）；

2、建设工程设计合同（设）；

3、材料和设备购销（买卖）合同（材）；

4、广告业务合同（广）；

5、商品房买卖合同（契）；

6、其他合同（它）。

四、完整的合同编号共由三部分组成——“合同类型+[编号代码]+序号”：

1、合同类型：恒（集、房、通、俊、新、鸿）+合同类型简称+“合字”+年字；

注：集：代表广州XX实业集团有限公司

房：代表广州市XX房地产开发有限公司

通：代表广州XXX房地产实业有限公司

俊：代表广州市XXXX房地产开发有限公司

新：代表佛山市XXX建房地产发展有限公司

鸿：代表广州市XXX房地产开发有限公司

2、编号代码：按照XX集团档案室分类表，具体规定见《合同编号代码表》；

3、序号：从2001年4月1日起，依照合同分类，将第1、2、3、

4、6类合同按照签订顺序统一编排序号，第5类合同另行编排序号。

例如：广州市XX房地产开发有限公司签订的XX花园A区工程主体施工合同编号：“X房工合字01[0.1]001号”。

合同编号代码表

附件五：

商品房买卖合同审批表