个人知识系统优化问题

个人知识优化管理

摘要：尽管我们每天面临的信息越来越多，信息过载与信息噪音越来越严重，但只要我们能充分利用个人知识管理技能，借助有效的个人知识管理软件相信战胜海量信息不再是困难。本文在调查分析现有研究成果基础上，概述了个人知识管理的定义和分类，重点介绍了个人知识管理的七项基本技能，及对个人知识管理技能及工具（软件）方面的完善提出了建议。关键词：研究生；个人知识；技能；系统优化；管理

一、对个人知识管理的理解

知识管理(Knowledge Management)是对知识的识别、获取、开发、共享、更新、利用和创新的过程。个人知识管理则是通过一定的手段和载体分门别类管理，整合自身信息资源，构筑自身知识体系，提高个人专业知识的创新能力和核心竞争力的过程。个人知识管理以信息技术为媒介，以个人知识开发和创新为基础，坚持知识学习为动力，采用知识交流途径，以提升知识创新能力为目的，深入地挖掘个人需要的各种知识，将隐性知识最大化地显性化，同时吸收外界的显性知识进入自己的知识体系，创新出新知识。从而为个人的创新能力和今后的事业打下坚实的基础，为实现个人价值和可持续发展奠定条件。在知识经济时代，大学生为了提高自身的专业素养、专业技能和竞争能力，应充分认识个人知识管理的重要性和可行性，采取切实可行的具体步骤，实施有效的个人知识管理。

二、个人知识管理的技巧

Dorsey教授指出PKM在实际操作过程中，涉及创建、分类、索引、检索（搜索）、分发以及重新使用某项知识的价值评估。其中，七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的，可以概括为：检索信息的技巧；评估信息的技巧；组织信息的技巧；分析信息的技巧；表达信息的技巧；保证信息安全的技巧和信息协同的技巧。

1、检索信息的技巧

检索信息时，首先要确定个人的信息需求和信息来源，选择合适的信息检索技巧方法。在个人知识管理中，检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧，也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。为充分掌握检索信息的技巧，个人有必要对搜索的概念、、搜索的技能等充分的掌握。

2、评估信息的技巧

这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量，而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的相关程度。个人并不必去了解计算机评估信息的机理，评估主要从可信度、准确度、合理性及相关支持等方面来进行。可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据、元信息等来判定。准确度可从时间界限、综合全面性、信息面向的对象及其使用目的、合理性等方面来确定。相关支持则是指信息文本的索引目录、参考文献等。

3、组织信息的技巧

组织信息，需要过滤无用和相关度不大的信息资源，有效地存储信息，建立信息之间的联系，方便以后的查找和使用。有效组织信息的原则是：无论环境怎样，组织起来的信息应

该便于有效的利用。这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。在手工操作的环境中，我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。在现代的高科技环境中，我们用电子文档、数据库和网页，或者用专门的知识管理软件来组织信息

4、分析信息的技巧

分析信息就必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。常用的分析信息的方法是建立和应用模型，通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格、统计软件、数据挖掘软件等提供了分析信息的方法，但在建立各种分析软件的模型的工作中，人还是最重要的。

5、表达信息的技巧

通过表达信息，可以实现隐性知识向显性知识的转化。个人知识在交流、共享中得到升华。信息的表达，无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本，大部分的工作应该围绕如何让他人理解、记住、能与自己的互动上。

6、保证信息的安全

虽然保证信息安全的技巧与个人知识管理中其它的六种技巧有所不同，但这并不表明保证信息的安全就不重要。保证信息的安全涉及到开发与应用各种保证信息的秘密、质量和安全存储的方法和技巧。常用到的密码管理、备份、档案管理都是保证信息安全常用的方法。

7、信息协同的技巧

信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。如通过小组或团队的形式组织学生进行学习，教师与学生、学生与学生在讨论与交流的基础上对一些要解决的问题进行协同工作，交流和共享彼此的观点和知识。有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具，而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容。

以上七种知识管理方法，实际上是处理日常工作中“知识维度”的一系列连续的动作和操作，并可以根据需要相互结合，选择使用。例如，你可能是在对信息进行评估后才发现仍然需要检索一些信息。

瑞士Open Connect AG公司的知识管理主管Hyams教授认为，除了以上七项外，个人知识管理的内容还应该包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能，具体指：时间控制；工作空间舒适度；快速阅读、备注和研究；备案和文档管理；信息设计（哪些信息有用，哪些信息无用）；有目的的写作；知识/信息处理设施（通常指PC 等IT设备）；知识信息过滤技能。

三、进行自我知识管理的途径

1、提升个人知识管理的意识，改变惰性心理

学习的最好动机，乃是对所学知识本身的兴趣。我们大学生应当重视培养知识管理的强烈愿望，有意识地学习知识管理的技巧，紧跟信息技术发展脚步。摒弃那种只顾着学，懒于对知识进行构建、整理、加工、分享、应用和创新的陈旧思维，要勤于在知识管理中培养新见解、新思维、新方法、不断开发智力资源，提升自身素质。

个人知识管理本身就是一种主观能动性的体现过程，在信息技术环境下，利用Word、E-mail、个人门户网站、博客、QQ等常用软件进行个人知识管理，可以激发我们的学习兴趣提高知识管理意识，优化学习效果。

2、信息获取

2.1 对自身信息需求的分析

现代社会是知识海洋,有针对性地选择知识是完全有必要的。作为个人知识管理的起点，大学生可以依据学习目标和学习任务，对个人在工作和学习中所需要掌握的知识资源进行具体的分析，以确定相关知识的专业分类和每个知识类别下的知识要素类型。一般情况下，大