建设工程电子文件和电子档案归档技术要求

建设工程电子文件和电子档案归档技术要求

This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020

附件1：

建设工程电子文件和电子档案归档技术要求

一、基本规定

1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。

2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：

1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。

2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；

3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总；

4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。

3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。

4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。

5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。

6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。

二、建设工程电子文件形成和归档要求

1、建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效，其内容必须与工程实际相符合，编制内容及深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准、规程。

2、电子文件形成单位给建设工程电子文件的命名时，应体现电子文件的内容及特征，保证工程电子文件在生成后和积累过程中不被非正常修改、获取和删除。

3、电子文件有对应纸质文件时，应建立文件的关联，建设电子文件与对应纸质文件的内容和相关信息应保持一致，以满足电子文件管理和应用要求。

4、在建设电子文件形成阶段，对涉密文件的管理和转移应遵守相关法规及保密工作的具体规定。

5、建设电子文件的保存和归档格式应采用下表所列格式。进行格式转换时，应确认转换后的文件与原文件在内容和呈现方式上的一致。

建设电子文件归档格式

6、对建设工程电子文件应进行固化处理，保证其在全程管理过程中的真实、完整、有效。

7、元数据以及其它相关信息，应按建设电子档案的要求及时记录。建设工程电子文件归档时，其元数据必须一并归档。

8、建设工程电子文件归档时应附加有法律效力的电子签章，保证其凭证作用。

9、建设工程电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式。

1）采用在线归档，应确保归档电子文件传输安全有效。

2）采用离线归档，应准确、完整地捕获采集电子文件的元数据和背景信息。

10、建设工程文件材料扫描质量应符合下列要求：

1）文件选用JPEG格式。分辨率一般不低于200DPI；

2）图像清晰、完整，无偏斜、失真；

3）扫描图像的排列顺序应按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序，与档案原件一致，分别建立相应的目录结构。

11、对建设电子文件归档检验，应符合以下要求：

1）电子文件的存储格式和存储介质，符合本“归档技术要求”规定；

2）电子文件数据完整、内容准确，编目及着录规范，电子文件与其他载体档案一致、并建立了关联；

3）存储载体外观完好、整洁无损，无计算机病毒；

4）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，即硬件环境的有效性，软件环境的有效性及元数据、说明资料等齐全。

5）电子文件须确定密级，对涉及国家秘密的电子文件，按照有关规定进行专门审核，使用专用保密存储介质存储，对需要变更密级和解密的文件，须更新密级和明确文件解密日期。

三、建设电子档案移交和接收要求

1、办理建设电子档案移交与接收，可采用在线或离线两种方式进行。属于国家秘密的电子档案须按保密要求办理移交手续。

2、电子档案移交前，移交单位应对准备移交的电子档案载体及其技术环境进行检验，合格后方可进行交接。

3、城建档案馆（室）在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。检验不合格的，应退回移交单位重新制作，并再次检验。

4、接收和移交建设工程电子档案必须办理交接手续，交接手续应符合下列规定：

1）移交单位应提交档案移交目录，交接双方根据档案移交目录进行核对，核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章；

2）档案移交和接收证明书、档案移交目录一式两份，一份由移交单位保存、一份由接收单位保存。