办公软件实际操作与应用

第一部分办公软件操作与应用

一、高效应用办公软件

1.正确认识办公软件；

2.注意掌握贴近实践的办公软件技能；

3.了解新功能，提高工作效率。

（一）Office办公软件组件

熟练掌握办公软件，有利于提高各种文档、报表和报告处理能力。

尤其是几种常用办公软件的综合应用，更加能够大大提高财会人员的工作效率。

比如工资单的处理和发放、财务报告的编制与分析、大数据的动态分析等等。

（二）Office的学习方法

在学习Office办公软件过程中，一定要注意以软件应用过程为导向的学习方法。

一味地死记硬背，不仅仅学习非常辛苦，而且容易遗忘；更主要的是：一旦软件版本升级，又需要从头学习。

二、高效办公必须懂的Office十八般武艺

Office的功能很多，不同的组件又有许多特有的功能。首先我们从Word、Excel、PowerPoint 共有的功能说起。

下面和大家介绍十八个知识和技巧，从文件管理、文字处理到图像设置，帮助大家快速提高日常工作效率。

（一）Office文件管理

在Office中，对于文件的管理，比如文档的新建、打开、保存、另存为以及打印、发布等相关操作，通过软件界面左上角带Office图标的圆形按钮可以轻松实现。

常见快捷方式

案例演示1：文件的加密

在文档管理工作中，有一些重要的、私密的数据，需要通过文件的加密，来防止信息的泄露和无关人员的修改。Office 2007 可以通过文件加密，限制文件的阅读和修改。

步骤：Office →另存为→工具→常规选项

案例演示2：文件的打印

在打印窗口，不仅仅能够设置打印机、打印范围和打印内容等等；还可以通过打印机属性，设置打印方式和打印质量；通过打印预览查看打印效果。

步骤：Office →打印

（二）Office选项

通过点击Office按钮可以选择设置系统选项。

包括软件的界面显示、作者标注、内容校对、保存方式、信任中心以及高级设置。

案例演示：将报表中零值显示为空

（三）最近使用的文档

点击Office按钮，可以通过右侧“最近使用的文档”，轻松打开最近打开过的文档。更重要的是，可以通过文档名称右侧的“图钉”按钮，设置文档的固定。从而实现常用文档的快捷访问。

（四）工具命令轻松访问

在学习一个陌生的软件，或者遇到一个新的版本的软件时，初学者很头疼的一件事，就是找不到相应的命令或者菜单。

在Office 2007以后的版本中，通过自定义快速访问工具栏可以帮我们解决这个问题。

通过自定义快速访问工具栏，将Office办公软件中的任意命令，添加到最显眼的位置，方便用

户进行功能操作。

案例演示：添加功能命令到快速访问工具栏

步骤：三角形按钮→其他命令→所有命令

（五）快速掌握某项功能

在新手使用办公软件的过程中，对于一个陌生的命令或者按钮，我们很难知道这个命令究竟是用来做什么的。

但是在Office 2007中，通过移动鼠标至该按钮上方，停留片刻，系统就会通过浮动窗口，自动显示该按钮的功能说明。

案例演示：快速掌握流程图的绘制

（六）文字处理

无论Word、Excel还是PowerPoint，都涉及文字的处理。主要包括字体、字号、颜色、上下标等等。

通过“开始”功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。

点击字体栏目下方箭头，可以弹出“字体”设置窗口。

需要注意的是中西文的不同字体设置和上下标、着重号。

（七）段落设置

段落设置主要需要注意的是行距和缩进。

通过“开始”功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。

缩进包括首行缩进和悬挂缩进；

行距可以通过下拉菜单和设置值自由设定。

（八）同步查看文档，审校核对很方便

对于不同版本的文档要比较异同，或者财务工作中的表表比对，审校核查不同数据，Office 2007在“视图”功能区中提供了“并排查看”功能，方便文档的对比、校对、核查。

案例演示：并排查看与同步滚动

步骤：视图→并排查看（同比一个文档，新建窗口）

（九）状态栏统计信息更方便

在Office 2007中，状态栏的作用更加明显。不仅仅页码、字数等文档状态信息，更可以统计选中区域的页码、字数或者数据汇总信息。

例如在Excel 2007中，利用状态栏显示单元格区域数据的汇总

如果在Word 2007中，统计的是页数和字数。

（十）公式和运算符号输入更加方便

在整理报告、方案或者论文的过程中，常常需要我们输入一些特殊的数学符号，例如根式、幂函数或者微积分的式子。

在Office 2007中，我们可以利用“Microsoft 公式 3.0”的模板功能，实现特殊公式和符号的输入。

Microsoft 公式 3.0 囊括了高等数学中各种常见的符号。

步骤：插入→对象→Microsoft 公式3.0

案例演示：如何输入复杂的公式

（十一）轻松设计文档插图

在文档和报表设计过程中，有时候我们需要通过插入图片来对内容进行展示和说明。

通过“插入”功能选项卡中的“图片”按钮，用户可以插入JPG、PNG、BMP等各种常见类型的图片。

步骤：插入→图片→图片工具

选中图片后，功能区显示图片工具。用户可以根据需要调整大小、亮度、对比度、压缩图片和艺术效果。

案例演示：如何设置图像，并进行图文的排版

（十二）巧用图形让内容更直观

在Office 2007中，软件新增加了很多图形和符号，使用这些图形和符号，用户可以像专业的制图软件一样，设计示意图和流程图变得异常简单。

Office 图形分类

案例演示：如何快速绘制流程图和公司行政构架图

（十三）艺术字让文字不再枯燥

在Office 2007和以后的版本中，通过绘图工具中的“快速样式”和“形状样式”，艺术字设计更加简单、自然，用户可以自由配置颜色和设计三维立体效果。

步骤：插入→艺术字→绘图工具

案例演示：设置艺术字

（十四）灵活的数据分析

借助Office的图表工具，可以灵活地将文字和数据形象化，帮助阅读者快速掌握内容信息。

图表类型

常见图表总共有11大类，而每个大类又分为若干小的类别。

绘制图表

在Word、Excel、PowerPoint中都可以插入图表。但是由于在Word、PowerPoint中插入图表后，最终还是在Excel调用数据设计报表。因此，建议大家通常情况下，还是在Excel中设计好数据报表后，再绘制图表，最后将绘制好的图表拷贝到文档中即可。

步骤：插入→图表→选择相应类型图表

绘制图表

各种图表的设计，根据不同的数据分析目的，操作步骤也有所不同。由于相关过程比较复杂，我们在后面讲解Excel的内容，再和大家详细讲解。

（十五）使用超链接为不同内容建立关联关系

超链接，也就是内容链接，在本质上属于一个内容的一部分，通过点击链接内容，允许我们同

其他文件、网页、电子邮箱之间进行连接。

超链接既可以建立在文字中，也可以建立在形状或者图像之上。

步骤：选中对象→点击鼠标右键→超链接

链接指向

需要注意的是：

·如果指向原有文件或网页，可以通过“书签”指向文档的具体位置；

·如果链接指向本文档中的位置，用户可以自由设置链接指向的标题、单元格或者幻灯片页面。

案例演示：为文字设置超链接

（十六）文档的自动保存

为了避免日常工作中非正常原因导致数据丢失（比如死机或者断电），通过文档的自动保存功能可以帮助用户找回丢失的数据。

步骤：Office按钮→选项→保存

注意保存选项设置

（十七）文档的自动修复

当文件因为各种原因遭受破坏的时候（例如感染病毒或者硬盘老化），通过Office的自动修复功能，可以进行文件的修复，将其重要数据信息挽救回来。

步骤：Office按钮→打开→三角形按钮→打开并修复

以Excel为例

注意修复和提取数据的区别

前者是将文件尽可能的修好；

后者是在文件不能修复时，将重要数据恢复出来。

（十八）文档的定稿

在完成的文件的编写整理工作之后，如果我们需要定稿，表明文档整理工作已经完成，其他人只能阅读不能修改，可以将文档标记为最终状态。

步骤：Office按钮→准备→标记为最终状态

撤销定稿

在已经定稿的情况下，再次点击“标记为最终状态”，即可撤销定稿

本章小结

前面和大家分享的十八个重要知识和技巧，都是Office 2007共有的特性。

希望大家能够通过关键词和案例演示快速掌握，并应用到日常工作中，从而提高自身工作效率。