应收账款管理与权责发生制

应收账款管理与权责发生制

【摘要】一般关于应收账款管理的重点，主要是强调企业如何根据经营情况和客户信誉情况制定合理的信用政策。本文则另劈蹊径，将应收账款与权责发生制结合起来，根据现实业务中使用较多的分期付款情况，将应收账款划分为财务应收和业务应收，利用ERP系统对业务应收进行实时在线管理，通过业务员与客户的确认和再确认，最终实现财务应收的降低，从而加强了企业应收账款的有效管理。

【关键词】应收账款管理财务应收业务应收

应收账款，是企业因销售商品、提供劳务等业务应向购买方、接受劳务的单位或个人收取的款项。形成应收账款的直接原因是赊销，面对日益激烈的市场竞争，为了扩大销售收入，开拓并占领市场，大多数企业不得不按照买方要求的付款方式签约，所以随着业务的增加，应收账款数额也不断增加。财务会计规定，应收账款的入账时间应以销售收入的确认时间为依据。然而现实的情况是，销售收入确认的时间与销售合同上描述的应收款到期时间总是存在差异，一般买方很少在交货后一次性将全部款项支付给销售单位，尤其是对包含硬件供货、工程服务及现场调试在内的混合销售行为。

应收账款管理主要是基于财务报表上的应收账款余额进行的，但是在日常业务中，财务报表上的应收账款所反映的情况并不全面，其中按照合同约定到期的预收款、发货前款、发货后未开票的验收后款和调试后款很少在财务账簿上显示，另外，财务账面上所记录的应收账款很难区分是否到期，因此业务员基本上无法根据财务的应收账款数据督促客户。

权责发生制（accrual basis）亦称应计基础，是指取得收到现金的权利或支付现金的责任权责的发生为标志来确认本期收入和费用及债权和债务。根据权责发生制原则，企业取得应收账款的权利时即应该确认相应的债权，也就是说即企业与买方签订合同后，就取得了对预付款的应收权利，当企业完成合同中约定相关产品的生产任务后同时就取得了对发货前款的应收权利。但是，从收入的角度来讲，产品本身的所有权尚未转移，企业没有开立发票不能确认收入。

1.财务应收账款与业务应收的区别

会计上应收账款是以销售收入确认的时间为依据，在确认收入的同时确认相应的应收债权。企业会计准则中规定，销售商品的收入应该同时满足以下条件，才能予以确认。一是企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购买方；二是企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也不再对售出商品实施有效控制；三是收入的金额能够可靠地计量；四

是相关的经济利益很可能流入企业；五是相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。

企业只有符合以上5个条件才能确认收入，实务操作中主要是把握有买方的书面确认和已经向买方开立了增值税发票即确认收入。这样根据收入确认的应收账款在管理上就存在两种困境：首先是对于应该作为企业应收款进行管理的按照合同进度应收买方的预付款、发货前款，这些款项在财务上不具备开立发票和确认收入的要求，一般会被疏于管理；另外一种困境是：财务上开立了增值税发票，确认相应的收入为对客户的应收账款。但是通过与合同上约定的支付条件进行比较，我们会发现，并不能完全按照开票金额计算账龄和管理应收账款。然而从财务角度来看，既然向客户开立了全额增税发票，就应该从客户那里收到全部金额，

为了能够帮助企业走出应收账款的管理困境，我们另外定义了业务应收，以区别于财务上的应收账款。即在合同生效后，按照合同书上所描述的应收金额和到期时间，分别将每笔款项作为业务应收进行管理，之后再随着合同的执行进度对这些业务应收的到期时间进行随时更新。以本人所在的单位为例，有超过80%以上的销售合同与买方约定的付款方式为非一次性全额收款，根据经验，我们将业务应收分为预收款、发货前款、验收后款、调试后款和质量保证金五个类别。

业务应收更好地体现了权责发生制原则，事先按照到期时间进行确认，将到期和未到期的应收分别管理；而财务应收则侧重于收入实现后根据发票确认的全额应收款项记录。从现实角度来看，业务应收能够更真实地反映企业的应收账款情况，有利于企业督促买方按照合同履行支付义务。当然如果要把业务应收纳入财务范围，则可以在确认业务应收的时候，将相应的金额暂列为主营业务收入下的“待实现收入”，这对现行会计准则是一个很大的挑战，也会是将来的一个新课题。

2.利用ERP系统管理业务应收

业务应收管理的基础是在合同签订后即根据合同所描述的支付条件和支付日期确认应收款。业务应收的确认有利于企业按照应收类别进行管理，同时要求企业实时更新应收款的到期日，对应收款的到期进行了准确的控制和管理。合同在执行过程中，由于买方或卖方的要求或其他不可预见的原因，会使一些与合同相关的里程碑事件发生变更，同时也对业务应收的到期日会产生影响，因此需要在日常管理中对业务应收的到期日进行随时修正。

通过ERP系统进行业务应收的管理，对于财务模块下的应收模块需要进行改进，参照用友ERP-U8系统中的应收模块和合同管理模块，首先需要在合同管理模块中建立合同档案，然后根据合同条款录入合同的收款计划，其中包括预计收款日期、收款比例、收款金额、结

算方式和收款条件。由于结算方式不作为应收管理的重点，我们在新系统中将其更改为收款类别，即分为预收款、发货前款、验收后款、调试后款和质量保证金。收款计划中的每一条记录将自动生成一个收款计划单。系统设计某一笔应收款在没有核销前可以无条件进行修正，一旦有部分核销或整体核销后，则必须先取消核销才能修正，但是修正后必须再次执行核销。财务上将收款计划单作为Debit Note，视同形式发票进行管理。

收款计划录入系统后即标志者已经进入企业的应收款管理程序，每天由业务部门派专人在系统中抽取到期应收的业务单，并通过Email发给相关的业务员。由业务员分别与客户进行沟通和确认，如果因为合同双方之间的其他问题变更了合同的交货期，则由业务员提供证据后才能修改业务应收单。

当财务部门实际收到客户的回款后，在系统中手工录入一个收款单，通过ERP系统设置自动核销，核销时由系统自动搜索待核销单据，按照收款单上的客户名称和合同编码自动匹配核销，其中的应收款类别按照预计收款日期到期的顺序优先核销。

在统计分析过程中，经过核销的应收单集中反映了未收回款项，可通过报表查询到期应收款，也可按照部门、业务员分析到期应收款。对于未到期的应收账款数据可以清楚地看作是预计未来的现金流入。

3.总结

通过建立业务应收管理，强化了企业应收账款的日常监督和管理，同时使应收账款的管理实现动态分析管理，决策层可以及时掌握应收账款的情况，便于采取不同的收账政策。另外，也使企业对未来预计现金流入的估计更加可靠和准确。