会议操作指引

会务管理操作指引

一、会议类型（现有）及召开方式

1、集团本部周例会。即是集团经营班子执行小组会议，其议程主要分为总裁办公室通报各督办事项完成情况、各部门提交会议重点讨论的事项。

集团本部周例会会议制度请参照祥控例会字[2012]1号文件执行。

参会人员：经营班子执行小组成员、各职能部门负责人、会议记录人员、祥源报编辑

会场布置：电脑、投影仪。不需要其他布置。

2、行政、人力资源等管理工作联席会议。

参会人员范围：集团及各成员企业行政、人力资源等管理工作部门负责人，或者相关工作骨干人员。

召开方式：原则上，行政、人力资源等管理工作联席会议为季度工作例会，每年度召开四次。

每次会议应提前10天左右下发会议通知和议程安排，各参会人员应根据会议通知要求，提前准备汇报材料，并积极参与会议讨论，提出合理化建议。会议结束后三日内，完成会议纪要的整理并下发。（文号：“集办会字”）

会场布置：电脑、投影仪、矿泉水、水果、横幅、摄像、会议背景ppt、会议背景音乐。外地参会人员可根据具体情况考虑会后是否安排餐饮。

3、第一季度、第三季度董事长办公会议，年中工作总结报告会、年度经营工作会议。

董事长办公会议原则上每季度召开一次，第二季度和第四季度会议召开时间与半年度会议和年度会议召开时间相同，所以第二季度和年中工作总结报告会合并召开、第四季度和年度经营工作会议合并召开。

会议分为各成员企业分会和全集团大会。

各成员企业分会参会人员：集团经营班子成员、中层（含）以上管理人员，各成员企业中层（含）以上管理人员，全体财务人员。（特殊情况除外）

全集团大会参会人员：集团董事会成员、监事会成员、集团经营班子成员、集团本部全体员工（含集团外派人员）、各成员企业中层（含）以上管理人员、集团全体财务人员、集团全体通讯员、地产集团职能中心及安徽交建机关主管级人员。（特殊情况除外）具体参会人员范围可根据实际情况有所调整，但应明确表达范围。

会场布置：会议材料制作及分发、横幅、会议桌鲜花、席卡、录音笔、摄像、电脑、投影仪、麦克风、会议背景ppt、会议背景音乐、演示笔、座位调整、矿泉水摆放、会议桌茶水服务（原则上为红茶）。其中，年中工作总结报告会和年度经营工作会议的全集团大会需要安排现场速记人员，由祥源报人员负责落实。

会议纪要的整理及下发（文号：“祥控集会字”）。

会议整体材料梳理及装订归档。

若季度董事长办公会议分别与各成员企业季度工作会议合并召开专题讨论会，则每个成员企业专题会议后都应形成专题会议纪要（文号“祥控集会字”），并形成整体的季度会议资料合订本，留存总裁办公室。

4、其他专题研讨会。

专题研讨会一般参会人员为集团高层领导及成员企业经营班子部分成员，涉及参会人员应逐个落实。

选择符合会议主题的会议场所，注重会议召开环境及氛围营造。

会场布置：水果、点心、茶水、餐饮、电脑、投影仪、录音笔、演示笔、白板（含白板笔和白板擦）、会议材料、会议温馨提示、笔、信纸，不需要横幅及席卡，需要安排记录人员。

5、股东会、董事会、监事会。

会议参会成员为集团股东、董事、监事、经营班子成员，应慎重选择会议召开场所和会议分为营造（庄重、严肃）。前期工作可能涉

及人员住宿、餐饮、车辆安排，以及参观交流。

会场布置：横幅、席卡、会议桌鲜花、会议材料、录音笔、演示笔、摄像、电脑、投影仪、麦克风、会议背景ppt、会议背景音乐。

6、各成员企业月度会议。

（1）根据集团制度规定，各成员企业每月召开月度经营工作（计划）会议，集团派人参加，具体参会人员安排如下（以下安排限于2012年度）：

地产集团（每月25日—28日）：张芸、俞红华、王晓东、周春阳、张小辉/诸历峰、张莉

安徽交建（每月第一周周一上午）：张芸、焦倩倩、张小辉/诸历峰、张莉

茶业/旅游：沈同彦、张莉

欧力电器及其他单位：王晓东、诸历峰、张莉

（2）每次收到成员企业上报会议通知或者会议时间安排应第一时间通知参会人员及其他周例会参会人员。

信息内容示例为：“温馨提示：安徽交建定于×月×日（周×一）上午××: ××在××会议室召开月度会议，集团×××、×××、×××参会，其他领导如需参会，可提前告知总裁办公室。祝您工作愉快！”

同时，总裁办公室应提前告知相应成员企业，集团参会人员的概况。

二、会务工作一般流程步骤：

1、会议确认。根据会议拟定时间、地点、参会人员、议程等各项会议要求草拟会议通知，并在下发通知之前再次和会议负责人确认会议的各事项。

2、发通知。通知下发时要确保落实到相关单位对接部门的负责人，若是领导层会议，则会议通知的各事项要直接落实到参会人员，并通知办公室或者综合管理负责人及时提醒领导参会。

3、人员落实。确保通知下达之后，要逐单位（成员企业）或者

部门确认参会人员，可要求办公室或综合管理部门根据最新花名册上报具体参会人员名单，并督促通知下发至具体参会人员，强调请假制度（经由本单位最高负责人签批后，报集团总裁办公室备案）。若是领导层会议，要在通知下达后，与本人电话确认行程安排（高层会议要向集团董事长请假，报集团总裁办公室备案）。

4、操作手册（会议指南）。在明确会议各相关事宜后要制定会议的具体操作手册，若外地开会或者大会期间则更应重视会议操作手册的意义。操作手册不仅包括会议通知的各项内容，还包括与会人员名单、联系方式、交通、餐饮、住宿、会场布置、工作分解、嘉宾接待、各项提示、突发事件应急处理、预算等，其中每一部分又包含很多细节内容，将所有会务涉及内容收集、整理成一个系统的手册，经讨论确认后分发至给每一位会务工作人员。（小型会议的会议指南可只列会议的重点事项）

5、会场准备。会场准备主要包括会议资料分发、横幅制作悬挂、席卡制作及摆放、签到表的制作及摆放、座位的调整摆放、会议桌物品（鲜花、纸巾、茶水、点心等）摆放，以及会场设备的提前准备、调试等。会场准备涉及细节工作较多，应提前考虑全面，并明确分工至具体工作人员。

6、会议引导。若整个会议是由各不同分会或者会场组成，则应提前安排好等待区域和引导人员，避免现场的混乱、无序，并在每场会议结束时注意疏导人员离场。

7、会议记录。根据会议形式不同，安排会议记录人员，并提前落实到本人。各单位分会或者同时召开的几个分会场，要分别按照单位和会场安排记录人员，同时集团安排专人全程记录。重要的集团大会在安排集团专人全程记录的同时，还应外请专业的速记人员记录。（如年中工作总结报告会和年度经营工作会议）

8、纪要整理。在会议结束后，及时收集会议期间的记录内容，形成会议纪要和重要讲话纪要，并及时以文件形式下发至集团各部门和各成员企业。（必要时候提倡组织学习，领悟集团思想）

9、资料归档。将整个会议过程中所涉及的方方面面资料进行收集，并按照相应的顺序（时间或者模块）进行整理，以档案的形式留存，形成一个系统的工作总结。

三、会议场地选择：

1、集团本部周例会。一般会议地点为集团五楼第二会议室，特殊情况可调整安排。

2、行政、人力资源等管理工作联席会议。一般会议地点为集团五楼第一会议室，也可根据会议需求选择在项目或者其他会议场所召开。

3、第一季度、第三季度董事长办公会议。季度董事长办公会分会可根据会议召开形式，分会可选择在成员企业会议室或者集团五楼第一会议室召开，大会一般在集团五楼第一会议室召开（特殊情况另行安排）。

4、年中工作总结报告会、年度经营工作会议。会议涉及各成员企业分会可根据会议召开形式，选择在成员企业会议室或者五楼第一会议室召开，大会一般在集团对面庐阳区政府小礼堂召开（特殊情况另行安排）。

5、其他专题研讨会。根据会议召开形式及会议目的，合理安排会场，一般选择合肥市内酒店及会场，应考虑交通及其他事项。

6、股东会、董事会、监事会。集团“三会”一般选择较为正式、严肃的会场氛围，如希尔顿、威斯汀等，也可根据会议要求合理安排会场。

7、各成员企业月度会议。一般根据各企业安排，在成员企业会议室召开。不需要集团安排会议场地。