文书管理制度

文书管理制度
文书管理制度

文书管理实施细则

第一章总则

第一条为确保文书事务正常进行,提高工作效率,特制定本细则。

第二章管理部门

第二条公司文书管理由公司行政人事部负责。

第三条部门文书管理由各部门以本制度为依据处理本部门有关文书,行政人事部按照本制度要求对各部门文书处理提供指导和审核,对与本制度有出入的文书处理方式,行政人事部有权要求改正。

第三章种类

第四条公司文书是指本公司因工作需要而发生的一切往来公文和内部业务用书,主要分为业务类和公文类两大类。

第五条适用于本公司公文的种类及适用范围主要为:

(一)、决定:对某些问题或重大行动做出安排,用决定;

(二)、决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用决议;

(三)、通知:颁布规章制度,工作计划、总结;转发上级部门和批转下级部门的公文,传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项有通知;

(四)、请示:请上级部门指示和批准,用请示;

(五)、报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用报告;

(六)、通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项,用通报;

(七)、批复:答复请示事项用批复;

(八)、函:平行的或不相隶属的企业之间互相商洽工作,向有关部门请示批准等询问和答复问题有函;

(九)、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关部门共同遵守执行的,用会议纪要;

(十)、其它非日常用公文。

第六条适用于本公司的业务用书种类及适用范围主要为:

(一)、合同书。本公司与其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系等方面的所有协议,包括分包、承包、采购等,用合同;

(二)、结算书。在依据合同的规定履行完全部权利和义务之后,要求进行支付时,用结算书;

(三)、请领款单。开支各项费用,须向公司申请款项时,用请领款单;

(四)、支付证明单。报销各项费时,用支付证明单;

(五)、材料申购单。施工过程中耗用原材料、辅助材料、构配件、零件、半成品需向公司申请时,用材料申购单;

(六)、工作联系单。部门之间需要协调配合时,用工作联系单;

(七)、表格。根据业务需要,用编制的各类型表格。

第四章、要素及标识规则

第七条公文要素为眉首、主体、版记三部分,由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记17个要素组成,臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首,臵于红色反线(不含)以下至主题词(不

含)之间的各要素统称主体,臵于主题词以下的各要素统称版记。

(一)、眉首

1、公文份号。公文印制份数的顺序号,用小四号黑体字标注于公文首页左上角,使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注,如:某份文件份号为“000068”说明这份文件是总印数中的第68份,秘密公文应当标明份号,一般性文书可不标明份号。

2、秘密等级。公文的秘密等级,用小四号黑体字标注于份号下方,两字之间空一字,如需同时标识秘密等级和保密期限,秘密等级和保密期限之间用”★”隔开,五角星之前标密急,五角星之后标期限,如:机密★20年。

3、紧急程度。应当用小四号黑体字标注在版心右上角第一行,两字之间空一字。

4、发文机关标识。即版头,由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字,用加粗华文中宋一号字体居中印在文件首页上部,例如:广州市永红水电装修工程有限公司文件。

5、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成,发文字号用四号仿宋体字标注于版头左下方,与“签发人”相对应,年份、序号用阿拉伯数字标识,年份应标全称,用六角“[ ]”括入,序号不编虚位(即1不编为O01),不加“第”字,如永字[2009]1号。

6、签发人。上报公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空一字,“签发人”用四号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用四号楷体字标识签发人姓名。

(二)、主体

1、公文标题。红色反线下空一行,由发文机关名称、公文主题(事由)和公文种类三个部分组成,除三个部分外,在发文机关名称与公文主题之间加个介词(如:“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等),在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字,如:“广州市永红水电装修工程有限公司关于

实行《文书管理管施细则》的通知”,其中:“广州市永红水电装修工程有限公司”是发文机关名称,“关于”是介词,“实行《文书管理实施细则》”是公文主题,“的”是结构助词,“通知”是公文的种类,标题除发布制度性文件可加书名号外,不允许用标点符号,公文标题用三号加粗宋体字居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列,可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。但当使用正式文件版头时,公文标题可以省略发文机关名称,如:“关于实行《文书管理实施细则》的通知”,该文件是使用“广州市永红水电装修工程有限公司”固定文件版头印发的,可省略发文机关名称。

2、主送机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称,标题下空一行,左侧顶格用四号仿宋体字标识,回行时仍顶格,主送机关名称后标全角冒号。

3、公文正文。公文主体,主送机关下一行,每自然段左空二字,回行顶格,用四号仿宋体字,每面排25行左右,每行排30字左右,数字、年份不回行,文中大小题号按以下顺序使用:

第一级“一、二、三等等”,用四号黑体字。

第二级“(一)、(二)、(三)等等”用四号仿宋体字。

第三级“1、2、3等”四号仿宋体字。

第四级“(1)、(2)、(3)等”四号仿宋体字。

正文。

4、附件。公文如有附件,应当臵于正文之后,发文机关署名之前,注明附件的名称,在正文下空一行左空二字用四号仿宋字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××);附件名称后不加标点符号,附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件序号和名称前后标识应一致。

5、发文机关署名。全称或者规范性简称,位于正文右下方,最后一字与正文空四个字距离,单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。

6、成文日期。用汉字将年、月、日标全,“零”写为“O”,不署发文机关名称的公文,成文日期右空四字,成文日期以领导人签发日期为准,会议讨论通过公文,一般以讨论通过的日期为准,函件,以发出日期为准。会议讨论通过的公文,如决议、决定、条例等,应用四号仿宋字体将会议讨论通过时间和会议名称在公文标题之下居中标注,并加圆括号。

7、公文生效标识。包括发文机关印章或签署人姓名,印章。除会议纪要和印制有特定版头普发性公文可不盖公章外,其它公文应当加盖印章。加盖印章应上距正文一行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。当发文机关和成文日期因公文排版后所剩空白处不能容下时,或也不能容下印章位臵时,应采取调整行距、字距措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8、附注。附注用于说明公文中在其它区域不便说明事项。如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注内容,一般用四号仿宋体字在成文日期左下方、主题词上方,居左空二字加圆括号另行标注在成文日期下一行,并加圆括号。如:“(此件发止各乡、镇人民政府)”;“(此件至**月**日对外公开)”等。

(三)、版记

1、主题词。“主题词”居左顶格标识,后标全角冒号,“主题词”三字用四号黑体字,词组用四号加粗仿宋体字,词组间空一个字。

2、抄送机关。公文如有抄送或呈送机关,在主题词下一行,左右各空一字,用四号仿宋体字标识“抄送”或“呈送”,后标全角冒号,抄送或呈送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄呈送机关对齐,在最后一个抄呈送机关后标句号。

3、印发机关和印发日期、印发份数。位于抄呈送机关之下(无抄呈送机关在主题词之下)占一行位臵,印发机关名称、印发日期用四号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字,印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标

识,刷份数用四号仿宋体字加括号臵于间隔线右下方,右空一字。

4、页码。用四号半角防宋字体阿拉伯数码标识,数码左右各放一条四号一字线,单页码居右空l字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页不标识页码。

第八条对于请领款、支付证明、合同书、标书、现场签证表等业务文书的格式按照国家主管部门规定的统一范本以及公司统一印制的表格进行编制和填写。

第五章文书等级

第九条文书按机密程度可分为以下几类:

1、绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书;

2、秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书;

3、机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书;

4、普通。指非机密等级以上以外的文书。

第十条文书按缓急程度可分为:

1、特急。当天必须处理完毕的文书;

2、加急。一天必须处理完毕的文书;

3、一般。三天必须处理完毕的文书;

第十一条对于文书机密程度和缓急程度的划分,由制发文书的部门进行界定,对秘密程度在“机密”以上或缓急程度在“加急”以上的,在文书上务必注明文书的机密等级和缓急等级,文书处理部门要严格按文书上标注的机密等级和缓急等级,并结合本制度第九条、第十条的规定办理,不能造成文书内容泄露和文书办理不及时情况,对应标注等级和缓急等级而没有标注的文书,下级承办部门有权拒收并退回文书制发部门,造成的一切损失由文书制发部门承担。

第六章收文办理

第十二条各部门文书递送人要将本部门或经过本部门所有文书录入《收文登记簿》,在文书转接时一定要接收方签名并标示签收日期,签名必须要用钢笔和签字笔,要签姓名全称,字迹清晰,易于辨认,时间填写到年、月、日,若出现文件丢失和积压时,以便对相关责任人实施责任追究。

第十三条收文的具体任务主要为:签收、拆封、登记、拟办、批办、承办、催办和存档,在收文过程中,按以下方法对各环节进行处理:

(一)、签收。到达公司的文书一律由行政人事部进行签收,无论是行政人事部还是其它部门的文书签收人在签收任何送文部门的文书时要注意以下几点:

1、检查来件是否是发给本公司或部门的;

2、若是信件,检查有无破损、散包、被拆现象;

3、清点收件总数与清单是否一致;

4、文件是否完整,如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章或签名,如有不符合相关规定或缺页现像,在未查明原因前,可暂时不签收,待送文部门查明原因或整改完毕后再进行签收。

(二)、拆封。原则上由行政人事部进行,除被授权者外,其他任何人员不得擅自拆封。拆封之前要对所有来件进行分类,凡私人信件或信封上标明“亲启”、“亲收“字样的,应送标明的收信人拆封,绝密件,应由收件部门负责人拆封。

(三)、登记。各文书接收部门要对所签收的文书按流水式登记法(将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记)进行逐件登记,登记项目必须包括:收文号、收文日期、来文单位或部门、文件标题、密级、缓急、文件号、份数、承办部门、处理结果共10项要素,其它增加要素各部门可根据实际情况进行设臵,公司对收文登记格式和形式不做统一规定,但必须具备上述规定的10个要素。

(四)、拟办。行政人事部负责对来文应哪位领导审批,哪部门承办,以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见,以供领导批办时参考。

(五)、批办。相关领导或部门负责人在收到文书后除对文书应明确签署意见、

姓名和审批日期外,还应注意以下几点:

1、需要两个以上部门办理的应当明确主办部门;

2、紧急文书,应当明确办理时限;

3、原则上不办理越级上报的文书;

4、重要机密性文件,在总经理同意范围内分发。

(六)、承办。文书承办部门收到交办的文书后应及时办理,不得延误、推诿。紧急文书应按时限要求办理,确有困难的,应及时予以说明。在办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应主动与有关部门协商,如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级协调或裁定。

(七)、催办。送负责人批示或交有关部门办理的文书,行政人事部要负责催办,做到紧急文书跟踪催办,重点文书重点催办,一般文书定期催办。

(八)、注办。由承办人随手完成,即随承办结果记录在《函件接收承办表》相应栏目内。

第七章发文办理

第十四条发文办理包括拟稿、会签、核稿、签发、打印、盖章、登记发放、归档程序。具体流程为:主办部门按文稿草拟公文----部门负责人核稿----相关部门会签----行政人事部核稿----提交公司领导签发----部门打印正稿----部门装订----盖章----分发登记----正稿同底稿送行政人事部存档。

(一)、拟稿。应当做到:

1、符合国家法律、法规及其他有关规定;

2、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短;

3、拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度;

4、拟稿部门负责人,要对所拟稿件进行审核后,方可进行下一步办理。

(二)、会签。主办部门所拟文稿中涉及其他部门问题时,应事先征得有关部门同意,并请有关部门领导签字,具体为:

1、会签部门收到公文后应积极主动,尽快提出意见,不得无故拖延;

2、会签时间超过时限要求仍不能取得一致意见,主办部门可报请主管领导协调或裁定。

(三)、核稿。凡发往公司外部的公文一律送行政人事部和主管领导进行审核,并编制发文字号。重点为:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合规定等,不能擅自对稿件内容进行修改。各职能部门应提高公文拟制水平,部门负责人应把好第一道审核关,确保公文质量。

(四)、签发。公司发文的签发,由行政人事部根据文书内容和领导分工,提请相关领导签发。具体为:

1、原则上,文书按业务系统,由分管领导签发。

2、重要文书,涉及资产权益、大额资金、人事任免、奖惩、重要规章制度等重大事项文书,由主要领导签发。

3、紧急文书,如遇领导不在,经请示领导可先行办理,事后补签,或由领导授权其他负责人签发。

(五)、打印。拟稿部门在相关领导签发后,负责进行正稿打印,并装订。

(六)、盖章。拟稿部门打印正稿后,负责填制《盖章申请表》,由行政人事部办理用印审批手续。

(七)、分发登记。由行政人事部统一分发,并在《发文登记簿》中登记,对外送公文,由行政人事部办理登记、存档后,主办部门完成报送手续。机密公文应通过机要方式或专人报送,以免失密和影响工作。

第八章行文规则

第十五条行文应当确有必要,注重效用。

第十六条行文关系根据隶属关系和职责范围确定,不得越级请示和报告。

第十七条向下级单位或本系统的重要行文,应当同时呈送上级单位。

第十八条“请示”应当一文一事,只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位,“报告”不得夹带请示事项。

第十九条公司部门之间尽量不行文,必须行文的可使用《工作联系单》。各部门不得对外正式行文,必须对外行文时,应按公司行文程序进行,以公司名义行文。

第九章公文归档

第二十条公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》及时立卷、归档,个人不得保存应当归档的文书。

第二十一条归档文件应以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

第二十二条件。归档文件整理单位,以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

第二十三条整理原则。遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

第二十四条质量要求。归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第二十五条整理方法:

(一)、装订。归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

(二)、分类。归档文件以年度--机构(问题)--保管期限或保管期限--年度--机构(问题)等方法进行分类。

1、按年度分类。将文件按其形成年度分类;

2、按保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类;

3、按机构(问题)分类。将文件按其形成或承办机构(问题)分类。

(三)、排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(四)、编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位臵加盖归档章并填写相关内容,归档章设臵全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。

1、全宗号:公司全称代号。

2、年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。

3、保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

4、件号:文件的排列顺序号,在分类方案最低一级类目内,按文件排列

顺序标注。

5 、机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

(五)、编目。应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目,归档文件目录设臵件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

(1)、件号:填写室编件号。

(2)、责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

(3)、文号:文件的发文字号。

(4)、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“ [ ]"

号。

(5)、日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909 (6)、页数:每一件归档文件的页数。

(7)、备注:注释文件需说明的情况。

2、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

3、归档文件目录应装订成册并编制封面,归档文件目录封面可以视需要设臵全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目,其中全宗名称即单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。

(六)、装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1、档案盒。

(1)、档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310 mm×220 mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设臵。

(2)、档案盒应根据摆放方式不同,在盒脊设臵全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用"-"号连接。

2、备考表。备考表臵于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

(1)、盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(2)、整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

(3)、检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

(4)、日期:归档文件整理完毕的日期。

第十章公文销毁

第二十五条不具备归档和存查价值的文件,经鉴定小组批准,可以销毁。具体程序为:提出销毁文件清单----鉴定小组审核 ----注销 ----销毁。

第二十六条销毁秘密文书应当到指定场所由两人以上监销,保证不丢失、不漏销,其中,销毁绝密公文应当进行登记。

第十一章附则

第二十七条保函、授权书、介绍信、承诺书、合同、电子文件等其他公文,依照有关行政主管部门规定管理。

第二十八条质量.环境.职业健康安全体系文件按体系要求进行管理。

第二十九条本办法由行政人事部负责解释与修订,自2009年8月1日起施行。

公文管理流程图

00068 特急

机密★20 年

广州市永红水电装修工程有限公司文件永字[0000]0号签发人:(姓名用四号楷体)

标题(三号加粗宋体居中)

主送机关:(四号仿宋字体顶格)

正文(四号仿宋字体,每面排25行左右,每行排30字左右)。其中题号规则为:

第一级“一、二、三等等”,用四号黑体字。

第二级“(一)、(二)、(三)等等”用四号仿宋体字。

第三级“1、2、3等”四号仿宋体字。

第四级“(1)、(2)、(3)等”四号仿宋体字。

附件:1、《××××××》(正文下空一行左空二字用四号仿宋字)

2、《××××××》

发文机关署名(红色印章)

○○○○年○月○日

主题词:(主题词三字用四号黑体字,词组用四号仿宋字,词组间空一个字)呈送:集团公司董事长,集团公司总经理,集团公司办公室。

抄送:广东广穗建筑安装工程有限公司。

公司行政人事部 0000年0月0日印发

(共印0份)

公司文件管理制度_规章制度.doc

的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂 部名义发文。 (四)发文程式与要求 第十条 发文程式规定: 1、各单位元需要发文,应事先分别向党委、厂部提出申请;

2、党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 3、草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写; 4、文稿拟就後,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿; 6、经两办审查修改後的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责); 7、对审核时修改较多,有碍列印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚; 8、需经会签的文稿,应在交付列印前送会签部门会签;

9、文稿审核会签後,按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发; 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印; 11、文件列印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名; 12、文件打字後,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。

(五)文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本,防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制,保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作,负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作,对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括: a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规:适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准:适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件:项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文:单位在对内实施管理和对外交往过程中,形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写,管理者代表审核,局长批准;管理制度由各主管职能部门编写,质量管理部组织审核,管理者代表批准,质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准:局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》,各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准,并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件:项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性,可以是编号或其他方式,如利用计算机进行管理记录,应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时,应对原文件重新进行评审、修改、批准,并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止,要做到下沉一级,使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订,经管理者代表审核,局长批准;管理制度的修订由原编制部门负责,管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》,说明更改理由,按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本,各部门应及时更新。

公司文书管理制度

五、公司文书管理制度 (一)总则 第一条为确保文书事务正常顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有。 第四条必须严格保守文书的。 第五条文书按下列要点处置或办理: 1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。 2.即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。 第六条文书的管理原则规定如下: 1.文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责。 2.分公司或分支机构的文书管理,另有文书管理细则做出规定。 (二)文书的收发 第七条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置: 1.一般文书予以启封,分送各部门。 2.私人文书不必开启,直接送收信人。 3.分送各部门的文书若有差错,必须立即退回总务部。 (三)文书的处理 第八条文书按程度可分为以下几类: 1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏容的文书。 2.秘密。指次重要并且所涉及容不能向公司外无关人员透露的文书。

3.。指不宜向公司以外人员透露容的文书。 4.普通。指非文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。 5.传阅。指在本公司部传阅或传达的文书。 第九条普通文书的处理原则如下: 1.由部门经理以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2.如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。 3.各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。 第十条文书的处理原则如下: 1.文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2.指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发 文者,并由发文者封缄。 3.到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名的人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。 第十一条文书的阅览原则如下 1.某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。 2.有必要在各部门传阅的文书,必须附上“传阅登记簿”,按“传阅登记簿“规定栏目填写,并最终交还文书主管。 第十二条与各部门有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商,如果不能协商一致,上报或请示上级领导,由上级裁决。 (四)请示审批 第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后,方能实行。 第十四条须请示审批事项如下: 1.职务及重要人事安排; 2.各种制度性规定的变更; 3.重要契约的缔结、解除与变更;

文书管理制度汇编

文书管理制度汇编 一、文书管理规则 二、文件收发规定 三、企业文件管理制度 四、文印室管理规定 五、企业报刊、邮件、函电收发制度 六、企业打字、油印工作制度 七、公文管理规定 八、公文处理实施细则 一、文书管理规则 □ 总则 第一条目的 为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本规则。 第二条范围 本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部 门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈 ),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制

□ 承办部门 第三条总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理,各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。 第四条管理部门 (一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 (二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书,以其所在地之 经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。 (三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对 、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者,管理部门不得受理。 第五条主办及会办部门

(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门,如有涉及其他部门时,其他部门则为该项文书的会办部门。 (二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表4.1。 □ 行文 第六条行文类别 (一)函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。 (二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (三)便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中,公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类:决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员;变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告:适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知:适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文;传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。 2.5报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。 2.6请示:适用于向上级单位提出请求,并要求回复的公文。 2.7批复:适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见:适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函:适用于平行单位或不相隶属单位之间,相互商洽和联系工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项。 2.10会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门,负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿,专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要,注重效用;发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式,由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印,经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的

文件管理制度范本

文件管理制度范本 标准化文件发布号:(9312-EUATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

1 总则 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定,结合我公司实际,特制定本制度。 文件管理内容:上级党政机关、上级行业主管部门来文;同级单位来文;本单位上报下发的各种文件、资料。 本单位的各类文件(党委和行政)统一由办公室归口管理。 2 收文的管理 公文的签收 签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。 签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。 签收文件应签写姓名并注明时间。 文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交办公室保管,个人不得存放。 文件的阅批与分转 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”,由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由文书(或秘书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。 为加速文件运转,文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示、次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 文件的传阅: 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定,不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。

阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交给文书,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责,如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 文件阅完后,应交给文书,切忌横传。 3 发文的管理 办公室负责文件的上报下发,各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 发文的范围:凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。 发文的程序: 各职能部门需要发文,应事先向办公室提出申请。 办公室同意发文后,由职能部门草拟文稿。文搞拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。 部门负责人核稿并签字。 办公室文书对文稿内容、格式进行把关,确定分发或报送份数,办公室主任进行审核。 文书将文稿送公司领导签发。 经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。 文件打印清样,应由核稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。 文件打完后,由文书向领导请示是否需要在公司网站公布,如果需要,则上传文件。 4 文件的借阅和清退 文件的借阅 需要留用的文件,需要向办公室办理借阅手续,明确责任人借阅时间和归还时间。 借阅人必须做好保密工作,不得翻印和复印,不能转借他人,绝密文件在指定地点阅读。 文件的清退

公司公文管理制度

XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化,提高公文处理质量和效率,结合公司实际,制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是实施管理、传达信息、处理公务的载体,是指导、布置和商洽业务,请示和答复问题,报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作,负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作;并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件,均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种,一般以红头文件印发。 (一)决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、

奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 (二)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知。用于颁布规章制度;批转、转发公文;任免管理人员;传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文;发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 (四)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 (五)报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”;向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 (六)批复。适用于答复下级单位请示事项。 (七)函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项;答复征求对某项工作的意见。 (八)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项,提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文,如请示、报告。

企业文件管理制度范本

一)总则 第一条爲减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关於文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。 (二)收文的管理 第四条公文的签收 1.凡来厂公啓文件(除厂领导订啓的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 第五条公文的编号保管 1.两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单,并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件,厂领导啓封後,也应分别交两办办理正常手续。 2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存。 第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签後,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批後分送承办部门阅办。爲避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。 2.一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系後再分转处理。 3.爲加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 第七条文件的传阅与催办。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项: 3.1.1.1 上级来文 (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件; (4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料; (7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

公司文书管理制度

公司文书管理办法 第一章总则 第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公司公文办理的质量与效率,根据公司管理实际,特制定本管理办法。 第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。 第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则,做到及时、准确、保密、安全。 第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。 第二章公文种类 第六条公文分类 根据公司需要,方便管理与识别,将公文分为五大类: 一、一类公文:指红头文件,主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、 决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档;其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。 二、二类公文:指红头公函,主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互 相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档;其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。

三、三类公文:指对外非红头公文,主要用于公司或各对口部门与外部相关单 位之间,不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管,办公室负责指导、修正。 四、四类公文:指内部非红头公文,主要用于各部门在公司内部向上级领导汇 报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。 五、五类公文:指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。 第六条公文版式制定标准 一、公文格式 公司行文统一使用统一格式和标准版头。 二、文头部分 由文件版头、发文字号、横格线组成。 三、行文部分 由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。 四、文尾部分 由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。 五、公文排版: (一)公文文字一律从左到右横写横排。 (二)使用字体: 文件标题——2号黑体加粗,主题词——3号黑体,正文及其它——四号宋体。 六、页面设置 (一)一类和二类公文页面设置为:上、下边距为25。4㎜,左边距为28㎜,

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文(通知、通告)等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件,并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件(设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试)等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件(由打样工厂负责)。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制,公司副总或部门负责人审核,总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前,应向总经办提交电子/纸张文件审核备案,并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布,依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件,

(完整版)公司文件收发管理制度

收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。 2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序: (1)拟稿:公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 (2)核稿:核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备。 (3)会签:凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。 (4)签发:以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改,应在原文上圈改并签署姓名和日期。 (5)发文登记:此时的发文登记是指对待发文稿进行复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容,并对待发文稿进行编注发文字号,确定份数后印制。 (6)用印:用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 (7)存档:在发文办理流程结束后,档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档(应包含底稿、正文两份,及有关电子文档,并定期将电子档备份到专门的硬盘)。没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和总经理批准可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等),由办公室统一签收、登记、编号,送总经理阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,办公室接收后负责转交,并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文,经请示总经理后办理,根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序: (1)签收:签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,表示收到。公司所有公文由办公

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1.0 总则 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 2.0 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。 3.0 收文的管理 3.1 公文的签收 3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 3.2 公文的编号保管 3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。 3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。 3.3 公文的阅批与分转 3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。 3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2 天(特

办公室文件管理制度(范文)

内部管理制度系列 办公室文件管理制度(范 文) (标准、完整、实用、可修改)

编号:FS-QG-98728办公室文件管理制度(范文) Office Document Management System model text 说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工作有章可循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。 (一)总则 第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。 (二)收文的管理 第四条公文的签收 1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,

对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。 第五条公文的编号保管 1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单",作分类登记编号、保管。 2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。 第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。 2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再

公司文书管理制度

五、公司文书管理制度 (-)总则 第一条为确保文书事务正常顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有。 第四条必须严格保守文书的机密。 第五条文书按下列要点处置或办理: 1?凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。 2?即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。 第六条文书的管理原则规定如下: 1?文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责。 2?分公司或分支机构的文书管理,另有文书管理细则做出规定。 (二)文书的收发 第七条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置: 1?一般文书予以启封,分送各部门。 2?私人文书不必开启,直接送收信人。 3?分送各部门的文书若有差错,必须立即退回总务部。 (三)文书的处理 第八条文书按机密程度可分为以下几类: 1?绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2?秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 表23-7表格登记单

3?机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4?普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。 5?传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下: 1.由部门经理以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。 2.如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。 3.各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。第十条机密文书的处理原 则如下: 1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2.指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。 3.到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名的人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。 第八一条文书的阅览原则如下

文书管理制度(正文)

文书管理制度 第一章总则 第一条为加强公司各类文书管理,规范流转运作,提高文书处理的效率和质量,特制定《文书管理制度》(以下简称本制度)。 第二条本制度所称文书管理是指公司与政府有关部门的往来文书(包括党政公文、信函、传真、电报等)、公司内各部门间的往来文书、公司与各成员企业的往来文书,自收(发)文到归档的全过程管理。 第三条文书处理应做到及时、准确、周密、安全,手续力求简便。 第四条承办人员对经办的各类文书,除公告外,均应严守秘密,以免造成失(泄)密。 第二章承办部门 第五条行政人事部是公司文书管理的执行与监督机构,负责公司各类文书的统一管理。 第六条文书内容涉及两个部门以上的,由主要部门承办,其他部门协办。 第七条各承办管理部门必须指定专人负责往来文书的处理,凡未按本制度处理的文书,其他部门不得受理,并应及时向分管领导汇报。 第三章一般文书处理程序 第八条文书主要种类: 1、请示:向上级机关请求指示、批准工作事项时使用。 2、报告:向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或者答复上级机关的询问时使用。 3、批复:答复请示事项时使用。 4、通知:发布规章制度,转发上级机关、批转下级机关的公文,要求下级机关或企业员工周知、办理、执行等有关事项时使用。 5、通报:表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用。 6、函:与同级单位商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准时使用。 7、会议纪要:记载、传达重要会议议定事项和主要精神,要求与会部门(单

位)共同遵守、执行时使用。 8、章程、条例(包括规定、办法、实施细则等):需要有关各方贯彻执行的法规性文件。 9、协议书、合同:是明确签约双方或多方权利和义务、具有约束力的契约性文书。 10、其它:各种报表、司法文书和诉讼文书等。 第九条收文 凡递送本公司的公文,由行政人事部文书人员检点、验收,除写明负责人亲启的公文或函件外,一般文件都由其逐一拆封登记。重要文件要填写办文单(见附件一),经有关领导和部门流转批阅后存档。电报、挂号信、特快邮件在统一的《收文登记簿》(见附件二)内登记。 第十条分文 1、来文登记后,根据行政人事部负责人批注的意见,由公司文书人员负责传递、分送至主办部门及成员企业。若同一文件业务性质涉及两个部门以上的,应由主办部门传阅,并会同其它有关部门处理; 2、各部门文书人员必须认真做好部门收、发文件的登记、传阅工作。文件阅办完毕,应交文书人员归入本部门的案卷类目,做好预立卷工作; 3、各部门形成的工作计划、规划、小结、总结、汇报、简报、规章制度、合同、协议书和统计报表等不编发文号的内部文件,是反映公司业务活动的重要材料,应予妥善保管。各部门文书人员应认真做好上述文件的登记、立卷、归档工作; 4、各部门人员到上级机关或外单位开会所带回的文件以及专业会议材料等,应及时交公司行政人事部文书人员补办登记手续,以便统一立卷归档。 第十一条办文(发文) 1、承办人员收到文件后,应根据领导签注的处理意见立即办理,文书人员要做好催办工作。办理的情况应及时反馈给有关领导,由领导签注意见后归档; 2、处理文件涉及两个部门以上问题时,应由主办部门负责,会同协办部门解决。如有问题,可会同提出意见,报请公司领导解决。一般会办的文稿必须办理会签手续; 3、发文须用发文稿纸(见附件三)拟稿,拟文要符合公文格式,主题明确,简明扼要,字迹清晰,标点正确,拟稿及核稿、审批、签发人员均需在稿面上签上全名,并注明年、月、日,不可简写; 4、如有附件,需在文后逐件标明写清。改注太多的文稿应予清稿,以利缮写、打印和校对;

办公室文件管理制度

办公室文件管理制度 1 总则 1.1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定,结合我公司实际,特制定本制度。 1.2 文件管理内容:上级党政机关、上级行业主管部门来文;同级单位来文;本单位上报下发的各种文件、资料。 1.3 本单位的各类文件(党委和行政)统一由办公室归口管理。 2 收文的管理 2.1 公文的签收 2.1.1 签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。 2.1.2 签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。 2.1.3 签收文件应签写姓名并注明时间。 2.2 文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交办公室保管,个人不得存放。 2.3 文件的阅批与分转 2.3.1 凡正式文件应附上“文件处理传阅单”,由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由文书分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.3.2 为加速文件运转,文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 2.4 文件的传阅: 2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定,不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。 2.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交给文书,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责,如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 2.4.3 文件阅完后,应交给文书,切忌横传。 3 发文的管理 3.1 办公室负责文件的上报下发,各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3.2 发文的范围:凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。 3.3 发文的程序: 3.3.1 各职能部门需要发文,应事先向办公室提出申请。 3.3.2 办公室同意发文后,由职能部门草拟文稿。文搞拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。 3.3.3 部门负责人核稿并签字。 3.3.4 办公室文书对文稿内容、格式进行把关,确定分发或报送份数,办公室主任进行审核。 3.3.5 文书将文稿送公司领导签发。 3.3.6 经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。

公司文件编号管理制度

xx公司文件编号管理制度 1.目的 确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中,所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本规定的要求 接受管理;本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法,并指导各部门专职人员 执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类,便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件

3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称:上海xx有限公司 简称:SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式,例如“2016”代表该文件是2016年制定的。

5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码,例如:“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准: 起草版本的编号为 A0-A……,B0-B……,C0-C……,字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号 文件类型 企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件 格式:SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明:公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号

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