浅论文书人员的素质要求

浅论文书人员的素质要求

摘要：文书工作是企业办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。文书工作对及时传达、贯彻党和国家的各项政策法令，互通情况，处理问题，交流经验，传递信息，提高工作效率等都具有十分重要的意义。它对企业实施科学决策，强化各项管理，活化生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。一个单位、一个部门文书工作能否搞好，很大程度上取决于文书工作人员素质的高低。

关键词：文书人员素质档案管理工作应具备的素质

秘书是一项常青的职业，古今中外，各行各业都需要秘书。可以说，有了社会组织和文字，就形成了文牍性很强的秘书工作；有了国家，便出现了为统治者服务的国家秘书工作。秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。

在我国，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员，而文书人员一词也就延伸而出。由于社会对秘书一职要求越来越高，所以文书人员的素质要求也不断提升，在此，我就文书人员的素质要求浅谈一番。

文书人员素质是指文书工作者在文书档案管理岗位上所必须具备各种基本素养和专业知识、技能的总和。包括从事文书档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的能力等等。文书人员素质的高低,直接影响着文书档案工作的效率、水平和质量,对文书档案工作整体效能的发挥有着无法替代的保障作用。目前,一些文书人员素质不高,极大地制约了文书档案工作的创新,甚至影响到了机关事务的正常运行和事业的健康发展。因此,如何加强管理、培训,提高文书人员的综合素质,已成为行政管理中亟待解决的重要课题。

文书人员应该具备良好的素养，这是搞好文书工作，又是做好档案管理工作的重要调件。

文书工作是一项实践性、协调性、政治性、政策性很强的工作，作为文书人员，他是领导的得力助手和参谋，其具体任务：一是记录和抄写；二是文稿起草；三是档案材料的收集和整理；四是配合领导做好协调工作。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲，多次修改和勾划的文稿进行誊写，以便于继续修改或交付打印。起草文稿，是文字书书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文书人员合作进行。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誊写，以及做一些收集、补充和核实的工作；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后有秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文稿。最后一种是领导只出题目。从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，都有文书人员单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文书人员不但可以在酝酿和讨论文稿的时候，提出自己的意见供领导参考，而且还可以在起草文稿时直接把自己的想法写进去，形成初稿，让领导者去决断，而不是照葫芦画瓢。这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映领导的意图和决策。因此，文书工作的很强的政策性、原则性、保密性。

由于文书工作具有特殊性，这就要求文书人员必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有文书工作特殊的知识修养、技能修养、品德修养，作风修养。作风修养技能修养好不好，是评价一个文字秘书工作者称职或不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是评价一个文字工作者合格不合格的问题。因此，文书人员要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。文书人员在自己的工作岗位上，不仅仅是文字的抄写，记录和文稿起草。同时，经过自己收集、整理的具有较高水准和历史价值的文字材料，也应成为准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始材料。因此，较好的文书人员的素质修养，是做好文档管理的重要提案件之一。

而且文书工作更是企业办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。文书工作对及时传达、贯彻党和国家的各项政策法令，互通情况，处理问题，交流经验，传递信息，提高工作效率等都具有十分重要的意义。

它对企业实施科学决策，强化各项管理，活化生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。一个单位、一个部门文书工作能否搞好，很大程度上取决于文书工作人员素质的高低。

一、文书工作在企业中的重要地位和作用，从客观上要求提高文书工作人员素质。

第一，文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一。企业为了履行自己的职责，除对自己职责范围内的工作进行决策之外，更重要的是实施有效管理。企业无论是了解情况，还是履行职责，都要借助于文书工作这一手段，这是因为文书工作具有以下四个特点：一是及时性。运用文书往来的形式，上传下达。二是指导性。文书是贯彻党的路线、方针、政策及上级有关精神的主要形式，是基层单位和职工必须依据、遵循的，而文件则是文书工作的效果，成绩载体。三是广泛性。做为信息的传递工具，文书具有特定的作用。通过文书往来，宣传党的方针、政策及企业的大政方案，向所属单位部署工作、提出要求等。四是连续性。企业管理是在不断总结经验教训中，逐步得以强化的。有些经验教训，在当时不一定被人们所认识，而是被后来的实践检验，在历史和现实的对照中不断加以认识的。文书是记载这些活动的主要工具，是企业回顾历史，总结经验教训，不断充实和完善管理的重要手段。可见，文书工作是企业实施管理的重要手段。

第二，文书工作是联结、协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。企业是社会的细胞，企业的一切活动都不是孤立进行的，而是在上下左右的相互联系、相互作用下展开的。这种相互间的联结、协调主要靠的就是文书工作。一个基层单位取得了经验，形成书面材料加以推广，进行横向交流、互相促进、协调发展；对兄弟单位要协调关系，搞好合作。在企业生产中遇到了困难，向兄弟企业救援；向上级反映情况，请示工作；上级通过文书往来，下发指示，部署工作；企业向地方党组织和政府汇报工作、请求解决某些问题，在所有这些方面文书工作都会起到桥梁和纽带作用。从而推动企业与企业之间、企业与上下级之间、企业与地方党和政府之间、企业内部各部门之间的正常运转，及时得到上级机关的指导，党和政府的热情支持，兄弟单位的无私援助。从这个意义上说，企业的振兴和发展，与做好文书工作是息息相关的。

第三，文书工作直接影响到企业档案管理的质量。企业文书档案主要来源于

文书。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，是企业持续发展必不可少的信息财富。文书是档案的基础，直接关系到案卷质量，是关系档案管理质量的重要环节。企业档案的齐全完整，不仅体现了文书工作的质量，同时，也为企业工作提供了方便条件。

科学的文书工作是实现企业管理科学化的一项基础性工作。那种认为文书工作人员是“收收发发，打打印印，有个人干就行，干好干坏无所谓”的看法是极其错误的。各种文件、信息、资料常常需要转瞬即到，有时是一纸值千金。由此可见，企业文书工作不单单是收收发发，写写编编，仅仅停留在事务工作方面，它与企业的兴衰也有着极为密切的关系。文书工作的重要地位要求必须提高文书人员的素质。

二、文书工作人员应具备的素质

企业文书工作有两个比较突出的特点：一是复杂性。企业公文种类繁多，专用公文、技术公文、通用公文，使用效率都较高。二是时效性。随着社会信息化程度日益提高，信息流动速度明显加快，在这种环境下，企业文书处理工作必须高速运转，掌握商机。同时，随着企业管理的不断进步，对企业内部各项管理工作的要求也更严、更细、更实。对文书工作人员也提出了更高的要求。现代企业管理中，加强企业文书工作，有着十分重要的现实意义。我认为，做为文书工作人员，应具备以下素质：

一是要具备较高的政治素质和道德修养。文书工作反映企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作，必须要有坚定正确的政治方向。用马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色社会主义理论武装头脑，不断改造自己的人生观、世界观和价值观。在复杂的国际、国内形势面前，保持清醒的头脑，坚定共产主义信念，坚决拥护党中央的正确领导。坚定不移地坚持四项基本原则。要树立全心全意为人民服务的观念。自觉养成全心全意为人民服务的思想作风和工作作风；要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，不好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务；要遵守纪律，严守秘密；要廉洁自律，无私奉献。

二是要具备较高的文化素质。文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。例如，各式各样的合同、协定、法律、

法规。这就要求文书人员必须有较高的文化素质。作为一名文书人员，不仅要有文学文字上的功夫，还要具备其它学种。诸如历史、地理、政治、经济、法律、企业管理等各方面的知识，这样在工作中才能充分发挥出自身的作用。

三是要具备较高的业务素质。在具有较高的政治思想和职业道德素质的同时，还要具有较高的业务素质，才能成为称职的文书工作人员。在不同部门、不同岗位上工作的文书工作人员，对业务素质的要求有所不同，但总的说都应具备专业知识和熟练的业务技能。专业知识包括：基础理论知识，如文书学、公文写作、信息管理、档案管理、文书、信访等相关学科；实际操作知识，熟练和掌握文书工作各个环节的操作程序、操作方法。业务技能包括综合处理能力、文字书写能力、速记能力、校对能力、运用现代化办公设备的能力，特别是在电脑打字机、电子计算机、复印机、传真机等办公自动化设备广泛应用的情况下，熟练地掌握它们的使用方法，不仅可以提高工作效率，而且可以大大提高文书工作的质量。总而言之，文书工作人员要掌握的技能是多方面的。尽管单就某一位文书工作人员来说不可能熟练掌握各种技能，但应当根据本职工作的需要重点掌握一些，以便更好地做好本职工作。

三、提高文书工作人员素质的途径

提高文书工作人员的素质，是做好文书工作的基础和前提，特别是在当前对文书工作要求越来越高的情况下，提高文书工作人员素质更成为各级主管部门和文书工作人员的当务之急。我认为，提高文书工作人员素质应从以下四个方面入手：

一是加强政治素质和道德修养的建设。对文书工作人员的思想政治工作不可放松，要有效利用各种形式。如开办培训班，组织政治学习，针对国际、国内政治经济形势开展讨论活动等。政治素质方面的教育培训需注意两个方面。一是要有针对性，针对文书人员中所普遍存在的问题、思想模糊认识等。二是及时性，发现思想上、价值观上出现不正常苗头，要及时帮助和引导。找出根源，把矛盾迅速化解。道德修养建设方面要注重培养对企业兴衰发展的责任感和主人翁意识。强化事业心教育，对工作中的积极表现给予精神上的鼓励与支持，对消极现象要批评指正。

二是加强系统培训。一个企业要发展，就需要加强对干部职工进行技术业务

培训，提高干部职工队伍素质。但由于长期以来，文书工作没有得到充分的重视，对文书工作人员的培训也没有真正摆上日程。因此，在名目繁多的各种培训班中，很少有文书工作培训班。许多从事文书工作的同志，都没有受过专门训练，没有系统掌握文书学的专业知识，文书工作人员素质现状和对文书工作的高标准要求存在着严重的不适应。特别是当前办公自动化的要求，必须掌握新的技能，如电子计算机的开发利用，各种先进设备的使用、保养方法等等。因此，加强对现有的文书工作人员进行系统培训显得尤为重要。一方面要鼓励文书工作人员参加函授、业大、电大文书专业的系统学习，接受正规教育。另一方面，要把对文书工作人员的培训，纳入企业干部、职工培训总体规划之中，有计划、有组织地进行培训，力争在短时间内对现有文书工作人员全部轮训一番，并根据工作需要，选送一些人员参加更高层次的专业培训。在搞好技术业务培训的同时，还要搞好政治理论、思想品德教育，使文书工作人员素质得到全面提高。

三是加强业务指导。加强文书工作的业务指导，可以更有针对性地解决文书工作中存在的问题，促进文书工作人员素质的提高。通过文书指导，及时纠正文书工作中存在的问题，使文书工作人员坚持高质量的工作标准。在指导方式上，可采取会议指导，贯彻上级有关要求，使文书工作人员及时把握工作重点；办班指导，主管部门针对共性问题，通过举办培训班、研讨班等加以解决；重点指导，对问题较多的单位和素质较低的个人派专人进行指导、帮教，使其尽快整改；交流指导，通过举办经验交流会，现场观摩会等形式，推广好的单位及做出突出成绩的个人的经验，使文书工作人员学有目标，赶有方向，增强提高素质的紧迫感。

四是加强实践锻炼。没有经过系统教育培训的同志，通过自己不懈的努力、刻苦自学，严格训练，也可以逐步掌握文书工作专业知识，成为胜任本职工作的优秀文书人员。经过系统教育、培训的同志，也需要有一个再实践、再认识的过程，真正做到把理论同实践有机地结合起来。可以说，在实践锻炼是提高文书工作人员素质的重要途径。每一位从事文书工作的同志，都要在实践中，刻苦钻研本职业务，不断提高工作本领，成为过硬的文书工作人员。各单位还应该通过举办文书专业的各种竞赛，调动学习的积极性。比如举办文书管理竞赛、打字竞赛、计算机操作竞赛等等，有利于文书工作人员素质和文书工作水平的提高。

综上所述，文书工作在企业中占有十分重要的地位，提高文书工作人员素质，

提高文书工作水平，对于促进企业的发展与进步具有十分重要的意义。各级领导都应重视文书工作人员素质的提高。往往企业领导的思想和意图要通过文书来表达，企业文书质量的好坏和水平的高低也能体现企业的基本素质。所有从事文书工作的同志，都应该勤奋学习，努力工作，不断提高自身的政治思想素质和技术业务素质，争做一名合格的文书工作人员。

秘书人员的素质，同一般干部相比，有其共同的方面，但高素质的要求对秘书工作具有特别重要的作用。

（一）高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差；在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

（二）高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学文化水平、较强的办事能力、政治头脑清醒敏感的秘书人员，必定是领会领导意图快，理解上级精神深，而处理问题能得心应手、驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有

“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

（三）高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要。人们常说，秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

总之，介于文秘工作本身所具有的特殊性，坚定正确的政治立场，清正廉洁的品德情操和求真务实的工作作风，这些高品位的素质对秘书工作至关重要。有志于从事秘书工作的人员就必须自觉培养和造就这些素质，否则，难以胜任秘书部门的神圣职责，难以充分发挥秘书工作的职能作用。

参考文献：新晨论文网

经典文章网

傅瑞娟《机关档案管理》

冯惠玲《档案管理学论》