会展文案

会展流程中各类文案

阶段一：计划组织阶段

1.市场调查---市场调查文案

2.可行性分析---可行性研究报告

3.立项---会展立项策划书，会展计划

阶段二：运作阶段

1.招展---会展招展方案，招展函

2.招商---会展招商方案，观众邀请函

3.供应商选择---参展说明书，参展时间表

4.相关活动---相关活动策划书

5.宣传---广告文案，宣传推广计划，会展通讯，财务预算表。

阶段三：实施阶段

1.展前准备---请示，报告，新闻稿，调查表

2.现场操作---业务合同，业务协议书

阶段四：总结反馈阶段

评估报告，总结报告

国际展览局 ( BIE)是一个协调和审批世界博览会事务的政府间国际组织，成立于１９２８年，总部设在法国首都巴黎。１９２８年１１月，３１个国家的代表在巴黎开会签订了《国际展览公约》。该公约规定了世博会的分类、举办周期、主办者和展出者的权利和义务、国际展览局的权责、机构设置等。

2．２００３年１２月，吴建民任国际展览局主席。他是该组织７５年历史上第一位来自发展中国家的主席，２００５年１２月连任。

国际展览联盟(UFI)成立于1925年，是博览会/展览会行业唯一的世界性组织。

唁函是发给死者家属哀悼死者、安慰生者的书信。

开头收唁函者称呼。

正文

（1）惊悉噩耗后无限悲伤的感情。

（2）略述感触到死者生前的美德、情操和业绩。

（3）表达致哀者化悲痛为力量的决心。

（4）结尾。向丧者家属表示关切的问候。

署名年、月、日。

写唁函应注意事项：

（1）深沉、质朴、自然。

（2）实事求是，恰如其分。

（3）语言要精炼、概括、朴实、安详。

会展简报

简报是用于汇报工作，反映和通报情况，交流经验，指导工作的一种内部材料

简报的特点

一.新闻性。

要求内容准确新鲜，报道及时迅速，篇幅短小精悍，语言简明扼要；

二.限制性。

内容仅限于本部门、本系统或本地区，阅读对象有一定限制

简报的编排格式

简报版面一般由报头、正文、报尾三部分组成。

主持词的含义和作用

主持词是会议或各种仪式的主持人主持会议时使用的文件，具有组织各项活动环节、介绍发言人身份、控制活动进程、确保会议程序的严肃性和准确性、营造现场气氛的作用。

市场调查，就是收集、记录、整理和分析市场对商品的需求状况以及与此有关的资料。将市场调查得到的资料进行分析整理、筛选加工之后形成的文书，就是市场调查报告 .

自身特点：

1．鲜明的针对性。2．特定的时间性。3．较强的实用性。4．依赖调查性。

市场调查的程序

第一步:确定调查目标.

第二步:制定调查方案.

第三步:实地调查收集资料.

第四步:整理分析资料.

第五步:撰写调查报告

3市场调查的方法

1.文献调查法.利用现在的各种文献、档案资料进行调查,但要注意资料是否权威、准确、可靠.

2.实际调查法.基本方法有三种:

A:观察:在现场对调查对象的情况直接观察.

B:访问:可以分为当面采访、座谈、电话访问、邮寄访问、留置调查问卷等形式.

C:实验:通过小规模实验取得有关资料.

3.抽样调查方法:抽样调查方法就是运用科学统计方法,从事物中抽取少量单位作为样本进行科学调查.

调查问卷主要包括以下几部分:

一.标题设计.由调查对象或内容加上”调查问卷”组成.

二.说明语设计(包括填表说明).主要说明调查的目的,意义如何填写问卷.另外包括对填表者的感谢并保障填表者权利的承诺.

三.内容设计.

开放型问题不设计答案,由问卷人根据自己的实际情况来回答.

封闭型问题设计出答案,答案有限制性.如你是否有手机:A 有 B没有

注册表

一定义：会展参展单位或个人在报到时所要填写表格。

二作用：向会展主办方确认该单位或个人已经到会。

参展申请表

又称参展注册申请表、参展回执、参展报名表等，是参展单位向主办单位或组委会申请参展并租赁展位的文件。

参展确认书

又称参展确认函或展位确认（函），是主办单位在收到参展申请单位的参展申请表或注册申请表并经过审查，确认其具备参展资格后，向其发出的同意参展的文件。

项目建议书提纲

前—总论

1.背景

2.必要性

3.可行性

4.实施计划

5.投资

6.收益

后—结论和建议

可行性研究报告

是在制定会展项目之前，对该项目实施的可能性，有效性以及技术方案，技术政策进行具体，深入，细致的技术论证和经济评价，为确定一个合理的，有效的最优方案和最佳时机而写的书面报告。

可行性研究报告内容结构

1、市场环境分析

2、展会项目生命力分析

3、展会执行方案分析

4、展会项目财务分析

5、风险预测

6、存在的问题

7、改进建议

8、努力的方向

举办一个展会的成本费用一般包括：

1)展览场地费用。

2)展会宣传推广费。

3)招展和招商的费用。

4)相关活动的费用。

5)办公费用和人员费用。

6）税收

7）其他不可预测的费用

举办一个展会的收入一般包括：

1）展位费收入

2）门票收入

3）广告和企业赞助收入

4）其他相关收入

会展工作计划是对会展工作预先作出打算和安排的文书，又可称为纲要、规划、方案、设想、意见、安排、工作要点等。

会议日程是指把一次会议的全部活动项目和内容按天或上午、下午为单位时间作出的具体安排。

招标与投标的程序

（一）招标单位编制和报审招标文件，发表招标公告，出售标书。

（二）投标者购买或领取标书。

（三）招标单位组织投标者勘察设计现场，解答招标书中的疑点。

（四）投标者填写投标书，并向招标单位报送。

（五）招标单位对投标者的资格及信誉进行审查。

（六）招标单位按时召开揭标会议，当众开标，公布标底、标价，评定中标单位，并发出中标通知书。

（七）招标和中标单位签订合同，招标工作结束。

考试答案

（一）招标单位编制和报审招标文件，发表招标公告，出售标书。

（二）投标者购买填写投标书，按时向招标单位报送。

（三）招标单位召开揭标会议，开标评标，发出中标通知书，签订合同。

招标公告的基本内容

( l ）招标人的法定名称和地址。

( 2 ）招标项目的名称及编号。

( 3 ）招标的方式（即公开招标或邀请招标）。

( 4 ）招标项目的性质（如写明属于国家项目或世界银行贷款项目等）。

( 5 ）招标项目的内容、数量和要求。

( 6 ）招标项目的实施地点和时间。

( 7 ）投标人的资格与条件。

( 8 ）招标文件的价格以及获取的办法。

( 9 ）提交投标书的截止时间和地点。

(10 ）开标的具体时间、地点以及出席范围。

招标文件

招标文件是招标人发出招标公告或投标邀请书，或经资格预审后，向投标申请人发出招标书面材料的总称，这些书面材料包括：

( l ）投标邀请书

( 2 ）投标须知。

( 3 ）合同主要条款。

( 4 ）投标文件格式。

( 5 ）工程量清单。

( 6 ）技术条款。

( 7 ）设计图纸。

( 8 ）评标标准和方法

( 9 ）投标辅助材料。

投标文件一般由以下几部分

(1) 投标函。

(2）投标一览表。

(3) 施工组织设计

(4）技术性能参数的详细描述。

(5）商务和技术偏差表。

(6 )投标保证金保函。

(７)有关资格证明文件。

(8）招标文件要求的其他内容。

投标函应当载明以下信息：

①所收到的招标文件的标题和编号。

②接受招标文件的全部内容并参加投标的态度。

③被授权代表的姓名及其权限。

④总报价。

⑤投标文件的数量及名称

⑥投标人的联系方式。

⑦法定代表人的签署和单位公章。

⑧发出投标文件的日期。

投标保证金保函的结构和写法

(1) 标题。由投标项目名称和“投标保证金保函”组成。

(2）称谓。写明招标人的名称。

(3 ) 正文。一般要写明保函的适用单位、项目、保证金的币种和数量，保函的有效期

限等。

(4）落款。保函应当由银行出具，署银行名称并盖章，并由银行法定代表人签章。

(5）出具日期。

会展招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制订的具体执行方案。

会展招展方案的写作要求:

1 ．考虑产业分布特点

2 ．考虑展区和展位划分

3 ．考虑招展价格

4 ．考虑招展函的编制与发送

5 ．考虑招展分工

6 ．考虑招展代理

指定会展招展代理是办展机构借用外部力量来做大做活招展业务的一种有效手段。

第一，独家代理。

第二，排他代理。

第三，一般代理。

第四，承包代理。佣金达25 ％或更高

7 ．考虑招展宣传推广

8 ．考虑展位营销办法

9 ．考虑招展预算

10 ．考虑招展总体进度安排

招展公告又称为“招展书”．是一种以通过媒体公开发布的方式广泛邀清社会各界（法人、其他组织或个人）参展的会展文案，具有要约邀请的性质。

招展公告一般要写明以下内容：

(1)展会的名称、中英文简称、Logo、历史成果和当前背景；

(2)展会的目的、宗旨、主题和活动形式；

(3)主办、协办、承办、支持单位及组委会的阵容；

(4)展会的时间、展期、地点

(5)展会的规模（展览面积和展位数最）；

(6)展品范围、展区设置；

(7)展位规格和价格；

(8)参展的资格和条件；

(9)参展程序和报名办法；

(10)展会日程安排，包括参展单位的工作人员的报到和作息时间、布展时间、展馆开放时间、撤展时间等；

(11)展会服务项目；

(12)参展须知（参展须知也可另外单独成文）；

(13）联系方法。

会展招展函是办展机构用来说明会展以招揽目标参展商参展的小册子

会展招展函的内容结构

1 ．会展的基本内容

( 1 ）会展名称。

( 2 ）会展的举办时间和地点。

( 3 ）办展机构名单。

( 4 ）办展起因和办展目标。

( 5 ）会展特色。

( 6 ）展品范围和价格等。

2 ．市场状况介绍

( 1 ）行业状况。

( 2 ）地区的市场状况。

3 ．会展招商和宣传推广计划

( 1 ）会展招商计划。

( 2 ）宣传推广计划。

( 3 ）相关活动计划。

( 4 ）会展服务项目

4 ．参展办法

( 1 ）如何办理参展手续。

( 2 ）付款方式。

( 3 ）参展申请表。

( 4 ）和办展机构的联系办法。

5 ．各种图片、图案

会展招商方案是在展会招商和宣传推广策划的基础上，为展会邀请观众而制定的具体执行方案。

会展招商方案的内容结构

( 1 ）制定招商方案的依据。

( 2 ）展会招商分工。

( 3 ）展会通讯及观众邀请函的编印。

( 4 ）招商渠道和措施。

( 5 ）招商宣传推广计划。

( 6 ）招商预算。

( 7 ）招商进度安排。

观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的、用来进行展会招展的一种宣传单。观众邀请函是专门针对展会的目标观众尤其是那些专业观众而发送的。

观众邀请函的内容结构

( 1 ）展会的基本内容。包括展会的名称，举办的时间和地点，办展机构，展会的 LOGO ，本展会简单介绍（如展会的特点和优势）等。

( 2 ）展会招展情况。包括展出的主要展品、参加展出的新产品和展会招展情况，一般还会将一些行业知名企业的参展情况进行重点通报。

( 3 ）展会期间计划举办的相关活动。列举展会期间举办的相关活动的时间、地点和主题，以便观众提前安排时间与准备。

( 4 ）参观回执表。包括参观申请的联系办法和联系人等，方便观众预先登记。

会展企业财务行为涉及的文书包括:

1.财务预算文书、

2.经济活动分析报告、

3.财务状况说明书、

4.财务分析报告.

会展成本预测

一般包括以下五部分：

( 1）展览场地费用。30％一70％。

( 2）会展宣传推广费。 10％一20 ％。

( 3）招展和招商的费用。 10％左右

( 4）相关活动的费用。2％一5％左右。

( 5）办公费用和人员费用10％—20％左右。

( 6）税收。 3 ％计。

( 7）其他不可预测的费用 3 ％一 7 ％计。

会展的收入

会展的收人一般包括下列四部分：

( 1 ）展位费收入；

( 2 ）门票收入；

( 3 ）广告和企业赞助收入；

( 4 ）其他相关收入。

经济活动分析报告是以计划指标为出发点，以各种经济核算资料和调查研究情况为基础，运用科学的方法，对企业经济活动的全部或部分过程、结果，进行分析研究，评价成败得失，探讨其中原因，提出改进方法的一种文种，简称“经济活动分析”，又称“ xx 状况分析”、“ xx 情况说明书”等。

经济活动分析报告的作用：

1 ．信息反馈

2 ．加强管理

3 ．宏观指导

经济活动分析的内容：

经济活动分析是从经济管理的角度来分析生产经营活动是否正常、成败如何及其原因，以及下一步怎么办等为宗旨的。构成经济活动的因素，总的来说不外乎人、财、物和产、供、销，而这一切又是通过各项技术经济指标体现出来的。

经济活动分析的方法：

（一）比较法

（二）因素分析法

财务状况说明书是在财务状况各种变动报表的数据基础上提炼而成，以简明的文字集中反映企事业单位在一定期间内（通常是年度）资金来源、用途及去向，综合反映企事业单位财务状况的变化、资金流转的过程，表明企事业单位经营、运作好坏的文书。

财务分析报告是指财务独立的企事业单位，定期或不定期地向国家有关部门及各有关方面提供财务收支状况和经营成果的书面文件。

（二）财务分析报告的作用

( 1 ）国家有关经济管理部门宏观调控、监督、管理。

( 2 ）投资者投资决策和监督

( 3 ）企事业管理者改善经营管理。

一份全面性财务分析，其财务情况须包含如下几项分析内容：

①财务指标完成情况分析；

②财务盈亏和利润分配情况分析；

③资金增减和周转情况分析；

④资金结构及变动情况分析；

⑤主要纳税情况分析；

⑥财产损耗情况分析；

⑦其他必要情况的说明。

财务分析报告的写作要求

( l ）要有精确的数据和量化分析。

( 2 ）要深人分析，突出关键问题。

( 3 ）分析判断的观点要鲜明，叙述文字要简要。

广告语，又叫广告口号、广告词，它是能够传达广告物形象信息的最有鼓动性和感染力的语句。

广告文案的写作要求，

1. 真实性。

2 ．原创性

3 ．有效性

4 ．简洁性

5. 规模性。

6 ．明确性

会展新闻稿的写作要求

（一）要素要齐全

即何人、何事、何时、何地、何因，称之为“新闻五要素”

（二）结构要合理

把最重要的事实放在最前面，然后再介绍具体内容和材料“倒金字塔”结构。

合同的主要特征

1 ．合同主体的平等性

2 ．合同订立的自愿性

3 ．合同形式的多样性

4 ．合同内容的合法性

会展租赁合同的主要条款

( 1 ）租赁物的名称，

( 2 ）租赁物的数量。

( 3 ）租赁物的用途。

( 4 ）租赁期限

( 5 ）租金及其支付的期限、方式。

( 6 ）租赁物维修等条款。

( 7 ）其他条款

会展业务合同订立和写作的要求

1 ．合同主体资格要合格

2 ．合同内容要合法

3 ．合同条款要具体、明确、全面

4 ．合同手续齐全

5 ．文字准确、规范、通俗

会展业务纠纷的成因

管理混乱、合同签订不规范会展业务合同各方当事人法律意识差等

三条解决问题的途径：

（一）调解，就是由第三方主持，促使会展纠纷各方达成和解。

行业协会、调解中心，仲裁委员会和人民法院

（二）仲裁

仲裁，是指将纠纷交由仲裁机构处理，也就是会展业务合同或协议纠纷的双方当事人达成仲裁协议，自愿将争议提交选定的仲裁机构，由仲裁机构根据一定程序规则和公正原则作出裁决。

对裁决处理意见，当事人必须履行。仲裁活动具有司法性，是中国司法制度的一个重要组成部分。

与调解、诉讼相比，仲裁具有以下特点：

1 ．仲裁充分尊重当事人意思自治原则

2 ．裁决是具有法律效力的行为

3 ．仲裁采用“一裁终局”

4 ．不公开审理

（三）诉讼

诉讼是人民法院启动诉讼程序，解决当事人之间的纠纷。相对于调解和仲裁而言，诉讼的成本明显更高。

会展业务法律文书的种类

一是调解文书；

二是仲裁文书；

三是诉讼文书。

调解文书的结构

（一）首部

1 ．标题：调解组织的名称和“ xx 调解书”。

2 ．身份情况：自然人有姓名、性别、出生年月日、民族、出生地、职业、住址等基

本资料；

3 ．案由

调解书一般要写明案由，即写明本调解因何而起，由谁主持等。如果各方是根据会展业务合同中的调解协议条款而接受调解的，则本项内容中对此情况也必须一并反映。

（二）正文

调解组织主持下制作的调解书，其正文的主要内容：

一是叙述会展纠纷的事实经过；

二是写明调解协议达成的经过；

三是逐条写明各方当事人在一定组织的主持下达成的具体协议内容；

四是写明调解费用的承担情况；

五后写明调解主持人对当事人达成调解协议的态度，以及调解书生效的条件等。

（三）尾部

致送的第三方组织或机构名称、申请人署名、制作时间、附项。调解书的尾部由调解员署名，写明调解日期，并盖上相应的印章。如仲裁调解书的尾部，还必须仲裁秘书署名。民事调解书则要由书记员在最后署名。

工商行政管理局、贸促会和各地仲裁委员会仲裁。仲裁文书的种类很多，主要有仲裁协议书、仲裁申请书、仲裁答辩书等。

仲裁申请书的结构

仲裁请求是当事人希望通过仲裁委员会达到的直接目的，是指仲裁申请人想通过仲裁解决什么问题，保护自己的什么财产权益。

事实是指合同纠纷和其他财产权益纠纷发生的经过。

仲裁理由是为什么要提出这样的仲裁请求，即提出仲裁请求的道理。

申请仲裁应当符合下列条件：

一是有仲裁协议；

二是有具体的仲裁请求和事实、理由；

三是属于仲裁委员会的受理范围。

仲裁答辩书

是在仲裁案件中，当被申请人收到由仲裁委员会送达的仲裁申请书副本后，在法定期限内，针对仲裁申请书提出的事实、理由和请求进行答复和辩解的法律文书。

案由：答辩理由一般可以从以下几方面展开论证：

一是就对方当事人提出的事实或法律适用进行反驳，证明其事实与法律的不成立；

二是提出自己的答辩主张，进一步论证自己观点的正确。

仲裁答辩书的写作要求：

1 ．针对性要强.

2 ．以驳论为主，立论为辅.

会展诉讼文书

民事起诉状的特征

1 ．制作主体是提起民事诉讼的一方当事人

2 ．适用范围广

3 ．法定的时效性，诉讼时效为 2 年.

正文：

( l ）诉讼请求。

诉讼请求是原告向人民法院提起民事诉讼想达到的根本目的。

( 2 ）事实与理由。

先叙述事实再阐明理由。

事实：民事纠纷发生的时间、地点、起因、发展过程, 后果，双方应该承担的法律责任

理由：也就是原告提起诉讼的理由

( 3 ）证据和证据来源，证人姓名和地址

民事答辩状

是民事案件被告或被上诉人一方，针对原告或上诉方的起诉内容，依法进行答复、辩驳所制作的民事诉讼文书。

注意以下两点：

( l ）答辩要点要有针对性。

( 2 ）答辩要点要有反驳性。

反驳可以掌握三个步骤：

一是指出对方当事人的错误，并以此为反驳的论点；

二是列举客观的事实和证据，以此作为反驳的论据；

三是运用逻辑推理，结合法律进行论证。

会展评估的种类

1 ．展览工作评估

筹备工作评估

展台工作评估

2 ．展览效果评估

评估工作一般分制定标准、收集数据、分析情况、得出结论几个步骤。评估标准制定的要求

( l ）明确。

( 2 ）客观。

( 3 ）量化。

( 4 ）协调。

( 5 ）统一。

评估报告的结构

1 ．标题

2 ．正文文章式数据数字

正文

1）评估的背景和目的

2 ）评估方法

(1)评估对象

(2)样本容量

(3)样本的结构

(4)资料采集方法

(5)实施过程及问题处理

(6)资料处理方法及工具

(7)访问完成情况

3 ）评估结果

4 ）结论和建议

3 ．评估机构

4 ．提交日期

会展总结报告的内容

1 ．会展概况

2 ．市场和竞争对手情况

3 ．展台情况

4 ．展览工作

5 ．展览成果

6 ．总结

第七届中国花卉博览会概况

一、举办时间：2009年9月26日至2009年10月5日

二、举办地：北京顺义区

三、展会主题：创新发展、和谐繁荣

四、会花：牡丹

五、主办单位：国家林业局、中国花卉协会、北京市人民政府

承办单位：北京市园林绿化局、北京花卉协会、顺义区人民政府

五、第七届中国花卉博览会概况：

是中国目前规模最大、档次最高、影响最广的国家级花事盛会，旨在集中展示中国花卉产业的丰硕成果，促进中外花卉产业交流与合作，被誉为中国花卉界的“奥林匹克”。

2010年上海世博会概况

时间： 2010年5月1日至10月31日

地点：上海市中心黄浦江两岸，南浦大桥和卢浦大桥之间的滨江地区

主题：城市，让生活更美好

副主题：城市多元文化的融合城市经济的繁荣

城市科技的创新城市社区的重塑

城市和乡村的互动

目标：吸引200个国家和国际组织参展，7000万人次的参观者