(完整word版)接待参观流程

前言

[ 适用范围] ：公司各部门

[ 规范目的] ：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。

xxx 参观接待流程和指引（流程图参见附件一）

1、接待来访前期确认工作

1.1 、来访时间及宾客信息确认

1.1.1 预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/ 月/ 日/ 时）。

1.1.2 需要尽快确认宾客的随行人数。

1.1.3 需要确认接待的地点。

1.1.4 需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）

1.1.5 需要了解客户公司经营性质。

1.2 、接待活动主题以及来访情况确认

1.2.1 确认宾客的来访目的以及合作诚意。

1.2.2 客户预期谈判的内容。

1.2.3 明确此次来访带来的深远影响。

1.2.4 根据上述确认此行活动的主题。

1.3 、来访安排

1.3.1 制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。

1.3.2 接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。

1.3.3 会议安排

客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2 天通知总经办，以便确认。

1.4 、资料稿件准备确认

1.4.1 根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。

1.4.2 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。

1.4.3 产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。

1.4.4 重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。

1.5 、成立接待小组（详情参见附件二）根据每次接待情况的不同，组建接待小组。

1.5.1 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。

1.5.2 接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。

1.5.3 接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。

1.5.4 各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行

政部；讲解人员——技术支持部；等等。）

2、接待来访前期准备工作

2.1 、吃、住、行安排（详情参见附件三）根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火

车）。

2.2 、制定参观路线

2.2.1 根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。

2.2.2 根据我方希望展示的方向，制定参观路线。

2.2.3 根据来宾要求制定相关参观路线。

2.2.4 绘制参观路线图/ 参观路线流程。

2.3 、公司整体布置（详情参见附表二）

2.3.1 外部：

①欢迎横幅②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）

③花篮/ 植物绿化

④KT版签名墙

⑤红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定）

2.3.2 内部：①红地毯（按照参观区域布置红毯）②植物/ 花盆装饰③果盘/ 茶水/咖

啡

2.3.3 特殊：①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。②会议室——公司宣传册、

产品彩页、投影设备、演示样品。③会客室——果盘、茶水/咖啡/ 饮料、香烟（烟缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定）

2.4 、采购接待所需物品（详情参见附表二）根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：①接待小组提出一定诉求；②行政部门制作预算报价呈批；③行政部获批后进行采购；④根据要求进行布置/ 装饰。

* 消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）

* 循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）

* 特殊用品（机器设备等）

2.5 、员工面貌整理（详情参见附件四）统一要求全体员工职业装接待。

2.6 、人员安排（详情参见附表二）

2.6.1 调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）

2.6.2 各环节负责人

2.6.3 礼仪人员

2.6.4 其他人员

3、接待来访当日具体工作

3.1 、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。

3.1.1 车辆等级：①一级——高级接待

* 高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。

* 高级轿车（奔驰、宝马等）。②二级——中级接待

* 中级商务车（别克商务、日产商务等）。

* 中级轿车（雷克萨斯、大众等）。③三级——普通接待

* 普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。

* 普通轿车/ 打车。

3.1.2 机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。

3.2 、设备调试产品设备调试：①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示

的产品，进行调动与调配。②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。

3.3 、工作人员到位①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。②接待

当日，所有参与接待人员提前到岗。③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。3.4 、领导会晤①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记

等）。②会晤期间，所有接待人员待命。

3.5 、结束送行①根据身份确定规格而定。

（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。

4、接待来访后期总结工作

4.1 、电话回访、后期跟进接待小组/ 具体项目组执行：

4.1.1 接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。

4.1.2 对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。

4.2 、总结会议

4.2.1 接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。

4.2.2 总结并记录此次接待活动的利弊。

4.2.3 成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。

4.3 、总结整理资料留档

4.3.1 接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。

4.3.2 相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。

5、特别注意事项（详情参见附件三）

6、保密原则特别申明接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

结束语】

兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日

起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。

附件xxx 客户来访接待流程

图

附件二

xxx 客户来访接待人员职责说明

一、接待接口人

1、处理接待信息一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。

2、确定接待负责人根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及

接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。

3、归档保存接待记录接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知

会相关领导。每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。

4、资料维护负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人

更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。

二、接待助理人

1、进行接待安排

①制定详细接待计划。②确定来访的议题及来访时间、地点。③明确双方与会人数、人员姓名、职位。

④作好接待日程安排及议程安排。

⑤与接待负责人确认此接待计划。

⑥礼品资料准备。

⑦会议准备。

⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。

2、接待工作记录/ 意见反馈①填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。②接待后组织会议，收集意见。

三、接待负责人实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。

附件三

xxx 客户来访接待注意事项

一、接待注意事项：

1、接机

①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。

②客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。

③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。

2、吃饭（根据情况选定餐厅）

饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。

3、酒店根据客人需求和级别来订酒店。（三星——五星）具体方案由行政部制定。二、特别注意事项

4、送礼

送礼；酒店是最好的地方。1. 一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对象。2. 三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。

5、合影

这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。

6、必要摆放

在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。

7、幻灯片

对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。

8、参观厂房

在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。

9、反馈

在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。

附件四