小企业费用管理实务概要

小企业费用管理实务

第一节费用管理概述

一、费用的概念和特征

（一）费用的概念

费用是指小企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。

（二）费用的特征

1.费用是小企业在日常活动中发生的经济利益的总流出

日常活动是指小企业为完成其经营目标所从事的经常性活动以及与之相关的其他活动。

费用形成于小企业日常活动的特征使其与产生于非日常活动的损失相区分。小企业从事或发生的某些活动或事项也能导致经济利益流出小企业，但不属于小企业的日常活动。例如，小企业处置固定资产、无形资产等非流动资产，因违约支付罚款，对外捐赠，因自然灾害等非常原因造成财产毁损等，这些活动或事项形成的经济利益的总流出属于小企业的损失而不是费用。

2.费用会导致小企业所有者权益的减少

费用既可能表现为资产的减少，如减少银行存款、库存商品等；也可能表现为负债的增加，如增加应付职工薪酬、应交税费（应交消费税等）等。根据“资产－负债=所有者权益”的会计等式，费用一定会导致小企业所有者权益的减少。

3.费用与向所有者分配利润无关

向所有者分配利润或股利属于小企业利润分配的内容，不构成小企业的费用。

二、费用核算的内容

成本费用包括主营业务成本、其他业务成本、营业税金及附加等。期间费用是指企业日常活动发生的不能计入特定核算对象的成本，而应计入发生当期损益的费用。期间费用包括销售费用、管理费用和财务费用等。

三、小企业期间费用管理

（一）费用预算

财务部门根据公司年度经营计划以及分解到销售、售后服务部的目标任务，制定相应的费用预算。

1.管理费用预算管理

管理费用项目比较复杂，且多属固定成本，因此，可以先由各费用归口各部门上报费用预算。

管理费用预算的编制可采取以下两种方法：第一种方法是按项目反映全年预计水平；第二种方法将管理费用划分为变动性和固定性两部分费用，对前者再按预算期的变动性管理费用分配率和预计销售业务量进行测算。

2.销售费用预算管理

销售费用预算，是指为了实现销售预算所需支付的费用预算。它以销售预算为基础，分析销售收入、销售利润和销售费用的关系，力求实现销售费用的最有效使用。在安排销售费用时，要利用本量利分析方法，费用的支付应能获取更多的收益。

销售费用预算可以分为变动性销售费用预算和固定性销售费用预算。

3.财务费用预算

财务费用预算，是指对预算期企业筹集生产经营所需资金等而发生的费用所进行的预计。财务费用的发生主要与企业存、贷款数额和利率变动直接有关，该项预算较难估计，它涉及到企业该年的信贷规模，并牵涉到专门决策预算。所以，首先应进行信贷预算和专门决策预算，在此基础上进行财务费用预算。

（二）费用归口管理

1.办公用品费、印刷费用按公司办公物料统一采购规定办理；

2.租赁费、水电费由企业管理部门负责核对并办理费用报销；

3.劳动保险费（养老保险、医疗保险等）、培训费由企业管理部门负责统计审核并办理费用报销；

4.其他销售费用、管理费用由发生部门办理费用报销。

（三）费用报销的要求

1.报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据。

图1-1 定额发票表样

图1-2 手工发票表样

图1-3 机打发票表样

2.发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。

3.原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。

4.会计人员应认真审核各种凭证，对不合法的原始票据应拒绝报销。

5.会计部门应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度及越权审批的费用和支出一律不得报支。

图1-4 差旅费报销单表样

（四）费用的日常控制管理

1.财务部门严格按照公司费用管理办法对各项费用进行审核，对不符合规定的费用一律不予报销。

2.财务部按报销部门和人员进行核算管理，并设置预警值，当各部门或人员费用超出核定费用指标时，向该部门负责人及分管领导发出费用预警通知。

3.各部门费用超过年初预算额度时，需提交书面报告说明原因，确因业务开展需要增加费用额度的，需提出书面申请，报总经理审批后，由财务部作相应调整。

如何审核发票的合法性？

一、从票据填制的内容和加盖的印章进行审核

1.发票填制的内容是否与发票种类相符合。

2.发票加盖的印章是否与票据的种类相符合。报销发票加盖的印章一般是发票专用章，根据《发票管理办法》，报销票据加盖印章可以是发票专用章，也可以是财务专用章。（注：根据最新规定，报销发票加盖的印章必须是发票专用章，不能用财务专用章。）

3.票据的属地、职能是否与票据上加盖的印章相符合。

4.票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。

5.从票据印制的所属日期与实际开票日期查验是否属过期作废票据。发票印制的所属日期可以从发票右上角的发票代码第6、7位查验出发票的年份，如果一张票据印制所属日期是2001年，开票日期却是2007年9月16日，显然这样的过期作废票据也是不能报销的。

6.同一本票据号码的排列先后顺序与该票据的填制日期是否合理。

7.票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。

8.发票填制字迹、笔体、笔画的精细、压痕是否异常。

9.发票填写位置是否存在位移。所谓位移，也就是第二联经复写后，票据上的文字或数字出现错位，如一张票据大写金额是6 000元，小写金额是60 000元，这样的票据也是不合规票据，因为税务机关指定的企业在印制装订发票时，各联次纵横行列都是对齐的，有固定位置，不会出现位移现象。

10.报销票据是否属白条、收据。所谓白条收据是指报纸杂志订阅单、培训费收据、政府部门收费收据等，这种以收据、白条代替发票或基金票据使用的，其目的是偷逃税款或私设“小金库”，显然这样的票据也是不能报销的。

二、从报销票据所附清单及有关审批手续进行审核

1.报销发票所附清单的审核。对于会议费报销票据必须分项注明住宿费、餐费、场地使用费等内容，并附上宾馆所开具的原始单据。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容。如果零配件更换较多，也要附上明细清单。

2.资本性支出报销票据的审核。

3.报销票据有关人员签名、签署意见及事由的审核。首先要鉴别领导签字是否与印鉴卡的签字相一致，领导签名要签全名，领导签署意见应注明本人意见，如“同意”等，不可只签名字不签意见；实报金额与票面金额不一致时应由领导签字注明实报金额；其次是审查经办人、验收人以及财务联系人的签字是否签齐全；最后要审查报销票据是否注明事由。

三、从报销发票本身的防伪性能来鉴别发票的真假

1.借助紫光灯来鉴别发票的真假。

2.根据票据本身的制作，鉴别其是否属国家正规特制票据。正规发票通过光线照射，里面会出现水印、不规则发明短光线、特制花纹等图案。假发票则通过光线照射没有这些防伪标记或者防伪标记模糊不清。

3.根据票据的印制特征进行鉴别。

4.根据发票代码及号码进行审验。新版普通发票右上角有两排数字，上面一排是发票代码，下面一排是发票号码。发票代码以12位数码表示，第1位代码表示发票所属机构代码，即0为总局，1为国税局，2为地税局；第2至5代码是表示行政区域统一代码，以全国行政区域统一代码为准，如：河南省行政区域代码是4100，郑州市4101，开封市4102，许昌市4110；第6、7位表示年份代码；第8位代码表示所属行业代码；第9、10、11位代码表示所属行业具体排序码；第12位代码表示为“票号循环码”。发票号码以8位数码表示，为每一种发票在每年度中的排序。

四、小企业期间费用税前扣除的规定

会计上，符合小企业会计准则和各企业指定的财务制度的费用都可以报销，但是报销的费用所得税前不一定能够扣除，为进行纳税筹划，需要系统了解费用税前扣除相关的规定。

（一）工资薪金

1.企业发生的合理的工资薪金支出，准予扣除。

关于合理工资薪金掌握的原则：（1）企业制定了较为规范的员工工资、薪金制度；（2）企业所制定的工资、薪金制度符合行业及地区水平；（3）企业在一定时期所发放的工资、薪金是相对固定的，工资、薪金的调整是有序进行的；（4）企业对实际发放的工资薪金，已依法履行了代扣代缴个人所得税义务；（5）有关工资、薪金的安排，不以减少或逃避税款为目的。

2.企业安置残疾人员所支付的工资的加计扣除，是指企业安置残疾人员的，在按照支付给残疾职工工资据实扣除的基础上，按照支付给残疾职工工资的100%加计扣除。

（二）职工福利费、教育经费、工会经费

企业发生的职工福利费支出，不超过工资薪金总额14%的部分，准予扣除。

除国务院财政、税务主管部门另有规定外，企业发生的职工教育经费支出，不超过工资、薪金总额2.5%的部分，准予扣除；超过部分，准予在以后纳税年度结转扣除。软件生产企业的职工培训费用，可按实际发生额在计算应纳税所得额时扣除。

企业拨缴的工会经费，不超过工资薪金总额2%的部分，准予扣除。

（三）社会保险费

1.按照政府规定的范围和标准缴纳的“五险一金”，即基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等基本社会保险费和住房公积金，准予扣除。

2.企业为投资者或者职工支付的补充养老保险费、补充医疗保险费，在国务院财政、税务主管部门规定的范围和标准内，准予扣除。企业依照国家有关规定为特殊工种职工支付的人身安全保险费和符合国务院财政、税务主管部门规定可以扣除的商业保险费准予扣除。