华扬公司销售业务的内部控制制度

华扬公司销售业务的内部控制制度

2007年6月

销售部门的业务人员在了解客户的基本情况后，确定交易的初步意向，填写客户资料表。该表交由信用管制部门派驻的信用管制师对客户的经营能力、资信状况进行评核，出具授信建议。经销售部门经理核准与客户的交易方式及给予客户的信用额度后，签定销售合同。销售部门业务助理将客户资料输入电脑系统存档。

如是现销客户，当收到客户订货单及缴款时，将客户之缴款填写缴款单送交财会部门出纳员。出纳员在收款后，将缴款单的一联交财会部门负责收款的会计进行电脑系统缴款确认。如是放账客户，须将已获核准的授信责任书送交财会部门负责应收款的会计进行电脑系统的授信额度确认，同时，将客户的订货单的一联及相应的销售合同一份转交营业管理部门。

营业管理部门的人员将电脑系统中制作的销货通知单送交储运部门（营业管理部门、储运部门工作由一人领导）。储运部门依据销货通知单标明的品种、数量进行备货并生成一式四联的送货单送交财会部门。财会部门核对价格、收款金额无误后签字并在电脑系统确认生成销货清单，据此填制销货发票并予以记账。财会部门将销货发票及三联送货单送交储运部门。储运部门留存一联，其余两联送货单及销货发票连同货物送交客户。客户签收后将送货单留存一联，另一联送货单由储运部门返回财会部门作为销售收入或应收账款之依据。

[要求]请指出华扬公司销售业务的内部控制制度中的优点和存在的问题。

答：对以上华扬公司关于销售业务内部控制制度的分析如下：

一、华扬公司内部控制制度的优点：

1.该公司的销售制度较好地运用了不相容职务分工控制。将销售业务中对客户选择、客户信用调查、接受客户订单、核准付款条件、填制销货通知单、发出商品、开具发票、收取货款及会计记录等不相容岗位所涉及到的销售人员、信用管制人员、营业管理人员、财务人员、储运人员进行了分工。做到：1）接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作；2）填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作；3）开据发票的人不能同

时负责发票的审核工作；4）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作；5）记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作；6）会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。

2.该公司建立和健全了信用管制系统。信用管制系统的建立，保证了销售成果的有效性，避免了坏账的发生，实现了对应收账款的事前控制。

3.该公司采用了电脑系统授信额度确认的权限控制。电脑系统授信额度的确认，提高了销售业务的工作效率，保证了营业收入的真实性、合理性、完整有效性，同时也提高了信息的及时性、准确性、查阅的方便性。

小结：该公司建立销售与收款业务的岗位责任制的内部控制制度，明确了相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约，有利于各职能部门之间的相互牵制和监督，可以在一定程度上防止贪污舞弊行为的发生，能够减少销售业务中可能出现的低效率和侵吞企业利益的不良行为。确立有效的信用控制体系，保证了销售收入的真实、准确，使资金回笼率得到有效控制。

二、华扬公司内部控制制度存在的问题：

1.分离制度的执行中还不够彻底，因为销售部门、营业管理部门与储运部门同属一个领导管理，尚存在作弊的隐患，因此，在相关业务的牵制上还不够严谨。

2.销售合同审批程序不够完善，企业的销售政策应经部门经理、分管副总审批，金额过大的还应经过总经理审批；如有涉及到变更资金回笼方式的，次销售项目的实施应有财务经理的审批程序；

3.应对订单实行控制制度，包括：1）根据不同的客户和销售形式设计多种订单格式，?以满足企业内部各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要；2）规定订单在企业内部各环节的流转程序，并规定相应的授权批准程序；3）实行订单顺序编号法，?对已执行的订单和尚未执行的订单分别进行管理和控制，以便随时检查订单的执行情况和每一订单的处理过程。

4.对销售发票环节实行应有的控制制度。包括：1）指定专人负责发票的保管和使用，明确发票管理制度；2）发票使用人领用发票时应签字注明所领用发票的起讫号；3）发票使用人所开据的发票必须以发货通知单等有关凭证上载明的客户名称、日期、数量、单价、金额等为依据如实填列各项内容；4）财会部门必须指定独立于发票使用人的专人，?定期或不定期地对所有使用过的发票与会计记录和有关手续凭证进行核对检查。

5.应收账款的管理上还应加强事后管理，应建立以询证函的形式，及时准确的与客户对账，以免给个别业务人员提供可乘之机，保证应收账款的真实、准确和回笼。要做到：应收账款明细账与总分类账进行核对，并确认一致；每月定期向客户寄送对账单（询证函），与客户应付账款核实一致，对客户提出的异议作专案追查；坏帐的注销有经授权人员的审批；定期编制账龄分析表，对到期应收的账款及时催收；经企业决策层授权的独立部门或人员对应收账款内控制度执行情况进行监督检查评价。

应收账款内控制度可具体通过划分设立若干个岗位，并确定各相关岗位的职责权限来实施。设立岗位职责时还应充分考虑不相容职务间适当的职责分离，以形成内部牵制，达到控制的目的。应分离的职务主要包括：1、销售部门与最后核准赊销的部门应分离，以防止由于销售部门盲目追求销售业绩而忽视赊销带来的坏帐损失；2、记录主营业务收入账簿和应收账款账簿的人员不得开立发票、经手现金，以防舞弊；3、赊销售通知单签发人员不得负责货款的收取、货物的托运（运输）相关工作；4、监督检查评价内控制度执行情况的独立人员不隶属于业务流程中的任何部门，且不隶属分管业务的副总裁（经理）领导。

小结：分离制度不够严谨，销售合同审批程序不够完善，容易使企业各经营环节经济活动操作者的权力过大，也使实施有效监控的力度不到位,造成经济利益的流失。制定合理、有效的销售订单制度，加强对应收账款各环节的实施工作，使公司内部控制制度得到完善，才能有效的促进企业的发展。

三、保证华扬公司销售业务的内部控制制度有效执行,促进企业发展的主要措施:

1.领导重视,是严格有效执行内控制度的保证。内部控制能否落到实处,而不流于形式,最重要的在于企业领导层能统一思想,力排干扰,敢于碰硬。实际工作中,企业领导应重视会计核算和会计监督工作,在经营管理的一切过程和环节,支持和督促照章办事,并明确财务负责人参与企业重大决策,要求任何部门和人员发现违反内控制度的行为都要及时汇报,并提

出处理意见;同时实施财务集中管理体制,加大对企业各业务部门监控的力度。

2.企业内部必须重视对内部控制制度管理人员的了解、培养和选用。企业领导及部门负责人要定期对重点岗位人员的思想和行为进行分析,掌握可能使有关人员犯罪的外因,以便采取措施加以防范和控制。

3.强化考核,建立有效的激励机制。企业在制定内控制度时,要注意责权利的平衡,并且定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循,执行中有何成绩,出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励;对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚。只有做到压力和动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。

4.企业必须发挥内部审计机构的作用。内部审计是企业内设的经济监督服务部门,它是强化内部控制制度的一项基本措施,内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高管理部门提出报告,它是内部控制的再监督、再控制,从而保证企业的内部控制制度更加完善严密。

5.点面控制有机结合。企业内部控制的点应该设在三个位置上:(1)资金。对企业资金筹集、调度、使用、分配等实行严格控制,防止资金体外循环。(2)成本费用。对企业的各项成本费用支出实施严格的监管,防止出现舞弊行为。(3)权力使用。对企业各经营环节经济活动操作者的权力实施有效监控,防止权力乱用,造成经济损失。

6.控制与创新相结合。实施内部控制是为保证企业经营健康发展,为企业经营导航的,但其自身没有资产再生功能;而保证企业生产经营活力的源泉是创新,即技术创新、管理创新、制度创新,只有不断创新,企业才能不断适应市场变化,生产经营才有足够的动力。因此,保持企业发展不仅要实施内部控制,更要促进企业创新。有活力的内部控制制度应是推动企业创新的制度,对企业创新工程给予足够的支持,在支持中对创新过程实施全面控制,防止企业创新过程中产生舞弊行为。

四、加快华扬公司销售业务的发展，企业内部会计控制的实施，必须做到：

1.保证销售收入的真实性和合理性。企业为客户提供的各种产品及提供的劳务应以实现的数字记录在账上。防止已实现的销售收入以及将收入的账款转移到账外行为的发生。销售的产品、提供的劳务要符合企业的经营范围，防止违反规定或超越经营范围的销售行为的发生。

2.保证应收账款的真实性和可回收性，确定反映在应收账款上的债权数的真实存在（同销售业务的实际情况相一致），客户的真实存在，从而保证赊销的货款可回收。

3.保证销货款尽数回收，产品销货折扣要符合企业规定的条件，要防止有人利用折扣为自己谋取私利行为的发生。

4.保证销货退回的合理处理，要有对退回商品处理的控制流程，对退回的商品要查明原因，办理恰当的退货手续并记录在账上，以便及时、合理地予以处理。