电子文件管理程序

目录

1. 目的 3

2. 使用范围 3

3. 参考文件 3

4. 职责 3

4.1 技术部信息文档中心 3

4.2 各部门及施工队 3

5. 完全电子化文件管理 3

6. 电子文件的产生、收集与积累 4

6.1 电子文件的产生 4

6.2 电子文件的收集与积累 4

6.3 收集积累要求 4

7. 电子文件的管理措施 5

8. 电子文件的分发 6

9. 电子文件的整理及归档 6

10. 归档电子文件的移交、接收与保管 6

10.1 移交、接收与保管要求 6

10.2 移交、接收检验 7

10.3 保管要求 7

10.4 有效性保证 7

10.5 利用 8

10.6 归档电子文件的鉴定销毁 8

10.7 统计 8

11. 附录 8

1.

目的

为适应信息化建设的需要，规范方家山项目部在办公自动化与电子业务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，便于保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性。

2. 使用范围

本文适用于方家山项目部施工管理有关电子文件和电子文件归档管理办法。

3. 参考文件

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《电子文件归档与管理规范》

4. 职责

4.1 技术部信息文档中心

1) 负责项目部电子文件的全面管理工作；

2) 负责项目部归档电子的文件的分类、数据库系统登记及日常应用管理；

3) 负责项目部具有知识产权可编辑电子的文件的管理及保密工作；

4) 负责项目部电子文件的备份和定期检查工作；

5) 负责项目部电子文件与业务往来单位的传递及管理工作。

4.2 各部门及施工队

1) 配合技术部信息文档中心作好电子文件的管理工作；

2) 负责本部门/施工队所产生的各类电子的管理及安全。

5. 完全电子化文件管理

随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸质文件的发展趋势。充分利用和管理电子文件，对于提高工作效率和文件利用率有着非常重要的作用，其优点是：存储量大，存放空间小，便于管理，避免了由于纸质文件存放时间过长而出现的老化现象以及管理不善出现的丢失情况，同时还可以减少一定的分发数量，减轻劳动强度，降低使用成本。

因此，规范项目部在办公自动化与电子业务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合项目部实际情况，以集中规范管理为原则，明确归档电子文件的管理机制，加大电子文件的应用范围及管理力度，全面实现文件电子化管理将是方家山核岛安装项目工程文件管理的主要目标之一。

6. 电子文件的产生、收集与积累

6.1 电子文件的产生

1) 对于内部编制的文件资料在提交给技术部信息文档中心进行分发归档时，纸质文件和电子文件同时提交，文件管理人员将检查纸质文件和电子文件的一致性，并作好电子文件的记录；

2) 文件管理人员在检查电子文件无误后，将可修改的电子文件转换成不可修改的电子文件，作为以后电子文件分发和查阅之用。可修改的电子文件将保存在技术部信息文档中心，以做该文件的升版之用，其管理流程详见附录1；

3) 对于外部文件资料的接收，原则上每一份文件图纸都必须有电子文件，

对于不是电子文件的，将通过扫描的形式制作电子文件，其管理流程详见附录2。

6.2 电子文件的收集与积累

电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任人、数据库登记时间等。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中，制成硬拷贝或者磁带备份，以免系统发生意外情况时文件丢失。

1) 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由文档管理部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性；

2) 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，文档管理部门要进行指导与监督。

6.3 收集积累要求

伴随纸质文件产生的电子文件，其处理程序与纸质文件相同，要随时生成随时存储随时归档。网上下载、扫描或重新录入等形式形成的电子文件，也应随时存储随时归档，以防止丢失。

1) 对于记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留；

2) 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；

3) 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；

4) 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式；

5) 对用计算机辅助设计（CAD）或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

6) 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；

7) 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件；

8) 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集；

9) 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集；

10) 定期制作电子文件的备份。

7. 电子文件的管理措施

1) 电子文件的管理由文档管理部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持，以保证电子文档的质量及可利用性，确保其信息的真实性、安全性和完整性；

2) 正确地划分电子文件的范围，是确保电子文件完整齐全的关键。从文件资料的角度考虑，包括：所有正式的工程文件、管理性程序、技术性程序，以及所涉及的图片、表格等，从文件的形成来看，包括每份文件的各种版次，所有电子文件在同时保存有纸质文件的情况下以纸质文件为准；

3) 电子文件形成部门应对所收集积累的电子文件集中管理，不得由个人分散保管，并定期向文档管理部门移交，针对发布的工程文件，在提供纸质文件发布的同时，必需提供其相应的电子文件；

4) 建立健全电子文件的有关制度是电子文件管理的保障，也使电子文件管理工作有制度可依、有规范可循，从而保证了电子文件管理能科学、有序地开展，电子文件管理流程序见附录3；

5) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致；

6) 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝，进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

8. 电子文件的分发

在具备电子文件查阅的条件下，电子文件的分发将依据文件管理系统中设定的分发规则实现电子分发和电子签收，施工现场班组仍将使用纸质文件，各种图纸暂不进行电子版文件分发之中。

1) 文件使用者在文件管理系统中进行电子分发文件的电子签收、查阅，以及批示处理意见和二次分发等工作；

2) 文件使用者可在文件管理系统中查阅到各类电子文件的目录、电子文件清单、每份电子文件的实体；

3) 电子文件的分发均为不可修改文本。

9. 电子文件的整理及归档

1) 电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分类别进行管理，为归档做好准备工作；

2) 电子文件的归档可分两步进行，其一：对实时进行的归档先做逻辑归档，将电子文件的管理权从网络上转移至文档管理部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变；然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向文档管理部门移交。

10. 归档电子文件的移交、接收与保管

10.1 移交、接收与保管要求

对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验，在检验合格后将其如期移交至文档管理部门进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

10.2 移交、接收检验

文件形成部门及专业施工队在移交电子文件之前，文档管理部门均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％时方可进行交接。

检验项目如下：

1) 载体有无划痕，是否清洁；

2) 有无病毒；

3) 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4) 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5) 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录5的相应栏目)。文档管理部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回文件的形成部门重新制作，并再次对其进行检验。

10.3 保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

1) 归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

2) 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

3) 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；

4) 环境温度选定范围：15℃～27℃；相对湿度选定范围：40％～60％；

5) 归档电子文件在形成单位的保管，也可参照上述条件。

10.4 有效性保证

1) 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置；

2) 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施；

3) 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

10.5 利用

1) 归档电子文件的封存载体不应外借，未经批准任何部门或项目部不允许擅自复制电子文件；

2) 利用时应使用拷贝件；

3) 利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施；

4) 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

10.6 归档电子文件的鉴定销毁

1) 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；

2) 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

10.7 统计

文档管理部门应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计，必要时需向上级主管部门移交备存。

11. 附录

附录1：内部电子文件流程

附录2：外部电子文件流程

附录3：电子文件管理流程

附录4：归档电子文件移交、接收检验登记表

附录1：内部电子文件流程

发现问题

附录2：外部电子文件流程图

附录3：电子文件管理流程图

附录4：归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表