外贸业务流程及注意事项

外贸业务流程及注意事项

一、打初样

1、客人提供初样工艺单及纸样，首先日语担当将工艺

单翻译成中文并打一份详细的打样要求（参照生产要求

文件夹中内容）。准备好面辅料。随后发往打样工厂打

样，并要求他们在规定的日期内交货。工厂将样衣交给公司后要让技术担当确认样衣的各项工艺，并做一份详

细的样衣确认意见。以便和客人的确认意见相对比，在

做大货之前发现更多在生产大货时应注意的问题。担当要在客人指定交样衣时间内将样衣寄出，如有特殊情况

无法按客户指定的时间交出样衣，得提前向客户报告并说明推迟原因及样衣能够寄出的准确时间。和客户商量

一个合理的时间将样衣寄出（寄件前向客户确认寄件地

址及收货人）。样衣寄出后在底单复印件上写上所寄快

件的明细传真给客户以便客户查收。寄出的东西要做记录，请记录在寄件统计文件夹中的国外寄件统计表中以便查询。

注意：打给客人的样衣及面辅料担当一定要留有备份，以备后继程序中有所改变而有据可查。如有特殊情况而

未做备份样衣，担当一定要贴好初样的面辅料卡及在工

艺单上做上详细的尺寸和工艺的记录。备份上一定要做好时间及打样次数的记号。以便查找。

2、样衣寄出后，客户会有确认意见传真过来。此时，

日语担当应将这些确认意见翻译成中文给打样工厂及公司技术各一份。自己留一份以便后面打拍照样及大货生产时让工厂应该要注意哪些工艺。

二、打拍照样

1、在出样打出去一段时间后，客人会决定此款货是否

值得生产。如需要，客人会再寄拍照样的工艺单纸样及详细的打样要求（如配色表，面料及配色的色样和一些指定用的辅料）。日语担当先要将工艺单翻译成中文并做一份详细的打样要求。操作流程同打初样流程。不过寄拍照样时一定要附相应的拍照样面料一块

注意：打拍照样前客户会先提供面料颜色样。担当将客户提供的颜色样寄往指定的面料工厂，要求工厂打色卡。将打好的色卡寄给客户确认。客户确认好颜色后再让面料工厂放样布打样。必要时有些辅料也应先寄给客户确认。★拍照样及所有面辅料一定要有备份，因为拍照样在经客户拍照确认后如无太大更改的话，大货就严格按拍照样生产。拍照样的确认意见也要及时反馈给工厂及公司技术担当。以便更准确有效的生产大货。

2、在打初样时，客户会和张经理商谈下单事宜。如确

定哪些款要生产大货，则速安排大货面料的检测。将处理过的大货面料寄往常州纺检检测中心，联系人和地址

见通讯录。检测申请表见桌上藏富检测文件夹。填表时

一定要分款号填写，颜色也要填客户指示的日文颜色。

如有些款用一样的面料，只检一份面料其余转记此面料

数据。寄出的东西要做记录，请记录在寄件统计文件夹

的国内寄件统计表中以便查询。

大概一星期左右能出检测报告，报告出来后一般马上传

给客户，除非有严重不合格项目（如面料混用率，缩率）。

有不合格的，要根据检测报告中不合格项目再次处理面

料送去补测。补测时除了要填写补测申请表外还要将不

合格报告复印一份一起寄到常州纺检。应争取在最短时

间内将面料检测完成。

三、洗麦的确认

在传给客户检测报告后，客户会传洗麦指示稿到公司。

此时应速将洗麦指示稿传到慧艺打样（联系方式见通

讯录）。在接到慧艺的打样稿后，仔细和客户的原稿核

对，如有错误之处就在样稿上标明并让慧艺修改。直

至完全与客户原稿一致后传给客户确认。客户确认后

就可以订洗麦了。将洗麦定单及写有客户确认OK的

洗麦稿一起传到慧艺，让他们生产。

注意：客户的原稿和确认OK的稿子一定要留底保存，以便以后的核对查询。每次收到洗麦后都应先核对洗

麦内容无误后才能发往工厂。核对洗麦时，除了文字，

图标和数字也要认真核对。

四、定单管理

1、在接到客户正式定单（ムトウ的定单上有MFLK-？

/尾崎的也会在单子的最上方有个下单编号）后，先做合同。单证的进入口令为051。进入单证后点击出口业务再双击外销合同。如做ムトウ的合同的话就复制里面最近的一份MFLK-？的合同。如做尾崎的合同的话就复制里面最近的一份KYZB-？的合同。将做好的合同单证预示并用用套打的形式，装上外销合同纸打印出来给张经理签字后传给客户。

注意：所做合同的客户资料一定要和信用证上的一致（信用证可向朱经理要）。在信用证未有变动时做合同只需将一般资料里的合同编号（ムトウ客户指定的MFLK-？尾崎就顺着原由的编号按顺序编下去）、制作日期、交期、结汇方式（L/C或T/T）及（CFR或FOB）填好。交期一般按一个合同中定单交期最久的打，还可以向后推个10天左右。填好一般资料后就将款号数量价格填在商品资料中。

2、在收到定单后，把有关的数据及资料输入到生产计划/定单文件夹中的总定单表中以便统一管理。同时，要将收到的所有定单做3份表，先按客户要求的交期结合面辅料到齐时间给工厂排一份交期表并要求工厂在两天内回复。给工厂

的交期表如有可能要比客户要求的交期提前一星期。根据工厂回复的交期给客户排交期表，此表也要分工厂（如何分工厂见客户定单或问张经理）。给客户的交期一般严格按客户下单时要求的交期报。如有各种原因要推交期的话，必须和客户说明推迟原因并给出交货的准确时间。一般推迟交期不超过一星期。经反复和工厂及客户确认好交期后就做检品计划表发往各检品公司（联系方式见通讯录）。

注意：A、排三张计划表时，船期←出货日（检品公司提前两天出货）←送检日（工厂送检按数量决定，当天进出不了货，至少要两天的检品时间）B、交期必须经常和工厂确认，如有变化，必须提前一星期向客户报告并商议合理的出货时间，一旦再次确定时间就立即和检品公司联系更改检品计划。

五、大货生产

1、客人下单后会提供大货生产的工艺单和纸样。在收

到大货工艺单和纸样后可根据大货要求速订各种辅料。

面料一般在客户确认颜色后，根据定单的数量及每款的单耗订购（有指定人员订）。在收到客户的大货工艺单和纸样后，日语担当应在第一时间内将其翻译并打好大货生产要求。在给技术担当确认工艺单和生产要求无误后发给工厂。同时将准备好的面辅料一起发给工厂。要求其打大货生产样。（注意：在面辅料准备好发给工厂前要

准备两份留样：一份寄给客户，一份留公司做留底。面料大概要50CM*50CM）

2、给客户的大货生产样必须齐色均码（各颜色都有，尺码

交错开）。在收到客户大货样后一定要交给技术担当仔细核对（面辅料是否正确，工艺是否正确）并做好详细的确认意见。担当应在客户指定时间内将大货样寄出。在寄大货样时应打正确的发票。发票号就复制相同信用证的发票在最后添上“-1”。并将底单和发票的复印件保留下来，积累一个月向客户申请一次T/T（T/T格式在T/T 文件夹中）。

注意：A、在给工厂打生产要求时先将前面打的初样和拍照样及确认意见拿出好好对比。特别是拍照样，仔细核对大货工艺，确认是否和拍照样一致。如有不一致出，查看是否有客户的更改说明，如无更改说明请速与技术担当联系，让其确认。并向客户汇报情况等客户意见。

B、打大货生产要求前仔细研究初样和拍照样的确认意

见，结合前面的确认意见将生产此货应注意的工艺要求打在生产要求中给工厂。已确保大货生产的准确性及生产效率。

3、在收到客户大货确认意见确定大货无重大错误后可通

知工厂进行大货生产。并将大货确认意见写成生产要求传给工厂，要求工厂在大货生产时一定要注意改正不良

之处。

4、在大货正式开始生产时请再次与工厂确认交期，有任

何变化及时与客户和检品公司联系。

六、出货前准备工作

1、在大货生产过程中必须定期确认交期。在交期确定

基本无误后，得提前3~5天向船公司订船或飞机（ムトウ一般走到付FOB，尾崎一般走预付CFR）。并提前做好商检梭织的需要商检，针织的不需要商检。

注意：做商检是根据服装的面料成分及衣服款式在海关编码书上找对应的编码（不确定时可问陆师傅及船公司）。

2、订好舱位后要提前至少一天通知内陆配载（从检品公

司到货代仓库）。要通知配载出货的大概体积及箱数。如有变化要及时和配载联系以防装不下或空仓太多而算亏仓费。内陆配载的配货要有详细记录（时间、体积及箱数有无加急费）。联系方式见通讯录。

注意：通知内陆配载配货时一定要在进仓单上注明货代要求的进仓时间（一般比货代要求的进仓时间提前1~2小时要求配载）。

七、报关

1、报关前准备，要先将报关用的核销单寄到每个相应

的货代公司（既出货的船公司和空运公司）。寄出的核销

单都要做好记录（记录好核销单号和对应的运编号），每次寄件时的寄件运单好也要记录下来并在次日询问对方有无收到核销单（核销单十分重要）。核销单必须至少提前2天寄给货代。常走的海运可多寄些，空运至少经常要保持一份备用。做好的商检也要至少提前2天传真给相应的货代公司，并通知其速去换单。

2、一定要盯紧货物的进仓时间。货物从检品公司发出后，检品公司会有装箱单发到我公司。收到箱单后加一下总箱数和总件数。与进到上海仓库的总箱数核对一下，如果箱数一致就可进行报关。A、报关时请和货代确认用哪份核销单（AIT和雅玛多是我公司指定他们用那份核销单。曹经理那是问他们运编号。）并做好记录，以便自己了解核销单的使用情况。B、需使用商检的也应和货代确认用哪份商件并作好记录（什么时间用在哪票货上）。因为货代会向我公司收取商检换单费，以便对帐用。（哪些已付过，哪些未付记录好）

3、确认好数量和商检后就进入报关系统报关。口令还是051。进入后点击单证管理进入后双击单证制作。ムトウ客户的寻找信用证号为“614LCJ-66040541”的最近一份资料复制（不能复制-？的资料，那些一般为形式发票，客户资料可能有所变动）。尾崎客户寻找信用证为“041-0321277-801”的最近期一份资料复制（不能复制

-？的资料，那些一般为形式发票，客户资料可能有所变动）。复制后将发票号的最后三位数字改成相应核销单的运编号加“．”（就是前面提到的报关前和货代确认的核销单）。之后就在一般信息中将出货日期填上（出货日期为船期），发票日期一般比出货起提早两天。还要检查一下价格条款及运输方式和到达的港口（如不符请改成相应的）。接着就填写商品信息将要出货款的小件数及价格箱数。再确认下毛重和体积，将其改成实际所出货的毛重体积。

注意：如用商检的话，商品信息中只要改小件数和箱数，单价和海关编码不能改动。如不用商检的话，就要将海关编码改成针织的。做好后的报关数据传给相应的货代。联系方式见通讯录。

4、有时因货急客户要求寄快件出货时，要打正确的发票，发票号就复制相同信用证的发票在最后添上“-1”。并将底单和发票的复印件保留下来，积累一个月将所有需要向客户申请的费用打成T/T寄给客户向其申请费用（T/T 格式在T/T文件夹中）。

八、结汇资料

做好报关数据后应第一时间将结汇资料做出来传给客人。做结汇资料时要在单证系统中找相应的报关资料将他复制，发票号只要将末尾的“．”去掉。然后再将

报关时填的一般贸易中的各项注意点再检查下是否符

合此次出货要求，并将发票日期改成和出货日期一致。

还要输入合同号，在桌上存放合同的文件夹中找所出

货相应的合同，并按此合同输结汇资料中各款的价格。

并将发票和装相单打印出来。最后，将各检品公司的

装箱单修改一下。将抬头换成JIANG SU SKY RUN

WU XI CO.,LTD。把TO M/S换成MARUBENI。将

备注栏中的东西清空除了捆箱的明细。不过捆箱明细

要翻译成日文给客人。

注意：报关资料要打印出两张发票和一张报关单给朱

经理。结汇的要打印出3张发票1张装箱单给朱经理。

（打印出的发票上的客户资料一定要与信用证一致。

装箱单上的毛重体积一定要与提单一致。提单上的客

户资料一定要与信用证一致。如信用证没有改变提单

的确认可参照装相单文件夹中最近船期出货的提单。）九、出货统计

每次出完货后要及时将各款出货明细填入各款的统计

表中。各款统计表见出货统计文件夹。

注意：此项工作十分重要，每次统计数字出来后要及时反馈给其他担当。如有断色断码未出货的，应及时和工

厂联系，安排生产调整。