连锁药店商品管理---门店盘点细则

连锁药店商品管理---门店盘点细则

盘点数据不正常是店长们最头痛的事，而身为店长最主要的是责任心，首先对数据要有一定敏感度，对门店任何一个发生的数据都要清清楚楚，对每一个数据的来源都要清晰，对每一个数据的差异都要跟踪并处理及时。盘点周期：成药、参茸旧店每60天盘一次，新开店每30天盘一次，中药120天盘一次，正负不超过5天，活动商品(赠品)每个月的最后一天盘，凡是盘点的都要在交班提交数据后第一时间发当天总额到盘点专员以供建立盘点表用，盘点一般选在非营业时间进行。为加强门店商品数据管理，优化财务数据统计的流程及准确性，特将原有盘点管理制度修订如下：

一、盘点的重要性

1、盘点数据是公司衡量盘点单位商品管理好与差的重要参考依据，若盘点数据不准确，则严重影响公司对盘点单位的经

营管理。

2、盘点盈亏的大小直接关系到公司和员工的经济利益。

二、盘点的目的

1、使公司和门店准确掌握库存金额和数量，同时保持所有商品的电脑库存数据的准确性。

2、了解门店在盘点周期内的盈亏状况。

3、针对盘点差异较大的门店，分析原因重点跟进，以便在下一个营运周期加强商品管理，控制损耗。

4、加强对滞销商品、效期商品的管理。

三、盘点管理机构流程图解

四、盘点的周期

1、例行盘点。

1.1开业六个月以上的门店，每60天即两个月盘点一次，盘点范围必须包括（成药、参茸、），也可以包括中药。

1.2开业六个月以内的门店即新店，每30天盘点一次，连续盘六个月后，再按两个月盘点一次。盘点范围必须包括成药、

参茸、门店备用金，也可以包括中药，但第六次盘点必须包括中药。

1.3“活动商品”的盘点：各门店必须在每月最后一天营业结束提交数据完毕后对活动商品进行盘点，如果该天是促销活

动日，可不盘点，待活动结束后第一天提交数据完毕再进行盘点。

1.4中药的盘点：每120天即四个月必需盘点一次。

2、店长工作调动或离职时，需在离岗前对该店全部商品、备用金等进行盘点，要求人事变动须安排在盘点结束后进行。

3、商品数量发生特殊变化时，如成批商品被盗，须请示盘点专管员马上安排盘点。

4、盘点时间：由各公司盘点专管员负责安排。一般安排在晚上营业结束并提交数据完毕后进行，具体时间根据当地实际

情况由公司盘点专管员确定。

五、盘点的方式

单盘点。在盘点前按货架位置，手工抄写《盘点表》，按商品实物数量进行盘点。

六、盘点流程图解

七、盘点前准备

1、由盘点门店的店长负责盘点的事前准备组织工作。

1.1对货架分组。

对本店货架进行合理的分组，并统计出总组数量N。即根据货架以及商品库存数量多少将本店所有货架分为

若干组，每组必须要有明显编组标识，如：第一组位置，第二组位置，以方便盘点的分工执行。

1.2确定支援人数。

支援盘点门店店长，要在当天上午把本店支援人员名单及支援人情况（是否新员工、在店内最熟岗位等），OA发到当晚盘点门店，便于盘点门店店长合理安排配对。

1.3整理商品。

1.3.1整理货架商品：检查货架上商品摆放是否整齐，商品摆放是否归类，是否有串柜，价码牌与商品是否对应，中小型

包装盒是否满盒，赠品是否撤离货架等，凡影响盘点结果现象都需注意。

1.3.2整理库存商品：库存商品临时安排专人负责，把商品归类，可以先盘点并打包入箱，但必须贴上标签，注明：“已

盘不要动”。

1.3.3整理待处理商品。包括：过期、破损、公司通知暂撤离货架等商品，整理后应放在明显位置并加以说明。

1.3.4整理拆零商品：参照公司药品拆零商品目录表抄写盘点表，注意拆零商品要归回拆零处。

1.3.5整理地区货：地区货要分离归类。

1.3.6整理参茸柜的商品：要注意各种商品归类及价码牌（特别手写价码牌）是否一致，注意库存商品，特别是牛

黄、麝香、珍珠等贵重商品，拆零参茸、散装高丽参等要清晰核对。

1.3.7盘点当晚，对库存量大的商品，可以先盘点并打包入箱，但必须贴上标签，注明：“已盘不要动或其他记号”。1.4整理各种单据。

1.4.1整理进货单据：检查清楚进货单是否入账完毕，是否有多送商品或少送商品未有全部输入电脑，若有，

或全部输入电脑后再盘点，或将多送商品取出，不记录到盘点表。

1.4.2整理分店调拨单据：检查时空上是否已做入齐调拨数据，十天表调拨单是否与电脑一致。

1.4.3整理退货单据：检查退货单据是否在时空上确认齐全。若不齐，与配送中心核对，并做好记录。（注明：商品在时

空已出账，但退货单据未有返回门店，商品不应在盘点中计入其盘点表）。

1.4.4整理借厂家商品：检查清楚是否有借厂家的货，若有，尽快与配送中心联系，作出处理。

1.4.5整理欠顾客商品：要清楚了解是否有欠顾客商品的情况，或顾客已交货款，但又没有取货的，不能记入盘点表内。

1.4.6检查员工购买的商品是否完全出电脑单。

1.5手工抄写《盘点表》。

1.5.1实行商品实物数量盘点，门店需要手抄盘点表，一般是由店长安排员工自已抄写所管辖的卫生区域的货架商

品，盘点前二到三天就必需开始抄写《盘点表》，盘点表一式二份，标明A表、B表，按货架层次“S”形进行抄写。

1.5.2所谓“S”形，就是从货架由上而下，从最上层左边第一个商品起至本层最后一个商品止，然后再从往下一层右边第

一个商品起至最后一个商品止，如此类推。

1.5.3盘点表的字体，二联都要清晰，特别是数字，不能模糊不清。对于货品的编码，要严格抄写价码牌上全部编码，禁

止简写。

1.5.4盘点表抄写完毕，抄表人要在盘点表的相应位置上签名。

1.5.5店长要安排其他员工复核抄写出来的盘点表，复核人员必需认真复核，不能走过场，复核完毕，复核人要在盘点表

的相对应位置上签名。

1.6由盘点专管员指令一名非盘点门店的店长以上级别的员工担任盘点组长。

1.7准备好盘点告示牌，并在盘点开始前10分钟放置在门口一旁。

八、盘点中作业

1、所有参与盘点的人员必需按规定时间到达盘点门店集中，如有迟到者负激励绩效考核3分。

2、盘点组长负责总督导盘点中作业，负责组织、实施盘点，每组成员必须服从组长安排，认真协助盘点组长，顺利完成

盘点工作。

3、盘点前动员会议：

3.1会议由盘点组长主持，集中点名后向全部盘点人员说明盘点目的、重要性、盘点方法、盘点要求、盘点纪律

和盘点注意事项等，并针对前次盘点出现的问题，进行总结和分析，特别是对新入职员工要进行强化培训。

3.2盘点分工：盘点组长收集全部《盘点表》，根据总组数和总人数进行分组，本店员工与支援员工两人一组，由一名老

员工带新员工。盘点实行区域负责制，盘点人员按指定的区域进行实物数量盘点。

3.3《盘点表》分发：盘点组长将盘点表分给各组人员，A为初盘表、B为复盘表。

3.4 盘点人员清楚了解自已所负责盘点范围后，盘点组长宣布盘点正式开始。

4、盘点组长填写《盘点作业表》一份，并签名确认盘点开始时间，作业表式样见附表。

5、盘点作业中有关事项的要求：

5.1 所有数据均以实物盘点数为准，严禁未经过实盘就填写数量来代替商品的实存数。

5.2 盘点表格内抄写的商品信息项目不得修改，不得涂改，要保持清洁。如在清点过程中发现有少盘的数量N，

则在原数量后写“＋N”，如果在清点过程中发现多盘的数量N，则在原数量后写“－N”，禁止出现将原

数据划掉再重写的行为；如果发现有盘点表上无记录的药品，则详细抄入空白盘点表内。

5.3 盘点时，各组负责按盘点表商品顺序见货盘点，认真核对，清点。不准跳跃式盘点，严禁故意少盘、漏盘、

有商品不盘，盘点时不得谈论与盘点无关的事情，尽量减少人为的盘点差错。

5.4 盘点参茸柜贵细货品时采用单位为“克”的称进行称量，称量时必须除去其它杂物（如花椒等）。

5.5 冰箱内商品、轮椅、拐杖等不起眼商品盘点时不要漏盘。

5.6 商品清点后，需恢复原堆放的状态，严禁乱翻、乱放。

5.7 盘点完毕，要认真检查一遍，两位盘点人均须在盘点表上签名确认，并上交给盘点组长。

5.8 盘点期间，完成盘点工作或暂无盘点工作安排的人员到指定地区待命，不得随意在店内走动、逗留。

5.9在盘点期间，参与盘点的人员在未经盘点组长的同意下，不得擅自离开，否则视为早退。

6、初盘：一人一组或两人一组的，都要负责清点本柜组商品数量并整理归位，认真盘点，清晰填写商品的数量。初盘完

成后，认真检查一遍，必须在盘点表下方签名确认，注明“初盘人员”，并将A表上交盘点组长。

7、复盘：由盘点组长将《盘点表》B表发给已经完成了初盘的人员，进行复盘其他区域的商品数量，注意盘同一区域的

初盘人员和复盘人员不能相同，盘点方法与初盘相同。复盘完成后，认真检查一遍，盘点人必须在盘点表下方签名确认，注明“复盘人员”，并将B表上交盘点组长。

8、核实：由盘点组长安排已经完成了复盘的盘点人员，对初盘A表的盘点数量和复盘B表的盘点数量同时进行核对，

对有差异的商品数量进行第三次盘并修正，得出准确数据，两位盘点人必须在盘点表下方签名确认，注明“核实人甲和乙”，并将两表上交盘点组长。

9、抽盘：必要时，盘点组长可以安排人员实施抽盘，抽盘时每张盘点表最少抽盘三个商品（抽盘对象一般是贵重商品、

数量较大的商品），准确率达100%即可停止，否则要继续抽盘。在已抽盘的盘点表上注明抽盘人及“已抽盘”

字样。

10、商品还原归位：全部盘点表核实完毕，由店长指挥盘点人员，按商品陈列要求进行商品还原归位，并搞好卫

生。

11、A.B.表处理：经核实后的《盘点表》A表、B表的商品数量必须相符。A表作为本店盘点录入电脑的依据，B表盘点

结束后，盘点组长需在《盘点表》B表右上方编上页码，注明页数，交给盘点门店的店长签名，用牛皮纸袋封存，贴密封口，并将《盘点作业表》贴在封口一面，交盘点专员处。

12、盘点结束后，由盘点组长负责集中全部盘点人员作简短总结，并安排人员回程。盘点组长在《盘点作业表》上签名

确认本次盘点的结束时间。

13、录入和监录。

13.1录入就是门店人员负责按照盘点商品先后顺序逐一录入商品编码及数量。

13.2监录就是负责监督录入人在将盘点表上的商品名称、编码、盘点数量和录入电脑时的信息是否相同。

13.3方法：由本店店长负责安排人员（至少2人）将核实后的盘点表数据录入电脑，一人录入，另一人监录，

录入人员按页录入商品的编码和数量（注意不要录错位置），每录完1页监录人员就对已录入的商品编码和

数量唱核一页，唱核完毕后并打钩，确认数据已经正确录入，并确保录入数据和盘点表数据相同。

13.4录入时间要求：盘点表数据的录入，必须在盘点后第二天18时前全部正确录入完毕。得出时空库存数量差异表。

九、盘点后处理。

1、分析库存数量差异。

盘点数据录入结束的第二天下午至第五天，盘点门店根据时空库存数量差异表，自我校对库存数量差异情

况，并分析出差异原因。盘点专管员协助门店完成分析工作。

2、出具《盘点报告》，确认盘点结果：第六个工作日前，店长到财务部门核对库存金额，然后出具《盘点报告》（盘点

报告采用格式表），并在盘点报告上签名，确认盘点盈亏结果。

3、调正时空库存数量：第八工作日前，盘点专管员根据盘点盈亏结果调正时空库存数量。

4、财务部门出具《盘点结果数据表》及《盘亏处理方案》：由财务部门出具《盘亏处理方案》，并上报公司有关负责人。

5、公司有关负责人审批盘点报告及盘亏处理方案。

6、盘亏处理方案在当月发工资前已批复的，当月处理完毕，否则在下个月发工资前处理完毕。

十、盘点盈亏处理。

1、旧店（开业六个月以上）每盘点一次处理一次.不存在复盘.

2、凡新开张分店，每月盘点一次，连续盘点六个月，按第三次盘点累计结果进行处理，后转为旧店处理方法。

3、中药商品需进行独立计算盘盈盘亏，不得将中药的盘盈数与成药及参茸的盘亏数进行冲减。

4、盘盈处理。

盘盈的商品归公司所有，由财务部门在盘点的当月，作调增该店电脑库存金额和数量处理。

5、盘亏处理。

5.1经核实后，证实盘亏的单位属自选式分店的，计提其发生盘亏月份:

*成药、参茸：新店销售总额的3‰作为合理损耗,盘亏总金额减去合理损耗则为实亏数.

*成药、参茸：旧店销售总额的2‰作为合理损耗，盘亏总金额减去合理损耗则为实亏数。

*中药：销售总额的2%作为合理损耗，盘亏总金额减去合理损耗则为实亏数。

5.2实亏数的处理方案。

5.2.1财务部门计算出实亏数后，编制盘亏处理方案，承担盘亏金额的计算规定如下：

5.2.2公司负担30%，盘亏店负担70%。盘亏店再按各个员工的职责系数和在岗天数计算，进行分摊赔偿。

5.2.3职责系数：店长1.5x、班长1.2x、班员1x、收款员0.8X、实习员工0.8x。

5.2.4在岗天数：按照盘点周期内每个员工的在岗天数（含节假日）计算。

5.2.5对于盘亏的损失，促销员与店员负同等责任。

6.2.6每个员工承担盘亏金额的计算办法：

第一步、确定盘亏店应负担的70％的盘亏总金额（设为A）。

第二步、确定盘亏店所有员工的职责系数X的总个数。方法是按照盘点周期内，各个员工的在岗天数×职责系数＝各个员工应承担的X个数。再将各个员工的X个数相加，算出盘亏店的X总个数（设为B）。

第三步、计算每个X单位应分配的金额N，N＝A÷B。

第四步、将每个员工应承担的X个数×N，它就等于每个员工应承担的盘亏金额。

十一、盘点结果参考标准

1

十二、相关人员职责

1、门店是所有商品的最终责任承担者，店长和店员对本店商品的保存、丢失、毁损，负有直接的管理责任，公司主管、

盘点专管员负有职能管理责任。

2、盘点专管员：负责安排盘点组长，盘点计划、盘点时间、调配盘点人员、监盘、协助店长分析盘点差异、审核盘点差

异数据、审核盘点报告、调正时空库存数量。负责审批《盘点报告》和《盘亏处理方案》。

3、店长：负责安排盘点前准备工作、安排录入和监录工作，确认盘点盈亏数据，出具《盘点报告》，作出盈亏原因分析。

4、盘点组长：负责组织、实施盘点，以及提交《盘点表》。

5、财务部门：负责和门店核对库存数据，审核盘点报告的库存数据，出具和落实盘点盈亏数据表处理方案。

6、公司有关领导：负责审批《盘点报告》和《盘亏处理方案》。

十四、奖罚

1、门店盘点是一项非常严肃的工作，每次盘点都要投入大量的人力和物力，但要保证不影响门店销售，因此所有参与人

员盘点时必须按时到达、认真细心地实施盘点，如发现敷衍了事者，将按照制度对其进行严肃处理。

3、对盘点前没有组织好盘点人员，没有整理好商品及单据，没有划分好盘点区域，没有准备好盘点表，造成不

能按时盘点，或盘点过程混乱，或漏盘等现象，每次店长和盘点组长各负激励3分。

4、被抽盘时发现有错盘（盘点表数量、名称与实物不符）和漏盘的小组，则给予每个品种每人1分负激励处理。

5、盘点表不在规定时间内完成录入的，每次相关责任人负激励3分。

6、盘点门店负责人无特殊原因必须在规定时间内到财务部门对帐，否则按每延迟一天扣2分处理。

7、盘点过程中弄虚作假的虚报盘点数据、隐瞒事实的人员，公司将追究责任。

十、本制度从二0一一年六月一日起执行。

门店盘点作业中本制度未尽事项，由盘点专管员指挥执行。

附：

1、《盘点作业表》样式一份；

2、门店库存管理制度、交接班管理规定、日盘点、不定期盘点管理规定

盘点作业表

说明：《盘点作业表》是盘点组长履行督导义务的证明材料，需要将它粘贴在装《盘点表》的纸袋上面。

门店库存管理制度、交接班管理规定、日盘点、不定期盘点管理规定

一、门店库存管理制度

1、各门店设立兼职库管，兼职库管一般由店长指定的核心店员或储备店长担任或店长指定的当日值班店长。

2、当日仓库钥匙由兼职库管保存。

3、原则上库管和收银不能由同一个人担任。

4、店面仓库需要随时上锁，非经库管许可，除总部营运部同意认可的检查工作之外，任何人不得进入仓库。

5、仓库分类

为方便查找和核对商品，仓库必须按总部仓库管理要求，对商品进行分类陈列摆放，大类又可分为几层小类。

对于天然水晶等体积较小、容易丢失等产品，必须放在废旧包装盒中，废旧包装盒上必须贴名品名、编号等。

6、为防范风险，门店必须每日对贵重商品进行一次盘点，尤其是在交接班时间。

7、门店盘点工作负责人为店长，执行人为店长指定的当日值班店长或储备店长等，执行盘点必须两个人一起参与核对。

二、门店交接班规定

1、门店交接班适用于门店工作人员交接班，责任人交接班，人员长期或临时变动等情况。

2、交接内容为：商品、钱、工作交接等。

3、商品交接。按日盘点、周盘点或月盘点制度规定执行。

4、钱或现金交接。现金交接人需要在现金交接单上签字。

5、工作交接

工作交接内容包括人员状况、客户状况、除现金和商品外的其他财物如固定资产的交接、店面其他具体的经营管理状况等。店面人员状况、客户状况、店面的经营管理状况通过电子文档格式交接，格式不限；如发生人员离职或调动等情况，财物的交接必须把财物交接单打印后签字确认后方可。

三、门店盘点制度

（一）、盘点分类：

门店盘点分为日盘点、月盘点、年终盘点以及不定期盘点。所有盘点工作应以不影响门店零售工作为前提。

（二）、日盘点流程及不定期盘点

日盘点：指门店仓管每天对门店库存商品进行的自盘，对于展厅样品、天然水晶等单位价值高的商品必须天天盘点，如所保管货物太多无法每日一一清点的，可采取轮区盘点或按货物品种轮流盘点的方式进行每日盘点。

⑴、日盘点流程

1、门店仓管每天下班后根据库存报表，和所盘实物进行核对。

2、每周做一次全面盘点，店长监督执行，时间由总部或今后的分支机构决定，将库存报表数据打印出来，按照

品牌、品名、型号一一对照实物，盘点完成后参与人员必须在盘点表上签名，填写时间和日期，以备日后清

查。

3、如发现盘点差异，应及时查找原因，并填制盘点差异报告上报店长、零售经理及财务处理。

⑵、不定期盘点：指由于店长或其他相关人员产生人事变动，或其他特殊原因需要临时进行的盘点，盘点由单位财务和商务部负责人具体负责，程序按月盘点程序进行，但盘点前不必先通知受盘单位。