在Word2010中邮件合并时合并到新文档
在Word2010中邮件合并时合并到新文档
在Word2010文档中进行邮件合并时，为了能够对单个文档进行编辑（例如为特定收件人的信函添加个性化的文字），同时也是为了避免直接打印可能带来的纸张浪费，用户可以将信函首先合并到新文档，操作步骤如下所述：
第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”功能区。在“完成”分组中单击“完成并合并”按钮，并在打开的菜单中选择“编辑单个文档”命令，如图2011080701所示。
图2011080701 选择“编辑单个文档”命令
第2步，在打开的“合并到新文档”对话框中，用户可以选中“全部”、“当前记录”单选框，或者指定邮件合并的范围，并单击“确定”按钮，如图2011080702所示。
图2011080702 “合并到新文档”对话框
第3步，邮件合并开始执行，合并结果将出现在一个新文档中。用户可以根据需要对特定收件人的信函进行编辑，或者直接打印新文档。
(完整word版)邮件合并教案设计
“邮件合并”教学设计 “邮件合并”是Word的一项高级应用功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一，它能让我们批量的生成需要的文档，从而从繁乱的重复劳动中解脱出来，提高效率。【教学目的】： 本节课不仅指导学生学会邮件合并的操作方法，重要的是必须让学生知道“邮件合并”的使用情况；在课堂上培养学生寻求解决问题的方法。 1. 了解“邮件合并”的作用和使用情况; 知识目标：2. 掌握“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系; 3. 掌握邮件合并的方法及步骤; 能力目标：在教师的指导下学会使用“邮件合并”的四步曲：建立主文档、连接数据文件、插入合并域、执行邮件合并 情感目标：通过“邮件合并”的学习，渗透效率意识 【教学重点】：利用邮件合并向导或运用邮件合并工具栏，完成邮件合并的四步操作【教学难点】：邮件合并的含义及“主文档”、“数据文档”、“合并文件”三者之间的关系；【教学方法】： 先通过故事情景来提出问题，然后讨论解决问题的方法，再一步一步循循善诱地引导他们利用合理的技术来解决问题，然后归纳出邮件合并的含义和操作规律，最后通过实践操作提高操作能力。 【教学课时】：1课时（45分钟） 【教学过程】：[新课导入] 创设情景，激活兴趣 [讲授与演示] 师生同行，讲授及演示
[课堂小结] 课堂小结，理清思路 课 堂 小 结 环节一：搞清邮件合并的含义 环节二：搞清邮件合并中“主文档”、“数据表”、“合并文档”的关系 一个是主文档，固定不变的内容。 另一个是数据源文件，它含有主文档中的变动信息。该类文件可以是WORD 及word 表格，也可以是文本文件、Excel 工作表、数据库文件等。 环节三：邮件合并的操作规律 [课堂练习]根椐老师所讲内容请同学进行课堂练习，“邀请函”的制作。 [作业布置]请完成录取通知书的制作。（上机操作） [板书设计]邮件合并 一、 制作主文档 二、 制作数据表 三、 插入合并域 四、 执行合并 ① 制作主文档 ② 制作数据表 ③ 插入合并域 ④ 执行合并 选取数据源 插入合并域
word2003邮件合并方法
妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。针对这种情况，笔者想出了个好办法。 首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。 第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”(图1)。
第二步，进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。选择“工具—邮件合并”，出现对话框。合并分三步进行： ⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”； ⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”； ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。
使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡
使用word邮件合并功能提取Excel表格中字段数据制作座位卡、准考证、证件卡等因为学校检测学业水平时通常会安排考试座位，如何使用已有的Excel表格中的数据来制作座位卡、准考证、证件卡等，并在一张A4张上打印多个卡表，因为工作需要，摸索出来步骤，现记录在案，备查。 这里以office 2010 制作座位卡并打印为例： 一、建好规整的excel表格。 一般教导处都会有这样的汇总表，根据需要建立各个字段，大致如下: 、在word中用文本框建好座位卡的模板，预留出要读取数据的空位。 第试场誉 座位号 _________ 姓名 ________ 班级_______ * 准考证号____________ 』 三、使用邮件合并功能。 1、单击“开始邮件合并”，选择“信函”命令。：1逹 算冃in 3[] 1 20011 代還.1**h制耳期1ai-财AILL 认詁03U i-< ir W-ma丸C対51-05 6 4-(5.1轨轴0幽61-0* 7 " 9Q0QI非isfi01^ — B F&如02L 3圖 r~ 040$ ai- 9 " j俪：AtlJ L A , 1 L..：11-07 —L 窝踰Ul-0? 一 11； *JMB c即神 电一— Q?U,131-OT 一 12 jo 哪&wn(bl?- 13' it p—14 12；.T QDO?A10 OM aidi■—nooi MOI—
創建 _ 开g 就入新列表㈣冲 13僮用现有列表匡L. 邮件群发之“Word邮件合并法” 想要做好邮件群发，一定要先做好2个准备工作！ 第一：首先要先收集好客户准确邮箱，用Esxel表格保存，建议按“客户类别”分类收集，比如“合作客户，跟进客户等等”且抬头是“姓名，公司名称，邮箱”（这个是邮件发送的根本，没有表格或者表格没有注明抬头内容，是无法完成Word邮件合并的） 第二：就是邮件素材的收集（外贸圈，和公司邮件的分类，新闻……） 当有了以上2个准备后，我们就可以开始邮件群发了！ 步骤如下： 第一：把找到的素材复制到Word上 第二:点击Word上的“邮件”选择“邮件合并”再点击“电子邮件” 第三：然后点击“选择收件人”中的“使用现有列表”（这个现有列表就是我们最开始说的收集客户邮箱的Esxel表格了） 第四：如图弹出窗口，在弹出的页面窗口上去找到保存客户邮箱的Esxel表格的位置 第五：点击找到exsel表格后在弹出的窗口上选择你这次所以发送的客户类别，然后点击“确认” 第六：如果你想在该“客户分类”中选择几个人发送或者不想发送给那几个客户，可点击“编辑收件人列表”在“列表中选择你要发的客户”（如果没有这需求可以跳过这个步骤） 第七：你还可以选择收件人的地址块，作用是Word会在发送邮件的时候自动替换成你列表中该客户人邮件地址！（发中国客户的公司，如果没有强制要求是没有必要用这个步骤的，建议可以直接跳过） 第八：如果你还想在邮件当中插入问候语可以点击“问候语”（默认是英文的，建议在写内容前我们可以自己输入个性华的问候语，显得更有贴切）（没有特定要求的伙伴此步骤也可以跳过） Word邮件合并技巧 “邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。 1．用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word 的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 2．一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3．共享各种数据源 WORD2010下利用邮件合并功能制作标签单位土壤化验需要制作土样袋标签，数量很多，每张标签里记载着该土样的相关信息。这些信息在土样采集里已经汇总成为一个EXCEL电子表格。 要将数百条的记录信息逐一填写到土样标签里，不仅效率低而且容易出错，手写还不美观。如果用WORD里的邮件合并功能就能大提高效率。具体做法如下： 1、先用WORD编辑一个标签表格。 打开WORD，在“页面布局”里将页“边距”设成1厘米，在“页面布局里”点选“分栏”，选“两栏”（因为标签较短需要分栏打印）。编辑好标签表格。 2、链接数据源。 完成标签表格后点选“邮件”，“开始邮件合并”，。 点“选择收件人”下的“使用现有列表”，出现选择数据源菜单，即选择 已经编辑好的信息汇总表。即完成了数据源的链接。信息汇总表最好和WORD 文档在一个文件夹下，以便于寻找。 将鼠标指针放在标签的样品编码一栏里点击插入合并域，选择相应的项 目；再将指针移到下一空栏进行相似操作，直到完成。 3、在这里经纬度两栏里需要将小数保留5 位，在北纬一栏里点击右键，出 现菜单，选择“切换域代码”，在里面输入：\#”0.00000”，再点切换域代码，即 可关闭显示。经度也要进行相同的操作，不进行这步的设置，合并后出来的小数 有好多位，很关键哟！ 每个标签后面设一条虚线当裁切线。复制成8 张的模板。再在第二张标签的 标题后面点击“邮件—规则—下一条记录”，这样做是为了每个标签都是一条新的 记录，否则是相同的内容。 此时，可以点击预览结果，查看效果。 4、最后一步：点击“完成并合并”，选“编辑单个文件”，一般可选“全部”或者只选部分，即可生成要打印的标签文件了。 竭诚为您提供优质文档/双击可除word邮件合并,两个表格 篇一：邮件合并后到一张纸上打印多个表格 我在word邮件合并中遇到一个新的问题,合并完后一张纸上只有一张卡片,为了打印方便,也不浪费纸张,如何把每一页上的卡片排版到一页纸上来。而不是一张一张的复制粘贴，因为合并后有一百多页，一张一张的复制就太慢了，能有什么方法非常简洁的一下子就排到一张纸上去？谢谢利用word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用word 的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 篇二：word邮件合并制作成绩表 word邮件合并批量制作有照片的工作证 word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“e：\职工信息”。 建立职工信息数据库 使用excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“e:\\职工信息\\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图1所示。 图1 创建工作证模版 启动word20xx，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”， Word与Excel结合使用——邮件合并的教学在学校工作，难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的，比如运动会的奖证，三好学生等等。这不2007年的全县三教征文结果出来了，一看550人的庞大队伍，这要是写或者人工排版，不定要划好长时间，对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的，好在这次划的时间并没那么久，欣喜之余拿出来分享一下！ 设计思路：建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息，一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息，保持打印的格式一致！ 采用的方法：WORD的邮件合并功能 实施步骤： 1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。 以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。 2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并” 3、出现邮件合并向导： 选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。 找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”： 因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表： 选择表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。 4、设计WROD中的格式： 单项7 步骤1：在考生文件夹子文件夹下，在空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Excel 工作表”命令，输入文件名“CJ”。 步骤2：将上表1中的所有信息输入工作表“CJ”中。 步骤3：在word中新建文档“CJ_T”，打开该文档，第一行输入文本“同学“，按”enter“键，第二行插入一个3行2列的表格，表格第一列分别输入“语文，数学，英语”。 步骤4：单击“邮件”——“开始邮件合并”——“邮件合并分步向导”——按步骤提示操作 浏览打开“CJ.xlsx”，如下图所示： 步骤5：在文档“CJ_T”中光标点在“同学”的“同”字前，邮件——插入合并域——姓名，同理在第二列表格中依次插入合并域“语文”、“数学”和“英语”——保存文档“CJ_T”。如下图： 步骤6： 步骤7：保存“信函1”。 步骤8：关闭所有文档，此时文档“CJ_T”关闭不保存。Word文件夹内一共有三个文件，分别为文档“CJ_T”、“CJ”和excel表“CJ”。关闭文件夹。 单项11 步骤1：在考生文件夹子文件夹下，在空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Word 文档”命令，输入文件名“wg”。 步骤2：打开“wg.doc”文档，选择“页面布局”→“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，选择“文档网络”选项卡，选择“指定行和字符网络”单选按钮，“字符”栏中的“每行”文本框中输入30，“行”栏中的“每页”文本框中输入40。 步骤3：选择“版式”选项卡，单击“行号”按钮，弹出“行号”对话框，选择“添加行号”复选框，选择“每节重新编号”单选按钮，单击“确定”按钮关闭“行号”对话框，单击“确定”按钮关闭“页面设置”对话框。 步骤4：第一、二、三行分别输入下列文本并居中。 第节 第页 共页 步骤5：将光标定位在“第”和“节”两个字的中间，选择“插入”→“文档部件”→“域”命令，弹出“域”对话框，在“类别”下拉列表框中选择“编号”，“域名”滚动栏中选择“Section”，“格式”滚动栏中选择“壹，贰，叁…”，单击“确定”按钮。 步骤6：将光标定位在“第”和“页”两个字的中间，选择“插入”→“文档部件”→“域”命令，弹出“域”对话框，在“类别”下拉列表框中选择“编号”，“域名”滚动栏中选择“Page”，“格式”滚动栏中选择“壹，贰，叁…”，单击“确定”按钮。 步骤7：将光标定位在“共”和“页”两个字的中间，选择“插入”→“文档部件”→“域”命令，弹出“域”对话框，在“类别”下拉列表框中选择“文档信息”，“域名”滚动栏中选择“NumPages”，“格式”滚动栏中选择“壹，贰，叁…”，单击“确定”按钮。 步骤8：选中下图三行文本并复制，将光标定位在第三行文本之后，按【Ctrl+Enter】键插入分页符，粘贴下图文本。 步骤9：选择“页面布局”→插入“下一页”分隔符，粘贴步骤8中的文本。按【Ctrl+Enter】键插入分页符，粘贴相同文本。 步骤10：同理重复上述步骤8、9。 Office 2010的邮件合并 使用“邮件合并”功能打印信封也许很多人已经用过了，但使用“邮件合并”功能打印证件卡、准考证一类的也许有人没试过，当然也许有人认为很简单（刚开始我就是这么认为的），其结果是偶和一个同学折腾了半天，最终搞定。记录于此，希望对那些有类似需求的朋友用所用处。 这里以批量打印准考证为例，在某一Excel表格中记录有参考人员名单及相关信息，大致情况如下图。 首先在Word中将准考证的模板做好，接下来两步算是比较关键的了，这里着重说明一下。 第一步：插入邮件域。在Word中，切换到“邮件”标签，执行“选择收件人→使用现有列表”命令，在弹出的对话框中选择存有相关数据的Excel文档。 在弹出的“选择表格”对话框中选择工作表（数据在哪个表就选择哪个），如果表头使用了标题行，则勾选“数据首行包含列标题”）。建议在Excel表中使用标题行，这样操作起来更容易辨别每一列的内容。 接下来净鼠标指针定位到模板中相应的位置，依次执行“插入合并域→……”等命令，使得在各个位置都插入了域标记。 至此，邮件合并的第一大步基本上就算完成了，接下来的第二步是准考证一类的需要在一张A4纸上打印多张证件的非常关键的步骤，这一步没处理好，是没办法在一张A4纸上按适当的比例打印出多份证件的。 第二步：生成证件文档。双击模板的边框使“绘图工具”工具标签自动浮于上方，然后选择“位置→文字环绕”。 接下来在“邮件”标签中执行“完成并合并→编辑单个文档”命令，在弹出的对话框中选择“全部”并“确定”。 这时Word会自动生成一个名为“信函1”的文档，并且每页一张准考证，仔细查看准考证的内容可以发现，是根据Excel中的数据生成的准考证，说明“邮件合并”这一步没有什么问题。 在“开始”标签中执行“编辑→替换”命令。 自定义邮件合并 自定义邮件合并时，可以指定要合并的数据，预览合并文档并精细调整合并结果。例如，可以向特定的顾客（如位于特定邮政编码地区的顾客）发送邮件。或者可以利用Word 中的域提示您输入与顾客约会的日期和时间，或针对购买数量超过10 件的用户添加折扣说明。 请选择： 对要合并的数据记录进行排序和筛选 打印前预览并精细调整合并文档 设置合并数据的格式 使用Word 域自定义合并文档 用于邮件合并的Word 域 了解使用Word 域。 请选择： ASK 域 FILL-IN 域 IF...THEN...ELSE 域 MERGE RECORD # 域 MERGE SEQUENCE # 域 NEXT RECORD 域 NEXT RECORD IF 域 SET BOOKMARK 域 SKIP RECORD IF 域 域代码：Next 域 { NEXT} 指示Word 将下一个数据记录合并到当前生成的合并文档中，而不是重新开始一个新的合并文档。Next 域不产生打印结果。Word 在用“工具”菜单中的“邮件合并”命令设置邮件标签和信封主文档时使用该域。要列出同一文档中多个数据记录的信息，例如一个成员目录或一张价目表，可在“工具”菜单的“邮件合并帮助器”对话框中选择“分类”主文档类型。而且NEXT 域对于在同一个合并文档中打印指定数目的数据记录也是很有用的。 在主文档中第一组合并（MERGEFIELD）域之后插入NEXT 域，否则，Word 在合并时会跳过第一个数据记录。在主文档中对合并域和NEXT 域重复的次数应以填满一页为准，或者为所需的数据记录个数。注意 NEXT 域不能用于脚注、尾注、批注、页眉、页脚或数据源中。NEXT 域不能嵌套在其他域中，也不能与SKIPIF 域联用。 示例 以下示例在每个结果合并文档中打印三组姓名和电话号码： { MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD PhoneNumber } { NEXT }{ MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD PhoneNumber } { NEXT }{ MERGEFIELD Name }{ MERGEFIELD PhoneNumber } 域代码：NextIf 域 Word与Excel 数据连接邮件合并批量照片自动插入 一、建立“照片”的Excel数据文件 1.建立文件夹：在D盘根目录下建立名为：testbox的文件夹,在这个文件夹里面在建立一个名为：pic的文件夹，所有照片放在pic的文件夹里面 2.开始——运行——输入cmd, 按回车键，打开dos 命令框。输入d:按回车建 再输入：cd testbox 按回车键，再输入: cd pic 按回车键 最后显示：d:\testbox\pic> 出现，然后输入: dir>zplist ,在pic文件夹里面自动出来一个名为: zplist的数据文件 （如果照片文件命名有规律，可以直接在excel中输入照片文件名，建立照片名列表。第2步可以不做。） 图-1：pic文件夹 3.启动Excel --数据—自其他来源—来自XML数据导入——对话框中选择d:\testbox\pic 文件夹里面的zplist 打开。（文件类型：选择所有文件），数据导入到Excel里面后多余的部分删除掉整理后得到下面的结果： 图-4整理以前zplist 图-5 整理后zplist 4.把这个Excel 数据保存到d:\testbox 里面，名为：piclits001.xlsx 二、Word 与Eexcel数据文件连接 1.打开要邮件合并的word文件，存放在：D:\testbox\里面，名为：通讯录.docx 执行：工具—信函与邮件—邮件合并—下一步（正在启动文档）—下一步（选取收件人）—下一步（撰写信函）—选择数据源D:\testbox\里面的piclist001.xlsx的Excel文件。然后单击确定。 三、插入照片域代码 1.点击照片框里面——插入——文档部件——域——选择“includepicture”,在文件名或URL 里面输入照片属性的存放地址: D:\testbox\pic\ 图-6插入照片域，照片地址 点击确定按钮。 2.鼠标点击pic字后面的\\ 与" 中间，点击“撰写信函”——点击上面的“其他项目”——对话框中选择“照片”字段——点击“插入”（只按一次）——然后关闭对话框。 图-7 插入域的照片框 3.单击“下一步（预览信函）”，按alt+f9 ,再按f9,就出现第一个人的小照 邮件合并图文教程 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 三、邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 (一) 建立主文档 使用word 的“邮件合并”批量生成文档 1．准备数据材料 在进行邮件合并之前，首先要制作一个数据文件。以Excel格式为例，要求第1行为字段名，下面为数据区域 2．Word主文档编辑 用Word 2003制作一个页面大小为1/4 A4纸尺寸的文档，并输入相应的内容。 3．打开邮件合并工具栏 视图→工具栏→邮件合并，使之处于选中状态，邮件合并工具栏就要显示在Word窗口区内。4．设置数据源 首先点击“设置文档类型”按钮，查看一下邮件合并的文档类型，这里可以选普通Word文档（根据自己的实际需要选择适当的类型） 5．设置数据源 浏览打开在第1步编辑好的Excel工作簿，并选择数据所在的工作表 6．查看收件人 点击“收件人”按钮，以查看数据是否正确，如果不正确，重新按第5步操作。在源数据更新时，也可以在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，点击“刷新”按钮， 7．插入数据 将光标放到要插入姓名的位置，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，并在弹出的 “插入域”对话框中，选择“姓名”域，插入，关闭对话框。 插入后，如下图所示，在原光标处出现“《姓名》”。 用同样的方法插入其他域，最终形成如下效果 8．查看合并数据 点击“查看合并数据”按钮，文档中的域就会变为相应的第1个记录的相应数值，如图 从查看结果看，日期和时间格式显示得不理想。恕我愚笨，没有找到解决办法。本案例中，由于考试时间均一致，直接输入相应的字符，不必插入域。这里主要是想通过插入日期和时间域，以便与各位探讨交流，看谁有什么比较好的办法来解决。 如果各考生考试时间不一致的话，我的建议是在源数据Excel表上进行修改，分别将月份、日期等存为单独的字段，从而实现按规定格式输出。 另外，如果要对插入的域进行格式调整，如修改字号、字体、段落对齐方式等，都与普通的Word相同，没有必要在这儿说明了。 另外，利用工具栏上的浏览记录按钮组，点击如图所示的某一按钮，可以查看或查找各记录的情况。 计算机二级Word单项操作 Word 单项操作题目及操作提示 一 在考生文件夹Word子文件下，新建文档Sub1.doc，Sub2.doc，Sub3.doc。其中Sub1.doc中第一行内容为“子文档一”，样式为正文；Sub2.doc中第一行内容为“子文档二”，样式为正文；Sub3.doc中第一行内容为“子文档三”，样式为正文。在考生文件夹Word子文件下再新建主控文档Main.doc，按序插入Sub1.doc，Sub2.doc，Sub3.doc，作为子文档。 二 在考生文件夹Word子文件下，建立主控文档Main.doc，按序创建子文档Sub1.doc和Sub2.doc。其中Sub1.doc中第一行内容为“Sub1”，样式为正文；Sub2.doc中第一行内容为“Sub2”，样式为正文。 提示：新建word文件Main，切换到大纲视图，使用“大纲”工具栏上的“插入子文档”注意：右键——新建——Microsoft Word文档，若当前的文件夹选项默认设置为隐藏扩展名，则重命名新建word文档时不要输入.doc！ 三 在考生文件夹Word子文件下，建立文档“MyThree.doc”，由三页组成。其中第一页中第一行内容为“浙江”，样式为“正文”，页面方向为纵向、纸张大小为B5；第二页中第一行内容为“江苏”，样式为“正文”，页面方向为横向、纸张大小为A4；第三页中第一行内容为“安徽”，样 式为“正文”，页面方向为纵向、纸张大小为16开。 提示：新建word空白文档，打入“浙江江苏安徽”六字不换行，鼠标分别定位到浙江和江苏后面，插入——分隔符——分节符——下一页，使得文件共分为三个页面三个节。 分别在每个页面设置：文件——页面设置：“页边距”标签设置纵横，“纸张”标签设置大小。 注意：系统作者提供的答案中，B5选择的是：B5信封，16开选择的是：16开18.4×26 四 在考生文件夹Word子文件下，先建立文档“Exam.doc”，由六页组成。其中第一页第一行正文内容为“中国”，样式为“正文”；第二页第一行内容为“美国”，样式为“正文”；第三页第一行内容为“中国”，样式为“正文”；第四页第一行内容为“日本”，样式为“正文”；第五页第一行内容为“美国”，样式为“正文”；第六页为空白；在文档页脚处插入“第X页共Y页”形式的页码，居中显示。 提示：视图——页眉页脚，页脚处输入“第页共页”，中间分别插入域：Page和NumPages，也可直接点击页眉页脚工具栏上的“插入页码”、“插入页数”按钮。 再使用自动索引方式，建立索引自动标记文件“我的索引.doc”，其中：标记为索引项的文字1为“中国”，主索引项1为“China”；标记为索引项的文字2为“美国”，主索引项1为“American”。使用自动标记文件，在文档“Exam.doc”第六页中创建索引。 提示：如果有大量关键词需创建索引，采用标记索引项命令逐一标记显得繁琐。Word2003允许将所有索引项存放在一张双列的表格中，再由自动索引命令导入，实现批量化索引项标记，这个含表格的Word文档被称为索引自动标记文件。双列表格的第一列中键入要搜索并标记为索引项的文字，第二列中键入第一列中文字的索引项，如本题的索引表格为： 保存关闭索引自动标记文件后，打开Exam.doc，执行插入——引用——索引和目录——索引——自动标记——选择索引文件——打开按钮。状态栏中将显示标记索引项的数目。 Word邮件合并实例：批量制作有照片的工作证 2007-12-12 10:21 作者：cro 原创出处：天极网软件频道责任编辑：still Word邮件合并是一项十分有用的功能。现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。 一、素材的准备 这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：\职工信息”。 二、建立职工信息数据库 使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:\\职工信息\\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图1所示。 图1 三、创建工作证模版 启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。 图2 四、添加域 步骤1选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。 步骤2点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。 图3 步骤3将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 图4 步骤4以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。 步骤5将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号)，注意其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。 步骤6最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。 小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。 邮件合并： 在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。邮件合并的应用领域： 1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 3、批量打印请柬：同上2。 4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。 5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。 总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！[图解]利用WORD邮件合并功能调动打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表： https://www.360docs.net/doc/cd8020929.html,/%D1%C7%D0%C2/blog/item/54e1f9196e2d7f7fdab4bd88. html 实例： Microsoft Office邮件合并的操作方法： 第一步：准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel 为例。 下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。 图一 第二步：准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。 下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。 图二 第三步：邮件合并 巧用Word 2010邮件合并功能批量打印荣誉证书 又至年终岁末，各个单位荣誉证书的颁发是必不可少的，如表彰的人数和项目较多，打印荣誉证书的工作量自然也比较大。有的单位至今还是打印出待填的空白荣誉证书后，再用手工填写姓名和获奖项目，这显然不是什么好办法。使用Word 2010邮件合并功能，不管数量和项目再多，都能轻松快捷地打印出格式规范的荣誉证书，帮助您节约大量的富贵时间，很值得推广。下面是手把手教您通过邮件合并功能实现荣誉证书批量打印的全过程，与您分享。 一、填写授奖信息表格 使用Excel 2010填写授奖信息表，包括授奖证书编号、姓名、类别及授奖名称(如图1所示)。 图1 授奖信息表 二、设计荣誉证模板 结合已有的荣誉证书的证芯，使用Word 2010设计出荣誉证模板，将公共部分显示出来，待填的位置空出留用(如图2所示)。点击“页面布局”选项卡、“页面设置”，在“页面设置”对话框的“纸张”选项中，根据荣誉证书的实际尺寸自定义纸张大小。 图2 证书模板 三、通过“邮件合并”自动生成荣誉证书 (1)点击“邮件”选项卡，显示所有帮助您完成邮件合并的功能。 (2)点击“开始邮件合并”，选择“普通Word文档(N)”选项。(如图3所示) 图3 选择“普通Word文档(N)” (3)点击“选择收件人”,选择“使用现有列表(E)”选项(如图4所示)，打开“选取数据源”对话框。 图4 选择“使用现有列表” (4)在“选取数据源”对话框中，定位到“授奖信息表.xlsx”文件所在的路径并选择该文件。(如图5所示) 图5 定位数据源 (5)在“选择表格”对话框中选择授奖信息的“工作表”。(如图6所示) 图6 定位工作表 (6)点击“编辑收件人列表”，在打开的窗口中可以选择要授奖人的姓名，默认情况下是全选(如图7所示)，选择完毕后点击“确定”按钮即可。 合并图文教程 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。 一、什么是“合并” 什么是“合并”呢？为什么要在“合并”前加上“”一词呢？ 其实“合并”这个名称最初是在批量处理“文档”时提出的。具体地说就是在文档（主文档）的固定容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的文档，因此大大提高工作的效率，“合并”因此而得名。 显然，“合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“合并”任务窗格式的“合并向导”，这让我们在使用“合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“合并” 我们可以通过分析一些用“合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档容分为固定不变的容和变化的容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的容；而收信人的地址邮编等就属于变化的容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户”、“服务”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 三、合并的三个基本过程 上面讨论了合并的使用情况，现在我们了解一下合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用合并功能解决实际任务了。 (一) 建立主文档 邮件合并 Word的邮件合并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档。 1．在此需要明确以下几个基本概念。 （1）创建主文档 主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。 （2）选择数据源 数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。 （3）邮件合并的最终文档 邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。利用“邮件合并”功能可以创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。 2．邮件合并步骤 利用“邮件合并分步向导”批量创建信函的操作步骤如下： （1）在Word 2010的功能区中，打开“邮件”选项卡。 （2）在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”选项组中，单击【开始邮件合并】|【邮件合并分步向导】命令。 （3）打开“邮件合并”任务窗格，如图1所示，进入“邮件合并分步向导”的第1步（总共有6步）。在“选择文档类型”选项区域中，选择一个希望创建的输出文档的类型（一般选“信函”单选按钮）。 图1邮件合并向导 （4）单击【下一步：正在启动文档】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第2步，在“选择开始文档”选项区域中选中“使用当前文档”单选按钮，以当前文档作为邮件合并的主文档。接着单击【下一步：选取收件人】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第3步，邮件群发之“word邮件合并”方法
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