《私募基金公司业务外包管理办法》含外包机构遴选业务规划风险评估

XXX公司业务外包管理办法

第一章总则

第一条为建立和健全XXX公司（以下简称“公司”）业务外包管理的工作机制，有效指导公司业务外包的具体开展，规范外包管理的流程，根据《基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》、《基金业务外包服务指引》等相关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于基金业务外包服务机构（以下简称“外包机构”）为公司提供份额登记、估值核算、信息技术系统、销售、销售支付、交易支持、基金业绩评价等业务的外包服务管理。

第三条公司开展基金业务外包，应当秉承诚实信用、勤勉尽责原则，妥善处理利益冲突，避免损害客户利益。

第二章业务规划

第四条公司应根据审慎经营原则，结合自身发展情况及要求，制定业务外包规划，确定与自身经营水平相适宜的外包活动范围。

第五条公司不应将投资决策、风险管理等公司核心业务或核心管理职能委托外包机构全权负责。

第六条公司自行办理份额登记、估值核算等运营业务的，应根据行业法律法规要求，结合行业实际情况，从系统、团队等方面充分评估。原则上份额登记、估值核算等运营团队核心员工应具备三年以上行业从业经验。

第七条公司自行办理基金份额登记，并以自身名义开立注册登记账户的，应由相关监督机构负责实施有效监督，在监督协议中明确保障投资者资金安全的连带责任条款。

第三章外包机构遴选

第八条公司应当对首次合作的外包机构进行资格认定并定期评价现有外包机构的综合服务能力（附件一：外包机构首次遴选与持续评估记录表），主要包括：

(一)外包机构所在公司整体实力与公司对外包服务重视程度；

(二)外包机构管理能力与运营能力；

(三)外包机构开展业务的硬件设施与技术配备情况；

(四)外包机构提供外包服务的类型与综合能力；

(五)外包服务机构的过往业绩；

(六)外包机构配套资源综合评估；

(七)外包服务机构的诚信状况等。

外包机构应到中国证券投资基金业协会（以下简称“基金业协会”）备案，并加入基金业协会成为会员。

第九条公司业务外包管理人员应根据公司外包机构遴选原则，负责制定外包机构的遴选标准。业务外包管理人员在制定遴选标准时，应当广泛征求投资经理、市场及合规人员的意见，公司各部相关人员应当配合外包业务管理人员完成公司遴选标准的制定。

第十条公司业务外包管理人员完成外包机构的尽职调查后，应由公司具体负责业务外包管理以及合规管理的公司高级管理人员审核后开展业务外包的对接。

第十一条公司开展业务外包前，应与外包机构签署书面协议，明确各方权责。未经公司同意，外包机构不得将已承诺的外包服务转包或变相转包。

公司委托外包机构提供基金业务外包服务的，公司应依法承担的责任不因外包而免除。

第四章内控及风险管理

第十二条公司建立多层级的监督控制体系，业务外包管理人员对外包

机构遴选制度及标准负责，风控合规负责人承担相应的监督责任。

第十三条公司应加强对业务外包管理人员的培训、提高其履行业务外包管理所需的知识和技能。培训内容应当包括相关法律法规、监管规定及公司制度，私募基金运作要求等。

第十四条公司外包业务管理人员应积极跟踪业务外包的开展情况，密切关注外包服务质量、风险事件和潜在的风险隐患，及时沟通协调外包机构予以改进。对于外包机构无法履行产品运作要求或服务质量无法保证的予以记载，并纳入外包业务风险评估。

对外包机构服务质量的日常业务跟踪包括：合同制作、流程衔接、估值核算、资金划拨、份额登记、费用支付、需求响应、账户开立和系统使用等方面（附件二：外包业务风险评估表）。

第十五条公司外包业务管理人员应至少每年开展一次全面的外包业务风险评估（附件二：外包业务风险评估表），评估内容主要包括：

(一)外包机构最近一年高管及核心业务人员变动情况；

(二)外包机构是否在最近一年中出现重大业务风险；

(三)外包机构是否在最近一年中出现重大公司风险；

(四)近期外包机构人员储备情况；

(五)外包机构运营质量情况；

(六)外包机构运营效率情况；

(七)新业务需求响应及时性情况；

(八)外包机构主动服务情况；

(九)外包机构服务态度情况；

(十)外包机构系统先进情况；

(十一)外包机构业务培训情况等。

第十六条公司外包业务管理人员完成对外包机构的业务风险评估后，需得出对应的评估结果。评估标准参见附件二：外包业务风险评估表。

评估结果分为三类：

（一）风险评估结果优秀或良好；

（二）风险评估结果整体良好，部分事项需要整改或优化；

（三）风险评估结果较差，拟变更外包机构。

如果评估结果为“（一）风险评估结果优秀或良好”，则公司外包业务管理人员应向外包机构出具评估结果说明。

如果评估结果为“（二）风险评估结果整体良好，部分事项需要整改或优化”，则公司外包业务管理人员应及时向外包机构出具评估结果和整改或优化说明，并要求外包机构制定具体的整改或优化方案，明确整改或优化的期限。公司外包业务管理人员应在计划的整改或优化期限后对需要整改或优化的事项再次进行业务风险评估，持续跟踪整改或优化结果。

如果评估结果为“（三）风险评估结果较差，拟变更外包机构”，说明外包机构的服务质量无法保证或存在较大隐患，公司外包业务管理人员应向公司提出更换外包机构建议，由公司审核后，按照外包机构遴选标准重新选择其他外包机构。公司外包业务管理人员将上述情况通知原外包机构，并安排原外包机构、拟合作的新外包机构和公司三方签署外包机构变更协议，并统筹安排数据迁徙、文件移交等工作。公司外包业务管理人员对移交工作负责，合规风控负责人可定期或不定期进行监督检查。

第五章附则

第十七条本办法由公司负责解释。

第十八条本办法自发布之日起施行。

附件1：

外包机构首次遴选与持续评估记录表

本表适用于：

1、公司对首次合作的外包机构进行资格认定与综合情况评估的记录。

2、公司对已合作的外包机构进行持续评估的记录。

一、参评外包机构基本信息

二、参评外包机构综合情况评分

注1：外包机构公司整体实力与外包服务重视程度可从以下几方面评估：(1)、整体实力可从公司规模、经营范围、机构分布、公司服务客户数量等方面评估。

(2)、公司对外包服务的重视程度从公司设立专门的外包服务部门的时间、外包服务部门在公司整体架构中的地位（公司直属一级部门还是非一级部门）、公司对外包服务的战略定位（是否作为公司重要战略发展业务）、公司对外包服务部门的资源投入、公司内部各部门协同配合外包服务的程度等方面评估。

注2：外包机构管理能力与运营能力可分别从组织架构、人员配备、规章制度、应急处置能力等方面具体评估：

(1)、组织架构：开展外包服务的部门组织架构与岗位设置是否健全与合理，各岗位间是否做到独立运作、业务隔离、互相制约、有效防范利益冲突，组织架构中是否设置专门的内控岗位用以识别、评估与防范风险。(2)、人员配备：外包服务部门人员的教育背景、工作年限与工作经验是否满足或超出岗位要求，各岗位员工是否熟悉政策、精通业务，各岗位员工是否有资产管理与外包服务的丰富经验（例如：投资、销售、市场、法律、审计、财务、清算、计算机等方面的背景与经验），是否建立明确的备岗机制与轮岗机制等。

(3)、规章制度：外包服务部门的规章制度、业务流程、操作手册是否齐备，是否能够有效应对现有业务和潜在新业务的需求，能否有效防范利益冲突，提高业务效率，加强风险控制。

(4)、应急处置能力：外包服务部门是否建立健全各类业务的应急处置预案，是否建立突发事件与危机处理的相关流程，各项业务操作是否有突发情况下的备选操作方案等。

注3：外包机构开展业务的硬件设施与技术配备情况可从技术系统、办公场所等方面具体评估：

(1)、技术系统：外包服务部门所在公司的整体技术系统的资源投入力度，包括：公司技术人员规模，计算机房、网络与交易服务器等设备投入的人力资源与财力支持，机房设备的定期维护与更新力度，公司技术系统的交易规模与稳定性等方面。

(2)、办公场所：外包服务部门是否拥有独立、安全的办公场所，是否包含双门禁、完善的安防系统、不间断电源系统、录像监控系统、电话录音系统、运营保障系统与自动消防系统等安全系统，不相容的业务岗位是否有独立的办公场所和各自的门禁，涉密信息是否强制加密，办公网络是否与外部网络有效隔离等方面。

（续表）

注4：外包机构提供机构运营外包服务的类型与能力可从外包服务项目<估值核算、注册登记、交易支持、产品设计、信息披露、基金评价分析>等方面全面评估：

(1)、估值核算与注册登记的系统投入、人员投入、人员架构与职责分工、业务隔离、人员背景与工作经验、业务承接力等方面。

(2)、是否提供交易支持服务、交易支持服务是否与经纪商其他配套服务联动运作、系统投入与人力投入程度等方面。

(3)、是否拥有专业化人员，提供产品结构定制化设计等服务，产品设计是否兼顾估值、清算、注册登记、投资监督等多方面的需求。

(4)、是否提供外包信息披露内容编制与报告报送服务。

(5)、是否提供基金评价分析的服务，通过大数据及个性化指标分析行业情绪、基金业绩等管理人关注的指标。

注5：不同类型基金的外包服务运营方式或有不同，常见基金类型如下：证券投资基金（股票类基金、债券类基金、混合类基金、货币类基金、期货期权等衍生品类基金等）、股权投资基金、创业投资基金、债权基金、基金中的基金（即FOF基金）、类货币型基金等。

（续表）

注6：外包机构公司提供的配套资源可从投资研究、经纪业务、信用交易、衍生品交易等方面进行评估（如外包机构为证券公司，则以外包机构公司直接提供的配套资源作为评估标准；如外包机构为商业银行，则以外包机构公司能够为基金产品协调、对接和安排配套资源的力度与时效为评估标准）：

(1)、投资研究：外包机构公司是否能够提供强有力的投资研究支持、是否有高质量的投资研究报告分享、其研究所/研究部门的实力是否属于行业前列等方面。

(2)、经纪业务：外包机构公司的经纪业务实力是否强大，评估经纪业务交易规模、经纪业务开户数量、交易系统的稳定程度、营业网点分布密度、员工服务态度、服务效率与质量等方面。

(3)、信用交易与衍生品交易：外包机构信用交易与衍生品交易规模、开户数量、系统稳定程度、员工服务态度、服务效率与质量等方面。

三、基金外包机构遴选委员会评选结果

注7：基金外包机构遴选工作组成员应当充分审阅申请材料，按照遴选标准进行评分，遴选委员会负责进行汇总统计并评定评选结果。

外包业务风险评估表本表适用于：

1、我司对外包机构业务开展过程中跟踪记录。

2、我司对外包机构每年的风险评估。

一、外包机构基本信息

二、外包机构日常业务跟踪记录

三、外包机构风险评估（每年）

外包机构风险评估表（201年度）

评估人员：评估日期：

1、评估表