标书制作要点

标书制作要点

一、目的

本文档旨在提高公司团队的标书制作能力及水平，从标书制作经验出发，避免今后在制作标书过程中可能出现的问题及错误，随着标书制作的水平提升，进而形成一套公司自身的标书制作规范及流程。

二、查看标书

通读招标书的内容，一般情况下包括标书的“基本要求”，“商务要求”，“技术要求”，“客户需求”，“合同条款”等信息。对于主要负责技术标的，通常需要关注的部分为以下几点：

1. 基本要求：对投标文件的书写规范及格式要求，投标截止日期，这点很关键，尽量提前1到2天完成标书制作。

2. 技术要求：对招标项目及产品在技术方面如技术参数、重要指标的要求，以及对投标单位在技术服务和售后服务方面的要求。

3. 客户需求：明确客户具体的需求及可能的潜在需求，做好需求分析工作，这对于编写技术方案部分极其重要。

查看、通读标书的目的在于将重要部分标记出来，这样在投标文件的时候不需要重复查找，大大节约了制作的时间，有助于提高工作效率。

三、问题确认

通常，在阅读完标书，标记完重要部分的情况下，对此次投标会有各方面的问题，对于这些问题的处理情况，往往也代表着标书制作水平的高低。将所有疑问列出并逐一加以确认、解决，是必不可少的一项环节。

以下是可能存在问题的几方面，需要加以关注：

1. 招标背景：此次招投标的目的、背景是什么，招标单位的实际情况如何。

2. 客户需求：如安装/售后服务/到货/质量保证/特殊要求等要求内容，对于客户需求部分存在任何疑问，一律需要列明并与商务、技术团队、或相关人员确认。

3. 技术问题：如产品参数、技术参数、厂家资质、技术服务要求等信息，若有任何疑问，一律需列明并与商务、技术团队、或相关人员确认。

四、任务分解

基于以上，需对此次标书的制作做一个任务分解，任务分解是一个描述思路的规划和设计工具，它能帮助标书制作人员确定和有效的管理标书制作工作，同时它还能展现各项工作之间的相互联系以及为了完成这些工作所需的条件。

1. 确定此次标书制作的相关人员。技术部作为标书技术部分的负责人，势必会遇到自身无法解决的问题，那么就需要起到沟通和协调的作用。在沟通之前，需将所需解决的问题列明并找到相关负责人，尽量一次性解决，避免反复沟通带来的效率问题。同时制订投标计划，将计划分解到每个人员上，确定每个人工作内容和计划。

2. 构思标书的框架。仔细构思技术部分的框架，不能为了写标书或凑篇幅而进行文字的组织，要有系统性、逻辑性，语言表述要准确，同时符合标书格式及规范，要有特点，有特色。

标书的技术文件通常可以分为以下几个部分：

①概述：项目背景等标题，主要是对项目的由来及概况作简单介绍，对各章节的内容做简略描述，或将整个标书的全部文字浓缩形成精华版的标书描述内容提要，以利于评标专家了解标书的大致思想和结构。

②需求分析：根据招标技术文件，认真研究用户需求，对项目的情况做细致的分析调查研究，了解用户的用途，明确项目所要达到的目的，既要作定性分析，必要时也要作定量计算。

③设计原则：先进性、稳定性、易用性、开放性、可扩展性、安全性。

④技术标准：对项目采用的技术标准做详细的陈述，以国标为主，国际标准、行业标准、企业标准为辅，说明技术标准的来源。

⑤方案设计：方案的设计依据来源于需求分析，对项目的要点、难点等技术问题要做详细的说明，突出自己的技术特点。

⑥设备选型：设备选型的主要设备要进行详尽的技术指标描述，把设备的独特优势、功能充分说清楚，体现出所选设备性能与品牌的差异性，把设备选型的独到之处体现出来。

⑦项目实施计划项目管理：详细叙述项目实施过程中的各个环节。

⑧培训计划：制定项目的培训计划，培训内容，所要达到的目的。

⑨项目验收：对项目的验收作一定的陈述这种格式也不是一成不变的，可以根据项目的大小、复杂程度进行适当的增减，但是，一定要确保标书整体结构的完整性，一定要自己写标书，标书的思路要清晰，标书就像一篇文章一样，规划好篇章结构，突出公司对项目理解的技术特点。

五、标书制作

1. 重点与要求：

①图文并茂：通过图片凸现主题，通过主题体现技术实力，通过图片对技术细节进行解读。

②团队合作：标书的编写应根据项目的需求，成立临时的成员小组，采纳各方的意见，做到叙述准确，语言优美。

③项目理解：需求分析是一个标书的亮点，也是体现你对项目的理解程度，应对招标技术文件的技术要求进行逐条核对落实，充分理解用户的需求要求，了解用户的应用，对用户的应用情况进行透彻的分析，对需求进行充分的调研，提出合理的解决方案。

2. 标书的组织：

要注重标书内容的准确性、系统性和逻辑性，通过对投标文件各章节的有序排列，把公司的整体方案充分地展示在招标单位和评标委员面前。标书的组织可以从以下几个方面进行：①要有整体性：针对招标技术文件，认真规划标书的整体结构。整体性就是要从标书的整体出发，对标书的各个章节进行合理的安排，标书的结构如同写文章一样，语言表述准确，思路清晰，简洁精炼，前后呼应，安排好次序。

②重点突出：每一个项目都有自身的特点，针对技术文件的要求，找出项目的关键技术点，根据用户的需求在标书中浓彩重笔的进行分析论证，提出解决的方法与思路。

③方案设计：根据招标技术文件，对项目的关键部分作详细的陈述，有针对性对方案中的技术细节进行描述。找出该项目的特点、特色、关键技术问题，提出解决的办法，和实施过程应注意的问题。提供相应的拓扑结构，设备连接图等。

④目录规划：目录是标书的门面，突出重点下大力气用醒目的语言写好目录。如何在最短的时间内让专家找出它们的兴奋点确实值得研究，目录是标书浓缩的精华，是标书的眼睛，要能让专家透过目录，能看到标书的内容，对标书内容有一个大致的了解，对整体的结构有一个大概的印象，通过目录，可以让专家可以信手拈来方便快捷的寻找各种资料。

⑤产品配置清单：对主要产品和设备的关键参数、配置、设备产地等细节进行描述，对设

备的升级及增值事项进行说明，让招标单位通过产品清单一览表就可以清晰的了解整个项目的技术参数与性能。技术人员主要工作，做好产品竞争分析，提供销售产品建议。

⑥施工方案：施工方案的规划本着科学性、合理型，对本公司的技术规范、施工流程进行文字性的说明，做到严谨、细致、周密，富有弹性。

⑦验收与培训：设备的验收，设备的渠道认证，建立的沟通等。项目完成后，工程的技术文档同时完成，技术文档包括方案介绍，验收报告，操作流程，常见故障处理流程，培训教材，提交设备清单。

⑧技术支持与服务：在招标过程中，招标单位越来越重视服务，且通常在招标要求中会有详细说明，因而，企业投标时，应积极响应，写到标书中去，应专门列一项服务条款和一些承诺。

⑨偏差表的处理：无论对于技术部分还是商务部分，投标文件与招标文件中有差异的部分，通常招标方要求标注在偏差表中，在编写投标方案时，应该尽可能的将差异部分找出来，描述清楚，但是，在最后整理、提交偏差时，就需要特别慎重，并不是每个差异都适合在这个正式的场所以正式的方式提出，有些东西需要保持一种模糊的状态，以提高中标的可能性，同时，又可以为商务和技术谈判留下伏笔，便于谈判中的进退。

六、标书审查

1. 基本审核内容

①正文、封面、页眉页脚、脚注等所有位置，不出现其它客户名称或者无关单位的名称。页眉、页脚的客户信息、项目信息、公司信息等内容正确无误。

②封面、页眉页脚等处的公司logo正确。

③客户名称、项目名称、项目简称正确无误，不使用不规范甚至不正确的称呼。

④正文中，页码编排合适，封面无页码，页码无乱、漏页情况。

⑤目录和正文的字体、行间距、字符间距合理、统一，不出现格式凌乱的情况。

⑥正文首行有缩进且全文统一。英文大小写正确。

⑦封面、目录、各章末尾等页面，如需分页，应插入硬分页符，不应用回车换行分页。

⑧整个方案目录的分级合理、编号正确，目录已经更新。

⑨网络拓扑图、产品部署图、功能说明图等图形正确无误，产品部署位置和数量正确，图形中不出现无关客户的名称。

⑩图形在文档中的位置正确，不偏离出正文位置区域。

?表格格式恰当，不显凌乱。

?不出现无关产品的名字，不混淆不同产品的名字和内容。安全服务、产品售

后支持部分不出现无关产品的名字。

?不出现错别字和明显病句，尤其注意WORD已经标识出来的错字和语法不通的地方。?出现多条内容排列时，各条行尾的标点符号统一，不混用、乱用标点符号。

?整个方案前后内容无矛盾之处，尤其注意数据如漏洞库大小、事件数、产品部署数量前后无矛盾。

?方案涉及多个、多类产品的部署时，原则上应有一份明确的产品部署总表或总图。

?安全管理、人员组织规范、产品培训等内容恰当，依据方案实际要求做好删减，不大包大揽、不随便做承诺。

?方案文件的命名遵循规定的命名格式，即：日期_项目名称_v版本号_r修订次数.扩展名如：“20110602_某银行自动化运维平台投标技术文件_v2_r3.doc”。

?若方案由多个文件组成，各文件的命名和正文封面均应有统一的编号。

?自己确保在方案完成后已经完整检查过

2. 高级审核内容

①做方案之前先明确方案的目标、涉及哪些产品和服务、选用哪些厂商的产品、方案的阅读者是什么角色，尽量和销售人员一起确定方案的整体思路、采取的策略、产品的选型，确保整个方案的方向是正确的，避免在方案完成后再“动大手术”的情况。

②有特殊需求的方案如：要求不出现公司名称、不出现产品的具体名称等，提前确定特殊需求都有哪些方面，再按照要求完成。

③方案前后保持连贯性，避免方案整体思路凌乱。

④方案第一章不宜大篇幅描述与客户无关的信息，也不宜首先大篇幅介绍公司，以免引起客户反感。应尽早切入主题，结合客户的实际情况和本次工作目的做针对性分析和叙述，方案一般不宜通过大量堆砌与项目本身无关的内容来拉长篇幅。

制作方案及标书需要注意的要点：

1、所有文字采用微软雅黑字体。

2、正文部分采用小四号字，段落采用1.5倍行距。

3、正文上一级标题采用比正文大一号字，上两级标题采用比正文大两号的字

体，以此类推；比如：该文档采用三级目录，则一级目录采用三号字，二级目录采用小三号字，三级目录采用四号字，正文采用小四号字。

4、页面设置采用默认页边距，即上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，

右3.17厘米。

5、插入页码统一用“普通数字3”这个格式。注意：如果做方案的时候想在封

面页不显示页码，目录页显示为第一页，则第一步插入页码时，在页码设置这个选项里，选择起始页为“0”；第二步打开“页脚”选项，下拉菜单栏里有“编辑页脚”选项，打开，看上方菜单栏里有一项“首页不同”，前面打钩，即可。

目录设置，首先选择一级大标题，单击右键选择“段落”，打开对话框，“大纲级别”这个选项，更改成“一级”，然后选择二级大标题，单击右键选择“段落”，打开对话框，“大纲级别”这个选项，更改成“二级”，以此类推，将所有标题的级别先定义好，正文的级别就是“正文文本”；然后封面页后面加一页空白页，敲上“目录”两个字然后“回车键”，然后点击菜单键上的“引用”，左侧有“目

录”选项，单击目录下面小的倒三角唤出菜单栏，点击“插入目录”，

设置“显示级别”，实际是几级就选几级，点确定即可。

6、公司方案封皮和封底以及页眉页脚有统一格式，在共享盘“标书方案等资料”

里，可自行下载。

7、