纸质文档管理办法

关于文件的处理程序

1、签收和启封：文件的收发由专人履行签收手续，其他人员不得随意签收和启封。如果标有具体人员亲收、亲拆的公文、信函，除本人委托外，任何人不得启封，应原封不动交给亲收人或指定人员。办公室收到的各类公文及重要资料、刊物须及时交送有关领导和相关科（室），按有关程序和规定及时处理，防止耽搁、延误。

2、登记：登记文件必须将收发文时间、来文单位（发往单位）、文件字号、密级、标题、缓急程序、份数及处理时间、处理情况逐项登记清楚。登记文件应按来文单位类型分别登记，登记簿应装订成册，易于保存、查询，妥善保存5年后销毁。

3、办理：经办人员必须根据文件的内容和阅知的范围，及时、迅速传阅、办理，不得拖延，事后必须在办文单上签字或写明办理经过及结果，需向领导反馈情况的必须及时反馈。领导批示后的文件，应按领导批示意见进行办理。

4、传阅：传阅文件应突出一个“快”，随时掌握文件的去向，避免文件漏传、误传和延误、遗失。

(1)严格登记手续。文件传阅时应做好登记手续或请传阅者做好传阅签收。

(2)文件传阅时，应设立必要的文件传阅夹和办文单，以便区别于其他材料和领导阅后签字、批示。要提醒传阅者不要随意抽取文件夹里的文件，以避免文件漏传。

(3)文件传阅应在部内的办公室进行，不得将文件带到住所或公共场所阅处。

(4)文件传阅必须根据规定的文件阅读范围进行传阅，应由专人按部领导的排序或主次先后递送。对传阅的文件应及时收回，重要文件应当天送达，当天收回。要避免文件在传阅对象之间发生相互传递的“横传”现象，以免传阅的文件失去控制，造成文件积压、丢失和下落不明等情况。要加快文件传阅的速度，要尽量减少文件传阅时的停留时间，缩短文件传阅周期。

关于文件的保管

文件的保管、存放必须明确专人负责，并建立健全管理制度。

1、对传阅好的文件、办理好的文件，应及时核对清点，并分门别类保管存放。

2、文件借阅时，必须符合规定的文件阅知范围，办理借阅文件的登记手续，在规定的场所阅读。如遇特殊情况需要携带文件外出时，必须经研发中心负责人批准，并采取必要的保密措施。涉及密级的公文和内部重要资料，要注意保密。凡是有密级的文件，不得随意复印，确因工作需要必须经研发中心负责人同意才可复印，其复印件按正式文件管理。

3、文件的存放场所应安全、保密，不得将文件随意放在办公桌面上或存放在玻璃橱和敞开式的橱柜中。

关于文件的清退、销毁

要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和销毁工作。清退和销毁文件，必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导人批准同意。个人不得擅自销毁文件。

(1)公司下发的文件清退单，认真核对应清退的文件，按时、如数将清退的文件送区委机要室并办理清退、注销手续。

(2)研发中心的文件根据有关归档要求，要定期清理归档，并做好归档手续。

(3)对不需要归档的其他文件、资料及内部刊物，应按区委保密办的规定进行清退、销毁。

(4)文件管理人员在工作调动、离职时，应先办理文件的移交手续，清退所持的全部文件，方可办理调动、离职手续。任何个人不得私自带走文件或私自销毁文件。

关于文件管理职责

1、研发中心综合部是文件管理的职能部门，应加强对文件，特别是公司文件的管

理，严格执行有关规定和保密纪律，做到既充分发挥每份文件的作用，又严防失密、泄密现象的发生。

2、综合部负责人应定期检查文件的收发、登记、传阅、保管和清退、销毁情况，加强文件管理和保密教育。

3、综合部负责文件处理、保管的人员要增强责任性和保密意识，忠于职守，严格遵守有关规章制度和保密纪律，勤恳工作，确保文件正常运转，防止遗失。

项目文档管理制度

营销中心项目文档管理制度版本信息：

一、目的建立营销中心的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。二、范围本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。三、原则（一）定义文档包括接收、发放和内部文档，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。（二）规范 1.明确内部文档的编制和命名（1）文件名应是文件的标题。（2）标题应能直观简明体现文件的内容。（3）每个文档必须有一个统一的编号。（4）在电子文档的命名后面加上编号。（5）文件编制应使用对应的统一文档模板。 2.接收文档控制编号所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。 3.明确项目文档的使用制度

（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序明确文档的拟制、审核人员, 文档控制员。明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。（2）建议接收文档的管理程序由文档控制员统一接收。加盖或记录接收日期（时间）。赋予文档控制编号。记录输入文档中心数据库，保存原件。（3）明确发送文档的管理程序加盖或记录发送日期（时间）。记录输入文档中心受控库，保存原件。发送后由文档控制员统一记录归档。（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定（5）文档借阅登记和保密规定原则上严禁文档原稿进行借阅。借阅副本应进行登记，加盖副本章。副本销毁的规定。限期返还原件的规定。（6）电子文档的共享规定 4.明确文档的归档存放（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，目录结构见附表一《项目文档归档结构》。

(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie

电子文档管理规范 GL-24 第一章总则第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。第二章电子文件管理体系第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值

的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第三条、一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据；第三章电子文件的收集与保存第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的

某集团有限公司公文管理办法

第一章总则第一条为使某省某投资集团有限公司（以下简称“集团公司”）的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，按照**省人民政府国有资产监督管理委员会《关于省属企业公文处理有关问题的通知》的有关要求，结合集团公司实际，制定本办法。第二条集团公司的公文（包括传真、电报），是集团公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持集团公司正常运转不可缺少的重要工具。第三条综合事务部负责集团公司公文处理和指导所属各企业公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。第二章公文种类第五条集团公司的公文种类主要包括：（一）决议，适用于集团公司董事会按公司章程决定重大事项，部署集团公司全局工作；（二）决定，适用于对重要事情或重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属企业不适当的决定事项；（三）通告，适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项；（四）通知，适用于批转所属企业的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求所属企业办理和有关单位周知或者要共同执行的事项，任免和聘用人员；（五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；（六）报告，适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问；（七）请示，适用于向上级机关请求指示、批准；（八）批复，适用于批准所属企业请示的重要事项（不同意用“复函”）；（九）意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文；（十）函，适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的部门请求批准。答复所属企业一般审批事项的请示可以用“复函”；（十一）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。第六条集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。第三章公文格式第七条集团公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”；（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；（三）发文单位标识应由发文单位全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；（四）发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号；（五）上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话；

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。一、文件、资料的来源和范围文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。二、公司文件、资料归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

项目档案管理制度

项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表

第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

公司文件管理办法74772

CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。

办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊

项目文档管理办法

项目文档管理办法（V1.1版本） 2015-04-14

1 引言 1 .1编写目的制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。 2 任务概要 2 .1工作内容项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。 2 .2工作要求项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。 2 .3工作程序对于项目常规文档： 1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。 2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行

汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。 3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。对于项目存档文档： 1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。 2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。 3 文档管理 3 .1总则 3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。 3.1.2 所有存档文件根据需要归档。 3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。 3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。 3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。 3 .2范围 3.2.1 项目准备阶段 a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

电子档案管理办法

ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行）　第一章　总　则　第一条　为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共有限公司档案管理办法（暂行）》有关和国档案法》、《ＸＸＸＸ规定制定本规定。　第二条　本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营业部（以下简称各单位）。　第三条　基本术语解释　（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。　（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。　（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。　（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。第二章　管理体制和职责第四条　根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。　第五条　各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。　第六条　在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。　第七条　归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文

(完整版)公司红头文件管理办法

第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3. 财务部发文，用财字(××年)××号； 4. 工程部发文，用工字(××年)××号； 5. 技术部发文，用技字(××年)××号； 6. 营运部发文，用营字(××年)××号； 7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号；第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。第二节文件起草收发规定

文件与资料管理制度

文件与资料控制管理制度咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段合同编号：XNXA/NCSK/CXJG/SG2 项目部文件管理制度湖北大禹水利水电建设有限责任公司咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段项目部 2016年12月16日

文件与资料控制管理制度项目部文件管理制度 1 目的为了进一步贯彻落实“安全第一，预防为主，综合治理”的安全生产方针，我项目部明确各项制度文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求，确保安全生产活动中，所有活动场所和相关人员都能使用有效版本的文件和资料，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国和档案法》等安全生产法律法规，结合公司实际，特制定本项目部制度。 2 适用范围：本制度适用项目部对作业文件、法规和其他要求、管理方案、安全及有关资料的控制和管理。 3 职责 3.1 项目部安全科负责安全生产标准化文件管理方面文件资料的控制与管理。 3.2 项目部资料员负责各类文件的控制与管理。 3.3 安全生产标准化体系内项目部各个科室负责编写与本岗位本专业相关的的管理作业文件,负责接收和管理各类文件和资料，编制填写本科室《有效文件清单》。 4 控制程序 4.1 文件分类 4.1.1 内部文件 (1) 安全生产标准化文件:包括管理文件和制度或程序文件 (2) 管理作业文件: 包括管理性作业文件（公司内部规章制度等）、施工作业文件（作业指导书、施工组织设计、安全措施、操作规程等）、管理方案及现行法规和其他要求等。 4.1.2 外部文件 (1)获取的法律法规、规程规范和其他要求。 (2)上级单位与安全生产标准化相关的文件。 (3)认证机构往来文件。 4.1.3 电子文件所有文件的电子版本，或直接获取的电子文件。 4.2 文件的控制与管理

建设项目档案管理的控制措施

一、建设项目档案管理的控制措施 (一）存在问题 1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确 2.档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失 3.档案整理不规范，各参建单位标准不一 4.建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失原因分析： 1.重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难 2.档案意识薄弱，重视程度不高 3.档案工作的专业性 (二）明确责任 1、建设单位（项目法人）：对项目档案工作负总责。负责制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调项目管理相关部门和参建单位实施。与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确项目文件档案管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核，履行项目档案法人验收和移交。将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。按档案行政管理部门和主管部门相关要求，做好项目档案登记、验收的申报和准备工作。 2、参建单位：包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。具体负责建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。负责所承担项目或任务的项目文件的收集、整理和归档工作。监理单位负责对所监理项目的归档文件、竣工图的完整性、准确性、有效性、系统性和规范性进行审核，并形成记录。项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全。 3、各行业（系统）主管部门：负责制定本行业（系统）建设项目档案工作标准、制度并组织实施，对本行业（系统）建设单位的项目档案管理工作进行监督、指导、检查。组织或配合档案行政管理部门搞好建设项目档案的验收工作。 4、建设项目审批和主管部门：负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及项目管理环节，对项目档案工作负有监管职责。 5、各级档案行政管理部门：负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导，统筹规划、组织协调，并具体负责

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于木业工厂各业务模块。三. 负责部门本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。四. 制度内容 3.1总则（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累（1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。（2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

公司公文管理制度

XXX公司公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。第二章公文种类第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、

奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。

文件、资料、档案管理制度

文件、资料、档案管理制度一、上级来文件的管理（一）上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来文机关、日期=复往何人、何单位登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。（二）文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。二、本厂文件管理（一）技术文件 1、文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。 2、按规定发往有关科室，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。 3、技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借外传。（二）行政文件 1、行政文件的制定（包括通知、办法、条例等）应结合本厂实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容编号。 2、文件打印由办公室领导同意，寄发前，要交主管厂领导审阅。 3、文件应填写登记，由办公室入档保管。 4、外单位如需要借阅或查询，须经主管领导同意，办理相应手续，并及时催回。三、文件归档管理规定（一）文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等

（二）归档文件的要求 1、归档文件必须完整，清晰。 2、归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。（三）文件、资料的保管单位统一由厂办公室设专人负责。（四）文件、资料的归档范围 1、技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术引进，技术改造，科技情报等。 2、产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表，计划管理，统计分析等文件。 3、产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程，牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质量管理，标准计理等文件。 4、借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。 5、行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。 6、文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时间统一编号，分目录保管

项目文档管理制度

营销中心项目文档管理制度版本信息：

（1）在项目前，应建立一套文档的管理程序 ①明确文档的拟制、审核人员, 文档控制员。 ②明确所有文档的编号、收发登记操作，及受控等级。（2）建议接收文档的管理程序 ①由文档控制员统一接收。 ②加盖或记录接收日期（时间）。 ③赋予文档控制编号。 ④记录输入文档中心数据库，保存原件。（3）明确发送文档的管理程序 ①加盖或记录发送日期（时间）。 ②记录输入文档中心受控库，保存原件。 ③发送后由文档控制员统一记录归档。（4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定（5）文档借阅登记和保密规定 ①原则上严禁文档原稿进行借阅。 ②借阅副本应进行登记，加盖副本章。 ③副本销毁的规定。 ④限期返还原件的规定。（6）电子文档的共享规定 4.明确文档的归档存放（1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统，目录结构见附表一《项目文档归档结构》。

公司文件管理办法

公司文件管理办法内部编号：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）

CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3内部文件 3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核

各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿

文档资料管理制度及实施措施.pdf

9、文档资料管理制度及实施措施（一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。（二）管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪

几张，哪一部分）作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 4、图纸不符的处理收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。

公路建设项目档案管理办法

河北省高速公路建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范我省高速公路建设项目档案管理工作, 确保工程档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥工程档案在工程建设、管理、工程维护和改建和建中的作用, 根据国家档案局、发展和改革委员会?重大建设项目档案验收办法? (档发〔2006〕2号) ,交通运输部?公路工程竣交工验收办法实施i细则? (交公路发〔2010〕65号)、?公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法? (交办发〔2001〕390号)、?交通档案管理办法? (交办发〔2005〕431 号) 、?交通建设项目档案管理登记办法??交通建设项目档案专项验收办法? ?交通档案进馆办法? (交办发(2007〕436号)、省档案局、省发展和改革委员会?河北省重点建设项目档案验收管理办法? (真档发〔2009) 40号) , 以及省交通运输厅?河北省交通档案管理实施细则? (冀档发〔2008〕46号)等有关规定, 结合我省实际制定本办法。第二条本办法适用子全省高速公路建设项目档案管理工作。高速公路大、中修工程和其它等级公路建设项目可参照执行。第三条高速公路建设项目档案管理, 是指对高速公路工程建设项目自立项到竣工验收期问的文件材料进行全程收集、整理、归档、保管和使用过程。第四条本办法所称高速公路建设项目档案是指高速公路项目建设过程中,自立项、工程可行性研究、评估、勘测、设计、施工、监理、交工、试运行、竣工等工作活动中形成的应当归档, 并经系统整理归档的

文字材料、图纸、图表、计算材料、声像资料、电子文件以及其它不同载体形式的历史记录·。第五条本办法所称项目法人, 指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局(集团)和各设区市交通运输局有关单位;.项目管理执行机构,指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门。第二章管理及职责第六条.高速公路建设项目档案遵循统一管理、分级负责的原则,实行项目法人负责制。省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。项目法人对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检査,具有领导、监督职能。项目管理执行机构负责做好本高速公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作,负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。建设项目发包给承包方时, 应当在有关合同中明确写明高速公路工程档案材料的形成.、整理及档案数字化的要求, 与工程建设同步进行, 保证高速公路建设项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。高速公路建设项目档案,接受省级以上档案行政管理部门的检査和指导。第七条为提高我省高速公路建设项.目档案管理水平,提高管理效率,省交通运输厅依照交通运输部?交通建设项目档案管理登记办法?,对高速公路建设项目档案管理工作实行初、中、末登记、抽査制度: (-)开工备案。在高速公路建设项目开工六个月内, 由项目法人负责进行档案人员培训,对项目的档案组织领导、人员配备、管理制度、安全保管条件等方面进行前期指导。填写交通建设项目档案管理登记表一