公司车辆管理制度

公司车辆管理制度

第一章总则

1、为了统一管理公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，根据国家有关法律规定，结合公司实际，特制定本制度。

2、本制度所述公司车辆是指公司的专车、公务用车辆。专车指公司为部分特定部门之特配车辆。公务车指除上述专车以外的所有车辆。

公司现有车辆信息如下：

3、管理部门职责

3.1集团人力资源及行政部之行政部（以下简称：行政部）

3.1.1负责制定、修订、完善公司车辆管理制度，控制公司车辆使用成本。

3.1.2监督公司车辆制度实施情况。

3.1.3负责公司所有车辆管理，公务车的合理调度。

3.1.4负责公司所有车辆的证照办理、年审、燃油的申购。

3.1.5负责公司所有车辆维修、保养、保险工作。

3.1.6负责建立健全公司车辆各项数据台账。

3.1.7负责公司所有司机管理及考核。

3.1.8负责所有车辆交通事故的调查及处理。

3.1.9负责所有车辆的更新、调拨。

3.1.10负责所有车辆费用申报及分摊报销。

3.2专车管理部门

3.2.1负责配合行政部对专车专职司机进行管理及考核（考勤管理及绩效考核等），针对配有

专职司机部门。

3.2.2负责本部门专车使用、调度，每月月初第一个工作日提交专车司机上月实际出勤情况给

行政部。

3.2.3负责配合行政部对本部门专车交通事故、交通违规进行调查及处理。

3.2.4负责配合行政部监督本部门专车司机车辆管理制度执行情况。

3.2.5负责配合行政部建立完善专车数据台账。

3.2.6负责配合行政部在特殊、重大、紧急情况对部门专车的调配。

3.2.7负责配合行政部不定期对专车台账、车辆情况的抽查，协助处理、改善不合制情况。3.2.8负责配合行政部其他车辆管理要求。

第二章车辆管理

4、行政部负责所有车辆管理工作，包括车辆调派，维修保养，费用预算、核准、车辆年检及证照管理，投保、续保与出险索赔及司机管理。

5、公司车辆的附带资料，除行车执照、保险卡由各使用人携带外，其余均由行政部门保管，不得遗失，如该车移转时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。

6、公司根据实际工作需要及其它特定原因对特定部门配备工作用专车，专车管理归属行政部，专车费用归属使用部门。

4、公司所有车辆原则上必须由公司专职司机驾驶，公司其它持有驾照人员驾驶公司车辆公出必须按规定填写《同事借用公司车辆申请单》，经批准后方可使用。无驾照人员严禁驾驶公司车辆。专职司机应每周定期对公司车辆进行检查和保养，确保行车安全。

5、部门/个人申请用车结束后，司机于《车辆出行记录表》上记载行驶里程、时间、地点、

用途、费用明细等，对发生的票据编号整理，以备报销时核对。

6、凡车辆外出﹐驾驶人员必须领取钥匙并在《车辆钥匙领用登记表》上逐项登记﹐收车后交钥匙给行政部时﹐应填写“归还时间”。车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁好。如遇特殊情况不能返回﹐司机应及时通知行政经理﹐并说明原因，行政经理通知行政部车辆调度人员于《车辆钥匙领用登记表》备案,待车辆返回后请申请用车人员签字确认。

7、本公司员工不按规定办理用车申请时，行政部有权拒绝派车。

8、行政部每月不定期抽查两次车辆记录数据，如发现记载不实、不全或者未记载的情况，须

责令司机/专车管理部门配合执行，经提醒仍不执行者，将对其进行纪律处分并将登记备案。

9、每辆车均设置《车辆维修保养加油表》，由行政人员于每次加油及保养维护时进行记录，每月月末连同《公出用车申请表》一并交由行政经理存档备查。

第三章车辆使用

10、车辆使用范围

10.1 公司员工在本地或短途外出开会、办事、联系业务、接送客户。

10.2 接送公司宾客。

10.3 其他紧急和特殊情况用车。

10.4 专车专用。

11、车辆使用程序

11.1 车辆使用实行派车制度。

11.1.1 凡是外出洽公、办事需用车的部门或个人，必须要填写《公出用车申请表》，经部门负责人审核之后，提交行政部审批。

11.1.2 《公出用车申请表》原则上需提前一天填写。如需早上外出，则《公出用车申请表》需提前一天送至行政部，如下午出车，则需在当天上午将《公出用车申请表》送至行政部。未按此要求送批《公出用车申请表》人员，一律顺延至下一个工作日派车。如需紧急用车，须电话行政经理说明情况，事后补签《公出用车申请表》。如紧急用车部门与已申请车辆部门时间冲突，须紧急用车部门与已申请车辆部门自行协商，行政部根据协商结果进行车辆调配。11.1.3 派车应遵循：先申请先用车，一车多办事的原则，对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。用车人员在办完事后应及时返回，如有特殊事情不能返回时，及时通知行政部。

11.1.4 若多个部门同时申请同一地点用车，行政部有权根据用车的“轻、重、缓、急”进行统筹安排或拼车，任何人不得因无公车使用而延误工作。

11.1.5 《公出用车申请表》经批准后，如公司无车可派，由行政人员在《公出用车申请表》“实际派车情况”处注明原因，再由申请部门负责人及总经理另行签核是否委外请车，委外请车后，将《公出用车申请表》正本及发票交行政部统一请款。

11.2 司机按用车人员的目的地行车。

11.3 用车完毕，司机须如实完整填写《车辆出行记录表》，再请乘车人签字确认；总监级及以

上人员可由其助理或秘书代为签字确认。

11.4 驾驶人员应于驾驶车辆前，对车辆做基本的检查并填写《司机开车前检查日志》（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。

11.5 驾驶人员不得擅自将公务用车开回家，或作私用，违者将对其进行记录处分并将登记备案。经公司特许、或返回公司已逾晚上23:00点、或须凌晨7:00前派车的情况例外。

11.6 车辆应停放于指定位置、停车场或适当的合法位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其纪律处分。

11.7 使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。

第四章车辆的硬件准备及维护

12、车内的必备物品及清洁保养

12.1 水（瓶装饮用水），纸巾（盒装面纸），雨伞（至少2把），有盖便携式垃圾桶，紧急事故处理流程，简易药箱（创口贴、晕车药、退烧感冒药等）、手电筒，工具箱一个（千斤顶、螺丝批、胎匙、灭火筒），后备轮胎一个，荧光警告牌。

12.2 以上物品由司机保管、维护及更新，由行政部同事不定期抽查。

13、车辆日常检查、维修及保养等管理规定

13.1 公司车辆不在出车状态时，必须停放在指定位置。

13.2 必须凭审批完成的《公出用车申请表》进行出车，严禁私自用车和无《公出用车申请表》

行车。

13.3 行驶中，如发现车辆有异常，应马上选择安全的地方停车检修。若不能自行解决，应立

即向行政经理讲明情况并提供解决方案，经行政经理批示后再进行处理。

13.4 检查燃料、润滑油、冷却液、电瓶液是否足够，制动器、离合器、总泵油是否符合要求。

13.5 检查轮胎气压是否符合标准，轮胎螺丝是否紧固。

13.6 检查手、脚制动器性能是否良好，各连接管道是否漏油。

13.7 检查方向机、转动轴及转向横直拉杆连接是否紧固，有效。

13.8 检查喇叭、灯光、雨刮器是否正常，电瓶连接线、搭铁线是否牢固清洁。

13.9 检查发电机皮带、风扇皮带是否正常。

13.10 检查票证、随车工具是否齐全。

13.11 按照操作规程起动车辆，察听发动机声音是否正常。

13.12 检查传动皮带绕度和完好情况。

13.13 清除嵌在轮胎内及表面的杂物。

13.14 放尽储气筒及油水分离器内的积水和污物。

13.15 收车后按车容标准清洁车辆，然后把车开回停车场停放好。熄灯、熄车、入排档位，拉

紧手制动器。

13.16 收车后关好车窗，锁好车门、尾盖，锁好防盗锁。

13.17 行政部每周不定期检查车辆制度执行情况，以及车辆保养、清洁、维护状况，检查不合

格者，对司机给出相应记录处分，情节严重者给予停岗学习处理。

13.18 行政部需每月向人力资源及行政部总监汇报一次一个月的工作总结，包括各位司机的工

作情况、车辆情况、出车情况等。

13.19公司车辆保养维修指引：

14、车辆维护及工作规定

14.1 车辆的维修保养，原则上按照车辆技术手册及公司预算执行。维护车辆以保持最佳状态。

14.2 按规定里程数，到公司指定车辆特约维修站进行维护保养（更换机油、齿轮等），确保车

辆行驶安全；

14.3 注意车胎使用情况，按标准时间里程数及时更换；

14.4 由行政部负责每月统一购买汽油油卡，公司车辆一律采用油卡加油，非特殊情况严禁现

金加油。特殊情况（加油卡损坏、加油点网络中断、长途行车油量不足等）需现金加油者，向行政经理说明原因，得到允许后方可加油；现金加油发票需乘车人签字确认。14.5 司机发现车辆有故障时要立即检修，不会检修的，应立即报告行政经理，并找汽车维修

公司提供报价单后填写《车辆维修保养申请单》给到行政经理审批。未经批准，不许私自将车辆送维修公司维修。行政经理根据车型、维修项目确定车辆维修厂家。急需要维修的车辆，必须致电行政经理且经其同意后方可维修，否则维修费用不予报销。

14.6 可自行维修者，可报销购买材料及零件费用。

14.7 维修结束提车时，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，

并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责。

14.8 司机将送修车辆接回公司后，由行政主管进行验收。司机应将“车辆维修保养单”及“维

修清单”及时交回行政主管。车辆在维修过程中，若发现由于其他问题需要增加维修项目或维修费用，应按照上述程序重新申请。行政部应建立车辆维修记录台账，如实填写《车辆维修保养加油记录表》。行政主管对维修费用实行统一的月度或季度结算。结算前，车辆送修人员须检查送修车辆审批手续的规范性，并再次核定费用收取的合理性。

14.9 由于司机使用不当或属于保养造成车辆损坏或机件故障，所需费用由司机承担。

14.10 车辆出车返回或出车前司机人员需认真检查车辆的安全状况（油、水），以确保车辆正

常运行。

14.11 外出行车时，如遇特殊情况不能按时返回的，行车司机需及时通知行政同事并说明原因，

以便调度。

14.12 夜间公司出现工伤或紧急病人或其它突发事件需用车时，司机不得以任何理由拒绝出车

或故意延误用车时间。

14.13 司机必须随身携带手机且保持24小时开机，不得无故不接公司电话，漏接电话须第一

时间回复。

15、车辆年检、保险及国家规定费用

15.1 按照国家规定按时进行车辆年检，期间使用的费用、时间须征得行政经理同意，由司机

开车到规定地点完成；

15.2 公司所有车辆的保险费，统一由公司支付。

15.3 公司车辆投保险种及标准按相关规定执行，任何人不得私自增加或减少投保险种，也不

得私自增加或降低投保标准。

15.4 其它规定费用需要及时到相关部门交纳。

第五章违章记录处理规定

16、公司车辆违章处理原则是：谁违章、谁处理，违章所产生的费用及扣分由违章人员自行处

理。交通违章信息由行政部每月定期通报给车辆管理部门负责人，违章责任由车辆所属部

门划分，处理违章的费用及驾驶证扣分全部由违章责任人承担。

17、车辆所属部门应自行登记用车记录，注明每台车由哪位驾驶员使用及车辆使用的起止时间，

在该时间段的交通违章由该驾驶员承担；如果有违章但此时间段没有对应的派车记录的，原则上由该车的指定使用人承担交通违章责任，若无指定使用人者由所属部门负责人承担违章责任。

18、原则上，公司车辆杜绝外单位人员驾驶。如公司所属部门负责人同意外单位人员驾驶公司

车辆的，在此时间段的交通违章与公司内部驾驶员无关，将由车辆管理部门负责人或上一级领导处理；派车人员或驾驶员将公车私用，或不按用车记录执行擅自将车交给他人驾驶，在此时间段的交通违章一律由该派车人员和驾驶员承担，同时将按公司制度对其进行处理。

19、承担交通违章的责任人应及时消除违章记录，费用自理。如于通报之日起30日内未及时

处理或给公司用车及品牌形象带来负面影响的，将按公司制度对其进行处理。

20、车辆使用人应按时自行到相关部门验车，行政部门需配合及时提醒公司车辆的验车日期。

对于超时验车的，可以委托行政部协助办理车辆解锁事宜，但是未按时验车的罚款由车辆使用人缴纳。

21、员工办理调动或离职手续前，应先到行政部核对有无交通违章责任记录，如有，该员工必

须先按本规定消除违章记录才能办理调动或离职手续。

第六章事故处理的程序等相关条例

22、司机在公司工作期间发生道路交通事故，应做到：

22.1 应迅速以电话形式通知相关行政经理，将时间、地点、伤亡情况、车辆损失情况及物品

损失情况详细报告，以便获得行政经理的指导意见；

22.2 向当地公安交警报警及报保险公司，按正常程序处理；

22.3 如车内有公司贵重物品，车内包括司机，有两名公司人员以上，务必留有人员看管好物

品，司机锁上车门后才可以下车进行处理；

22.4 如事故严重，应立即停车，保持车辆肇事状态，亮危险应急灯，并设置障碍标志；

22.5 如有伤者，应先急救伤患，留下人员从各种角度拍照，而后查勘现场。应保护好现场，

并尽量寻找现场的第三者作证，并记明证人的姓名、联系电话和住址，以便联系取证；

22.6 在事故处理人员未到达现场前，应听从交警指挥，协助处理现场，并记下对方车牌号码，

事故处理经办人姓名、事故处理单位、联系地址、联系电话，以便处理，在双方协调后及时填写《车辆事故报告单》。

23、相关条例：

23.1 安排司机出车时尽量避免连续驾驶时间超4小时，司机出车连续驾驶时间超过4小时，

必须中途停车休息20-30分钟，避免事故发生。

23.2 司机在事故发生后的一天内务必提交完整《车辆事故报告单》给行政经理；

23.3 如因司机操作失误或违反交通规则而造成交通事故且导致公司财产重大损失的，司机负

相关的法律责任及承担一定的赔偿责任，情节严重者予以开除；

23.4 司机因违反国家和地区制定的交通法规或其它相关的法律法规，被有关部门进行执法和

处理所产生的罚款，按以下方式进行处理：

23.4.1 能明确判断因司机个人原因而造成的违章，如：闯红灯、在各地出现不按交通指示行

走及在司机上班当地城市出现违章等情况，此种情况产生的违章费用一律由司机自行承担，公司不承担此类的费用；

23.4.2司机因公司事务而造成的违章，且能明确判断不属于司机个人原因造成的，如在外地

出现超速等相关情况，公司可承担此违章费用；

23.4.3司机有公司事务在身，但在执行公司事务期间办理私人事情而造成的违章，此费用由

司机自行承担，公司有权要求乘车人配合调查；

23.4.4司机在执行公司事务期间，如乘客发出的相关需求、指令可能导致违章时，司机须及

时向其说明。如因满足其需求或乘客不接受说明而造成违章的，司机须及时知会行政主管或行政经理，行政主管或行政经理调查了解情况属实后，再判定其费用是由公司承担还是由乘客承担或双方共同承担。并在报销费用时注明原因。

23.4.5 相关同事要求司机在某个可能造成违章的地点上下车时，司机应礼貌拒绝，如因同事

的要求造成的违章，公司不承担此费用，由司机与乘车人共同承担。

23.4.6以上判定方式为：先由负责司机事务的同事调查了解情况并做判定，当判定结果有疑

问的，由行政经理进行判定。如司机对违章罚款判断仍存有异议的，将情况反馈至人力资源及行政部总监，经调查了解后，按人力资源及行政总监最终判定结果进行处理；

23.4.7 行政同事每季度的第三个月底前（即3、6、9、12月份）汇总司机的违章情况交人力

资源及行政部总监和总经办查看，以保证和协调各规定操作实施的一致性。对于违章情节严重者，将给予相应记录处分。

第七章费用报销

24、《车辆出行记录表》报销流程及费用分类：

24.1 没有填写好《公出用车申请表》上要求填写的内容，将不给予报销。

24.2 出车费用划分：

24.2.1 在只有一个部门申请出车的情况下，由申请出车部门承担费用。

24.2.2 如遇多个部门申请出车的情况，则参照如下方式处理：

24.2.2.1 如至同一目的地接送同事的，由送人部门承担费用；

24.2.2.2 如几个部门申请同一辆车前往同一目的地（如：重庆市内同一个区或同一个城市），

则由最先递单部门承担费用；

24.2.2.3 如同一辆车乘车人前往目的地远近不一（如：重庆市内不同的区或者不同的城市），

由申请前往较远地方的部门承担费用；

24.2.2.4 如本次出车是参加公司统一组织的活动,由组织活动承办方承担费用。

24.2.2.5 如由一个部门召集多个部门出车的，则由召集部门下单申请用车并承担费用。

24.5 出车长途需要借支，司机凭《公出用车申请表》按财务制度要求操作进行借支，若无《公

出用车申请表》，财务同事有权不予借支。

24.6 车辆维修保养及过路费用按凭证实报实销。司机于每日10:00前将所负责车辆前一次出车

之高速费、停车费等票据贴好，连同该车辆《车辆出行记录表》交行政部记录存档，月底行政同事统一报销。

24.7 具备《车辆保养维修申请表》去指定维修单位维修的车辆，产生的维修费用由经办驾驶

员将发票、维修点维修保养清单（司机必须于清单签字）等凭证交于行政部同事确认后根据公司报销制度实施报销。

24.8 出差食宿标准及补助，按公司出差制度执行

第八章司机及乘客注意事项

25、司机注意事项

25.1 司机使用车辆时必须配带好安全带并有义务提醒副驾驶位置乘客配带安全带。

25.2 司机接送客人及同事要热情、礼貌，说话应文明，面带微笑欢迎或欢送每位乘坐人员；

以将乘车人送至指定目的地为原则，不得在车辆未驶入目的地时，即让乘车人下车步行（禁停地点除外）。

25.3 车内不准吸烟；本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内

吸烟时，可婉转告知本公司陪同人员，不可直接制止。

25.4 车内客人谈话时，不许随便插话，除非是客人主动搭话，或有事情咨询。与乘坐人员聊

天,要注意话题,切勿谈论公司机密、个人隐私及不雅话题。

25.5严禁于行车途中接打电话；紧急情况如需接打必须使用耳机，通话简短明洁，不得电话

聊天，以保证自己和其它乘客的安全。

25.6不要频繁通过后视镜观察后座的乘坐人员。

25.7外出行车时司机不得以任何理由故意刁难乘客。

25.8在车辆经过水坑的时候，一定要注意减速、避让，以免影响乘坐人员。

25.9当车需停在路边的时候，请尽量远离人行道停车，以免给行人带来不便，最好停靠在停

车位里。

25.10即使交通灯已经转变为绿色，也不要和行人抢路道，以免出现意外。

25.11为保证自己和乘坐人员安全，出车时必须按规定车速行驶。

25.12乘坐人员下车的时候，要提醒客人拿好自己的私人物品。

26、乘客的注意事项：

26.1 如非特殊情况，需提前一天申请《公出用车申请表》。如乘车人需携带多件或大件物品时，

请在《公出用车申请表》上备注说明，以便相关负责同事及时调度车辆。

26.2 请各同事准时上车，原则上逾时车辆不予等候；(特殊情况请及时与安排车辆同事联系，

方便负责同事车辆调配)。

26.3 请乘车人员在《车辆出行记录表》及发票上签名确认；公司总监级及以上同事可由其助

理或秘书代为确认。

26.4 不准把头及手伸出窗外。

26.5 不可往车外扔东西、吐痰及乱扔垃圾，如在乘车过程中产生的垃圾，请下车时清理带走。

26.6 为了保持车内空气清新，乘车人不可在车上食用有异味的食品，以免影响其他同事。司

机发现乘车人在车上食用有异味的食品，应礼貌制止。

26.7 坐在副驾驶位置的乘坐人员，必须佩带好安全带；如因副驾驶位置乘客没佩带好安全带

而导致被罚款的，一切费用则由乘客个人承担。

第九章附则

27、本制度由行政部制定并负责解释。

28、本制度自公布之日起实行，未尽部分将会适时予以补充，以前该方面制度同时废止。

29、车辆管理表格请详见附件，目录如下：

附件1-车辆信息及年检保险登记表（包含公司车辆信息登记表及年检及保险情况登记表）附件2-车辆钥匙领用登记表

附件3-公司出车表（包含公出用车申请表、车辆出行记录表；同事借用公司车辆申请单、车辆归还签收表；司机开车前检查日志）

附件4-车辆维修保养加油表（包含申请表、记录表、统计表、车辆加油记录表）

附件5-车辆违章事故单（违章统计表、车辆事故报告单）车辆综合信息明细表

附件6-车辆综合信息明细表