办公自动化的发展对文秘工作的影响

论办公自动化的发展对文秘工作中的影响

摘要：办公自动化是有效的利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式。最大程度实现文秘工作的效率化、成本化以及智能化。但是，在享受一种新型办公方式的同时又会给文秘工作环节带来哪些我们没注意到的正负影响。本文着力探究办公自动化的发展对秘书工作的正负影响，首先要了解办公自动化以及其特点；在与实际相结合阐述办公自动化的发展给文秘工作带来的冲击。

关键词：办公自动化；文秘工作；正负影响；方法

引言

随着计算机普及和网络的发展进步,各个领域工作中处理的信息量大增,市场经济正不断向集约化、现代化、网络化迈进,在这种背景下,传统文秘工作因存在许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

当代秘书工作越来越趋向于办公自动化。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展,计算机及网络等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。[7]秘书是以收集资料、研究政策、反映情况、提供咨询及草拟文件等方式开展工作的。办公自动化的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。对文秘工作而言，办公自动化的内涵是办公室文秘人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门与教学部门之间的联系工作。它的实现使高校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革，但同时它的消极影响也值得我们关注。

1.办公自动化基本内容及发展趋势

1.1办公自动化基本内容

办公自动化（简称OA即Office Automation）是一门综合性技术；它能不断使人们的部分办公业务活动物化与人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务与某种目标的人机信息系统。

（1）[4]文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

（2）文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

（3）行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

（4）信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

（5）决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。

（6）图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。因此，办公自动化在现代文秘工作中有密不可分的联系

1.2办公自动化发展趋势

[9]根据全国办公自动化规划会议的安排，我国办公自动化要分三个阶段进行：第一阶段（准备阶段）：同行试点，探讨我国办公自动化的基本模式；第二阶段（开创模式）：简历一批高水平的办公自动化系统，做好标准化工作；第三阶段（走向成熟阶段）：建立自上而下的办公自动化网络系统。

（1）工作环境网络化。政府、机关内部、企事业单位等办公室要四通八达，且要与办公设备构成局域网，办公室与世界各地连成广域网，使其成为纵横南北，连贯东西的自动化网络系统，形成一个地球村，共享形形色色的资料信息。

（2）信息载体无纸化。高新技术应用于办公用品制造，产生大量磁盘、光盘、u盘等新型信息载体，储存量大，轻便小巧，可随意放大缩小，便于阅读和复制，逐步减少或取代办公用纸，实现信息载体无纸化。

（3）办公室无人化。办公室自动化发展的方向，是尽量用自动化设备取代手工操作。不仅文件的撰写、印制、储存、检索、收发、传输等，可全部交给办公自动化设备处理，

甚至统计、财务、协调管理等工作，都可通过办公自动化系统来调节。当然，办公室的无人化是未来发展的趋势，现在的办公室只能达到半自动化，在工作实践中逐步实现。

（4）设备机件智能化。设备智能化实现办公自动化的关键。设备智能化，是指办公室的机器能模拟人脑思考的功能，安排和处理各种公务活动。

2.办公自动化发展对文秘工作的正面影响

不同时代不同统治者都需要通过某种方式让被统治者了解自己想法，逐渐的积累形成文化，一个国家的法律、方针、政策。工作载体也随之改变，由原来的原始社会的打结记事转变为文字记事，也由原来的甲骨文、竹简、布变为纸张一直到现在的虚拟文字。办公自动化将繁杂、纠结的事物变得简单，只需手指轻轻一点一切尽在掌控之中，劳动力大大减少，效率提高，操作简单。

2.1提高文秘工作效率

[1]文秘工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋、铺助性服务的活动。文秘工作的主要内容：撰拟公文、办理公文、办理会务、调查研究、信息工作、督察工作、协调工作、信访工作、公务接洽。其工作对象具有复杂性和多变性的特点，办公室要收到各种不同的文件，这些文件需要文秘人员及时、准确无误地传给领导批阅，并根据领导指示向下发至各个部门及时落实文件内容或是精神。在传统的方法中，步骤繁多，一些文件到了领导手中已经过期。而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

科学技术的迅速发展为办公管理现代化创造了物质条件，秘书可以借助各种先进的设备和技术（计算机、复印机、传真机、扫描仪、数据传输网络等）开展工作，传统的纸笔起草、修改、抄写、打字、校对、修改等繁琐的过程被键盘操作、屏幕编辑和自动打印等现代化手段取代，拥有这些现代化机器的帮助文秘人员主观能动得到提高，自然工作的效率必然提高。

2.2增加存储优化管理

文秘工作是机关工作中各种信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在这聚拢，拥有[3]“信息库”和“资料库”的美称。信息的大量集聚单单靠手工操作，远远无法

达到信息的更新速度，而且各类文件的[2]立卷归档，以手工编制检索，步骤繁琐且易丢易出错，查找也不方便。计算机虚拟内存，其微小的空间能高密度记录数以万计信息，根据你所需信息的关键字轻易检索。你可以根据自己的需求将不同种类、性质的信息分别放置于相应的硬盘中，优化信息的管理节约时间、空间。秘书也可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

另一方面，档案保管工作强度也将减轻。档案信息的载体主要是纸张，字迹是采用黑色墨水，但不适的温湿度，光照，灰尘，水，虫，鼠等都会造成档案的损害，纸张都用自己的使用寿命无法满足社会各方面对档案信息长远利益的需要。电脑中虚拟内存存储量大而且可以使用光盘、硬盘、u盘等移动存储产品导出所需信息放置库房中，存放空间小，保管方便无需繁琐的注意事项，减轻管理强度。

2.3促进办公室改革

办公室的改革分为硬件，软件两方面。硬件是指我们所能看的办公设备，用电脑、键盘、传真机、投影等逐渐取代笔纸以及距离带来的不便。[8]办公室不在拘泥于狭小的空间，办公自动化支持移动办公和异地办公，让工作人员从桌面解放出来，不受时间和空间的限制；软件则是运用网络和计算机，铺助文秘工作尽善尽美，推进办公室管理的现代化、决策的科学化、和业务的标准化，还能节约纸张节省经费。

实现办公自动化的过程，也就是促进办公室管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理自动化。员工的考勤不必要浪费时间签到、点到，利用指模轻轻一点就能清楚了解每天考勤情况，方便管理且不能投机取巧。电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个会议，还会巧妙地解决同一段时间中多人参加的多种会议，轻易地应对大量会议改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。

2.4文秘人员素质和思维的转变

当前社会最需要的人才是能力型非学习型。文秘人员做好相应工作，不再是打打电话，抄抄写写就能办到的，智力方面的增多，新增加的内容对文秘人员的综合素质和业务素质有着新的要求。服务性行业是发展最快也是覆盖地区最广的行业。随着办公自动化信息技术的发展，文秘人员的服务方式也变得多种多样，本着三服务的精神尽心尽责的服务领导和基层、社会、雇主。

思维方式上，以前秘书工作是消极等待领导的命令，现在网络能畅游世界各地，紧随

全球化的步伐，要求文秘人员积极的顺应时局，具备创新思维。作为组织和领导的参谋智囊，思维创新是提高职业水平的必然选择，也是优化领导决策和科学管理的关键，文秘人员的工作态度要从被动向主动转变，积极、主动、热情的心态面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性。

3.办公自动化发展对文秘工作的负面影响

办公自动化化的发展对秘书工作无疑是有利的，但是计算机等现代办公技术的普及运用也会给秘书工作带来了一定的负面影响。办公自动化是一把双刃剑，应该运用哲学的方法看待，既要了解积极的方面又不能忽视消极的方面，充分的利用积极方面，缓解、消除消极方面。

3.1保密程度低

办公自动化将现代化办公设备和计算机网络结合起来，具有很高的数据共享性，这给高校的保密工作带来了隐患。若[6]办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，办公自动化要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果。

此外，办公室秘书人员的一些疏忽也会造成泄密。如，废弃的打印纸和用过的磁盘、U盘等移动存储介质上，可能留有秘密信息资料，却没有妥善处理；在对外交流过程中，向无关者展示不该公开的涉密数据和信息；计算机送去维修、报废时没有及时清除掉硬盘中的涉密数据和信息；公用计算机、复印机等设备不加密码等，都可能造成泄密。

3.2公章使用带来难题

办公室每天都有大量的文件、材料需要使用公章，而每个工作单位都制定严格的管理制度来规范公章的使用，不能将公章带离办公室，必须文秘人员亲自盖章，不可由他人代劳，任何人不得私自动用公章，也不得在空白介绍信和空白信纸上盖印。应用办公自动化后，除了继续在纸质文件上加盖公章外，也有部分文件、材料需要使用电子印章。而电子印章是通过技术手段实现，因此也就容易通过技术手段被窃取和复制，如何保证公章使用的安全性是技术人员需要攻克的一个难题，能不能像超市的商品一样设置一个条形码，扫描仪一下就能显示代表本单位的工作，保证其安全性。

3.3 文秘人员文字，语言能力降低

过分的依懒计算机和网络，领导需要秘书人员些什么文件、报告、总结，由于对网络

产生一种依懒养成惰性，无需自己动大脑只需在网站上找到相似的文章，复制、粘贴就形成了自己的文章。导致文秘人员的文字功底逐渐降低，文章都是千篇一律，原创是越来越少，自身的文字才能在无形中浪费，竟而影响领导的决策。

办公室事务性工作错综复杂，办公室文秘人员作为领导的参谋，需要为领导提供决策辅助，一般通过面对面的传统沟通模式。办公自动化引入了计算机网络等现代化办公设备后，取代办公室文秘人员与领导之间、员工与员工之间面对面的沟通模式。过分依赖办公自动化系统，单纯点击几下鼠标，忽视了语言、表情、肢体等面对面的交流，容易造成沟通不良，甚至造成彼此间的误会，使秘书工作变成了“机器”与机器之间的工作，不利于及时有效地开展工作。

3.4文秘人员的身体健康和生理健康带来危害

办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是带给办公室秘书人员的负面影响也是不容忽视的，它们往往带有很强的辐射性，秘书人员长时间接触这些辐射性强的电子设备会产生各种疾病，设备的运作产生大量难闻气味可能含有苯、甲醛、氯气等有害气体，散播在办公室的各个角落是办公室人员健康的隐性杀手，天天盯着电脑视力明显的下降，工作量越大眼睛负荷近视度数也会增加。同时，办公室秘书人员因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病、鼠标手、肩椎炎等职业病，对身体健康带来危害。

3.5 人员态度的影响

办公自动化使办公室秘书工作离不开计算机以及网络的应用，因此，计算机带来的安全问题就成了秘书工作不容忽视的问题。办公室秘书人员平时没有养成资料存盘备份的良好习惯，那么一旦计算机发生故障或遭受病毒攻击，计算机里的信息资料完全消失，就将无法正常开展工作，甚至导致工作瘫痪。办公室秘书过分依赖办公自动化系统，将文字工作当成完成任务，长期不动脑筋就到网上复制、粘贴，借用计算机网络的方便操作，通过互联网随便下载一些相关内容的资料来应付完成。而对于调查报告，没有调查就没有可信的资料，只有通过调查，才能使资料具有真实性。文秘人员过分依赖互联网或相关自动化设备，会逐渐丧失工作的主动性和积极性，也会使自身的创造性思维得不到良好的发展，长此以往必定会使秘书工作处于一种被动、消极的局面，形成不踏实的工作作风，也不利于自身发展。

3.6历史文献减少

电子字体取代了纸质文书，纸质文献作为瑰宝一代一代传承，电子稿需要特定的软件

才能了解内容，知识冷冰冰的文字不存在感情色彩也不存在独特性，纸质文献保存着作者的感情、独特性具有研究价值和保存价值。比如：我们的毛主席给后代留下了一系列诗词作品（《沁园春.雪》、《念如娇.昆仑》、《七律.长征》等），给后人品味中华人民共和国建国不易，教育一代又一代莘莘学子为祖国建设付出汗水、青春。先进设备的更新有越来越多的人丢弃传统的纸笔取代的更便利的电脑，键盘等，留给后代是千篇一律的字体、格式、纸张，无法体会他们写作时的意境，感想。

4.解决负面影响的方法

追寻社会高速发展的脚步人们不得不改变原有的工作方式适应现代工作进程，信息更新。办公自动也以其弊端受到人们的质疑。每个事物都用其发展的两面性，关键在于如何有效的利用与调控它，已发挥它有效功能避免不足之，处扬长避短，使它朝着更有利的方向发展。

4.1文秘工作规范化

办公自动化的发展是必然的适应事物的发展趋势，要在适应办公自动化同时不影响文秘人员工作活动，需要完善管理系统和管理手段。[10]首先对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生，使室内保持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。(2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中，有很多使用者都是在出现故障后进行维修，而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统进行外部设备的维护和内部器件的检测。( 3 ) 发现故障，正确判断，及时在规范维修点修复。创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。

其次，办公室人员的培训。办公人员是实现办公自动化最基本的构成元素，办公人员可能因为错误的操作方式导致保密文件泄漏。要将这种最低级的错误在根源遏制就必须对每位办公室人员进行比较基础电脑方面的培训，对点电脑、系统、以及办公自动化软件运用有一定的心得，减少这种低级错误。再者，对文秘工作要建立相关规章制度，以保证办公室系统的正常运行，在软件运行的过程中也要对相关环节进行规范。只有在这个基础上才能有效保护文件防止泄露。

4.4转变人员思想提高素质。

信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟韵。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。新形势对办公人员的素质提出了更为严格和全面的要求。一方面，[6]文秘人员不仅要拥有广博的基础知

识和丰富的专业知识以及相关的辅助知识，还要掌握操作现代化办公设备的技能，能熟练运用计算机、打印机、传真机等并通晓其各项功能。

另一方面，文秘人员要在思想上跟上发展的步伐，具备良好的政治思想修养、工作作风修养、职业道德修养和心理品质修养。除此之外，还要求文秘在语言上表达艺术。恰当运用角色语言，注意说话的场合环境，讲究说话的方式；拥有出色的人际关系协调艺术对信息具有灵敏性，做好机关内部人际关系协调工作，对促进决策形成，保证决策落实，理顺各种关系，优化整体功能，调高效率，具有重要作用。加强对工作具有预见性。只有文秘人员这个办公室的中心枢纽发挥自身的最大作用，整体才能灵活运转。好比：公里上的指示灯顺利工作，没有故障，阡陌纵横的道路才能井然有序，而非水泄不通，事故频发。

4.3使用环保材料

选择办公材料尽量选择环保材料，在源头减少有害物质、气体的散播，注意通风。在做文字编辑时，将背景调暗些，节能的同时还可以保护视力、减轻眼睛的疲劳度，劳逸结合工作疲劳时可以放松会眺望远方缓解眼睛压力，同时营养摄取应均衡不可偏食，应特别注意维生素B类（胚芽菜、麦片、酵母）之摄取。

办公室应经常摆放一些绿色植物。对于上班族而言，办公室可谓自己的第二个家。那里的空气质量如何，健康有着不可忽视的影响说到办公室应该摆放绿色植物，不少人都经常问该摆放哪些植物，绿色植物对人体有益。常见的有常春藤、芦荟、吊兰虎尾兰、米兰等等。有照明的条件下，能消灭房间内90%的苯，能对付从室外带回来的细菌和其他有害物质，甚至可以吸纳大量灰尘，也有害气体，防辐射。工作单位要定期组织员工到专业医院进行体检，早发现早治疗减少病害恶化。

4.4精神、物质的鼓励

领导或者是用人单位以物质或者是精神勉励法，调高人员的拿起笔和纸去写作去发表的激情。用奖金、鼓励的方式激励人员，让他们由心出发真正的爱上以笔写代替键盘敲击。可以将写作、书法发展为自己的爱好，很多名人在书法、绘画方面都得到较高地位，让自己多方面发展，别局限在小小框框之中，练字或是学习绘画可以磨练一个人的心境，学会忍耐养成耐心出去浮躁。字如其人，秀气端正的字体，可以让你感觉事事不如意的心态，在一个偶然机会下，领导在看到你的字体、文采时你得到重用，这也是你的一种能力是你在社会生存的技巧。注重文字、书法、纸笔带来的财富，别轻易丢弃。也能带动同事内部优良风气，积极向上富有朝气的精神面貌，促进单位内部的良性竞争，引领内部一派生机勃勃、积极向上的现象。

结语：办公自动化技术的发展，一方面使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化。许多新技术、新设备的投入使用，极大地促进和推动了秘书工作现代化的发展；另一方面，因为技术本身存在着缺陷，也因为一些人为因素，办公自动化技术也给人类带来了许多新的考验和挑战，有许多新问题等待着人们去解决。但是，总的看起来，办公自动化技术的发展对秘书工作的影响还是积极的，进步的。我们要继续扩大其影响中积极有利的一面，对于其影响中消极的一面，要努力克服，尽量减小。努力提高现代秘书工作中的科技含量，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。

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