合同范本之合同数据库的建立与数据分析

合同数据库的建立与数据分析[摘要]合同文件是建设工程项目管理的重要依据，做好相应合同数据库的建立也就成为建设工程项目管理的重要组成部分。本文重

点针对建设工程项目管理中的合同管理重要性进行分析，通过分析

合同管理台账、收发文签认记录台账、工程数量明细表台账、工程

量清单核实台账、变更工程台账及计量支付台账的内容、格式及作用，希望有助于合同管理水平的进一步提升。

[关键词]合同数据库台账数据分析

中图分类号：d922.21 文献标识码：a 文章编号：1009-914x （2016）01-0080-02

一、建设工程项目管理中合同管理的重要性

合同文件涉及的范围广泛，只要是和建设工程项目实施过程中

相关的所有合同协议或者是书面记录都可以算作是合同管理的对象。针对这种广泛性来说，合同管理的重要性显得尤为突出，其重要性

和作用主要体现在以下三个方面：

（1）做好合同管理能为建设工程项目的顺利实施提供必要的支持，起到重要的保驾护航作用。根据合同条款中规定的内容为建设

工程项目实施的准确性做好保障措施，对于建设工程项目中的难点

问题很多都能从合同文件中找到对应的解决办法，避免了建设工程

项目走错路。

（2）做好合同管理对与建设工程项目相关的各个单位和部门发

挥一定的约束作用，这也是合同文件的一个本质属性所在。通过合

同文件中的相关约定来加强对于合同双方的约束，在很大程度上确

保双方能够履约，为建设工程项目的顺利实施扫清障碍，减少额外

问题的出现。

（3）做好合同管理还具备一定的经济价值，这一点主要体现在

合同文件中对于相关经济内容的规定上。比如在建设工程项目最终

的竣工验收环节中，如果发生相关问题，就可以按照合同文件中的

返工与保修条款规定寻求相关单位和部门进行索赔，进而追回一些

经济损失，这也是合同管理重要性的一个主要表现。

二、合同台账的建立

1 建立合同管理台账

施工合同是联系施工单位与业主和监理的唯一纽带，施工合同

的组成主要有招标文件、投标书以及在招标过程中双方认可的来往

信函等。合同管理的主要内容是对工程的变更、设计补充、工程延

期、费用索赔、工程的分包转让、合同双方的违约、争端与仲裁、

保险与保函等进行管理。一般而言，合同支付项目的灵活性要比清

单支付项目大，也更难把握和控制，其内容包括动员预付款、材料

设备预付款、工程变更、索赔、价格调整、延迟付款利息、拖期违

约偿金，保留金和提前竣工奖金等。合同管理的目的是为了更有效

地进行投资控制。因此，对于上述项目的计量与支付，必须有详细

的证明材料及施工原始资料并按符合规定的程序逐级上报，这就要

求我们施工单位要有详细准确的施工原始记录并妥善保存。

相对于与业主签订的工程施工合同，施工单位与外协单位、材

料供应商等签订的合同虽然小如蚁雀，但也不容忽视。这些合同的

签订主要包含了双方的责任与权利、工作内容、价格、质量、安全

生产、违约责任等内容，直接关系到合同双方的根本利益，合同的

订立，确立了当事人双方对合同项目的管理责任和双方的经济法律

关系，也是双方实施合同项目管理，享有权利和承担义务的法律依据。合法、有效的合同有利于当事人认真履行，同时还可以有效地

预防纠纷的发生。即使发生纠纷，当事人也可请求仲裁机构或人民

法院依据合同条款保护其合法权益。在大型建设工程中，合同项目

很多，如果没有一个行之有效的办法将这些合同文件管理归档，查

阅起来会比较麻烦，甚至会造成合同文件的丢失，给单位造成损失。因此，建立合同管理台账就显得尤为重要。每签约一份合同，就要

按合同类型录入台账，以免有遗漏。合同文件管理台账格式见表1。

工程建设中，施工单位与业主、监理的各项往来性文件不可避免，建立文件收发文签认记录台账，不仅方便查阅文件及其相关内容、收发文单位、日期等，而且因有些文件涉及工程设计变更，还

会为以后的工程变更、索赔提供一部分依据。因此，一定要做好文

件的归档和收发文签认记录台账工作。其台账格式见表2。

2 建立工程数量明细表台账

“工程量清单”中工程数量是在制定招标文件时，在招标用图纸

和规范的基础上估算出来的，而且目前工程量清单大多由设计院或

工程咨询单位编制，很少有第二单位复核，与“施工图设计”工程量

相比存在或多或少甚至计算归类错误。它只能作为投标报价的基础，而不能作为结算的依据。

每一个新的项目上场，第一步就是要审核施工图纸，复核清单

工程量和图纸工程量之间的差值。计划合同部的一项工作就是审核

中标清单工程量与图纸工程量是否有出入。这项工作工作量大，并

且对工作人员的综合业务素质水平要求也比较高。审核图纸工程量

要求准确无误，这将是施工单位进行初期成本核算的基础和依据。

将核实后的清单工程量上报监理及业主，经监理、业主审核批复后

作为计量工程量的控制数据，避免项目超计或漏计。

工程数量明细表台账是依据单位、分部、分项工程划分办法逐

项建立，如果只是要简明扼要地对比出合同清单工程量和图纸工程

量之间的差异，我们只需按清单项将审核图纸工程量进行汇总，建

立工程量清单核实台账即可。

3 建立变更工程及计量支付合同台账

由于工程项目大，计量项目繁多，中期计量也包含了变更工程

量的计量。为了准确无误地完成各项计量，将各项计量分类、分项、分月，避免重复计量和错误计量，造成计量报表审核后返工重做，

或者因错误计量给单位造成不必要的损失。同时，也可为计划与进

度控制提供准确而明显的数据。以监理、业主审核批复后的工程数

量明细表台账数据为基本依据，结合变更工程台账建立计量支付台账。计量支付台账自中期计量第一期开始建立，以后逐期进行。利

用excel电子表格的隐藏功能，将前几期完成工程量及完成投资隐藏，只显示本期和累计完成，需要前期计量数据时可取消隐藏，进

行查找调用。如此建立的计量支付台账将会对以后的决算工作起到

事半功倍的效果。在很大程度上避免了工程竣工决算时由于数据凌

乱而造成的被动局面。

以上各类台账表格均用excel电子表格来绘制，利用其强大的

数据表格处理功能及其强有力的数据库管理功能，根据工程的进展

及时更新，需要的数据可随时调用，为我们的工作带来方便、快捷。通过建立各项台账，注重平时工程统计数据的积累，逐项划分并及

时更新各项台账，可有效避免数据的遗漏，保证合同统计工作会有

条不紊地进行，大大提高工作效率。

三、结束语

实现建设项目中合同管理的计算机信息化，将以往多部们管理的、分散的、零乱的，很难动态统计的基建管理合同，利用局域网

平台构件集中管理；可以在任何时点统计分析，为及时、准确获取

第一手管理信息，为建设者科学决策提供全面、有力的支持。在信

息充分沟通和共享的前提下，必将促进管理的规范化，极大提高管

理的效率。

参考文献

[1] 汪舒舒.建设工程合同法律风险的防控研究[d].武汉：武汉理

工大学，2009.

[2] 朱秀凤.试论如何加强建设工程项目合同管理[j].建材与装饰，2008，（1）：268-270.