项目文档归档办法

一、总则

为规范各项目文档的管理，特制定本项目文档归档办法。

二、项目文档范围

方案（技术和实施）

会议记录

报告

总结

项目进行中各种具有参考和利用价值的文档

三、项目文档命名方式

1、纸质文档

遵循的基本原则：单位名+系统名称+文档类型名称(+初稿等)

示例如下:

方案：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理信息系统方案(初稿) 规划：富阳犇跃网络科技有限公司燃烧闭环控制项目规划

项目进度：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统项目进度

项目总结：富阳犇跃网络科技有限公司二次系统安全防护项目总结

会议纪要：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统会议纪要

使用说明：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统使用说明

管理员说明：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统管理员说明

技术文档：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统技术文档

2、电子文档

遵循的基本原则是：单位名+系统名称+文档类型名称（+初稿等+日期）

示例如下：

方案：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理信息系统方案初稿200 40904

规划：富阳犇跃网络科技有限公司燃烧闭环控制项目规划20050106

项目进度：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统项目进度2004081 3

项目总结：富阳犇跃网络科技有限公司二次系统安全防护项目总结2004092 0

会议纪要：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统会议纪要2004090 7

使用说明：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统使用说明

管理员说明：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统管理员说明

技术文档：富阳犇跃网络科技有限公司生产安全管理系统技术文档

四、项目文档格式

参见富阳犇跃网络科技有限公司技术文件编审出版管理办法

参见内网上的各种模版

五、项目文档归档

1、纸质文档

项目进行过程中由项目负责人将项目文档终稿正本及时归档到文档管理处，由文档管理人员对涉及到的技术文档与商务文档进行复印并抄送

到相应的部门(领导\市场部\工程部，还可依据需要到其它部门，如采购

部等)。

如果文档不是终稿，但是非常重要也需要及时归档。

如果同一份文档有两个版本，选择日期靠后的文档归档。

归档的项目文档原则上应当是正本，有些重要文件除正本外还应该有复印件。

2、电子文档

项目进行中，电子文档应保存在项目人员本机一份，服务器一份，服务器地址为byserver。

在服务器中，项目按项目小组分类，每个小组为一个文件夹。

工程部负责人和文档管理人员拥有所有文件夹的权限，小组负责人拥有相应负责的文件夹的权限。

在项目进行中各个时期，项目负责人应及时在服务器上新建相应的文件夹，并将有关项目文档上传到相应文件夹内，并负责及时整理文档，去

芜存精。

尽量不要覆盖前面留下的电子文档，做好文档命名，参考“项目文档命名方式”。

六、文档管理人员职责

主要负责纸质文档管理。

为每个项目的技术建立档案，在项目人员归档文档时，及时填写档案清单，做好记录。

当其他人员进行档案借阅时，做好登记与记录工作。