企业项目管理中的沟通和成本

企业项目管理中的沟通和成本

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2011-5-11 15:41:00 作者：不详阅读人数：199

关键词：项目管理培训项目管理沟通成本收藏:

项目管理是一门艺术——‘项目管理是一门科学’，这是早些我对项目管理（链接：项目管理培训）的一个认识，说它是科学因为它包括着项目管理中方方面面的管理知识和管理体系。一说到项目管理，人们自然就想到它的八大要素：范围、时间、成本、质量、人力、风险、采购、..

项目管理是一门艺术——‘项目管理是一门科学’，这是早些我对项目管理（链接：项目管理培训）的一个认识，说它是科学因为它包括着项目管理中方方面面的管理知识和管理体系。一说到项目管理，人们自然就想到它的八大要素：范围、时间、成本、质量、人力、风险、采购、沟通，一个成功的项目与这些因素是紧紧相关，不可分离的。但是在项目的实际参与中，在项目的操作过程中，可以发现无论是项目管理中的哪个因素，与其关联最多、涉及活动最多的是项目干系人(stakeholders)，项目干系人一般包括客户或者用户、项目团队、项目公司的管理层等一些主要的利害关系者。项目管理中时间、成本、质量、人力、风险、采购等很大一部分是与人的沟通、于人的管理，如何做好人的管理，如何组建一个成功的项目团队、如何在项目中发挥团队的所有潜力、如何与客户的关系日趋完善、如何做到让客户满意，这些都是在“沟通”管理中项目经理所必须及掌握的要素。

要做好各要素沟通，要实现于人的管理，就应站在这些“项目干系人”的角度上，从他们的需要及利益出发，最大限度的通过项目实现他们的价值，如果脱离这些，那么项目是很难获得成功的，举一个在项目管理中实际遇上的案例：

年前，我们接到一个有关商务管理系统开发的项目，当时用户提供的需求只是七、八页的几张纸，反馈说已经是最清楚最详细的需求，并且包括了需要的几张报表，接到该单后，我们开始最初的需求调研，由于与我们沟通的客户工作人员一直未能提供其它相关资料，于是，我们按其提供的需求分析其业务流程，将业务流程转化为系统模型，并一环一环地与客户进行确认，在进行了一个多星期的细化调研及分析后，我们整理出六七十页的需求，当要与客户进行确认时，客户的部门经理一句话否定了我们的所有工作：“这不是我们要的啊，虽然我们现在是按这个流程，但要上系统，我们的流程也要变，基本上不是按这个方式进行的啊!”

这是项目经理在一开始，在与客户沟通前所忽略的问题，需求调研就是要与客户就其所需要的功能、流程、操作等需要为基础，而且需求决策者必须是项目经理或部门负责人，所以项目经理如果在与客户进行需求调研及交流前，在充分考虑项目的需求性及可行性后，列一个需求管理(包括详细的沟通计划及要求沟通)计划，考虑需求沟通中所需的人员、资源、时间的要求，才可以保证需求调研的准确性，虽然有些因素是客户方照成的，但我们应该站在其角度上，为其考虑一些存在的客观及主观因素，这就是在沟通前没有充分考虑一些假设或约束的因素，沟通要求并没有充分明确列举。在具体活动中可参考下图“项目管理—沟通管理的活动要求”

同样也是该项目，由于项目经理并未把一些过程的实际及交流情况及时反映给部门经理，虽然有些责任并不是我们应该承担的，但因受到客户的投诉，部门经理自然就将所有的责任归究于项目经理了。在调整了活动方式及沟通方式后，我们又花了二个多星期进行需求的再次调研及分析，最终分析出的需求文档已经和原来的完全不同，页数也上升到200多页，客户的满意度自然达到100%.而先前所花费的二个星期时间就等于无用功，该项目的成本也比预先估计的要翻了好几翻(因为实际调研出的需求功能比原先估计得要多出许多)。

软件开发中需求管理的沟通方式影响到需求基线的准确性，同样在项目的开发、设计过程中，项目经理与项目成员之间的沟通方式及项目经理对团队的建设技巧也是直接影响到项目成败的关键。项目过程中沟通的目的是为了“保持项目进展、识别潜在问题、征求建议以改进项目绩效”，如果在项目的开发、设计过程中未把好沟通这道关，也有会产生意料之外的项目失败，曾经听过同行的这样一个例子，某公司在开发一套考核绩效管理软件，项目需求做得非常的完善，系统分析地也十分明确、清晰，但在开发阶段，项目经理发现系统分析其中一个中间层的函数出错，因为该功能模块由他一个人负责开发，当时他直接就对其参数进行了修改，也并未及时和其它编程人员进行沟通说明，过后也就忘了这件事，但当项目接近尾声时，系统突然出现一个大的bug，影响到整个系统的运行，最后在花了大量的人力、精力进行查询后，才发现就是这名项目经理更改的参数出了错。如果当初名这项目经理能及时和其它人进行沟通，这种错误完全能够避免。但这些错误延误了系统在合同期内的交付，影响到客户的利益，最后几万元的项目反而赔偿用户损失近十万。所以，项目过程中的沟通有时会直接影响到项目的成败，同样一个好的配合团队能使项目达到事半功倍的效果。有认识这么一位软件开发项目经理，他项目管理的理念就是“以人为本”，在项目活动中，他考虑到各项目成员的物质、精神的需要，在与客户沟通时，他注重的是客户需要什么，能为客户提供什么，每次他带的项目总比别人的进度要快，成本要低、项目团队配合融洽、每个成员神采奕奕，这是令其它项目经理所羡慕不已的。

沟通在项目管理中，有其必然的、不可取代的重要地位，在1995年，斯坦迪什集团研究发现，与it项目成功有关的三个主要因素是：用户参与、主管层的支持、需求的清晰明确。所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技巧。项目经理除了在项目前期编制良好的沟通计划外，更要懂得如何科学地管理团队，如何艺术化的与‘项目干系人’进行沟通，站在各角色人的立场上，想客户所想，急客户所需，这样才能做到通过我们的项目成果使客户得到最大的收益，让客户满意，这样才能实现一个项目的成功性目标。在最近的一个外包项目中，我们项目组在前期就对与分包商之间各阶段工作的数据采集、成果验收、评审依据等沟通形式进行了明确的细化要求，这样在操作上双方都有一个清晰地沟通形式及目标，项目进展就较为顺利许多。

说到项目管理是一门艺术，不仅仅表现在与“项目干系人”之间的沟通技巧，项目管理的八大要素硬背起来谁都会，但如何灵活地驾御它，使这些要素操作上更灵活化，更适合实际的项目运作中去，这就需要项目经理艺术化的管理、技巧上的操作，管理条条要求是定死的，但人是活的。无论在哪个领域的项目管理中，这些沟通技巧都是通用的并配合掌握着其它项目管理要求的相关要素进行着的。

在今后的实际工作中如何使用“项目管理”这门艺术，灵活地通过“沟通”管理，保证项目极大限制地满足客户的需要、引导项目迈向成功的目标，是每个项目经理应给予考虑并慎重

实施的。

该文章转载自中清企业培训网：https://www.360docs.net/doc/d213550510.html,/wenku/2011512121_55306_7723.1.shtm

公司项目管理办法的写作格式

来源：互联网时间：2008-04-09

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公司项目管理的组织机构及管理职责

1、决策机构:

项目管理委员会是公司项目管理的最高决策机构，由总经理任主任，固定委员会成员由公司总经理、副总经理和总经理助理组成。根据项目的性质，公司可聘请内、外的行业专家进入项目管理委员会任临时委员。

项目管理委员会的职责：

a) 确定年度项目开发计划；

b) 对项目立项、项目撤消进行决策；

c) 评审项目计划:包括进度计划.成本预算.质量计划等；

d) 召开项目阶段性评审会：必要时对项目阶段报告进行评审；对项目总结报告进行评审。

e) 监督项目管理相关制度的执行；

f) 对项目进行过程中的重大里程碑.重大变更计划做出决定；

g) 确定项目经理及对项目经理的考核；

h) 确定项目的绩效考核原则。

2、日常管理机构：

项目管理办公室为项目日常管理的常设机构，对项目管理委员会负责，现设在公司经营管理部。主要职责如下：

1、拟定项目管理的各项制度；

2、开发和维护项目管理标准.方法和程序；

3、制订具体的年度项目计划；

4、依照项目管理相关制度，管理项目；

5、对项目的进展进行适时的跟踪；

6、协调项目开展所需的资源及项目的外部工作；

7、组织项目阶段性评审；

8、保存项目过程中的相关文件和数据；

9、为优化项目管理提出建议,主要包括：为公司各个项10、目提供项目管理的咨询和指导；为公司提供项目管理培训；为企业提供项目管理的其他支持。

项目经理

1. 项目经理的产生：项目经理由项目管理委员会聘任.

2. 项目经理的任职资格：

a) 原则上项目经理必须具备b) 高级设计师、高级工程师、高级项目经理或部门经理以上条件之一资格。

c) 在本公司工作一年以上，d) 且在项目主要相关业务上有较高的工作经验。对于研发的项目必须有较深的技术背景。

e) 具有系统思考能力，f) 能合理的权衡项目的目标g) ,能对项目的规划和项目中出现的问题以全面、长远的眼光进行思考。

h) 充分的协调能力，i) 其中包括：充分利用资源的能力；组织和组建团队的能力；应付危机和解决冲突的能力；谈判和广泛沟通的能力。

j) 项目经理原则上不k) 能同l) 时兼任两个以上的项目经理。

项目经理的职责：

m) 保证项目完成的目标n) 与制定的目标o) 一致.

p) 合理的分配项目的资源，q) 协调企业内部的资源.

r) 与企业的各个职能部门进行充分的沟通、协调，s) 使项目能顺利的进行.

t) 对项目的成功富有的主要责任，u) 对项目的计划、实施、监督与控制富有全权的责任，v) 保证项目能达到预期的效果。

w) 协调在项目过程中项目内部的各种矛盾，x) 使项目能顺利的进行。

y) 形成良好的项目团队合作的模式

z) 对项目小组的各个成员进行绩效的评估

aa) 项目经理有义务定期将项目的进展情况以书面形式向项目管理委员会汇报，bb) 并不cc) 定期的接受项目管理办公室的检查和监督。

项目经理的权利和义务：

dd) 对项目开展进行组织的权力；

ee) 挑选项目组成员,对不ff) 合格的成员退回原部门的权利,对项目小组成员在项目完成后个人发展有建议权。

gg) 对项目所审批的资源（项目人员、项目资金和项目所用到的一般资源）进行具体的分配和使用的权利；

hh) 项目内部有关决策的权力；

ii) 项目经理有权根据项目的进展情况向项目管理办公室提出申请召开项目阶段性评审会和项目完成评审会。

jj) 有根据项目的需要申请计划外资源的权利

1、项目完成经总结评审后由项目管理委员会解聘。在项目实施的过程中，出现下列重大问题时，经过项目管理委员会讨论，有权解除该项目经理，进行重新任命：

i. 项目经理与项目组成员有巨大的沟通障碍，ii.项目组的工作进展困难；

iii. 项目经理在项目管理的过程中，iv. 项目出现严重的与计划相背离的情况，v. ；

vi. 项目经理在未经项目管理委员会授权的情况下越权开展工作，vii. 甚至给公司造成损失；viii. 项目经理存在能力的不ix. 足，x. 且项目委员会有半数以上的人提出有必要更换项目

经理。

项目经理在项目进行的过程中因为某些原因向项目管理委员会提出辞去项目经理的申请，经项目委员会讨论后同意后可解除，并进行重新的任命。

项目小组

项目组成员由项目经理挑选，也可由部门经理推选。项目组成员确定后将具体的项目小组成员表提交项目管理办公室备案。

1、项目小组成员根据项目的不同

2、组成的人员也有所区别，

3、本办法中提供项目组成员必需的基本构成表（见附表1），

4、其他成员可由项目经理根据项目的实际情况增加。

5、一旦项目小组确定，

6、项目小组成员在项目的实施过程中必须听从项目经理的安排。

7、项目经理有权根据情况对项目小组的组成实施变更，8、但项目人员的变更方案必须报项目管理办公室备9、案。

10、项目经理可根据需要提出对项目成员的培训需求，11、经项目管理办公室同12、意后由经营管理部组织培训工作。

项目管理的内容

项目立项的原则：各需求部门在申请项目立项时应参照下面的原则：

1. 新产品开发项目：

a) 项目必须与公司的经营战略相一致，b) 可以是公司的系列产品，c) 也可以是公司产品的衍生物；

d) 项目必须有明确的时间界限，e) 不f) 能无限制的延长。（一般最长时间为2年）；

g) 新开发的产品应具有一定的市场生命周期，h) 至少应该是处于上升阶段的产品；

2. 重大管理项目：

a) 重大管理项目的提出必须解决影响公司工作流程畅通、能使公司管理水平提高较大，b) 能给公司的管理机制带来变革。

3. 重大技术攻关项目：

a) 项目必须是同b) 公司产品紧密相关的重大新技术、新方法。

c) 项目必须解决公司现有产品中质量、进度、成本等方面的问题

4. 工程建设项目：

a) 公司重大基本建设或技术改造项目。

2、项目的预审：各部门在正式提交立项报告前应将项目的概念和简要总体分析报告提交项目管理办公室预审，

3、项目办公室将根据项目立项原则对项目进行预审。

项目预审通过后，项目管理办公室将其列入潜在项目，书面通知立项部门并指导立项部门进行项目正式立项的准备。

对于没有通过预审的项目，项目管理办公室将书面注明理由通知立项部门并退回预审材料。

4、项目的立项准备

5、：申报项目的部门准备

6、项目建议书和项目可行性分析报告，

7、提交项目管理委员会进行评审。

8、项目的立项：根据需求部门提出的项目立项资料和项目立项原则，9、项目委员会进行项目的立项评审，10、评审通过后项目正式立项，11、确定项目经理，12、并纳入年度项目计划。

13、为了尽快的对市场和客户的需求做出反映，14、经公司高层提出的紧急、重大项目可以直接纳入当期的项目计划，15、免去项目的申报和审批流程。

16、项目立项后输出的文件（由项目管理办公室起草，17、提交项目管理委员会审批）：?项目章程

?项目经理的认命和项目组的组成

?项目约束条件

?项目的假设

项目计划的编制：

批准立项后，一周内项目组必须向项目管理委员会提交正式的项目的计划初稿。在项目计划的编制过程中以WBS（工作结构分解表）为核心，逐步分层分块的分析制定：包括核心计划：范围管理计划、进度管理计划、成本管理计划；辅助计划：质量管理计划、风险管理计划、沟通管理计划、采购管理计划、组织人员管理计划。

项目计划的提交包括核心计划的全部内容，其中至少包括质量管理计划、组织管理计划辅助。（其余的计划可以根据项目的种类在项目章程中另行规定）。

项目计划编制后必须经项目管理委员会评审通过，方能执行。

项目计划确定后，计划归项目管理办公室备案以便以后的考核和跟踪。

项目管理办公室在收到项目任务审核书后，将根据公司的项目管理组合计划，分配项目的优先级，给该项目分配资源。

项目管理办公室将以项目立项通知书的形式通知相关职能部门，相关部门在接到项目立项通知书后，将根据项目计划的要求准备相应的项目准备工作。

项目的实施：

项目管理办公室在项目实施过程中设立验收/鉴定、财务决算、物资清理及成本控制管理等重要监控点，使项目开发过程始终处于受控状态。

各项目必须严格按项目要求的项目计划完成，原则上不允许延期，如遇特殊情况或客户需求更改时，项目经理需及时出具书面项目执行计划调整说明和预算增减申请，报项目管理委员会批准后实施，交项目管理办公室备案。

项目实施过程中必须严格作好原始记录，产生的所有文档应指定专人负责整理归档，项目文档的管理按公司有关文档管理的制度执行。

项目的控制：

项目的控制包括项目进度的控制、项目成本的控制、项目质量的控制。

项目在实施过程中由项目管理办公室实施对项目的全程监控过程，并按项目的相关节点对项目的实施过程进行考核。

项目管理办公室将根据项目的执行情况定期向项目管理委员会提出报告，对项目的过程进行评估。对于项目管理过程中的重大里程碑和重大节点任务，项目管理办公室将提交详细的项目阶段性报告提交委员会进行评估。

对于项目实施过程中必须使用超出计划外的资源，项目经理需提交详细的申请报告，提交项目管理委员会审批。

项目的终止

当项目出现下面几种情况之一时，经项目经理提出，项目管理委员会审核后就将会被终止。也可由项目管理办公室根据对项目的监控过程，向委员会提出终止的申请，进行讨论。

1. 项目的目标

2. 已经实现；

3. 项目的有关工作已经停止或放慢，

4. 进一步进展已不

5. 可能；

6. 项目被无限期延长；

7. 项目所需的资源被分配给其他的项目；

8. 项目的关键成员的变动

对于项目的异常终止，项目的异常终止工作包（包括文档、物资及财务等）清理，项目组应在一周内与项目管理办公室一起完成。

项目的正常结束，项目小组应向项目管理委员会提交项目最终文件说明书：

包括项目描述

项目建议书和数据备件（邀请建议书，工作说明等）

原始的和修订后的合同资料及客户接受的文件

原始和修订的项目计划和进度计划（WBS、甘特图和PERT图，成本估算，沟通管理计划等）设计文件

最终项目报告

可交付成果

项目教训报告

状态报告、会议记录、变更通知和其他书面和电子的沟通文件复印件等。

项目最终的所有交付物由项目管理委员会和项目经理各保存一份，进入项目的档案管理。项目的考核与奖励

项目组成员的考核按照公司《绩效考核办法》执行。

项目的奖励以一次性奖励为主，项目管理委员会根据项目的重要性和复杂程度在项目立项同时核定项目的奖励费用，连同奖励费用的发放形式在项目章程中一并明确。如项目中途终止，原则上不再发放奖励费用。

项目奖励的最终仲裁权归于公司项目管理委员会。