物业管理档案资料分类

档案资料分类

物业管理档案管理

物业管理档案管理 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

第十二章物业管理档案管理齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。第一节物业管理档案的概念与分类一、档案的定义档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。二、物业管理档案的内容物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。三、物业管理档案的分类方法（了解）物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法有以下几种。 (一)年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。

特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。 (二)组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。 (三)事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。物业管理企业档案的分类应根据企业自身的情况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。四、物业管理档案存放为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按分类方法进行分类存放。首先，档案应当有专门的档案室，档案室的大小应由未来档案的可能数量和一定的余量来确定。其次，要选择文件架和文件柜，物业管理公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的小型物业管理公司可以考虑采用小

物业项目(住宅小区)档案管理制度(二)

物业项目（住宅小区）档案管理制度(二) 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：共用设施设备管理1.共用配套设施完好，无随意改变用途。2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录第二节房屋管理与维修养护 1.主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。 2.无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。 3.房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。 4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。 5.封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。 6.空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。 7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。 1)住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案） 2)装修现场巡查记录表（见工程巡查记录）第三节共用设施设备管理

1.共用配套设施完好，无随意改变用途。 2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。 1)设备运行维修工作程序 2)设备巡查记录 3)设备保养记录 3.室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。 4.排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。 5.道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。 6.制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。 1)电室管理规定 2)配电系统工作内容及操作程序 3)路灯、楼道等公共照明设备完好第四节安防、消防、车辆管理 1.小区基本实行封闭式管理 1)小区实行24小时封闭管理资料 2)治安管理规定 3)门卫管理规定 2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素、言语规范、认真负责。

物业管理档案分类编制方案

物业管理档案分类编制方案为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案 1术语类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。 2、类目设置“ 1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）—级类目、二级类目按本“方案”规定设置 3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。 3、标识符号： 1）本方案采用阿拉伯数字编号制 2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“ 隔开。 4、编号结构形式：编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“一”隔开第一段：为卷宗码第二段：为一级类目代码，用“1-8 ”表示。第三段：为二级类目代码，用“ 01-08 ”表示。第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。第五段：为案卷流水码。

物业管理档案编号结构: X ? X ? XX ? XXXX — XXX 例 I I III II I 1 1 01 200 — 001 0 第物业物业 2 0 第号管管 0 份卷理理 0 卷宀宗类文件年宀宗 5、保管期限一短期：15年长期：50年永久：地籍产权终止日卷一二年宀宗级级度码类类码目目代代码码卷宀宗流水码

物业管理档案一级类目分类编号表（一）物业管理档案类目代号表

（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

物业档案资料移交

物业档案资料移交在实施物业管理之前，发展商应向管理公司移交关于物业的各类资料：一、综合资料 1、项目土地使用合同、红线图、立项文件、工程申报批建文件及计划批准文件。 2、建设许可证、工程建筑报建表。 3、工程招、投、定标书。 4、上级机关的决议、决定、批示等工程重要会议纪要和指导性文件。 5、征地批文、协议书（合同书）、红线图。 6、初步设计方案、设计鉴定审批文件。 7、施工合同、施工许可证、施工执照（复印件）、开工报告、施工量放线图表记录。 8、单项工程质检监督委托书、成果报告、单项工程竣工验收证书。 9、工程勘测资料：地质图勘察报告、地形、地貌、控制点、永久性水准点的坐标位置图、水文、气象、地震等设计基础材料。 10、竣工验收会议文件及质量评审材料、竣工报告、竣工验收证书。 11、工程决算书、三算表。 12、消防设施验收合格证。二、土建资料 1、主体隐蔽工程验收记录。 2、图纸会审和设计修改变更及联系单。 3、事故处理记录。 4、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位及各种观测记录（长期）。 5、原材料产品及重要构件出厂证明、试验报告、材料换审批单、试件试验报告（长期）。三、给排水、消防资料 1、开、竣工报告及中间交工验收证明书。

2、图纸会审及设计修改变更通知。 3、事故处理及探伤记录。 4、隐蔽工程验收记录。 5、材料构件出厂证明及材料代换审批单。 6、管线标高、位置、坡度、测量记录。 7、试水、闭水试压试验记录。 8、设备调试记录。 9、管线清洗、通水、消毒记录。四、电气资料 1、开、竣工报告及中间交工验收证明书。 2、图纸会审及设计变更通知。 3、事故处理及探伤记录。 4、隐蔽工程验收记录。 5、防雷电阴接地实测记录。 6、引下线焊接记录。 7、材料构件出厂证明及材料代替换审批单。 8、绝缘电阻测试、试验记录、试运转记录。 9、空调资料、动力、通讯、有线电视资料。五、施工图 1、总平面布置图（包括综合系统图）。 2、建筑施（竣）工图。 3、结构施（竣）工图。 4、给排水、消防施（竣）工图。 5、电气施（竣）工图。 6、空调施（竣）工图。 7、智能化系统施（竣）工图。 8、通讯施（竣）工图。

物业档案管理

档案资料管理一、物业档案资料的含义物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。二、物业档案的建立物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。 1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。 (一)、物业资料来源按时间顺序分类： 1、设计规划阶段信息 (1)土地购买合同、土地使用证等权属证书 (2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书 (3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件 2、竣工及验收阶段信息 (1)竣工图 (2)竣工工程项目一览表 (3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等) (4)设施技术手册、使用说明及质保证明 (5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) (6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等) (7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录) (8)隐蔽工程的验收记录 (9)工伤事故发生及处理记录 (10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单 (11)项目的重要技术决定和文件 (12)验收计划和验收会议纪要验收记录 (13)返修记录 (14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息 (1)委托管理招标文件 (2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) (3)物业委托管理合同(协议书) 4、招商阶段信息 (1)招标物业的平面图纸 (2)招租许可证及委托书 (3)租金及管理费测算 (4)租赁合同 (5)广告策划资料 5、用户入户信息 (1)用户入住通知书、入户须知 (2)管理公约(公共契约) (3)用户资料(包括业主、租户) (4)业主委员会章程 (5)用户手册 (6)用户进户验收表 (7)用户进户交费单 6、日常管理信息 (1)业主、租户变动和更换情况 (2)各部门工作(操作)规范，管理制度 (3)各部门工作记录 (4)大、中、小修记录 (5)维修承包合同和预决算 (6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等 (7)用户来往信件、投诉和处理资料 (8)年度工作计划、总结、报告 (9)人事档案 (10)保险资料 (11)法律法规和政府有关文件

物业档案员岗位职责

物业档案员岗位职责物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。下面是的物业档案员岗位职责，希望对大家有帮助！一、负责公司文件资料的归档、保管、借阅等档案管理工作。二、负责对有保存价值的各种文件、音像制品、图表等文件、资料，进行编目、立卷等工作。三、正确掌握档案管理的方针、政策，熟悉公司档案管理业务，能担任公司档案管理专业的业务指导，解决业务工作中的一般问题。四、对库存档案有系统的了解，能根据承办人提供的线索，及时查找所需的档案。定期清点档案资料，对于借出档案及时催还归卷。五、对于未按期上缴的档案资料，及时与有关部门联系催要。六、妥善保管档案，确保档案安全，防止档案失散受损。按档案管理期限，对于过期档案资料，按规定手续注消或封存。拓展：物业管理档案的概念与分类（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。（二）物业管理档案的含义

物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。（三）物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。（四）物业管理档案的分类方法 1．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。 2．组织机构分类法

物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】

物管从业二十年，本文极具参考价值，如若有用请打赏支持，谢谢！物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】物业公司及项目档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

档案分类整理制度

档案分类整理制度一、整理分类的定义及方法整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。二、收集归类，整理成卷这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。（2）业主详细资料登记表。（3）家庭人员登记表。（4）业主房屋维修档案。（5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。（1）规划图纸、项目批文、用地批文。（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。（3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。（6）工程合同、工程预决算。（7）工程设计变更通知。（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。（12）砂浆、混泥土块试压报告。（13）绿化工程竣工图。（14）各类房屋清单。（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。（16）公用设施设备及公共场地清单。（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。（18）产权方面的资料。（19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。（1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料业主档案管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。一、资料或档案的收集与保存首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。二、资料或档案的整理与分类所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、

经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。三、资料或档案的归档对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在

物业档案管理规章制度

物业档案管理规章制度档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对性的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作说实记录，以所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。 1、档案的建立与分类小区档案指在建设及经营管理小区的活动中形成的全部文件和资料的总和。 ⑴小区管理档案室分类 ①业委会工作资料； ②委托管理合同及小工管理涉及的其他合同文本； ③住户管理：主要包括住户资料（住房登记表、住户证件等）、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等； ④社区文化资料； ⑤清洁卫生管理记录资料； ⑥绿化管理记录及资料； ⑦车场、（车棚）管理记录及资料； ⑧文化娱乐场所管理资料； ⑨消防、治安管理记录及资料。 ⑵工程技术、设备管理档案 ①小区建设竣工资料； ②管理处接管小区的有关资料和协议； ③装修管理资料； ④房屋及公共设施维修（维护）资料； ⑤设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料； ⑥科技图书及资料。

⑶管理处内务管理档案 ①经营财务：主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料； ②人事劳资：主要包括人事资料、员工培训、考核资料； ③规章制度及往来文件； ④管理及动作规章制度； ⑤政府、主管部门所发的法律、法规文件； ⑥物业管理有限公司文件； ⑦其他外来文件； ⑧本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文； ⑨质量管理文件及相应的资料、记录； ⑷其他文件 1、档案管理 ⑴管理思路 ①依照规定程序收集的各项工作的档案资料，按科学方法检索使用，机密文件加密，专人管理。 ②档案管理除详细记录管理过程外，一个重要的是从中发现管理不足，改进管理工作，原始资料除收集、整理、编入档案的初步分析外，应形成各类人员定期、定项目有方向性地进行统计、归纳，反映管理漏洞，提出报告和可行性整改意见，物业经理决策修正工作规程。 ⑵档案管理的基本模式 ①采用多种形式的信息贮存方式，有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。 ②采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。 ③严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管，确保文件的安全。 ④加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。

物业档案管理规定

物业档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

物业档案管理制度为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。 1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。 2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。 3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。 4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。 5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。 6.形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。 7.物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。 8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9.凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。 10.物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。 11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。 12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

住宅小区物业档案管理措施

住宅小区物业档案管理措施物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。 ①建筑物档案 A、建筑物原始档案包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。（1）产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。（2）技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。（3）竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。（4）房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。（5）供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。 B、建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：（1）维护改造申请表及批准文件（2）维护改造工程施工许可证（3）维护改造方案（4）维护改造工程合同（5）维护改造工程预算书及批准文件（6）维护改造工程验收说明书

(完整版)物业管理公司档案管理制度

一、物业管理公司档案管理规定： 1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。 6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。 8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。 9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。二、物业管理公司管理保密规定： 1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。 3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务 4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

物业档案管理制度

物业档案管理制度总则根据物业实际情况制定本办法。二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。（件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件）。三、档案编号细则 1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5 部分组成。 2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ人事档案为RS财务档案为CK电子档案为DZ等（详见档案编号图）。 3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12 ，依次类推不能用带0的编号。 4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。 4、全宗号：七星海棠项目（LS）； 5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010 年的档案的年度编号为“（2010）”。 6、流水号按档案资料形成的规律性从 1 开始编制。 7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11- 1-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX'为一级类目编号，“ 1T二级类目编号， “1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；）

物业公司档案管理规定

公司档案管理规定为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。一．档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。公司档案主管部门：行政人事部公司档案监管人员：行政主任/总经办秘书公司档案管理人员：行政人事部行政助理各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员二．档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。（一）公司档案监管人员职责 1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。 2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。 3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。 5．执行保密制度，确保档案的安全。

（二）公司档案管理人员职责： 1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检查、 3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。 4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 5.做好档案库房的管理 6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。 7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。 8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。（三）各部门档案管理人员职责 1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。 2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。 3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 4．做好本部门档案柜的管理。

物业公司档案管理分类表

8.档案类目分类一级类目编号备注行政管理类 1 2 人力资源管理类财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入 5 类 6 物业承接验收类 7 业主入伙管理类 8 顾客关系管理类工程管理类9 10 公共秩序管理类环境管理类11 8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存

类号类目名称类号类目名称期限 1 行政管理1-1 组织机构 1 公司章程、验资报告、注册资料长期 2 股东会文件、董事会文件、监事会文件长期 3 机构变革记录、公司大事记长期1-2 证照管理 1 证照原件长期 2 证照申办资料长期 3 证照使用记录 3 年 4 证照变更记录长期 5 证照年检记录长期1-3 印鉴管理 1 印鉴制作、变更、废止记录长期 2 印鉴使用记录 3 年

文件材料归档基本范围存期限类号类目名称类号类目名称 1 行政管理 1-4 行文管理 1 内发文件、外发文件、行文审批记录长期 2 外来文件及归档记录长期 3 请示、报告、函件长期 4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期 1-5 合同管理 1 标准合同范本长期 2 各类合同、协议原件及评审记录长期 3 各类合同、协议的执行记录长期 1-6 会议管理 1 各类会议记录、纪要和会议签到记录长期 2 会议决议处理记录长期 1-7 采购管理 1 物资需求计划和采购计划 3年

文件材料归档基本范围存期限类号类目名称类号类目名称 2 采购比价记录 3年 3 物资验收记录 3年 4 供方评价记录和合格供方名录 3年 1-8 库房管理 1 物资出入库记录 3年 2 库存物资台帐 3年 3 库存物资盘点记录 3年 4 库存物资月报表 3年 1-9 物资管理 1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等长期 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 1年 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录长期

物业管理服务档案管理方案

第部分物业管理服务档案管理方案第一节档案资料管理方案随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集：（1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。 2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。二、档案资料的分类三、资料的归档管理（1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。（2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，

物业档案的整理5.3

第三节物业档案的整理、物业档案全宗的划分物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理 , 并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。根据档案全宗构成的三个条件 , 物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起 ,就是一个新的立档单位 , 在其基本职能没有发生重大改变 , 只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下 ,其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如 , 物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理 ,部分档案因此也移交出去 , 但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处（小区）属物业公司的派出机构 , 其所产生的档案不能构成一个全宗 ,而属物业公司全宗的一部分。在该管理处（小区）转出时 ,将有关本公司全局的档案复印一份存档,如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司 , 成为下一间物业公司全宗的一部分 , 如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是 , 遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并 , 其合并前后的档案应划分为两个以上全宗 , 即合并后产生的档案是一个全宗 , 合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于 1990年, 乙公司成立于 1992年, 由于两公司因业务发展需要于 1999年进行合并,这样就存在三个不同的全宗,即1990?1999甲公司全宗、1992?1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。、全宗内物业档案的分类（一）分类的含义和要求 1.分类的含义全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同, 把物业管理公司的全部档案分成若干类别 , 并组成体系 , 以利整理、保管和利用的过程。为便于全宗内档案分类工作的进行 , 应编制一份分类大纲（分类方案）作为档案分类工作的依据。所谓分类方案 , 亦称分类大纲 , 是指标列各个类目的名称 , 表示全宗内档案分类体系的纲要。类目, 是档案分类表的构成单元 , 是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的 , 在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。 2.编制分类方案的基本要求（1）分类应该体现客观性 ,即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发 ,按照文件在物业公司或各管理处（小区）管理活动中原来形成的联系进行分类, 最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。（2）分类应该具有逻辑性 , 即在构思分类体系时 , 应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等 , 内容上相互排斥、不能相互包容。（3）分类应该具有实用性 , 即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。（4）分类应该具有发展性 , 即在档案类目的具体设置上 , 不仅要考虑到现有的档案情况 , 还要进行科学预测 , 充分估计到可能出现的新类目 , 使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的 , 物业公司的业务范围也会不断的扩大 , 公司职能也会不断的加强 , 随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时 , 应充分认识这一点 , 给类目留有一定的发展空间。（二）分类的作用物业公司管理着一定规模的物业 , 业务范围广 , 设置的机构众多 , 各部门产生的档案纷繁复杂 , 如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别 ,就无法立卷、保管和利用。再者 ,在新的形势下 , 档案机制必须深入到日常的业务工作中去 , 对全宗内的档案进行分类 , 可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此 , 全宗内物业档案的分类就显得非常重要。（三）编制分类方案的指导文件物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时, 可参照国家档案局制定的《工业企

物业档案管理制度

物业档案管理制度一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。物业档案管理制度二为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，

建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性； 5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象； 6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作； 7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

物业服务企业档案资料管理制度

档案管理办法第一章总则第一条为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《陕西省物业管理条例》、《西安市物业管理条例》的规定特制定本办法。第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料，按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第二章项目档案的分类与归档第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：

第三章项目档案的整理第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。第八条基础管理类档案的组卷与编目基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。 1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。 2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。 1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。 2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。第八条业务管理类档案的组卷与编目业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类