旅行社团队客人信息流程分析及注意事项

河南城建学院

旅游管理专业论文

题目：旅行社团队客人信息流程分析及注意事项

姓名：肖丽程黎彭添添

学号：044408110 044408153 044408126

指导老师：张亚辉张要民

2010年12月22日

中文摘要

任何一个管理过程从本质上看都是一个综合的信息处理过程，不同的内容信息区分了不同的管理过程，而对同一类信息由于处理的方式、方法不同，使管理过程表现为不同的形式。旅行社的经营管理过程是对旅游信息的处理过程，这个信息的处理过程是一个复杂的系统工程，所处理的信息具有多种形式，对这些信息采用不同的处理方法就形成了各种不同的子系统。在传统的管理信息系统开发方法中，经常采用的是自顶向下结构化的系统分析方法，我们也正是利用这种方法，以旅行社对内、对外业务流程图为指导，结构化地将旅行社主要业务部的业务流程与数据流程分别理顺，为以后的系统设计打下基础。

关键词：团队信息流程系统分析

Abstract

Any management process, in essence, is a comprehensive information process,different content information differentiates the different management process.However, for the same information due to the means of processing, different approaches, make the management process performance for different form.Travel agencies in the management of the process is to the tourist information processing,this information processing process is a complex systematic engineering.Its handling information has a variety of forms of these information using different processing methods were formed various subsystems.In the traditional management information system development method,often uses is top-down structured system analysis method.We also is to use this method,to travel at home and abroad, business flow chart as guidance,structured land will travel agency main business department of business process and the data flow respectively, straighten,for the following system design to lay the foundation.

Key words:team system analysis system analysis

一组团的信息流程

旅行社组团中心的业务主要是组团报价与组团核算两部分。组团报价的业务过程为：根据境外旅行社预报的中国境内旅游线路和旅游日期进行预算，将报价寄回境外旅行社；境外旅行社同意方案后，编制旅游计划，下发到旅游线路上的各个旅行社；将报价及团队人数报组团中心进行核算。

根据组团报价业务流程绘制的数据流程图，见图1。

图1 组团报价数据流程图

在图1中，P1计划输入是输入境外旅行社送达的原始计划；P2报价是根据境外旅行社提供的旅途计划书，计算住房费、服务费、交通费、门票、车费、餐费等，合计每一个的大致单价，生成确认的报价，并生成确认的计划文件；P3统计是将报价按境外旅行社汇总报组团结算室，并生成组团汇总文件；P4查询是提供根据人数、国籍、日期等进行组团情况查询的服务。

图1中D1是计划书文件，内涵计划书编码、计划书名称、旅行社代码、旅行社名称、国籍、团体名称、团体人数、妇女人数、儿童人数、预计到达日期、预计离开日期、旅行线路等数据；D2为价格文件，用于保存营业项目、单价等信息；D3为确认计划文件，保存的数据内容同D1。

大部分旅行社将组团核算置于组团中心的行政管理下，但从实际业务上应属于财务部。组团核算业务是核算外联部所组团队的收支情况，流程为：根据组团报价计算预提成本，并做收入及预提成本凭证，记入应收账款。对各地送达的团队费用结算单，根据计划进行审核，审核内容一般为旅程线路与计划是否相符，费用支出是否合理等。审核结束后对结算单进行核算，并记入应付账款。对财务室支付给各地旅行社的账款和回收境外的营业款制作凭证，冲减相对应收或应付

款项。

根据组团核算业务绘制的数据流程图见图2。

图2 组团核算数据流程图

在图2中，P1将报价单按境外旅行社分别进行汇总；P2将汇总结果制作收入凭证，同时挂应收账款；P3对结算单进行合理、合法性审核；P4将审核后的单据做支出凭证，并挂应付账款；P5对应收/应付款根据条件进行查询和打印各旅行社应收或应付款信息。

图2中D1应收账款文件保存收入账号、费用编码、数量、金额、日期等信息；D2应付账款保存支出账号、费用编码、数量、金额、日期等信息。

二接待的信息流程

旅行社接待部门的工作主要是接待旅游消费者，其接待过程比饭店的接待要简单。由于接待部门主要业务是进行接团核算，而且核算过程比较复杂，因此我们重点介绍接团核算的信息流程。

接团核算业务的主要职能是审核各接待部门接待团队时发生的费用单据，核算接待团队的收入情况，并与全国各组团社进行结算；根据接待中心各接待部门送达的接团单据与计划书进行审核；根据计划和费用单据做向上结算单，送达至各组团社，并以之做凭证送财务部记应收账款；根据财务部送来的银行汇款通知单，冲减应收账款；根据各种实际发生的费用单据，如餐单、房单、车单作向下结算，送达财务部作为付款的依据。

接团核算业务的数据流程图见图3。

图3 接团核算数据流程图

在图3中，P1是根据计划书、费用单、行车公里数据，对计划执行情况及发生费用进行审核；P2对计划书和费用单据进行核算，根据各种收入价格表制作向上结算单，并送各组团社，同时，根据各种成本价格表制作向下接算单，并送财务部；P3根据向上结算单汇总制作收入凭证送财务部，并记应收账款明细账。

图3中D1费用单文件保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2向上结算单文件保存对方单位名称、日期、费用编码、数量、金额、备注等数据；D3应收账款文件保存收入账号、费用编码、数量、金额、日期；D4价格文件主要保存费用编码、单价等数据。

三计调部的信息流程

计调部的主要业务是接收各组团社的计划书，指示各接待部门及旅行社的交通部门预订机票和火车票，下达用车计划，，负责订餐、订房等，这些计划一般是以各种报表的形式体现的。

旅行社计调业务的数据流程图见图4。

图4 计调部业务数据流程图

在图4中，P1是把收到的各种外联计划书输入到计划汇总文件中；P3根据外联各接待部收到的计划变更书修改计划汇总文件，并通知交通部门；P2可根据接团名、旅行社名、日期、国籍、人数、数量、接待方式、地陪抵离世间、游览内容等查询有关计划，再根据计划及调度情况打印登记表、流量表、机票预订单等；P4根据计划汇总文件生成各类报表；P5根据计划汇总库内容及调度方案生成计划调度文件。

图5中D1保存接待部门名称、旅行社代码、旅行社名称、国籍、团体名称、团体人数、妇女人数、儿童人数、预计到达日期、预计离开日期、旅行线路等数据；D2保存已安排的计划，其数据内容同D1。

四综合业务部的信息流程

在旅行社经营管理中，与综合业务部有业务往来的部门比较多，而且该部门与本地区的景点、饭店等联系也比较多。综合业务部通过统计及检查等方式，完成各旅行社的总体情况报表，并把这些报表提供给有关主管部门和领导。

综合业务部的数据流程图见图5。

图5 综合业务部数据流程图

在图5中，P1输入各类报表信息形成综合数据文件；P2根据综合数据文件中的记录进行按部门、按项目汇总，生成汇总后的数据文件；P3根据各种条件统计查询有关价格信息；P4打印各种价格报表。

图5中D1保存明细的部门编码、部门名称、日期、营业项目、价格、数量、金额、备注；D2中保存的数据内容结构同D1，其中的数据则是按部门、按营业项目汇总后的数据。

五财务部的信息流程

财务部是是旅行社企业经营管理的核心部分，主要的业务是根据各业务部门送达的费用单和收入单做收入和支出现金或银行存款凭证；根据费用单或收入单制作收支凭证；根据业务内容做转账凭证；根据凭证记账，分别记日记账和明细账及总账，月底根据总账及各科目发生额制作内部报表和外部报表。旅行社财务部的主要业务是账务处理与成本核算。

（一）财务处理流程

根据业务性质做收入凭证、支出凭证和转账凭证。根据凭证中有关条目记总账、明细账。如果是现金或银行存款凭证则记日记账，结算出当天余额。到月底根据总账和明细账有关科目做资产负债表、利润表和其他财务报表。

（二）成本核算流程

旅行社的接待中心、散客部、交通部等业务部门将接待所发生的实际费用单据经初步核算后送财务部。每月底财务部将发生的费用单据分宾馆盘点和业务部门汇总，再根据与旅游部门协商的价格计算所发生的费用，记入业务部门的成本和宾馆、景点、车队等部门的往来账户中。

成本核算的业务的数据流程图如图6所示。

图6 成本核算数据流程图

在图6中，P1将手工制作单的来自各业务部门的各种费用凭证输入计算机；P2将系统中记录的各种费用单据按费用发生部门和费用项目进行汇总；P3将汇总费用根据有关费用科目及成本凭证；P4将凭证中的成本凭证计入成本帐和挂应付款。

图6中，D1费用单文件主要保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2价格表主要保存费用编码、单价等数据；D3应付账款保存账号、费用编码、数量、金额、日期；D4成本明细账保存费用编码、单价、数量、金额、摘要等数据。

六流程分析注意事项

（一）及时维护、更新企业业务活动相关的资源、参与者、作业地点等实体最新数据。

（二）及时反应业务活动效率以及投入、产出的经济关系。

（三）准确为信息使用者报告对计划、组织、执行、控制和评价业务流程有用的信息。

（四）在数据录入的时候，确保数据的准确性及及时性。