电子档案管理制度

一、目的

为了保证公司电子文件的完整，对具有保存价值的电子文件做好形成、累积、归档、保管、利用等工作，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于**公司及下属各项目公司。

三、定义

本制度所指的电子档案是指依赖计算机等数字设备阅读、处理，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，具有参考和利用价值的电子文件。

四、职责

4.1档案工作管理体制

4.1.1电子档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则。

4.1.2行政部是各下属单位档案工作的主管部门，督办指导各单位的档案管理工作。

4.1.3公司各单位接受行政部的业务指导、检查和监督。

4.1.4各部门及项目单位总经理是电子档案管理第一责任人，分管电子档案工作的公司领导和各公司综管部长为档案管理主要责任人，各专（兼）职档案管理员为电子档案管理直接责任人。

4.2档案工作管理职责

4.2.1各单位应将档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，为档案工作规范管理提供保障，将文件形成、积累和归档要求纳入各部门员工岗位职责，

4.2.2行政部档案主管对各项目单位专（兼）职档案管理员移交档案的完整性、规范性和及时性予以评分考核，综合评分将纳入各单位及行政工作考核得分。各单位综管部长有权根据档案收集情况，对本单位各部门及相关人员职责履行情况进行考核。

五、制度内容

5.1 归档范围

5.1.1文书文件：即各单位在经营过程中反映本单位工作活动，具有查考价值的电子文件均属于收集范围。如：重大会议纪要、总经理工作汇报资料、各类

公文、制度等的正本及历次稿件及意见，上级单位针对本公司的指导性或通知类公文、各类评比活动形成的公文材料、下级部门呈送的报请类公文、其他商洽性或审批性公文。文本文件收集时应将其转换为txt,word,excel,wps等通用格式的文档。

5.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。如公司开业庆典、开业活动、上级领导巡视、捐赠仪式等。对该类图像文件的获取应突出其主题，时间、地点、人物等。静态文件收集时应将其转换为JPG,JPEG,PDF 等常用格式。

5.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

5.1.4声音文件：WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

5.1.5多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

5.2档案类别

5.2.1电子档案分类总则：电子档案先按类别分类，再按部门（公司）、时间顺序整理，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后。

5.2.2设置一级类目共三类：（1）综合类（2）业务类（3）会计类

5.2.3二级类目的设置：按照企业管理职能和管理特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。综合类的二级类目分为：行政类、人资类、党群类、监审风控类；业务类的二级类目分为：营销类、推广类、招商类、物业类、招采类、设计类、工程类、成本类、运营类；会计类的二级类目分为：会计类。

5.3档案的收集、移交与归档

5.3.1电子档案的收集：档案室于每年1月、4月、7月、10月下发电子档案收集通知，文件形成部门根据通知要求将当季符合规定的电子文件进行物理归档后按照档案管理要求进行登记与交接。归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

5.3.2电子档案的移交：档案移交时需提供二份“归档材料移交清单”，一份电子版，一份纸质版，用于接收部门及移交部门存档备案。

5.3.3电子档案提交格式：文件夹格式按时间-单位-部门-一级类目-二级类目（例：2014年**公司--综合类-行政类），文件内容（名称）格式按时间-文件名(例：20201225**公司电子档案管理制度)。

5.3.4电子档案的归档：档案室每半年对存档的电子档案进行分类整理并利

用载体进行分类存档。

5.4档案的整理

5.4.1档案的排列编号将根据分类方案，按照移交清单的顺序，对接收

的档案逐件电子编号。

5.4.2档案管理必须坚持全宗管理的原则。各单位在建设等活动中形成

的全部档案统一为一个全宗，用汉语拼音字母（如：SHJL）建立全宗号编码。

5.4.3归档电子文件应按照“件”进行管理。一般情况下，一份电子文

件为一件，密不可分的几份电子文件则归为一件进行管理，如：正文与附件，

制度章程等的历次修改稿等。

5.4.4对归档文件要进行鉴定，准确划分保管期限。根据文件资料之间

的有机联系、保存价值、保存期限将档案分为“永久保存期”、“定期保存期（30年）”、“定期保存期（10年）”三档，以便长远利用和保管。

5.5档案的利用

5.5.1建立健全的电子档案管理体系，对档案的登记、收进，移出、保管、利用进行系统登记和统计。

5.5.2借阅基本程序：公司档案原则上不予外借，员工确因工作需要借

阅时，应在办公系统上填写《档案借阅审批表》报部门负责人审核、相关权

限人员审批。档案管理部门审核，确认无误后取出该项档案，将档案交与借

阅人。对于跨部门借阅电子档案的，需加签至档案形成部门负责人审核。

5.5.3档案的管理、鉴定与销毁参照《**公司档案管理办法》执行。

六、奖罚

6.1档案室对公司项目单位档案管理有监督和处罚权。

6.2档案室每季度依照电子档案管理制度下发档案收集通知，未按要求上报的给予相关公司月度考评扣罚5分，对完成情况优秀的单位给予月度考评奖励。各公司综管部根据总部下发的档案收集通知督促各项目单位执行到位，未按要求上报的给予各项目单位月度考评扣罚5分，对完成情况优秀的单位给予月度考评奖励。档案室每季度根据电子档案的收集完成情况进行集中检查并通报。

6.3其它奖罚规定参照《**公司档案管理办法》执行。

七、其他

7.1本制度由行政管理部负责解释与归口。

表一：

归档材料移交清单

交接人签字：交接审核：接收人签字：表二：

档案借阅审批表