建设单位合同管理制度(7页)

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合同管理制度

第一章总则

第一条为规范公司各类合同的签订、履行及合同档案管理，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》等相关法律、法规及公司实际情况，制定本制度。

本制度适用于本公司及下属所有子公司对外签订的一切经济合同。

第二条合同管理实行审计法务部归口管理原则、会签审核责任制原则和安全效益原则。

第三条审计法务部、财务部及公司分管负责人有权对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。

第二章合同的签订

第四条合同分类

根据公司运营实际需要，将经济合同分为项目类和综合类两大类别，并按照附件四办理合同会签。

（一）“项目类”合同由工程类及材料设备采购类组成，是指凡涉及公司在建项目运行而需签订的经济合同，包括但不限于项目勘察、设计、施工、监理、材料设备采购等事项。涉及各项目部、招标合约部、规划设计部。

（二）“综合类”包含采购类、咨询类及投融资类，是指因公司运营需要而签订的经济合同。涉及行政管理部、人力资源部（除劳动合同、聘用协议等人事管理事项）、项目报建部、财务部、战略投融资部、审计法务部、成本控制部、招标合约部（招标代理合同）。

第五条合同的拟定

（一）实行归口管理、分级把关的原则。各业务部门具体负责各自职权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。业务主办部门草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括合同对方当事人的资质、履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等，并由该部门分管副总负责把关。

（二）超过500万元以上的重大投资类、融资类、担保类、知识产权类合同，

合同经办部门需拟定合同谈判方案，经部门分管副总审核后，提交公司总经理办公会研究通过；其他的常规类合同方案（合同草案），直接按照公司合同会签流程进行办理。

（三）上述需拟定谈判方案的合同，公司应根据合同谈判方案，组建谈判小组，与合同对方进行谈判。谈判小组须有三人以上组成，根据实际情况，组长由公司总经理、授权代表或合同经办部门分管副总担任，成员由合同经办部门负责人、财务负责人及其相关部门人员共同担任。谈判原则上应在合同双方办公地点进行。

（四）谈判达成一致后，合同经办部门应根据谈判结果拟订合同条款，由部门经理审核，部门分管副总核准并签署意见，提交公司总经理办公会审核通过后，按本制度确定的合同会签程序办理。

（五）各部门在办理过程中应按职责履行自己的权利和义务。

1、合同经办人、部门经理应对合同对方的主体资格及信用状况充分调查；在授权范围内与对方进行合同谈判，对合同的核心内容、主要条款和关键细节认真审查；合同起草过程中应查阅相关技术资料，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的意见；确保合同一方当事人提供的格式合同符合要求。

2、审计法务部应严格合同的审核，进一步关注合同的主体、内容和形式是否合法，对首次合作的单位或重要合同涉及的对方当事人营业执照复印件、法人委托书、法人身份证复印件或法定代表人、经办人身份证复印件等进行审核；对当事人合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等，与顾问律师积极沟通，并提出法律意见，完善合同各项条款，确保合同合法有效。

3、各分管副总应从各自专业的角度上进行把控，对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，确定合同内容符合企业的经济利益。

（六）合同文本格式有规定格式的，采用规定格式，无规定的，合同文本中须明确以下内容：

1、合同各方全称、住所、法定代表人（授权代表人）、合同签订时间、地点；

2、合同内容；

3、合同金额及付款方法；

4、合同各方执行合同的具体要求；

5、合同各方的权利及义务；

6、合同各方的违约责任；

7、合同争议的解决办法；

8、合同生效时间、有效期间及合同履行完毕的标准；

9、合同有关其他事项的约定。

第六条公司所有对外签订的合同，必须在合同会签审核后才能签订，合同具体会签流程详见附件四。

第七条合同会签时经办人应将合同文本草案、合同联办单及与合同有关的材料一并提交各会签部门，并根据会签部门的要求提供相关补充材料并说明有关情况。

经办部门应对其提供材料和说明情况的真实性负责。

第八条所有合同在正式签订前必须经过公司审计法务部初审后由公司法律顾问提出审查意见，经商议修正后必须由法律顾问签字，法律顾问提出的修改意见需在合同文本上体现。

第九条经办人办理完成合同联办单后，才能加盖合同专用章，严禁先盖章后签字。签订合同时经办人原则上至少保证公司留存三份，公司经办部门、财务部、审计法务部各留存一份。

第十条合同的签署原则上为总经理，总经理可授权发生业务的部门分管副总代表公司签约，并在合同联办单上体现。

第三章合同的履行、变更及解除

第十一条签订合同的经办部门，要随时了解、检查合同执行情况，发现问题及时处理或汇报。根据需要，重要的经济、技术合同，在执行中须定期将合同执行情况，向部门经理、分管副总或总经理汇报。

第十二条审计法务部有权对合同的履行情况进行督查和审计。

第十三条合同履行过程中需要变更或解除的，按照合同签订程序办理。

第十四条在合同履行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改、造价的增减，都必须按合同签订的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价；合同需要解除的，必须符合《合同法》的规定。

第四章合同档案管理

第十五条合同签订后，所有合同原件必须送审计法务部编号存档，财务部、成本控制部及有关职能部门因业务需要领取合同原件的，统一到审计法务部领取，并办理领取登记。

第十六条审计法务部建立科学的合同档案管理规定，对合同进行统一分类编号，编号规则如下：

顺序号

签订年份

项目缩写

合同承办部门名称缩写

公司名称缩写

第十七条所有已归档的合同，借阅时须填写《合同借阅审批表》，报借阅部门分管副总审批；除财务总监可以调阅公司所有合同外，业务范围外的借阅人借阅合同时除须借阅部门副总审批外，还需合同所属部门分管副总审批。涉及公司商业秘密等特殊情况需报总经理签批。

第十八条合同借阅时间原则上须在借阅当日内归还，超出归还时间须在合同借阅审批表上注明原因。

第五章附则

第十九条公司任何人员不得在合同签订和履行过程中收受贿赂、谋取私利、出卖公司利益，否则，一经查明，公司将给予辞退，责令承担由此给公司带来的损失；构成犯罪的，移送司法机关处理。

第二十条本制度解释权归公司审计法务部，审计法务部应根据法律法规及公司架构变动等实际情况的变化适时修订完善。

第二十一条本制度经公司总经理办公会审议通过并印发之日执行。

附件

附件一：合同管理流程

附件二：项目类合同付款审批流程

附件三：综合类合同付款审批流程

附件四各类合同签订审批及合同付款流程表