企业办公室主任的基本素质概述

企业办公室主任的基本素质概述

企业办公主任的核心内容可以概括为参与政务，协调管理业务，提供保障服三个层面，处于协调各职能部门，连接领导层和基层的枢纽，是企业的信息中心、参谋中心、协调中心、管理中心和服务中心。办公室参谋、协调能力及管理、服务水平直接会影响到企业管理工作的整体运行效能。能否最大限度的发挥企业办公室的整体作用，一是在于企业领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务部门而忽视其参谋、协调及管理作用，办公室最终就变成了勤杂室。二是在于办公室主任的领导才能和综合素质，办公室主任的参谋水平、协调及管理水平直接影响办公室在领导层中的地位，直接关系到办公室整体工作效能，由此决定了办公室主任在办公室中的核心作用。三是在于办公室工作的认识及实务经验水平，办公室人员不应仅沉浸于纷繁零碎的琐事之中，要增强参与辅助决策，培养协调及管理意识，充实积累自身工作实务经验，提高综合实务水平。以上三方面因素当中，第一方面是前提条件，第二方面是主要核心和关键，第三方面是基础支撑，从企业管理理论及实践的角度分析，企业办公室整体作用发挥的核心在于办公室主任。

企业办公室主任一直被大家称为企业的“大管家”，一位高水平的“大管家”是企业不可缺少的人物，虽然他不直接创造利润，也没有处于经营管理的第一线，但办公室主任的工作具有极大的挑战性，高水平的办公室主任不是简单的“事务大臣”，而是需要相当素质的职业经理。因此，着眼于培养塑造出色的办公室主任角度，研究办公室主任的素质问题具有极大的现实意义。

一、企业办公室主任的工作职能、工作特点及地位概述

企业办公室担任着传递处理信息、辅助领导决策、协调内外关系、管理行政事务及保障后勤服务等五个方面的工作职责，是参与辅助决策、理顺各种关系，具体承担日常行政及提供服务的重要管理部门。企业办公室工作具有全面性、事务性、辅助性及较强的政策性。企业办公室主任作为办公室的领导，主要担负着承办、参谋、协调、管理和指挥五大职责，工作上具有较强的政策性、辅助性、全面性、事务性、综合性。其工作职责、工作特点及作用是由办公室的职能、特点及地位所确定的。

（一）企业办公室主任的工作职责概述

企业办公室主任的工作职责主要包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面。

1、承办职责

贯彻、实施企业领导决策层决定的战略方针，经营规划及管理制度，并对各部门执行情况进行监督落实；处理、协调或上报、回复平行部门转办的工作事项；处理、回复下属部门上报的工作事项。承办职责的主要形式有“主办”、“会办”、“转办”及“催办”等。

2、参谋职责

企业办公室主任的参谋职责是指在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任，其参谋职责重要体现为协助领导制定好工作计划，安排好工作布局；根据工作需要，及时组织调查研究、多方面收集信息资料为领导决策作好准备；结合领导决策要求，组织分析加工信息资料，拟定方案供领导参与，协助领导作出决策。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”；同时做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。

3、管理职责

企业办公室主任的管理职责是指对企业行政事务管理所应有的职能及应尽的责任，主要内容包括企业文书管理、信息管理及行政后勤服务管理等诸多方面。

4、协调职责

企业办公室主任的协调职责主要包括纵向协调、横向协调及内部协调。纵向协调主要是致力于上下级之间的关系融洽，确保上令下行及下情上达顺畅。横向协调主要致力于疏通各平行职能部门之间的关系，确保不同部门之间有效配合，步调一致。内部协调主要致力于内部工作环境融洽，员工关系和谐，团队效能最优化。

5、领导指挥职责

企业办公室主任的领导指挥职责主要分为调度性指挥和应变性指挥，调度性指挥主要是合理调度，合理组合人、财、物等多种资源，以“投入少，收效大”为原则，选择最佳时机和方法，完成即定目标。应变性指挥主要是针对工作过程中碰到的各种意料之外的变化、突发事件，审时度势，机动灵活地指挥并发挥组织作用，取得成功

总体来说，企业办公室主任的工作职责是由企业办公室的工作职能、地位及办公室主任在企业办公室中的核心地位所确立的，是办公室主任工作的根本。（二）企业办公室主任的工作特点

1、双重性

在企业办公室内部是领导，对部门工作及人员负有领导责任，对外是企业

领导和全体员工的联络及服务员，起到沟通桥梁和承办纽带作用。

2、较强的政策性

企业办公室主任必须协助本单位领导，贯彻执行政府各项制度、法律法规及本组织的各项规章制度；同时起草本单位的各种文件，制定各项规章制度。无论是对上级汇报情况，还是对下传达领导指示和意图，都要体现和遵守国家政策、法律法规及本组织的规章制度，不可偏离政策轨道和规章约束。

3、全面综合性

作为企业领导助手和参谋，对与领导工作有关的活动，不论是实际执行，还是研究讨论，不管何种专业领域都应当予以辅助和关注，其他职能部门不管的事也要主动予以关心、协调和处理。

4、事务性

处理事务是办公室主任日常工作的重要组成部分，办公室涉及到的工作事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查和及时处理，处理事务的效率直接体现办公室的日常工作效能水平。

5、保密性

办公室主任直接为领导工作参谋、服务，对领导的意图及企业重要文件、机

密及人员任免和处理重大事项都比较清楚，因此办公室主任应当严格要求自己自觉遵守保密制度，养成良好的职业道德，以免对企业造成不良的影响和损失。（三）企业办公室主任的地位及角色定位

1、从领导者的决策职能看，处于“辅助决策”地位。决策是企业领导者的职能，但企业决策的全过程一般是与办公室主任密切相关。

2、从企业办公室主任在平行各职能部门的地位看，办公室主任处于协调的特殊地位，是中转的枢纽，起着承上启下的作用。

3、从企业办公室主任在办公室的地位看，处于领导地位，是办公室日常工作的主持者、组织者和最高指挥者。

二、出色的企业办公室主任应具备的素质

企业办公室及办公室主任的工作特点、工作职责要求企业办公室主任必须做到以下几点：一是工作必须准确，企业办公室主任要辅助领导决策，应准确掌握企业各方面的情况，这是正确决策和领导的基本保证；同时，办公室主任在承办和管理具体事务的过程中，也必须做到准确，不可粗心大意，否则容易因小失大或形成难以挽回的损失。二是处理各种事务必须及时，要讲求管理工作效率，这是对办公室主任工作的基本要求。三是抓好落实，办公室主任的工作事务中最

重要的一个环节是管理事务，工作相当琐碎，凡事都要有妥善而周密的安排，尤其必须重视抓好落实，随时进行督促检查，“不抓落实等于没抓”，而且很容易造成工作漏洞。四是注意保密工作，这是办公室主任职业道德中的最重要内容，办公室主任必须长期树立保密意识，管理层级越高，担任办公室主任的时间越长，越应注意保密工作，并且要协助领导、教育和毒草下属，共同做好保密工作。

工作准确、及时，注意落实并注意保密是对办公室主任工作的基本要求，要符合上述工作要求，胜任工作职责，充分发挥办公室主任的作用，成为一名出色的办公室主任，必须具备良好的综合素质，具体来讲必须具备良好的政治道德素质，良好的心理素质，精湛的业务技能素质，良好的创新意识。以上四方面缺一不可，互为补充。其中政治道德素质是前提，是判断是否可用的标准；心理素质、业务技能素质及创新意识是保证，是正常开展业务工作及提升管理层次和水平的关键。

（一）出色的企业办公室主任应具备良好的政治道德素质

出色的企业办公室主任必须具备“做人为人”的良好素质，具备良好的政治道德素质，简单地讲就是要忠诚可靠，公道正派，敬业奉献，严于律己，廉洁奉公。

1、做人要忠诚可靠

办公室主任经常与企业领导层打交道，参与企业辅助决策，对企业的最新动态及领导成员的个人情况知之较多，对于一个组织来讲，有些信息属于机密，甚至是绝密，一旦泄密对公司会造成较大影响或造成无法挽回的损失；对于领导个人来讲，有些个人隐私和特殊情况必须保密，一旦被人知道会形成负面影响，对企业开展工作不利。办公室主任作为大管家及幕后参谋，对组织和领导忠诚确实关系重大。

2、做人做事要公道正派

所谓“公道“就是在原则问题上不能装糊涂，不能”墙头芦苇随风倒“，不能只看到领导眼色行事。做人做事必须有合理原则，并要合理地坚持原则。所谓”正派“，就是要做人诚恳朴实，有高尚的道德情操，树立正确的人生观和价值观，简单讲，就是不能”歪门邪道“，不能”腐化堕落“。换言之，做人做事要谦虚谨慎，一视同仁，品德端正。

3、具有良好的敬业奉献精神

企业办公室事务杂，许多工作需要办公室主任亲自操作，因此要求其认真负责、勤勤恳恳、任劳任怨、干一行，爱一行，专一行，具有良好的敬业及吃苦耐

劳的优良品质，工作雷厉风行。同时由于办公室主任充当着“管家“与”秘书“双重角色，既是管理者，同时是管理人员，因此办公室主任一般工作负荷大，面临的人员及事务，且经常会发生变化，作为一名出色的办公室主任，必须任劳任怨，勤勤恳恳，才能妥善地处理好纷繁的事务，有条不紊地管理好办公室工作。

4、严于律己，廉洁奉公

不假借领导名义以权谋私，遵规守法，严于律己，廉洁奉公是办公室主任职业及工作能够正常进行的保证，是办公室主任高尚职业道德在职业活动中的重要体现，也是办公室主任应有的思想道德品质和行为准则之一。它要求办公室主任在工作中不假借领导名义以权谋私，不搞给我一点“好处“，我回报你一点”实惠“的所谓”等价交换“，要以企业整体利益为重，不为名利所利用，以自己的实际行动抵制损害企业利益，损公利己的不正之风。

要成就自我，品德必须先行，企业办公室主任工作的特殊性，对道德品质的要求更为突出。实践证明，要成为出色的办公室主任，只有首先在道德品质修养上下功夫，方能在工作中取得不断进步，成为受人欢迎的人。

（二）出色的企业办公室主任应具备良好的心理素质

如果说政治道德素质决定企业办公室主任的成长方向，那么心理素质会成

为影响企业办公室主任事业发展的软环境，通常情况下，硬环境通过努力可以很快创建，但软环境的培养和创建决非一朝一日，需要在自己的职业活动中不断锻炼和积累，其中良好心理素质的培养就是如此。

良好的心理素质主要体现在心胸开阔、胸有大局、举足轻重、泰然处之，处信有度，遇难而上。

1、做人心胸开阔，不斤斤计较，做事胸有大局，知大知小

心胸开阔、豁达宽容，实际上是一种心理修养。如果气量小，心胸窄的人则不适合做办公室主任。办公室主任的最重要职责是协调内外关系，要协调好关系，甚至要化解矛盾，顺利时则要磨破嘴皮，不顺利时会遭人非理，成为“出气筒”，此时没有容人之道，便不能缓解矛盾，调节关系，甚至还有可能“火上浇油，难上添难”，使关系变得更差，矛盾变得更激化。因此，出色的办公室主任要善于做“出气筒”和“调节员”，心胸要开阔，学会宽以待人。同时，办公室主任做事要胸怀全局，要用大局的天平运筹谋划办公室工作，分清主次深浅难易，有的放矢地制定对策，确定工作目标，这样才能避免指挥一盆浆，工作一图麻，结果一片糟。

2、做事知轻知重，泰然处之，冷静沉着

办公室主任的工作头绪很多，事务琐碎繁杂，要避免四面开花，东一榔头西一棒槌。只有知轻知重，分清主次，理请头绪，才能使办公室主任的工作不因事务杂而乱。办公室熟人头脑中必须有一张清晰、规则的“运行图”，哪些该为，哪些不该为，须“小葱拌豆腐，一清二楚”。

办公室固定式、程序式的工作多而细，但意外突发性事件也会随时出现，特别是遇到重要情况之后，办公室主任往往成为急事和突发事件的第一知情者，在这种情况下，办公室主任必须冷静分析，泰然处之，决不能乱了阵脚，丢三落四。

3、具有强烈的自信心，遇事应难而上

办公室主任经常要充当辅助参谋和管理者的角色，没有良好的自信心，当不好参谋，提不出好的意见，只能唯唯诺诺；没有良好的自信心，没有自己的主见无法形成自己的管理体系，当然也根本无法管理好自己的团体。

办公室主任的强烈自信心，在遇到难以预料的事情或困难时，尤为重要。一名出色的办公室主任，一名能胜任参谋、助手作用的总管，就必须坚持做到：不回避矛盾，勇于冲在前面；不怕丢面子，个人受到挫折也在所不辞；不怕惩罚，将自己的荣辱名利抛于脑后；不怕麻烦跑掉腿、磨破嘴、义无返顾。只要能克服困难，解决问题，就得想方设法，应难而上。

良好的心理素质是一名出色的办公室主任所必须具备的素质，只有具备良好的心理素质，办公室主任才能做到头脑清晰，胸怀大局，遇事冷静，知重知轻；自信有度，敢作敢为。

（三）出色的企业办公室主任应具有良好的专业素质

办公室主任的工作综合性强，担负着企业信息传递、协调、后勤服务和事务管理等多项工作。办公室主任应具备良好的专业技能素质，成为业务上的行家理手，具体讲应具备广博的知识面，良好的文字功底，良好的社会交际能力，良好的协调沟通能力，良好的组织能力，良好的团队管理能力。

1、拥有广博的知识面

办公室主任接触面广，所涉及的工作领域也较多，尤其随时会碰到一些无法预料的事情，要妥善处理好各方面的工作，做好领导参谋，首先必须要具备多方面的专业知识，对政策理论、法规制度，管理知识、财税知识，社交礼仪等应有较系统的认识和学习，只有平日注意储备各方面知识，拥有广博的知识面，方能作到应对灵活自如。

2、具有良好的文字功底

文字处理是办公室及办公室主任的传统核心工作，办公室的文字处理需要有

良好的文字功底，企业领导者的意图和设想需要办公室主任最终整理加工成正式文章，办公室主任发挥参谋作用的重要手段——各种方案或预案一般也会通过文章的形式体现，文字处理工作贯串于办公室主任的日常工作，因此良好的文字功底是每位出色的企业办公室主任应具备的基本业务素质。

3、具备良好的口才

“说”和写同样重要，办公室主任的参谋工作很多也通过“进言”来完成，同时协调工作大多通过口头沟通来解决，再者内部管理指挥工作也少不了经常性沟通和交流。办公室主任需要适应的环节和场合非常多，良好的口才是提高办公室工作效率，顺利完成工作使命的重要技能，应成为一名出色的办公室主任应具备的基本素质之一。

4、具有良好的社会公交能力

社会公交能力是一门交流的艺术、处世的学问，是企业办公室主任智慧和较高层次能力的体现。出于工作需要，企业办公室主任经常要与企业内外的人士及组织打交道，对内要经常与企业领导、部门主管、下属及其他同事交流沟通工作，对外要不断地与政府官员、新闻界人士、公司客户及其他企业界朋友联系沟通，可以说对内对外的公关工作任务十分繁重。要达到良好的公关工作效果，这就要

求办公室主任在不同的社交场上要可方可圆、外表大度圆融、内心见棱见角，二者相互相成，缺一不可。要达到以上效果，必须掌握好社交语言的表达技巧，注意养成良好的社交礼仪，注意良好的个人气质风度和社交行为艺术，具有冷静从容的社交心理调适能力，最终要建立良好的人际关系。

5、具有良好的组织协调能力

掌握良好的协调能力实际上是形成良好的工作艺术的重要环节。协调艺术是工作艺术的重要体现。办公室主任通常要协调各种事务，协调化解各种内外部矛盾，在协调过程中最重要的是讲究工作艺术，做到游刃有余。因此，协调能力是出色的办公室主任所应具备的较高层次的能力，也是办公室主任能力水平的集中体现。

6、具有良好的团队管理能力

办公室主任管理着办公室整个团队，如何最大程度地发挥团队的整体工作效能，是对办公室主任的挑战，也是办公室主任日常工作应该思考的问题。办公室主任应有良好的团队协作意识，要注意团队沟通，要在清楚部门整体情况的前提下知晓团队中每位成员的具体情况，要掌握一套行之有效的团队激励和团队管理知识和方法，要敢于在团队管理中多实践，多创新，激发每一个成员的工作积极

性和工作潜能，并能够优化为团队的最大合力，为企业生产经营服务，这就是企业办公室主任应具备的团队管理能力。

（四）出色的企业办公室主任应具备良好的创新意识和能力

1、思想要活跃，改革和超前的意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性

办公室主任要敢于解放思想，乐于接受新生事物，爱学习，爱出点子，乐于作好领导的参谋助手；要善于谋略，而且要善于大胆创新地谋略，这就需要办公室主任思维要活跃，有超前意识。只有主动出击，大胆想象，才能不断开拓新的工作局面。

2、要有先进的思维方式

管理创新必须要有先进的思维来指导实务。作为企业办公室主任，要具有创新能力。应当具有先进的思维方式，总体来讲，先进的思维方式应包括以下两点：一是实事求是，从实际出发，在这一问题上，在管理缺少民主气氛和责任制不明确的企业中最容易出现问题，企业的决定一旦出台，办公室主任往往只能例行公事地坚决予以执行，或许根本不去考虑工作内容是否合适或管理成本是否太高，仍然是千方百计贯彻落实，体现自己对上司或企业领导意图的支持。这样的办公室主任只能划为低水平的主管行列。相反，高水平的办公室主

任会在执行现有的体系的情况下，认真分析上司指示、企业决定及领导决策的真实目标，并深入审视办公室的实际情况及员工的多数意见，不合时宜的，要坚决进行修正，否则会影响工作秩序，提高工作成本，更严重的是，一旦挫伤员工的积极性，就难以在近期内弥补了。二是系统思维，善于换位思考，办公室的工作要从办公室实际情况出发，又要善于从合作的全局出发，办公室主任考虑分析问题时，首先要坚持办公室的本位，充分尊重实际，同时又要扩大视野，着眼于长远及合作，把企业内更大范围内的利益作为一个系统，然后在整体与局部问题上作出利益权衡。三是要辨证思考，办公室主任在处理比较棘手的事情时，尤其需要从正反面辨证地思考，办公室主任在辅助决策，发挥参谋作用时，或者协调内外部关系及矛盾时，应学会使用辨证思维，即站在对立的不同面来分析同一问题，力争全面把握问题的实质，弄清问题的关系，最终顺利解决矛盾和问题。

3、要有科学的工作方法

办公室工作方法是否科学合理，在很大程度上直接可以通过业务效率的高低体现出来，出色的办公室主任都会清楚要在精通业务的基础上，学会在深刻把握实际的同时，将自己的业务素质转化为业务效率。如许多办公室主任自己

熟练掌握业务中的重要环节，但是不能有效组织员工有序地做好每个环节的工作。在这其中，需要办公室主任认真考虑业务流程的运筹和制定形成一套科学合理的工作流程和方法，使自己的业务素质优势转化为业务指挥及督导优势。

4、要有高超的工作艺术

办公室主任角色的双重性特点，对其工作艺术自然提出了较高的要求，出色的办公室主任应具备以下几方面的工作艺术，一是先进的领导指挥艺术，二是出色的沟通艺术，三是优秀的选人用人艺术，四是科学的用权、授权艺术，五是出众的激励和团队管理艺术，六是非凡的处世艺术。工作艺术是管理者的素质和能力，是管理理念的创新和深化，也是工作实务，直接应用于日常管理工作之中，是办公室主任应具备的较高层次的能力和素质。

5、围绕企业经营目标，敢于“破、除、精、改”相结合，提高企业科学管理水平

破：打破传统，敢于创新；冲破旧关系，建立新秩序；寻求突破口，开创新局面。

除：根除不符合社会主义市场经济条件下的旧观念，宣传、推行新的管理思想、管理方法，不唯权，只唯“效”。

精：精简机构、人员，减少决策层次，提高决策，力求“高效，满负荷“，而非人浮于事、浅于行。

改：改革旧机制，不等不靠，敢做敢想，企业生存之道为逆水行舟，不进则退，不改则败。

四、如何培养出色的企业办公室主任

培养出色的企业办公室主任是一项系统性工作。一是坚持理论学习与工作实践相结合；二是要坚持道德培养塑造与精通业务知识培养相结合，真正使办公室主任的自我学习能力，提高工作创新和适应能力，使办公室主任从容应对复杂多变的工作环境，及时跟进企业发展和改革的步伐。

（一）强化企业办公室主任的职业道德修养塑造与培养，增强自我管理约束能力任何一名优秀人才的培养，首先必须以“道德”为首，从“道德”塑造开始，办公室主任的培养更应如此。对企业办公室主任来讲，职业道德修养的塑造与培养尤为重要，是选拔办公室主任的首要因素；是办公室主任全部素质的基础核心。具体从以下几方面培养：

一是要培养和塑造办公室主任正确人生观、道德观和价值观。引导办公室主任向优秀任务学习，用优秀任务的思想和事迹感悟人，在学习过程中不断加以总

结，吸取交流典型经验、相互促进。

二是要培养和塑造办公室主任忠诚可靠、公道廉洁的两品质。用典型事迹和正反面案例加以引导，与人生观、道德观和价值观的培养相辅相成展开。

三是要培养和塑造办公室主任勇于奉献，尽职乐观的良好职业道德精神。以优秀事迹，结合工作性质和需要加以引导。

（二）加强企业办公室主任良好心理素质培养，提高工作成熟度和沉稳度企业办公室主任的工作特点和工作性质对心理素质的要求较高，加强企业办公室主任良好心理素质的培养应考虑从以下几方面展开：

一是保持良好心态。要对自己充满信心，敢于化斥力为动力，变失望为希望，始终做到受挫不气馁，失败不灰心；同时，要用自己的信心给人以力量和勇气，能稳定人心，鼓舞士气；其次，办公室主任要把这种自信心向同事们大胆展示，努力在办公室或组织中营造一种争先创优，催人奋进，富有朝气的工作氛围。

二是要正确定位自我角色，懂得宽容和理解。认清自我工作，正确定位自我角色是保持健康心态的关键，要始终懂得你该做什么，不盲为，不乱为，认清自我角色，正确定位。学去宽容待人处事，事实一再证明，精明高效的领导者或管理者具备一颗博大宽容之心。

三是塑造人格魅力。办公室是围绕企业工作中心、服务大局的综合办事机构，办公室主任要带领办公室全体人员做好工作，仅靠领导权利是不行的，只有依靠自己健全的人格魅力，才能增强大家的信任感，才能提升影响力和向心力，同时也才能使自己从中获得快乐和成功。

四是坦然面对逆境和挫折。办公室常常处在各种问题的“浪尖刀口”和矛盾的集中点，经常会面对挫折和失败，只要办公室坦然面对逆境，充分认识到暂时的挫折和失败并不可怕，可怕的是在遇到失败之前就承认失败，那么就一定会穿过荆棘取得成功，工作成熟度和心理健康程度随之会越来越高。

(三)加强企业办公室主任专业知识和技能培养，提高业务工作水平

出色的企业办公室主任必须精通本部门业务，具备工作所需的各种专业知识和技能，办公室主任的专业知识和技能的培养可以从以下几个方面展开：一是广泛涉猎政策、法律法规、管理技能，沟通技能，公文处理，社交礼仪，工商、财税、信息化建设及与本企业相关的经营、生产等方面的知识，掌握与工作相关的核心内容。

二是培养综合分析能力。要注意在实际工作中不断锻炼自己的听、说、问、记、想等方面的本事，不断提高观察力、注意力、记忆力、理解力、想象力和判