文件图纸归档登记表.doc
(技术 ) 文件 / 图纸归档登记表
编号： ZD/LV-FR-420203
版本： A/0
序号文件 / 图纸名称文件 / 图纸编号版号/ 修存档位置幅面页数编制人实施日期保存期限提交人 / 签收人 / 备注
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质量体系运行记录分类表
实验室认可质量体系运行产生的记录 4.1组织 单位建制文件、单位法人证书等法律地位证明材料；中心主任、技术负责人、质量负责人、各部门负责人、内审员、质量监督员等关键岗位的任命书；授权签字人授权书和授权签字人情况表；中心主任、技术负责人、质量负责人临时外出的代理记录；日常检测质量监督记录；（《质量监督计划表》、《质量监督记录表》）确保实验室人员理解他们活动的相互关系和重要性，以及如何为管理体系质量目标的实现做出贡献 最咼管理者应确保在实验室内部建立适宜的沟通机制，并就确保与 管理体系有效性的事宜进行沟通。 保密的相应措施；（《保密协议》）（放置于人员档案） 最好有保证公正性的检查记录；（《公正性、诚实性实施情况检查记录》） 4.2管理体系 质量手册、程序文件目录、作业指导书目录、各种管理表格目录； 质量体系文件的宣贯记录（含考试记录）；（讲义可打印出来） （关于体系文件、认可准则的培训和考核可放在此） 质量目标的达成情况分析报告 最高管理者应将满足客户要求和法定要求的重要性传达到组织
年质量计划》 4.3 文件控制 全套的文件（质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文 件） 外部文件目录（《受控文件记录总览表（外来文件）》）内部文件目录（重新整理）（《受控文件记录总览表（内部文件）》） 体系文件的发放、回收记录（《文件收发记录表》）文件修改页、修改申请、更改记录；（《管理文件审查单》、文件制（修） 订履历一览表） 作废文件及记录（保留一份检测中心的作废文件）（《处理作废文件记录表》） 《借阅文件登记表》 文件定期审查记录（《管理文件审查单》） 《丢失文件总览表》 《丢失申领借阅处理单》 4.4 要求、标书和合同的评审 检测协议书 合同评审记录 《检测申请单》（可跟原始记录、检测报告一起放置） 《检测申请单登记表》
工程图纸与档案
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1.目的 1.1.为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，及时对项目管理提供信息资 源。 2.适用范围 2.1.适用于项目部工程图纸与竣工档案资料的管理。 3.术语和定义 3.1.无 4.工作程序 4.1.工程图纸和设计变更的接收、发放 4.1.1.设计管理部收到设计施工图及设计变更通知单后需及时发放项目部及成本管理部； 4.1.2.项目部接收施工图及设计变更通知单后及时发放相关施工单位、监理单位、相关专 业工程师，项目部保存一套完整的施工图。 4.1.3.发放施工图要在《图纸文件签收（领用）登记表》做好登记，列明专业、图号、版 号、图纸名称、份数及发放时间，由接收人签名确认。 4.1.4.因为设计变更具有较强的时效性，因此项目部可通过传真接收盖有设计单位出图章 的设计变更通知单，复印加盖公司章后及时发放施工单位，并作签收记录。盖有公司章的设计变更通知单复印件视为有效文件。收到设计变更通知单原件后补发给施工单位作为工程技术资料的一部份。 4.2.档案文件的接收、发放和跟踪 4.2.1.项目部收到文件后，交项目部经理审阅，项目部经理根据文件内容批示何人传阅和 跟进，需回复的要明确回复时间； 4.2.2.项目部根据项目部经理的批示将文件发给相关人员并作记录，需回复的则在项目部 经理要求的时间内提醒相关单位或人员作回复； 4.2.3.由项目部发出的纸质文件需在《文件签收（领用）登记表》做好登记及签收，传真 或电子文件则要求向接收人电话确认是否已收到。需回复、审批的文件由项目部跟踪去向并提醒审批人及时批复； 4.3.工程图纸与档案文件的分类存档 4.3.1.工程图纸按专业存放。对于作废版本的图纸，应在项目结束时统一销毁； 4.3.2.项目部存档的文件包括： 1)施工现场需经常查用的报建文件或证照复印件； 2)施工合同和设备材料供货合同复印件、甲控材料批价单及样板资料； 3)工程签证单；
ISO9001-2015图纸档案资料管理规范
图纸档案资料管理规范 （ISO9001：2015） 一、目的 为建立、健全公司图纸档案管理工作，完整保存及科学管理我部的图纸档案，充分发挥图纸档案发展中的作用，特制订本管理制度。 二、适用范围 适用于公司范围内的图纸档案资料管理。 三、引用文件 公司《档案管理制度》 四、工作程序及要求 1、图纸资料收集范围及类别 1.1新建、扩建、改建方面：工程计划任务书、批准书、勘测报告、设计任务书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、施工安装记录、设计修改核定书、检测、试验记录、试运行报告、工程验收报告、竣工图、竣工总结、会议记录等。 1.2设备方面：制造厂家提供的出厂文件、产品合格证、关键性部件设计资料；安全检测技术文件、性能试验记录；设备总图（装配图）、零、部件图、附属设备图、设备安装图、电气、仪表设备的接线竣工图、回路图；系统图、备件图；受检金属部件检验报告、压力容器检验报告；设备及主要部件安装资料；设备事故分析报告；设备维修检查、更换记录等。
2、归档时间 科研、技术、基建工程或其它技术项目在任务完成或告一段落时，设备仪器类在设备安装调试后，将应归档的图纸资料交保管单位，由项目负责人审定签字后向资料室移交归档。 3、归档要求 3.1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管部长审查后及时向资料室移交归档。 3.2各科室或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。 3.3凡需归档的技术文件资料，必须符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。 4、图纸资料的管理 4.1档案管理员应按照公司《档案管理制度》对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 4.2档案管理员要定期按有关技术人员提出的要求整理图纸，发现图号不
档案管理登记表
档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注 1 操作规程⑴各种操作规程 1 1 ⑵采掘队操作规程 1 1 ⑶锚杆、锚索支护工操作规程 1 1 ⑷滚筒式采煤机操作规程 1 1 配风方案整顿方案 1 2 机电大会战实施方案 1 2 提升运输设备检修计划 1 2 锚网、锚索钢带联合支护设计 1 2 2 各种方案重大安全生产隐患排查治理实施方案 1 2 “一通三防”大会战实施方案 1 2 关于我矿组织开展瓦斯专项治理的实施方案 1 2 整改项目工程进度及后阶段安排 1 2 掘进工作面爆破作业说明书 1 2
整改项目施工组织设计方案 1 2 档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注水泵房施改造工程施工组织设计 1 2 3 各种方案2 安全检查整改方案2010.07.02 1 3 “一通三防”隐患排查治理专项行动13 二采区准备及回采巷道布置方案13 “安全生产年”活动实施方案13 劳动用工专项自查实施方案13 4 规章制度探放水制度1 4 火工品管理制度1 4 机电设备定期检修制度1 4 三违处罚规定1 4 安全技术措施审批制度1 4
安全奖罚制度1 4 隐患排查治理十项制度1 4 档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注设备检修制度 1 4 重大安全生产隐患排查治理报告制度 1 4 设备保养、检修制度 1 4 各种规章制度 1 4 火工品管理制度 1 4 5 各种措施4108回采工作面过断层安全技术措施1 5 调整主扇风叶角度安全技术措施1 5 4107机采工作面停采时的支护安全技术措施1 5 4107回采工作面收尾工程安全技术措施1 5 关于4202回风顺槽坡度变大的特殊支护及安全技术措施1 5
电子文件归档与管理规范GB
1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata 指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3. 1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
图纸档案资料管理制度
图纸档案资料管理制度 目的 为建立、健全桂花煤矿图纸档案管理工作，完整保存及科学管理我矿的图纸档案，充分发挥图纸档案在我矿发展中的作用，特制订本管理制度。 适用范围 适用于桂花煤矿范围内的图纸档案资料管理。 引用文件 本矿《档案管理制度》 工作程序及要求 1、图纸资料收集范围及类别 1.1新建、扩建、改建方面：工程计划任务书、批准书、勘测报告、设计任务书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、施工安装记录、设计修改核定书、检测、试验记录、试运行报告、工程验收报告、竣工图、竣工总结、会议记录等。 1.2设备方面：制造厂家提供的出厂文件、产品合格证、关键性部件设计资料；安全检测技术文件、性能试验记录；设备总图（装配图）、零、部件图、附属设备图、设备安装图、电气、仪表设备的接线竣工图、回路图；系统图、备件图；受检金属部件检验报告、压力容器检验报告；设备及主要部件安装资料；设备事故分析报告；设备维修检查、更换记录等。 2、归档时间 科研、技术、基建工程或其它技术项目在任务完成或告一段落时，设备仪器类在设备安装调试后，将应归档的图纸资料交保管单位，由项目负责人审定签字后向资料室移交归档。 3、归档要求 3.1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资
料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管部长审查后及时向资料室移交归档。 3.2各科室或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。 3.3凡需归档的技术文件资料，必须符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。 4、图纸资料的管理 4.1档案管理员应按照本矿《档案管理制度》对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 4.2档案管理员要定期按有关技术人员提出的要求整理图纸，发现图号不符合要求时，及时调整；对腿色或损坏的技术资料应及时复制或修复。 4.3资料室要经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。 5、图纸档案资料使用管理 5.1图纸资料借阅 5.1.1凡本部门人员，因生产需要都可借阅图纸档案资料。由资料员填写《图纸资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。 5.1.2档案和各种设备说明书等，均在厂内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，需经主管领导批准方能借出。 5.1.3图纸外借必须经主管部长批准，履行登记手续。外借图纸必须登帐，由借图人核对图纸张数，无误后方可借出。还回时应按图号核对，无误后清帐入柜。 5.1.4借阅人需复制档案时，应在主管部长许可的情况下方可复制，并说明复制档案的用途。
电子文件归档与电子档案管理制度
一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部 统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施， 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描 述上保持一致。 (6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累 (1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件； 无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件； 计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (2)收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施， 保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性， 以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产 生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一 同收集。 收集、积累方法
图纸发放记录管理 新
图纸资料发放管理制度 为妥善保存技术图纸，方便相关人员的使用，并确保公司对技术图纸的所有权，使技术图纸管理规范化、程序化，特制订本制度。 1.目的 规范管理图纸资料保存、发放、使用、修改、回收、报废、遗失、乱修改等隐患的发生，杜绝公司机密的外泄。 2.范围： 适用于公司所有图纸资料的管理。 3.相关规则： 3.1图纸的发放规则 3.1.1有效图纸： 1)图纸必须有设计人员、校对人员以及审核人员的签名和日期。签名不能 由他人代签。 2)设计审核后的图纸经技术部图纸管理员登记，填写“图纸清单”，每月 汇总一次。 3)图纸必须加盖相应图章才有效（生产部办公室“受控02”，质检部“受 控03”，外协加工“外协受控”，生产车间“受控周转”），复印图章无 效。 3.1.2图纸发放流程： 1)发放有效图纸。 2)图纸发放（借阅）填写“图纸发放/回收记录表”（包括图纸名称、对应 图号、数量、受控号、接收人），接收人签名和日期。登记后方可进行 图纸发放。 3)统计各类图纸的发放情况，制作并填写在“图纸发放统计表”中，每个 月汇总一次。根据统计表回收图纸。
3.2图纸的保管规则： 3.2.1图纸的保密： 1)图纸使用人必须妥善保管所使用的图纸，未经技术部许可，不允许对图 纸进行复印、外借，若因保管不当造成图纸丢失，根据后果严重程度对 相关责任人处以经济处罚。 2)三维图及二维图纸因可靠外协加工单位需要在网上传递或者移动硬盘、 U盘、软盘等拷贝出，需填写图纸拷贝申请单，经分管领导同意签字。 除此之外任何部门、任何人不得将图纸泄露，除按正常程序办理外，任 何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现上报公司给予严肃 处理。 3)质检部门需要相应检验图纸时，可自行到技术部借阅相应图纸。 3.2.2图纸的保存： 1)技术部留存图纸的原稿，按机型存档，并设有检索目录。 2)各部门不得随意在下发图纸资料上进行涂写、标记，应保持图纸资料的 完整性和原样性。生产部内部派工，必须用文件套套好图纸。 3)外协负责人将有效图纸交给外协单位，待外协完工交检验时一并交回。 4)所有下发图纸，在工期结束后根据登记回收图纸，并存档。 5)图纸必须存放在整洁、干燥的环境下，并做好防潮防火等工作。 3.3图纸的更改 1)图纸更改前必须填写“图纸更改通知单”经审批后方可进行更改。 2)除技术部人员外，其他部门任何人员都无权对图纸进行更改。 3)当图纸变化不大时，仅修改某一处或几处时，可直接在原来的图纸上手 写更改，并在标题栏内做修改标记，注明修改几处，签名并注上修改日 期。保证“图纸发放登记”上发放的每一份图纸都得到修改，不能遗漏， 且修改后的内容相同。 4)技术部图纸管理员负责对统计图纸更改的数据填写在“图纸更改统计表” 中，每个月汇总一次。 5)在产品生产过程中，凡涉及到图纸问题，负责人员要快速反馈到技术部， 由技术部决定是否更改图纸。 6)在采购过程中，若现在市场无法满足设计要求，采购人员及时反馈到技 术部，由技术部决定是否更改图纸及技术要求。
档案管理登记表
档案管理登记表
档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注 1 操作规程⑴各种操作规程 1 1 ⑵采掘队操作规程 1 1 ⑶锚杆、锚索支护工操作规程 1 1 ⑷滚筒式采煤机操作规程 1 1 配风方案整顿方案 1 2 机电大会战实施方案 1 2 提升运输设备检修计划 1 2 锚网、锚索钢带联合支护设计 1 2 2 各种方案重大安全生产隐患排查治理实施方案 1 2 “一通三防”大会战实施方案 1 2 关于我矿组织开展瓦斯专项治理的实施方案 1 2 整改项目工程进度及后阶段安排 1 2 掘进工作面爆破作业说明书 1 2 整改项目施工组织设计方案 1 2
档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注设备检修制度 1 4 重大安全生产隐患排查治理报告制度 1 4 设备保养、检修制度 1 4 各种规章制度 1 4 火工品管理制度 1 4 5 各种措施4108回采工作面过断层安全技术措施1 5 调整主扇风叶角度安全技术措施1 5 4107机采工作面停采时的支护安全技术措施1 5 4107回采工作面收尾工程安全技术措施1 5 关于4202回风顺槽坡度变大的特殊支护及安全技术措施1 5 井下动火安全技术措施1 5 关于4202运输，回风下山掘进工作面过断层安全技术措施1 5 4108切眼贯通安全技术措施1 5
4201切眼贯通安全技术措施1 5 档案管理登记表 序号资料类别资料名称存档日期存档柜号存档盒号备注材料大巷维修安全技术措施1 5 4107机采工作面停采时的支护安全技术措施1 5 关于西下山第二采区变电所设备安装及设备运输安 1 5 全技术措施 通风系统调整措施1 5 机采工作面搬家方案及安全技术措施1 5 关于4202工作面切眼的特殊支护及安全技术措施1 5 职业危害防治措施1 5 巷道贯通安全技术措施1 5 自然灾害防治措施1 5 6 各种措施采煤工作面封闭措施 1 6 防治水规划及综合防治措施 1 6
工程图纸与档案管理
工程图纸与档案管理-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
1.目的 1.1.为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，及时对项目管理提 供信息资源。 2.适用范围 2.1.适用于项目部工程图纸与竣工档案资料的管理。 3.术语和定义 3.1.无 4.工作程序 4.1.工程图纸和设计变更的接收、发放 4.1.1.设计管理部收到设计施工图及设计变更通知单后需及时发放项目部及成 本管理部； 4.1.2.项目部接收施工图及设计变更通知单后及时发放相关施工单位、监理单 位、相关专业工程师，项目部保存一套完整的施工图。 4.1.3.发放施工图要在《图纸文件签收（领用）登记表》做好登记，列明专 业、图号、版号、图纸名称、份数及发放时间，由接收人签名确认。4.1.4.因为设计变更具有较强的时效性，因此项目部可通过传真接收盖有设计 单位出图章的设计变更通知单，复印加盖公司章后及时发放施工单位，并作签收记录。盖有公司章的设计变更通知单复印件视为有效文件。收到设计变更通知单原件后补发给施工单位作为工程技术资料的一部份。 4.2.档案文件的接收、发放和跟踪
4.2.1.项目部收到文件后，交项目部经理审阅，项目部经理根据文件内容批示 何人传阅和跟进，需回复的要明确回复时间； 4.2.2.项目部根据项目部经理的批示将文件发给相关人员并作记录，需回复的 则在项目部经理要求的时间内提醒相关单位或人员作回复； 4.2.3.由项目部发出的纸质文件需在《文件签收（领用）登记表》做好登记及 签收，传真或电子文件则要求向接收人电话确认是否已收到。需回复、审批的文件由项目部跟踪去向并提醒审批人及时批复； 4.3.工程图纸与档案文件的分类存档 4.3.1.工程图纸按专业存放。对于作废版本的图纸，应在项目结束时统一销 毁； 4.3.2.项目部存档的文件包括： 1)施工现场需经常查用的报建文件或证照复印件； 2)施工合同和设备材料供货合同复印件、甲控材料批价单及样板资 料； 3)工程签证单； 4)付款申请书及审核单； 5)工程技术资料中的施工管理记录和现场检测报告； 6)施工组织设计和方案、监理规划和细则； 7)施工单位来往函件； 8)公司内部来往函件； 9)各种周报、月报、进度计划其他文件。 4.3.3.存档文件应填写目录，按自编号顺序排放，以便快速查找。
电子文件归档与管理规范国土资源部
国土资源数字档案管理规范(Digital Archive of Land and Resources Management Standards) 国土资源部信息中心
目次 前言 (2) 1范围 (3) 2规范性引用文件 (3) 3术语和定义 (3) 4总则 (4) 5元数据 (4) 6归档 (5) 6.1 归档范围 (5) 6.2 归档要求 (5) 6.3 保管期限 (6) 6.4 归档格式 (6) 6.5 归档登记 (7) 7 整理 (7) 7.1 分类编号 (7) 7.2 整理编目 (8) 8 保管 (8) 9 利用 (9)
前言 为规范国土资源管理数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源管理数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。 本标准由国土资源部提出并归口。 本标准起草单位：略。 本标准主要起草人：略。 本标准由国土资源部负责解释。
国土资源数字档案管理规范 1范围 本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。 本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB/T3792.1-1983 文献著录总则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范 DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范 GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范 3术语和定义 3.1国土资源数字档案 figure file of land and resources 本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。以下简称数字档案。 3.2归档电子文件 Archival electronic records 指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 3.3元数据Archival electronic records Metadata 指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。
34电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范 GB/T 18894-2002 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T18 档案著录规则 DA／T 22 归档文件整理规则 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3．2 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3 背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产 生影响的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软 件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部 门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7 真实性 authenticity 指对电子文件的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8 完整性 integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3.9 有效性 utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体 的完好性和兼容性等。 3.10 捕获 capture 指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11 迁移 migration 指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4 总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、 检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持 一致。 4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩 微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
工程图纸与档案管理
工程图纸与档案管理作业指引 编制日期 审核日期 批准日期 修订记录 日期修订状态修改内容修改人审核人批准人
1.目的 1.1.为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，及时对项目管理提供信息资 源。 2.适用范围 2.1.适用于项目部工程图纸与竣工档案资料的管理。 3.术语和定义 3.1.无 4.工作程序 4.1.工程图纸和设计变更的接收、发放 4.1.1.设计管理部收到设计施工图及设计变更通知单后需及时发放项目部及成本管理部； 4.1.2.项目部接收施工图及设计变更通知单后及时发放相关施工单位、监理单位、相关专 业工程师，项目部保存一套完整的施工图。 4.1.3.发放施工图要在《图纸文件签收（领用）登记表》做好登记，列明专业、图号、版 号、图纸名称、份数及发放时间，由接收人签名确认。 4.1.4.因为设计变更具有较强的时效性，因此项目部可通过传真接收盖有设计单位出图章 的设计变更通知单，复印加盖公司章后及时发放施工单位，并作签收记录。盖有公司章的设计变更通知单复印件视为有效文件。收到设计变更通知单原件后补发给施工单位作为工程技术资料的一部份。 4.2.档案文件的接收、发放和跟踪 4.2.1.项目部收到文件后，交项目部经理审阅，项目部经理根据文件内容批示何人传阅和 跟进，需回复的要明确回复时间； 4.2.2.项目部根据项目部经理的批示将文件发给相关人员并作记录，需回复的则在项目部 经理要求的时间内提醒相关单位或人员作回复； 4.2.3.由项目部发出的纸质文件需在《文件签收（领用）登记表》做好登记及签收，传真 或电子文件则要求向接收人电话确认是否已收到。需回复、审批的文件由项目部跟踪去向并提醒审批人及时批复； 4.3.工程图纸与档案文件的分类存档 4.3.1.工程图纸按专业存放。对于作废版本的图纸，应在项目结束时统一销毁； 4.3.2.项目部存档的文件包括： 1)施工现场需经常查用的报建文件或证照复印件； 2)施工合同和设备材料供货合同复印件、甲控材料批价单及样板资料； 3)工程签证单；
公司电子文件归档与电子档案管理办法(最新版)
STANDARD CONTRACT SAMPLE (合同范本) 甲方：____________________ 乙方：____________________ 签订日期：____________________ 编号：YB-HT-004129 公司电子文件归档与电子档
公司电子文件归档与电子档案管理 办法(最新版) 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电
子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1．电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档