浅谈秘书工作的“思”、“写”、“说”

职业技术学院

毕业论文

标题：浅谈秘书工作的“思”、“写”、“说”

系别：政法系

专业：文秘

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摘要

当今社会，由于秘书部门在行业中处于枢纽的地位，是单位的窗口，对内具有上承下达，协调沟通的作用，有利于增加组织的凝聚力。对外，它是组织同外部交流沟通的特殊通道，在各行各业的工作中都起着重要的作用。因此，秘书人员所从事的工作要求越来越高，工作范围越来越广泛，工作内容也越来越深刻。作为秘书人员就必须提高自身的“思”“写”“说”的能力，以适应新形势，增强行业活力。

对于秘书人员而言，“思”是秘书工作的基础，在思考的过程中，可以提高自身的分析、推理和判断的能力。“写”是秘书工作的核心内容，是对“思”过后更深度的分析与见解的表达。“说”是秘书工作的灵魂，是将理论过后用于实践，正确运用说话的艺术有利于自身和行业的发展。

关键词：秘书思写说

目录

摘要 (1)

目录 (2)

引言 (3)

1.秘书工作的“思” (3)

1.1“思”的概述 (3)

1.2秘书工作“思”的重要性 (3)

1.3秘书工作中怎样做好“思”的工作 (3)

2.秘书工作的“写” (4)

2.1“写”的概述 (4)

2.2秘书写作的类型 (5)

2.3秘书写作的重要性 (5)

2.4秘书工作中怎样做好“写”的工作 (6)

3.秘书工作的“说” (7)

3.1“说”的概述 (7)

3.2秘书工作“说”的重要性 (7)

3.3秘书工作中怎样做好“说”的工作 (7)

结束语 (8)

致谢 (8)

参考文献 (9)

浅谈秘书工作的“思”、“写”、“说”

引言

作为秘书，说话的艺术是非常重要的，无论是劝谏、接待还是传话过程中都要运用语言的方法与技巧。同时，写作也是秘书的一项基本功，秘书的日常工作和写作是分不开的。要做好这些工作，就要勤于思考。

1. 秘书工作的“思”

1.1“思”的概述

“思”也就是从领导的角度思考和处理问题，配合领导的想法，凡事三思而后行，使工作运转自如，形成较高的工作效率。然而，怎样从领导的角度思考和处理问题？就要求秘书处理问题时从领导职责出发，运用领导的思路，观察、分析和处理问题，做好工作。不同领导，思考和处理问题的角度不同；同一领导，在不同时期，不同情况下，思考和处理问题的角度也有变化。每一位领导都有不同之处，就要求秘书不同角度不同分析。

1.2秘书工作“思”的重要性

秘书工作是以服务为主要特点的工作：秘书工作绝不完全是被动的服务工作。秘书工作要求秘书人员沟通上下，协调左右，出谋划策，“无所不能”。有人说，秘书工作者，“没有思想，没有主见”，这一说法是错误的。新时期的秘书工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究、指导工作等职能。凡事多思考才能为领导提供信息，督促检查，当好参谋助手。

1.3秘书工作中怎样做好“思”的工作

秘书思考和处理问题，要渗透到工作的各个环节和方方面面，尤其要处理好以下几方面的问题：

1.3.1面对工作，分轻重缓急、以全局的观点看问题，做好优化配置

领导有众多工作，有些工作别人认为最重要的工作，在领导那里不一定最重要，可能还有更重要的；别人认为是最急的事，在领导那里不一定是最急的，可能还有更着急的。作为秘书一定要懂得分析思考，分清事情的轻重缓急，不能人云亦云，他人说重要就重要；他人说紧急就紧急，如果一切工作按他的想法安排，不遵循领导的想法，那样会打乱领导的工作安排。应该找准局部工作在全局工作中的位置，配合领导，使领导精力优化配置，让领导有条不紊地开展工作。

1.3.2面对职责，明确分工，对于工作游刃有余，不可越权

完成一项工作任务，需要领导与下属的共同努力。在工作中秘书要明确哪些事应由领导办，哪些事应由下属办。该领导办的不能推给下属；下属职权范围内的事，应放手让下属去办，领导不能包办、包揽，那样会冲击领导的主要工作，也不利于调动下属的积极性。一般说，领导负责宏观指导，下属负责具体操作。秘书应该明确自己的职责，尽心尽力办事，但不可越权。

1.3.3面对问题，善意提醒领导工作中的错误

工作中要求秘书从领导角度思考和处理问题，但是这并不等于盲目服从领导的一切安排，因为有时的盲目服从便会成为了一种不负责任的表现。领导在工作作中由于受主客观条件的限制，难免有这样那样的缺点和失误，作为秘书应给予善意的提醒，但在提醒和指出问题之前应该思考用怎样的方式、怎样的语气指出问题？既要给领导面子，也要使领导彻底认识自己的错误。在有些情况下，领导没想到的，秘书要先想到，发挥主动性和创造性，积极的想办法。

秘书是领导身边的综合辅助和公务服务者。秘书人员在沟通协调、办理事务等职能时，需要通过一定的思维形式认识和把握客观事物的本质和规律，从而顺利完成工作任务。因此，秘书人员能否采取恰当的思维形式，是否科学地把握正确的思维方式，对其参谋辅助方式有直接关系。就秘书的工作任务与范围看，秘书思维过程中往往需要结合运用或交替使用各种方法来分析处理各种问题。在当今市场经济飞速发展的社会中，秘书要有效地辅助其领导科学决策，必须具有长远发展的眼光和运筹全局的魄力，其思维必须要有前瞻性、全面性、系统性，使得更有利于工作的进展。

2. 秘书工作的“写”

2.1“写”的概述

写作，是秘书服务领导的关键点，是秘书工作的核心内容。有些人认为秘书写作就是公文写作；有些人认为秘书写作的作用、特点等，实际上就是公文写作的作用和特点，其实这样的看法是片面的。

秘书写作，是以秘书的角色为主的写作。它是以秘书角色定位的概念，只有当一个人的写作以秘书角色为前提，也就是说，为领导写作服务时，那么这种写作才能称作秘书写作。如果为自己而写作，如写个人计划、个人总结等，那么，这种写作不是秘书写作。

2.2秘书写作的类型

2.2.1自觉自主型

秘书根据领导管理工作的需要，从自己的职责出发，自主决定写作行为，从目的、内容到形式整个过程都是独立完成，最后再提交领导，供领导参考。

2.2.2遵循命令型

这类写作是由领导下令而写的写作。领导对于文章的背景、话题、目的有所交代，但对于文章的文种、主题等都没有规定，只有秘书自己去思考确定。

2.2.3加工整理型

这种写作主要是秘书对领导的稿件加工整理达到完善。秘书根据领导以前的文章进行改写成为新的文章，并且根据自己的写作能力，使领导的文章用语准确、生动、精练。

2.3秘书写作的重要性

秘书写作能辅助领导的管理、可以减轻领导的烦恼、给予领导技术上的支持、维护领导的形象、是秘书工作最基本的工作、在幕后给予领导帮助，因此，它在为领导服务中起着重大作用。

2.3.1秘书写作是帮助领导进行管理的最贴近方式

文书是秘书管理工作中的重要组成部分，能帮助领导行使行政管理职能，提高行政管理效率。同时又是最为有效的信息处理工具，往往通过文书来表述领导的指示，并由它来传达，领导的决策往往通过文书进行贯彻落实。秘书写作是帮助领导进行管理的最为贴近方式，以这种贴近的方式服务领导，秘书工作才能有意义和价值，秘书才能真正成为领导管理工作的助手，做好领导的参谋作用。

2.3.2秘书写作是减轻领导劳累的最充分方式

对于这项分费神又费力的工作，领导不可能也不应该自己全部包揽，如果有个助手部分分担或全部承担这些辛劳，就能使领导有充足的精力进行决策思考。所以，减轻领导劳累的最充分方式就是秘书写作。

2.3.3秘书写作是给予领导技术支持的最有力方式

写作是依靠长年的修养形成的技能，要通过专门的学习。而一些领导，他们的写作功底稍显薄弱，没有秘书帮忙，可能还会耽误公务。所以，领导最需要别人支持的技术就是写作技术。

2.3.4秘书写作可以妥当的维护领导形象

对于领导来说，请人代笔而不为人所知，不但能减轻劳累，而且能够有效的维护领导的形象。

2.3.5秘书写作是秘书工作的最基本的工作

秘书工作有很多，大多工作都离不开写作，没有秘书写作，大部分工作就无从做起。可以这么说：秘书的各项工作都是建立在秘书笔杆子作用基础上的。

2.4秘书工作中怎样做好“写”的工作

大家都知道，秘书工作的性质是从属性，由于秘书写作是秘书工作中的一部分，因而它的种种特点应由这“从属”的属性所派生出来的。

2.4.1主动写作

秘书在各种公司活动中，有很大的写作自主权。一些本该由领导来考虑、决策的写作问题。秘书就可以根据需要连同具体的写作任务一块儿承揽下来，主动帮领导分担。

2.4.2遵从领导的意图写作

领导会给予秘书写作的指示，不论领导的写作意图是否详尽，秘书都必须遵从领导的意旨，不可以自做主张。虽然在具体的写作细节上，秘书不需要完全奉行，但秘书要尽最大努力实现领导的大体写作意图。

2.4.3遵循领导意见与看法

如果领导有内容交代，就必须遵循领导的看法，如果在写作过程中有自己的见解就得询问领导过后再判断是否进行添加。

2.4.4承袭领导的写作风格

秘书在为领导写作时，就要努力使文章风格与领导风格相契合。特别是在写讲话稿时，秘书要与领导所写的在风格相似。这样，领导在讲演时，就能得心应手。

2.4.5克服表现自我的写作心态

在任何秘书写作情况下都要围绕着领导所想、所思、言进行写作，需要抑制表现自我的欲望，决不能为表现自我而使文章不伦不类。

文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。作为文秘工作者，文字写作能力是主体能力，要能起草、审改文稿，归纳编辑各种文稿。要成为写作能力强手，就得不断磨练。秘书写作得时刻以领导的想法为核心，遵从从属性原则，只有这样才能

更好的配合与领导的工作。

3. 秘书工作的“说”

3.1“说”的概述

“说”是秘书工作中与他人相互沟通的工具，作为秘书而言，需要有两种表达能力：一是文字，二是口头。口头表达即说话，秘书说话很有讲究。

3.2秘书工作“说”的重要性

语言是信息的载体，是人与人之问进行思维和交际的最重要的工具。随着市场经济的发展，社会对秘书人才的需求不断增加，对秘书专业人员的质量也提出了新的更高的要求，除了必须具备良好的文化素质、道德素质、职业素质，还必须熟练运用语言文字，具备良好的语言素质。良好的语言素质不但有利于秘书自身的发展，而且有巩固企业的形象。

3.3秘书工作中怎样做好“说”的工作

3.3.1面对领导

首先要敢于说话。表面上，秘书的工作只需听和记，照领导说的意见行事。其实，合格或有较高素质的秘书，则要准确地领会领导意图，创造性地完成领导交办的任务，就需要说行并重。首先是敢说，在敢说的基础上一方面要表达自己的理解和见解，另一方面也得跟领导的思想沟通，汲取领导的智慧。

其次要说实在的话。秘书在“说话”上，就要说真情，讲实话，不虚饰，不乱说，有一说一，有二说二。

最后说简洁的话。秘书为领导提供情况，或回答领导的询问都需要简洁明了，需要考虑领导时间的宝贵。是则是，非则非。不要含糊其词。

3.3.2面对同事

孔子说：“名不正则言不顺，言不顺则事不行。”同样的事，同样的话，不同的人做，不同的人说，效果很不一样。公司总经理与同事之间是上下级关系，无论前者采取何种做事、说话的方式，后者都是会接受的。秘书与同事之间不存在领导与被领导的关系，因此秘书在说话、做事时应该注意从自身身份出发，说符合身份的话，做符合身份的事，切忌混淆身份，激化矛盾。

3.3.3面对领导与同事的矛盾

矛盾无处不在，当领导与下级因为各种原因发生矛盾时。作为秘书，应该进行调

节，运用说话的艺术，从而很好的解决双方的矛盾。

口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点，富于幽默感，善于与人沟通，善于交际。口头表达能力是思维综合能力、文字写作能力、理论知识水平和口才艺术的综合体现。要做到三言两语就能把复杂的问题讲清楚，善于通俗地阐述深奥的道理，讲话生动于鼓动性。

结束语

秘书的“思”在秘书的工作中至关重要，是秘书工作的前提。秘书思维应该与职业实践相融合,体现出自身的专业思维特征。因此,我们应该注重对秘书思维能力的培养,尤其是创新能力的培养。秘书的思维发展,是与其秘书工作实践紧密联系在一起的。

秘书的“写”是秘书工作的基础与核心。写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段是每一个有文化人都必须掌握的一门基本技能。文秘人员是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是当的文秘人员主要职责。作为现代文秘人员，如果没有具备较高的写作理论修养和专业写作能力，那是很难担得起秘书工作。

秘书的“说”是秘书工作的关键。作为秘书，说话的艺术是非常重要的。秘书只有具备基本的说话方法和高超的说话艺术，才能更好地处理好与各方面的关系，更好地处理好自己的本职工作。

秘书的“写”和“说”都离不开秘书工作前的思考。“思”是“写”和“说”的基础，“写”和“说”是秘书“思”的体现。只有将秘书工作的“思”“写”“说”很好的运用，才能成为新时代的优秀秘书。

致谢

即将结束的三年大专生活之际，感谢教过我的老师们，从他们身上我学到了许多宝贵的知识和做人的道理。他们在学业上对我的细心指导，以及孜孜不倦、严谨的科研态度使我受益匪浅。

感谢我的指导老师。她在我的课题研究和论文完成过程中给予了我许多指导。感谢各位专家评委耐心审阅我的论文。

感谢与我共同学习与生活的同学，感谢你们对我的帮助，是我克服一个个难题。感谢所有曾经给我帮助的老师与同学。

参考文献

[1]宗志远. 秘书人员的思维形式刍议[M],秘书(上海大学).1991

[2]赵中利,史玉峤. 现代秘书心理学[M],青岛：青岛出版社.1998

[3]杨珈玮，杨硕林. 秘书写作论[J].广西社会科学，2001，82期。

[4]钟小安. 秘书说话的艺术[J].秘书之,2004，08期。

[5]韦经麟. 浅谈秘书的角色定位[J].和田师范高等专科学校学报,2005,06期

[6]向国敏. 现代秘书学与现代秘书实务[M].华东师范大学出版社.1996

[7]史玉峤，陶菊怀. 现代秘书学[M]. 青岛出版社.1995