公文处理办法

公文处理暂行办法

第一章总则

第一条为提高公司公文处理的效率和质量，参照国家的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文，是指公司在行政管理和业务经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全和规范。

第五条综合管理部是公文的归口管理部门，主管公司公文处理工作。综合管理部负责建立健全公司有关公文管理的工作制度,并组织实施;负责公文从收发、审核、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁的全过程管理;督办公文的运转和实施情况。

第六条综合管理部应当配备文秘人员负责公文处理工作。

第二章公文种类、公文类别及使用范围第七条公文种类主要有：决定、决议、通知、通报、报告、议案、请示、批复、函、会议纪要，规定、办法、细则等。

第八条各类公文的使用范围。

一、决定、决议

决定适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，人事任免，奖

惩有关部门及人员等。

决议适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项。

二、通知

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施，传达上级有关单位的指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；印发公司领导的讲话等。

三、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况等。

四、报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

五、议案

适用于向股东会、董事会等提请审议事项。

六、请示

适用于向上级单位或领导请求指示、批准的事项。

七、批复

适用于答复下级或相关部门的请示事项。

八、函

适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问、或答复问题等。

九、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括：股东会纪要、

董事会纪要、执行董事会纪要、监事会纪要；总裁办公会纪要；公司工作例会纪要；业务评审会纪要；专题会议纪要等。

十、规定、办法、细则

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范或对上级主管部门制定的法规、规章提出贯彻实施意见。

第三章发文办理

第九条发文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、校对人和印发日期等部分组成。

一、版头应为*******公司加“文件”两字组成。版头一经确定，应长期沿用。

二、发文字号应当包括单位代字、发文年份、发文顺序号组成。

三、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除书名号外，一般不使用标点符号。

四、正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按其性质、级别或惯例依次排列。

六、抄报单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级单位；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的同级单位、下级单位或其他相关单位；内部发送指需要执行或知晓公文的各部门及其领导，抄报单位与抄送单位应当使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。

七、公文除会议纪要外，应当加盖印章。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

八、公文应标注主题词。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的关属词，最后标反映公文形式的类属词。

九、公文成文日期以签发人的签发日期为准。

十、公文文字从左至右横写、横排。

第十条公司发文按行文关系、方式和内容等的不同，划分为不同的类别。使用“*******公司文件”文头的文件，主要包括:“**发[ ]××号、**办发[ ]××号和*****（部门）[ ] ××号”。

“**发[ ]××号”主要为对外发文时使用，包括请示、报告、函等文种。

“**办发[ ]××号”主要为公司对内发文时使用，适用于发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程、人事任免，以及重要会议的领导讲话和会议纪要等，包括决定、决议、通知、通报等文种。

“****（部门）[ ] ××号”适用于各部门内部发文，主要为发文部门内部实施的规章制度等。

第十一条公文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送被越级的单位。

除综合管理部外，其他部门不正式对外发文。

第十二条不相隶属的单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。

第十三条上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他

单位，还应写明抄送单位。

“请示”是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式。

“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。

第十四条行文应当注重效用，对可发可不发的或能用电话、面谈等方式解决的事项，不要行文。

第十五条发文办理是指以********公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

发文的流程：经办人员（拟文）→部门负责人（审批）→综合管理部（核稿）→总经理或分管副总（签发）?董事长（签发）→综合管理部（校对、套红、印刷、发送）

第十六条草拟公文的基本要求

拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

草拟公文应当做到：

一、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，

其它应当使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日。

三、公文的结构层次数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

四、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十七条办文部门申请发文的程序

拟稿人拟稿后，应在OA系统中提起发文流程，并在线提交至本部门主要负责人审核。拟稿部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、政策性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，审核无误后，部门主要负责人在OA流程中进行审批，签注是否同意发文的意见。

第十八条公文审核

一、公文送领导签发之前，应先由综合管理部文秘人员进行审核，无误后报公司领导审批。

二、公文审核的基本任务是协助公司领导保证公文的质量。

核稿的主要内容为:是否确需行文；是否符合有关政策；文稿中提出的解决问题的意见、办法和措施是否切实可行；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。

三、综合管理部对于审核的公文一般可按三种方法处理：一是做必要的文字修改；二是对文稿改动较多或者不合格的文稿，请原拟稿部门修改；三是建议不办发文或者另行处理。

四、一般公文核稿不超过2个工作日。

第十九条公文签发的基本原则

核稿后，由综合管理部根据文件的内容送相关部门签署意见，并送公司领导审阅、签发。

公司层面的发文一般由总经理签发，其中规章制度需先经总经理办公会议审议通过；部门层面的规章制度由分管副总签发；特殊要求下需董事会审议通过的规章制度应由董事长签发。

第二十条发文校对、编号、打印、盖章、分发

一、如公司领导对发文提出了修改意见或发文被文秘修改过，则发文应进入校对环节。公文校对由发文部门负责人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

二、公文编号、打印由综合管理部负责。打印文件必须以经签发的原稿为依据，应忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。

三、根据发文的形式确定用印种类。公司发文应加盖公章，部门发文可加盖部门章。

四、公文分发。公文发放范围由拟稿部门提出，综合管理部审核确定。需要上级部门批复或相关单位回复的公文，各承办部门应负责跟踪文件的运转情况，并将信息及时反馈给综合管理部。

第二十一条公文的更改

公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报原签发人签发。文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放。

第四章收文办理

第二十二条公文收文一般包括签收、上传OA系统、拟办、传阅（批办）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

收文的流程：青岛管理部/综合管理部（收文并发起流程）→综合管理部（办文）→分管副总、总经理、董事长（阅示或阅知）?职能部门（处理）→综合管理部（办结）

第二十三条审核拟办

一、审核：

收到需要办理的公文，综合管理部应当进行审核。审核的重点：来文是否应为本单位办理，是否超过了应办理时限；有关要求是否明确具体等。

经审核，不应由本单位办理的来文，经与对方核对并经综合管理部领导批准后，可退回原单位。处理退文时，应向来文单位说明退文的理由，对于来文不规范但请示事项十分紧急的情况，可采取边受理边补办手续的办法。

二、拟办：

收文流程发起后，由综合管理部根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批（处）等拟办意见，按拟办意见送公司领导阅批，或送有关职能部门提出承办意见。

急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

第二十四条送阅（传阅）和处理

阅处类文件原则上一个部门主办一位领导审批以减少流转环节。对于内容跨越多个部门职责范围的文件，拟办时应明确主办部门和协

办部门，由主办部门牵头办理并提出协商一致的意见，对于确实无法统一意见的，应由主办部门如实注明分歧意见，经各部会签后反馈。承办部门接到需办理的公文后，应及时撰写处理意见，并返回综合管理部。

第六章签报管理

第二十五条“签报”作为内部文书，是公司内各部门向本级单位领导请示工作、报告情况，以及部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部文书工具，是领导决策和部门办事的重要依据。“签报”纳入公文一体管理。

签报的流程：经办人员（拟报告）→部门经理（审批）→综合管理部（拟办）?相关部门（会签）→分管副总、总经理、董事长（阅示）→综合管理部（办结）。

第二十六条签报的种类

签报的种类主要包括：请示、报告和意见。

一、请示：适用于向部门内、公司内领导请求指示、批准的事项，以及商请有关部门办理的事项。

二、报告：适用于向部门内、公司内领导汇报工作，反映情况，答复交办事项处理结果等。

三、意见：适用于对重要问题提出见解和建议等。

第二十七条签报的适用范围

一、主送公司领导的签报

（一）有重要工作事项,需要提供公司领导知晓或决策的；

（二）根据工作进展情况，提出新的建议、意见或措施的；

（三）部门参加外部重要会议或活动及进行的工作调研等需事后报告的；

（四）公司领导交办事项处理结果等需报告公司领导知晓的；

（五）其他特殊事项需向公司领导请示、报告的。

二、主送有关部门的签报

根据工作分工，需要其他有关部门解决的事项，可以向有关部门签报，要求协助处理。部门在职权范围内能决定的事项，不需签报公司领导或其他部门。

第二十八条“签报”必须由主办部门负责人（如负责人外出，由部门其他负责人顺序替代）签名。

凡呈送公司领导的签报，由综合管理部审核后统报送公司领导审批。

审批或会签签报应提出明确的批示意见，即“同意”、“不同意”或其他具体意见。

第二十九条公司领导审批后，由综合管理部将审批结果告知拟稿部门，拟稿部门应抓紧办理。会签的签报需告知有关会签部门。对有公司领导重要批示、需督办的签报事项，由综合管理部立项跟踪督办。

第七章公文归档

第三十条公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等材料，按公司档案管理办法要求立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条公文归档的范围

一、本公司各类发文的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

二、公司收文包括监管机构和公司股东方等下发的文件由综合管理部负责归档立卷。

第三十二条公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

一、案卷类目的编制

综管部文秘应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

二、文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内，以备查找。

第八章公文管理

第三十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部主要负责人批准，可以销毁。

第三十四条公司人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

第九章附则

第三十五条本办法由综合管理部负责解释，经总经理办公会议审议通过后，自公布之日起执行。

附件：公文格式要求

一、公文用纸

对外发文（包括通知、通报、请示、报告、批复、函等文种）一律采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及装订要求

发文文件版心：225mm（高）X 156 mm（宽），公文版面要干净无底灰，字迹清楚无断划。公文应左侧装订，不掉页。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首页红色反线以上部分，包括文件名称（发文单位标识）、发文字号等内容。

（一）版头

版头应为*******公司加“文件”两字组成，应居中印在公文首页上部，用1号黑体字。海协办发文件用白头文件，其余发文用红头文件。

（二）发文字号

由发文单位代字、年份和序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。用小三号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字。

（五）签发人，上报公文应在发文字号右侧标注“签发人：”，用小三号仿宋体。

（六）横隔线，隔开公文版头部分与行文部分的红色横线，居中，位于发文字号下方。

四、公文主体要求

（一）公文标题

红色反线下空1行，用三号宋标黑体，可分一行或多行居中排布，

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送单位

标题下空1行，左侧顶格用小三号仿宋体，回格时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、规范性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。

（三）公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，用小三号仿宋体。

（四）公文结构层次数

第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，发文单位之上，空2字用小三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件名称较长需要转行时，应与附件名称第1个字对齐。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××××××”）；附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（六）发文单位署名应用全称或者规范化简称，位于正文右下方，字体字号与正文相同。

（七）成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，字体字号与正文相同。

（八）公文主题词，位于公文末页抄报（送）单位上方，词目之间应有一字间隔，用小三号黑体。

（九）公文生效标识

成文日期右空4字，加盖印章即可，印章应上具正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

五、公文版记要求

（一）主题词

“主题词”用小三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小三号仿宋字；词目之间空1字。

（二）抄报、抄送单位

公文如有抄报、抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用仿宋小三号字标识“抄报”或“抄送”，后标全角冒号；抄报或抄送单位用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报或抄送单位对齐；在最后一个抄报或抄送单位后标句号。

（三）印发单位和印发日期

位于抄报或抄送单位之下占一行位置；用仿宋小三号字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

六、行距和页码要求

行距：根据发文文字多少，可选择多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，

数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。