文管中心管理办法

文管中心管理制度

1. 文管中心设立之目的及管理人员职责：

为加强公司各种档案的科学管理，统一档案管理工作制度，结合工作实际，制定本办法，请公司各部门共同遵照执行。

1.2 ISO认证档案、人权认证档案、3C认证档案、E-MARK认证档案、公司各种作业及检验标准是公司从事各项活动的依据和真实记录，是重要的原始及专业档案，公司配备专职档案管理人员。

1.3 文管中心管理人员的职责是：

1.3.1公司文件的制定、修订、颁布发行与废止、归档。

1.3.2收集、整理、保管和统计公司的的各种档案和有关资料，确保档案的完整和安全；

1.3.3开展档案的利用工作，为开展各种认证工作提供服务；

1.3.4指导、督促、检查相关人员和参与对所有文件的归档工作；

1.3.5 公司各种作业标准、检查标准的更新、复印、借出、收回及保管归档1.3.6 完成领导交办的有关档案工作的其他任务，并定期汇报档案工作情况。

2. 归档要求：

2.1 归档文件纸张统一为标准A4纸，可正反双面打印；特殊的文件：如公司厂房建筑图纸、地下水管道图纸、电路图纸等纸张大小不在此列。

2.2 归档资料要建立总目录、分目录及档案归档统一编号；资料存放区要符合7S 要求;

2.3接收各部门的档案资料时，档案管理人员应检查、核对档案交接清单,并严格按文件归档要求对归档文件进行认真核查。内部流转表单、工作流程单底稿及相关文件应严格按公司相关制度执行，经有关部门及人员签字确认，所有公司表单以文管中心的留底为准。

2.4对不按期进行资料归档或不符合归档要求的，应给相关人员及部门出具书面意见，并限期改正。

3.借阅、查阅及复印之权限规定

3.1查阅权限：公司管理方针政策文件、ISO界定之一至二阶文件，在没有组织更新之动作前，任何人不得进行借出文管中心。公司课长以上或经过公司经（副）理以上特批的人员也只可以在文管中心内部进行查阅。经（副）理含以下人员查阅文件也要做好相关记录;

3.2借阅权限：ISO界定之三阶文件以及公司需要更改之ISO一至二阶文件，因工作需要，公司内部人员借阅时必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。

3.3复印权限：凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。公司之作业标准等技术性文件需要复印到生产单位，需求单位要提前E-MAIL通知文管中心,提出具体需求，文管中心才可以复印。需要过塑的资料，一定要特别注明。现场不得私自复印和过塑。

3.4 非公司总经理（副总经理）批准，所有档案的电子档案不得用任何形式转移出文管中心主机。备份的U盘交由总经理（副总经理）或由其特别指定的专人管理。

3.5 凡涉及国家机密或公司及客人商业秘密的业务档案，以及项目委托人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报公司副总裁以上领导批准。

3.6 对借阅的档案，要及时催还。还回时如发现文件材料被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向公司领导汇报并及时追查其下落和责任。

3.7 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守公司机密及委托人商业秘密和国家机密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大使用范围，不得向他人泄露档案的内容。

4.档案的保管期限

4.1 所有管理文件及ISO档案在没有更新前都是长期保存。

4.2 各部门的各种认证需要的记录，按照认证要求保管期限保管，文管中心人员定期进行清理，并在期限内提供认证需要的外部需求明细和完成时间。

5.档案的鉴定和销毁

5.1 对于正在更新的档案，应会同相关部门进行鉴定。鉴定工作由总经理室、文管中心管理人员、专项管理人员组成鉴定小组共同进行，确保错误资料和过期资料没有在公司内部流通。

5.2 鉴定后，需要销毁的档案连同销毁报告一并报公司总经理办公室统一备案后监在监督下销毁。监督人应在销毁清册上签字。

5.3 销毁档案清册和鉴定报告、审批意见由档案管理人员永久保存；

6.档案的统计和移交

6.1 文管中心管理人员应对档案（含复印件）的收缴、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定定期向公司总经理办公室报送档案管理工作基本情况统计表。

6.2 档案管理人员调动工作时，应在离职前一个月做好档案移交工作，办理交接手续。

6.3 过塑后的资料，一定要循环使用，如有遗失，按2元/张从接收人绩效奖金中扣除，因长时间使用而损坏的，拿到文管中心更换。

7.档案的保护和防护

7.1 存放档案的区域，应防火、防盗、防潮、防(雨)水、防鼠、防灰尘及油污，室内要保持干净、整洁。

7.2 档案存放区域要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易挥发及易爆等危险物品。

7.3 随卷归档的音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。

7.4 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。

8.附则

8.1 本制度的修改权、解释权属于公司总经理办公室。

8.2 本制度自颁布之日起施行。

文控中心管理办法

第一章总则

一、目的：为规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围公司资料范围确定为：

a)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

b) 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

c) 财务、会计及其管理方面的文件材料；

d) 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

e) 经营管理方面的文件材料；

f) 生产技术管理方面的文件材料；

g) 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；

h) 仪器、设备方面的文件材料；

i) 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

j) 科研、技术引进、转让方面的材料；

k) 教育培训方面的文件材料；

l) 信息、情报方面的文件材料；

m) 其他具有利用和保存价值的文件材料。

n) 决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：

a)照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；

b)影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；

c)录音文件资料（含唱片、录音带）；

d)录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、义务公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制

由文控中心负责质量管理体系的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管公司质量管理体系文件资料工作，由管理者代表直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、职责

文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。7．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：质量文件：A；技术文件：B；制度/规定：C；参考资料：D；档案：E；合同：F。

2.2 部门拼音缩写：采购部：CG；生产技术部：SJ；仓储部：CC；品管部：PG；研发部：YF；LED事业部：NE；产品部：CP；项目部：XM；客户服务部：KF；灯杆分厂：DG；表面分厂：BM；庭园灯分厂：TY；装配分厂：ZP；销售部：XS；营销办：YX；设备维修部：SB；财务：CW；综合办：ZH；华体安装公司：AZ；昆明办事处：KM；重庆办事处：CQ；陕西办事处：SX；广西办事处：GX；贵阳办事处：GY；

2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

2.5编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门文件管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控专员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料，借阅本部门的由部门负责人审批，跨部门的由管理者代表批准。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：

1)提供文件资料原件；

2)提供文件资料复印件；

3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《文件（资料）处置审批表》交部门经理、总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由部门经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或部门经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控专员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《文件（资料）处置审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第五章附则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2．本办法由文控中心解释、补充。自颁布之日起生效。

文控中心管理制度

第一章总则

一、目的

为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制度。

二、资料范围

文控中心的资料范围确定为：

a)公司的质量手册（质量管理体系）

b) 公司的程序文件；

c) 产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件；

d) 外来产品图样和设计文件；

e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）；

f) 产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等）

g) 公司制定和购买的各类标准；

三、义务

公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制

由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、职责文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。

3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章文件资料的管理工作

六、文件资料的收集

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：

质量文件：A质量手册；B程序文件；C质量记录技术文件:D产品资料；E工艺资料；

标准类文件：F公司标准；G国家标准；H企业标准 2.2保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.3密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起，有左右件区分的左件在前，右件在后。并编制资料目录。

5.对所有公司质量文件和技术文件系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），并按一定次序排列和存放。

6.每年年末对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的资料进行修补和复制。

7.对文件资料的收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报送的资料原件保存，并建立台账。

8.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

9.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；

2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作

1.资料一般仅供在文控中心保存，公司工作人员如需借阅时，须登记后方能调阅。

2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3.借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

4.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；

5.注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7.公司内文件资料利用的方式有：

1)提供文件资料原件；

2)提供文件资料复印件；

3）根据各部门需要下发资料复印件。

第四章文件资料的发放

1.产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件，由文控中心文控员按以下要求统一发放。

1.1产品图样和设计文件的发放范围规定如下：公司内部一套，加盖原件受控章后放入原始文件档案柜；供方由制造采购部发放加工零（部）件产品图样一份。

1.2由供方提供的产品图样和设计文件由制造采购部填写复印申请单（），并在文件和资料发放清单（）上签字后，从文控中心文控员处领取。采购部填写资料发放清单，将该清单和资料一同发给供方，并要求供方在接到资料后，将该发放清单签字后返回，以确认资料是否发放到位。

2.外来产品图样和设计文件外单位发来或各单位待会的外来产品图样和设计文件（包括顾客提供的资料），应及时到文控中心文控员处归档，由文控员统一建立台账。

3.工艺文件

3.1过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、入厂检测报告等在文控中心文控员处归档，供相关单位查阅。

3.2作业指导书由产品工程师发放到各车间使用，出厂和入厂检验报告由检验员统一保存后定期交给文控中心处归档。

3.3产品更改通知单由技术专责发放到技术部、质管部、生产采购部等单位，试制与更改的图纸签字盖章后交文控中心文控员处复印，原件存档，复印件由技术专责随更改通知单发放到入口检验和制造采购部。技术专责需把更改通知单及图纸发放到相关单位的技术员处，再由技术员发放至本单位相关人员。接收人需在设计更改发放清单（）上签字。

4标准资料

公司制定和购买的标准及其他企业标准、国家标准由文控中心文控员建账发放。5其他

更换或增加的技术文件随更改通知单一起发放，不在单独建立发放台账，作废的技术文件由技术专责在发放更改通知单及新图时收回，送交文控中心文控员，由文控员加盖“作废保留”印章予以标识，并建立台账。

第五章文件资料的鉴定和销毁

1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文控专员填写《公司文件资料销毁审批表》交部门主管人员审核，经总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第六章附则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2．本办法由质管部解释、补充。自颁布之日起生效。