财务报销管理系统的设计与实现论文
硕士学位论文
（工程硕士）
财务报销管理系统的设计与实现DESIGN AND IMPLEMENTATION OF
FINANCIAL REIMBURSEMENT
MANAGEMENT SYSTEM
周雪
哈尔滨工业大学
2011年6月
国内图书分类号：TP311 国际图书分类号：621.3
学校代码：10213
密级：公开工程硕士学位论文
财务报销管理系统的设计与实现硕士研究生：周雪
导副
师：马培军教授
导师吴雅琴高级工程师
申请学位：工程硕士
科：软件工程
学
所在单位：软件学院
答辩日期：2011年6月
授予学位单位：哈尔滨工业大学
Classified Index: TP311
U.D.C: 621.3
Dissertation for the Master’s Degree in Engineering
DESIGN AND IMPLEMENTATION OF
FINANCIAL REIMBURSEMENT
MANAGEMENT SYSTEM
Candidate ：
Zhou Xue Supervisor ：
Prof. Ma Peijun Associate Supervisor: Senior Engineer Wu Yaqin
Academic Degree Applied for ： Master of Engineering
Software Engineering School of Software June, 2011
Speciality ：
Affiliation ：
Date of Defence ： Degree-Conferring-Institution ： Harbin Institute of Technology
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摘要
财务报销是每一个单位内部基本的管理和活动要素。在当今快速变化的商业环境中，业务软件的发展推动企业对信息化的需求不断提高，公司希望通过高速有效、交互性高的财务报销管理软件来优化企业财务业务流程的管理，降低财务部门的工作量，减少员工及领导在财务报销上的精力损耗。
本文首先说明课题的来源和背景，针对企业的实际情况及财务报销管理系统的特点，通过对目前各种流行技术的全面的比较，并对本领域相关的理论深入研究分析，对系统进行全面的梳理和优化后，最终确定了系统的建设方案：针对公司原有报销流程业务，根据公司的实际办公环境采用LotusNotes/Domino
平台为开发工具，同时在其之上通过对报销业务流程进行建模、分析和优化，此业务流程管理系统是以知识管理为工作的中心，以互联网为前提的平台，增强了报销业务流程的灵活性和适应性。
本系统采用B/S结构，数据库采用Domino的文档型数据库。在数据库分
布上考虑到报销单据的数据量庞大，按照各类报销业务的数据量分布以及单据内容特点，将财务报销管理系统的报销库分为：借款、差旅、交通费、招待费、日常费用、其他费用几个数据库，分类别存贮报销单据，并利用同步索引机制将几个数据库中的单据状态实时更新集中起来。
在财务报销管理系统内部模块间交互、与外部财务ERP系统等交互连接时，采用面向服务的体系结构思想实现系统的松耦合，屏蔽平台的相关性。面向服务的体系结构能够令使用者很容易地将业务流程与系统进行绑定，通过XI 制证技术实现服务封装，避免了资源与时间的浪费。由于应用了业务流程关系很有效地降低了其自身的繁琐程度，使得面向服务的组件得到了更高的使用率。
本文以提高业务复杂度、增强系统交互性为目标，充分利用Lotus的技术
和平台优势，结合业务流程管理思想的一般要求和财务报销的实际情况，将系统封装成粗粒度的服务接口，实现了一个财务报销管理系统，为财务报销及相关管理信息提供合理的管理平台，保证了在合理的监管控制之下企业内工作有效地执行。
关键词：财务报销管理；业务流程管理；XI制证；同步索引
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Abstract
Financial reimbursement is the basic management and essential of activities in every corporation.The business environment changed rapidly at present,and the development of software business promotes companies to increase the demands of information technology,the companies are eager to build the business environment with efficient and interactive financial reimbursement and management software.In order to optimize the management of business processes,reduce the workload of the financial sector,reducing staff and leadership in the energy loss on financial reimbursement.
This article argues that the subject source and background for the actual situation and the characteristics of financial claims management system.Through with a variety of popular technologies present a comprehensive comparative,and do deep related,comprehensive analysis of the system and optimized to finalize the system's building program:according to the original claims of the company business processes,and the company's actual office environment,I use Lotus Notes/Domino platform development tool.On the other hand,through modeling, analysising and optimizing the business processes on the reimbursement,based on the net,enhance reporting flexibility and adaptability of business processes.
The system uses B/S structure,and Domino's document database.Consider the high volumes according to various types of reimbursement business data content,I distribute the database to:loan,travel,transportation,hospitality,daily fees,other costs of several databases,store documents by sorts.
In Financial reimbursement management system,the interaction between the internal modules and connection with external financial ERP system, service-oriented architecture can achieve loosely coupled of systems and shielded the relevance of platform.Service-oriented architecture enables users to complete the task that connected business process to the base system easily,in that way it can save time and IT resources;and the relationship between business processes can make service-oriented components re-use,thus minimizing the complexity of the business process itself.
This article regards increasing the degree of operational complexity and
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enhancing the system as the goal of interactivity.It fully use of Lotus technology and platform advantages,combining business process management thinking and the actual situation of the system,packaging the systems into service interfaces,to achieve the financial reimbursement management system so that all the work of the organization are in effective management and monitored;and all kinds of knowledge accumulation,management,utilization,to provide the support for the leaders to made decisions.
Keywords:Financial reimbursement management,Business Process Management, XI,Synchronization Index
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目录
摘要.....................................................................................................................................I ABSTRACT..........................................................................................................................II
第1章绪论 (1)
1.1课题来源 (1)
1.2课题研究的背景和意义 (1)
1.2.1课题研究的背景 (1)
1.2.2课题研究的意义 (2)
1.3与课题相关的国内外研究综述 (3)
1.3.1财务报销现状研究 (3)
1.3.2财务报销管理系统现状研究 (3)
1.3.3业务流程管理现状研究 (4)
1.3.4Lotus Domino/Notes的发展过程 (5)
1.4本文的主要研究内容 (6)
第2章财务报销管理系统的需求分析 (8)
2.1系统概述 (8)
2.2非功能性需求及系统设计原则 (8)
2.3功能性需求 (9)
2.3.1报销管理 (9)
2.3.2流程管理 (11)
2.3.3额度管理 (12)
2.3.4配置管理 (12)
2.3.5凭证管理 (13)
2.3.6角色及权限可设置 (14)
2.3.7查询统计 (14)
2.4用例分析 (16)
2.5概念模型分析 (17)
2.6审批流程分析 (19)
2.7本章小结 (22)
第3章财务报销管理系统的设计 (23)
3.1功能模块设计 (23)
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3.2访问控制权限的设计 (25)
3.3财务报销审批模块的设计 (27)
3.4财务报销凭证模块的设计 (36)
3.5财务报销额度模块的设计 (37)
3.6财务报销配置模块的设计 (39)
3.7开发环境设计 (41)
3.8技术与业务架构设计 (42)
3.9本章小结 (46)
第4章财务报销管理系统的实现 (47)
4.1财务报销数据库的实现 (47)
4.2财务报销审批模块的实现 (47)
4.3财务报销凭证模块的实现 (56)
4.4财务报销额度模块的实现 (57)
4.5财务报销配置模块的实现 (61)
4.7本章小结 (63)
第5章财务报销管理系统的测试 (64)
5.1测试目标 (64)
5.2系统功能测试 (64)
5.2.1测试方法及环境 (64)
5.2.2功能测试 (64)
5.3系统性能测试 (70)
5.3.1测试方法及环境 (70)
5.3.2压力测试 (71)
5.4测试结论 (72)
5.5本章小结 (73)
结论 (74)
参考文献 (75)
哈尔滨工业大学学位论文原创性声明及使用授权说明 (78)
致谢 (79)
个人简历 (80)
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第1章绪论
1.1课题来源
财务报销是每一个单位内部基本的管理和活动要素。业务软件的发展推动着企业对信息化的需求不断提高，基本的财务软件已远远不能满足管理的需要，费用支出控制是目前企业最为关心的一个财务环节，虽然仍有一部分企业还是使用着传统的手工管理方法，费用报销一直手工操作，预算人为控制，使员工和领导耗费大量的时间与精力，同时财务部门工作量也十分巨大。
越来越多的企业都在追求更安全、更高效的管理方法。在竞争激烈、千变万化的市场环境中，针对财务工作中存在的报销流程手工操作、数据不能远程处理、财务中心和事业部核算缺乏统一性、反映公司命脉的财务信息数据不能及时准确地获取等诸多问题，采用办公自动化（Office Automation，简称OA）
并整合业务流程管理（Business Process Management，简称BPM）概念对财务
报销管理系统的变革是会计电算化在企业全面推动的有利补充[1]，扩大了企业
信息化的范围，提高了内部管理层次，能够极大的改善现有财务对费用控制的模式。
本课题的名称是《财务报销管理系统的设计与实现》，目的是利用BPM的方式对神州数码财务报销业务流程进行整合，为了增加系统的可扩展性，通过实现Web Service来实现整合系统的管理。在设计过程中，充分利用了面向服务
的体系架构的服务分析、建模等思想[2]，面向服务的体系架构的英文为Service-Oriented Architecture，以下简称SOA。
1.2课题研究的背景和意义
1.2.1课题研究的背景
神州数码（中国）有限公司的使命是数字化中国，以释放信息技术的力量，推动中国社会信息文明的进程。神州数码拥有着多年的协同办公经验积累，结合企业自身的信息化发展战略，开发出大量实用而有效的办公自动化应用，解决了流程电子化问题。
办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，信息的传递由协作工具无序、自主发散地进行。这种协作方式没有规范的管控观念，缺少清晰明确的OA定义和规范的技术手段。所以要进一步完
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善协同管理的理念，否则就无法很好的实现组织上各种跨度的以个人为中心的协作平台。
自定义表单和工作流引擎同时构成了传统协同办公系统的根本要素，使得工作流在这两个功能之上就能正常的进行流程流转[3]。工作流能够使工作事务在多人之间有效流转，而带来协同应用效果，也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。只有把公司所有的业务集成到同一个工作流平台，才能实现无论什么样的平台、开发商是谁，都能将全部应用的整合。将业务整合的前提是工作流组织的连接方式是松耦合的，这样才能确保应用组件全面统一在公司的工作流中并能对公司业务流程进行全面的监管控制。由此引入业务流程管理概念，使其能将应用系统、交互界面、硬件设备、用户全面优化整合，获得全方位的管理模式。将业务流程管理整合在在原有OA平台之上将是十分有战略性的策略，它可以带来加强系统扩展性和适应能力、优化业务流程的益处。
1.2.2课题研究的意义
为了公司业务需要，企业中一般会同时应用若干的应用系统，所采用的技术平台也不仅仅一种，当这些复杂的应用平台和系统同时存在时，如何将他们集成为一个整体则是一项难题，需要花费漫长的周期和高昂的成本才能建立出新的集成系统。传统OA有它的局限性和不足，尤其当要将OA系统与公司的其他应用系统集成到一起的时候，系统的复杂程度和技术平台都会成为很大的阻碍。现今SOA作为新兴的一种体系结构，能够将多种信息技术都结合到其中，为构造分布式系统提供方法，标志着应用系统技术未来的发展方向[4]。它可以为企业带来的是松耦合、模块化的服务，将业务应用功能以服务的形式提供给最终用户或其他服务[5] 。
针对传统OA的不足，结合现今非常流行的BPM与SOA技术，在公司实
际业务的基础之上进行提炼加工一套建立于神州数码企业协作管理平台之上的财务报销管理系统，就可利用企业原有的应用将多种技术融合到一起，多渠道提供服务，以达到保护现有的IT基础建设投资的效果，以模块化的形式添加或更新服务，增加业务变更的灵活性，其目的是让公司的财务报销流程更好地发挥作用，让业务流程更加具有延展性，公司财务管理更加规范严谨，使公司能够在激烈的竞争中脱颖而出，产生巨大的回报：加快产品发展速度，改造客户业务关系等。
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1.3与课题相关的国内外研究综述
1.3.1财务报销现状研究
在九十年代末期，有学者基于知识经济背景提出财务管理创新应集中在观念的更新、目标的重组、内容的调整与拓展三大方面[6]。到了2004年，依据经
济全球化和知识经济的环境，我国的财务管理理论更加着重提出从公司理论、信息不对称理论、道德风险、交易成本和所有权成本、人力资源成本等方面研究公司财务理论的新视角[7] 。
财务报销就是企业或单位的员工将因公业务时所做的经济支出列成清单，与支出凭证一并上报到财务进行核销。财务部经手后对凭证和支出清单进行验收，验收合格后对报销进行签字审批[8]。通过这种报销制度可以有效地保证各单位业务开销的真实性，做到合理合法，保证经济管控的准确与透明，是公司内部管控的重点。不过在财务报销的实际应用和管理中，仍然存在着诸多弊端，比如财务审批核实报销的机制尚不完整，在管理上的力度也不够大[9]。就我国国情来看，在财务监管制度上存在疏漏，民众已经惯性思维的认为不管何时何事都能拿到单位去报销，这是因为公有制经济在我国长时间实行导致的，这会使在财务上造假的行为愈加恶化[10]。于是将企业或单位财务报销制度进行优化，加大公司内部管控力度，提升公司职能，使得公司能够得到更好的发展和高的利润，成为企业财务管控的发展方向。
1.3.2财务报销管理系统现状研究
从企业规模上看，迫切希望应用财务报销管理系统的企业不外乎三种[11,12] ：（1）大型或独资企业，如一汽丰田、三菱电机、耐帆包装、哈尔斯通创为实、糖果动力等，这类企业具有国际视野，费用管理理念更为先进，乐于接受新信息技术的支持；
（2）行业领军企业，如中兴通讯、迈瑞生物医疗电子、万科地产、航天科工、广药集团等，这类企业信息化水平普遍较高，费用管理进一步跟国际接轨；
（3）处于快速发展起的本土新锐中小型企业，希望通过精细的费用管控，支撑其持续、健康发展。
与传统手工报销流程相比，电子化报销的流程是对手工流程进行合理的抽象化之后自定义到系统中，其运转和执行由系统工作流引擎驱动，当某一节点
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完成相关操作后自动跳转到另一节点，直至流程结束[13]。由此可以进一步提高财务业务的规范性，提高业务效率、减少手工操作，便于事业部审批，实现对财务报销的电子化管理，并通过接口功能，根据独立系统中的数据，自动生成会计凭证。
信息化技术越来越发达，现在已经有不少公司应用财务报销软件来增强企业的财务报销管理。但是如果公司内没有实现对财务业务的整合分析，没有从原始业务的初始生成点进行扩充，就会导致企业财务审批流程比较繁琐、整体财务工作效率底下、表单的填写和费用计算时会出现人为性质的错误等诸多问题。将申报、额度控制、审批、核算各数据源高度统一融入报销系统，既能够避免数据孤岛现在审批环节之间出现，又能够通过系统固化报销流程的关键控制点，较为准确地监管企业内部控制体系[14]，避免监控点的脱节。
财务报销电子化，可以通过建立的信息系统，将财务报销的流程进行电子化流转，可以达到的效果是：员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请；领导则可通过签字权限的控制，在任何时间、任何地点进行审批；财务部门对申请内容审批核实后会将报销信息传给财务系统录入凭证，并在凭证库中生成与报销单唯一绑定的报销凭证单。随着技术不断地更新，财务报销管理系统会提供更加合理的报销业务流程监管方式，更加强大的系统功能，为企业带来更多效益。
1.3.3业务流程管理现状研究
在全球著名咨询机构Gartner公布的最新十大战略性技术中，BPM位列所
有IT技术榜首。部署BPM将是企业提高组织内部的敏捷性、促进业务流程的改进以及增强灵活性和适应性的关键且带有战略性的决策。尽管BPM技术在国内从概念、方法、产品到客户认识都还存在诸多问题，不甚清晰，但BPM 技术和客户认知正在以不可逆转的速度高速成长。2003年，Howard Smith和Peter Fingar正式明确地提出了BPM概念[15]，企业管理和信息技术在企业中的
应用共同组成了业务流程管理的概念，使之自本世纪初到现在都在信息化方面占领着重要地位。
业务流程管理拥有着信息技术领域经典的管控理念，在公司内部应用有力的促进下得到了跨组织的发展。从管理的角度看，它是业务流程再造（Business Process Reengineering，简称BPR），使得业务流程为核心的管控理念得到延伸
扩展。从企业应用角度来看，它以工作流（英文Workflow）及其相关技术为根本，并在此之上进一步壮大。他作为现代公司应用系统的核心能根据业务流程
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进行建模：通过对业务流程通过分析后建模，然后再进行模拟，进一步优化后得到的协同管理控制功能。
我们可以很容易地得到使用SOA或不使用SOA的BPM，反之亦然。Kaushal
在Forrester研究机构所发表的分析报告中指出38%超过1000员工的公司实际
上并没有使用SOA或是并没有计划使用[16]。正在使用或开始使用SOA的公司
中，且不管他们是否是形式上的或者只是追随潮流，40%左右实际上并没有一个很明确的发展策略。“80/20规则”似乎意味着八成的人没有或者不会在组织
中真正实现SOA，它是将异构平台上应用程序的不同功能部件（称为服务），
通过这些服务之间定义良好的接口和规范，按照松耦合方式整合在一起，即将多个现有的应用软件通过网络将其整合成一个新系统[17]。现如今，企业逐渐认识到面向服务的SOA架构能提供目前最佳的复用架构体系搭建模式。它能将刚性的、且彼此孤立的应用、系统和数据转变成灵活的、易于复用的软件组件[18] 。
办公自动化系统的主要核心功能是以收发应用为核心的流转类应用模块，结合企业内部实际情况定制开发符合各项业务需求的特色功能，满足各个科室的日常管理和工作需要[19]。它作为公司部署协同管理的根本，注重以个人为中心，并把这一特点在国内的企业管理软件行业中进行了充分的展示，使企业内部员工共享资源更加便捷，工作效率更高。企业经营管控包括对业务事务的管控和组织结构也就是人的管控。协同工具将无序的消息以个人为中心进行发送，但是业务流程管理的重心在于公司从顶至下的战略到执行的流程，高视角全方位的管控形式，随时优化管理，使其更加规范，把流程作为管理结构的核心，以端到端的形式进行协作。
BPM强调的是一种全生命周期的流程管理，它不仅包括了流程的自动化，和流程的实时有效地跟踪与监控，还会更多地去与业务部门一起来梳理流程、管理流程、改进流程。BPM不同于OA的流程自动化，也不仅仅是工作流。既
可以满足OA流程的快速应用，可以满足工作流程的个性化定义。不仅能够做到以组织架构为基础的动态的角色管理，也能实现跨系统的异构整合应用[20]
。
BPM能够增强OA在管理规范性和管控方面的不足。
1.3.4Lotus Domino/Notes的发展过程
Lotus Domino/Notes在现今工作流平台市场上毋庸置疑的处于头筹位置，
是业界中的标准、先锋[21]。Lotus Domino/Notes自1989年推出以来，共有三次
跨越。
前期阶段是自1989年第一个版本发行直到R4.5版本在1996年诞生[22]。此
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时期将C/S应用从理论推动为现实，奠定了此领域的领先地位，是业界首套真正严格意义上的商用C/S软件[23] 。
随后的阶段是R4.5版本过渡到2002年全面使用R5版本得阶段。成熟的Domino技术得到了飞速迅猛的发展，它为基于Web的协作技术应用的推广起
到相当大的作用，并且协助广大用户将电子化的协作工作实现出来[24]。更为重
要的是在此阶段，Lotus作为一个成熟的写作平台提供商，将自己定位于IBM 电子商务e-business大战略中，在Domino/Notes应用的基础上，开发出基于其
上的Lotus系列其他软件，常见的有：专业化的文档管理Lotus Domino.Doc；
实时习作平台Lotus Sametime；企业培训解决方案Lotus Learningspace；知识发
现服务器Lotus Discovery Server；无线、企业集成[25] 。
第三阶段，2002年10月Lotus6发行至今。Lotus6是Lotus发展过程中一
个重要的里程碑。Lotus6全面支持J2EE，这就意味着Lotus软件从一个专有的
平台级产品转向了彻底开放的业界标准[26,27] 。
Domino可以利用自身作为Web服务宿主服务器，实现基于自身数据库和Java技术的Web服务[28]。也可以借助.NET环境并利用Domino的后台库开发基
于.NET的Web服务。如果结合Web sphere的J2EE环境、适当的SOAP类和Domino Java对象，可以将已有的Domino应用中所需要的部分开发为Web服务。
同时Lotus Domino/Notes可以借助Apache SOAP或SOAP4J实现基于Java的
Web服务消费者，在Windows平台上使用MS SOAP Toolkit完成基于COM组
件的Web服务消费者的构建[29] 。
1.4本文的主要研究内容
本文的目标是，针对现有的财务报销系统的一些局限性，通过借鉴业务流程管理思想与面向服务的架构思想的相关的优势和实现技术，结合本人在实习公司的实践和对神州数码现阶段的财务往来和报销管理相关业务的分析、公司实际的财务业务流程管理方式，研究和实现一个基于Domino数据库技术、代理以及Web Service接口的，功能较为完善且系统拓展性比较高、财务报销业
务流程更加合理的财务报销管理系统，这也是作者在实习期间所研究的课题的主要内容。
本课题研究的主要内容包括以下几个方面：
（1）系统开发的必要性从目前公司内部应用情况出发，从重用、优势互补和企业流程重构三个方面分析出财务报销管理系统开发的必要性，同时看到本课题的提出对公司今后发展的有利方面。
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（2）财务报销管理系统的相关技术与功能分析分析目前财务报销业务和财务报销管理系统的现状，找出不足，并结合业务流程管理思想与面向服务的架构思想的相关的优势和实现技术设计出符合本公司应用的财务报销管理系统。
（3）系统的实现与数据库设计论述了如何基于Domino平台实现财务
报销管理系统；系统采用B/S架构，在数据库分布上考虑到数据量庞大，将数据库按类别分为多个，通过同步索引机制将数据库中的数据实时更新集中起来。在财务报销管理系统内部模块间交互、与外部财务ERP系统等交互连接时，采用面向服务的体系结构思想实现系统的松耦合，屏蔽平台的相关性。本文以提高业务复杂度，增强系统交互性为目标，充分利用Lotus的技术和平台优势，
结合业务流程管理思想的一般要求和财务报销的实际情况，将系统封装成粗粒度的服务接口，实现了一个财务报销管理系统，使组织中的各项工作均处于有效的管理和监控之下；并对各种知识进行积累、管理、利用，为各级领导的决策提供有效的支持。
本文的组织结构如下：
第一章绪论主要介绍了课题的研究背景和意义，简要概述了财务报销管理系统的相关知识，介绍了与课题相关的国内外研究现状，提出了本课题的研究内容。
第二章是系统的需求分析。根据系统的业务需求和设计目标，分析系统的功能，对系统用例和报销审批流程等进行了细致论述，为系统体系架构的设定和功能模块划分做好分析和准备。
第三章是财务报销管理系统的设计，从整体模块入手并逐步细化设计，同时完成了数据库设计，设定好开发环境和系统架构，为系统的开发实现打下基础。
第四章财务报销管理系统的实现，针对各个模块所做的具体的实现进行了介绍，并将财务报销管理系统内部模块间的接口和系统与外部其他系统交互的接口实现进行了详细的介绍。
第五章是对系统的测试工作的介绍，分别从系统的功能测试和性能测试两方面着手，对系统的相关测试并得出测试结论。
最后一章结论，总结了本论文的主要成果，指出了系统的优点和不足之处，并且展望了今后的研究方向。
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第2章财务报销管理系统的需求分析
2.1系统概述
通过对神州数码现阶段的财务往来和报销管理相关业务的分析，结合本人在实习公司的实践，得出了如下需求。财务报销工作是财务会计工作的重要一环，所有支出都要通过财务报销流程进行审批后方可付款或冲借款，并通过财务SAP R/3的接口功能，与目前财务部门所使用的SAP R/3财务系统实现对接，
根据独立于系统中的数据，自动生成会计凭证。与报销相关的申请或审批流程都要在报销流程中进行关联，包括借款、报销、业务接待申请、报销额度控制等。
2.2非功能性需求及系统设计原则
财务报销管理系统面向的用户群体是公司全体员工，包括从总裁到普通职员，所以系统要有统一友好的操作界面；报销种类繁多业务复杂，所以要尽量操作简单通俗易懂，适合全公司各岗位员工都能便捷的使用，并提供使用帮助文档链接。为了保证多用户并发使用系统时仍然持续稳定的运行，所以要注重系统的稳定性。
为了提高系统重用率，为以后的业务或系统做准备，系统也需要有较好的模块扩展性；系统需要管控多种用户角色，同时使用系统进行报销业务的用户会很多，所以系统一定要有较强的承载性。由于报销业务数据量大，报销单据及相关配置数据都会存放到服务器上，此服务器作为数据仓库的同时还要作为工作流引擎保证流程能够正常流转，所以服务器需要有较高的承载性，合理安排数据库的分布，在数据处理上尽量降低数据传输。
出于安全性考虑，对用户和管理员的角色权限要严格控制，财务金额统计计算时一定要保证数据的准确性，并且在审批过后除非极特殊情况，否则财务相关的数据是不可更改的。审批过程中为避免申请表单被他人恶意审批，需要对审批人的签字权限加以控制，无表单对应审批权限的人员无法对表单进行审批。
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2.3功能性需求
财务报销管理系统中包含了申请提交、额度控制、费用核算、审批、凭证记录多项功能，充分避免了流程环节出现孤立数据。将业务流程与表单加载绑定能够精确地部署企业内管控制度，不会造成流程环节脱节。下面各小结分别介绍财务报销管理系统的功能模块需求。
2.3.1报销管理
报销管理是本系统最基本也是最主要的功能。系统需要提供的报销类别有：境内差旅报销、境外差旅报销、劳务费报销、礼品报销、办公用品费报销、交通费报销、交通费报销（额度制）、员工培训费报销、招待费报销、加班餐费报销、会议费报销、移动通讯费报销、市场及宣传费报销、其他费报销。另外，除了提供报销费用的功能，根据公司实际业务需要，系统还要提供借款申请功能，用户提交借款申请交由部门领导和财务部进行审批。
用户可以自己提交申请，也可以为他人代办申请。用户进行报销或借款申请时，要求财务报销系统能提供固定填写格式并自动带出申请的有关资料，以减少手工输入信息工作量。需要考虑到各个事业本部的费用科目设置，员工在不同的事业本部下拥有不同的费用科目和成本中心，相同平台中不同科目编号也有区分，使全国各平台员工可以按照不同类别报销，并设立不同的科目编号。
财务报销管理系统需要从后台获取并提供到报销表单上的信息有：员工信息，包括组织机构、员工个人信息等，每个正式员工都归属到对应的成本中心下，便于报销结算；报销信息详尽，根据报销类别分别细化每项报销细节，如借款事由、出差行程、耗材、办公费等；为了业务需要，有些报销单需要提交附件，作为财务审核的报销依据，所以要能有添加附件的功能。在员工提交申请和表单审核过程中，系统要能够自动对用户所填写的某些信息进行填写项判断检验，包括：必填数据是否已填写、固定格式的数据所填写格式是否正确、涉及到金额的填写时所填写金额是否符合正确范围之内。
财务报销涉及到大数据量的财务计算，系统需要提供自动计算报销总金额及随报销发放的补助金额、报销冲借款金额等。对于不同报销类别，要将信息分录，如借款、差旅、耗材、招待费等等，生成的分录数据包导入财务系统生成财务报销凭证。为了降低伪造签名的风险度，采用电子数据签名给凭单签名，同时为了保证数据的一致性，在数据录入系统后，非特殊情况不能修改。
对于通用的报销审批功能，表单提交审批时系统需要作出如下操作：
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（1）检查成本中心是否冻结。
（2）计算金额。
（3）检查必填的内容包括：报销地点、成本中心、金额要大于0、币种、结算方式、如果是一卡通则币种只能是“人民币”、如果是一卡通则检查一卡通
号码、联系电话、内部订单是否可以报销。
（4）如果结算方式为“电汇/信汇/汇票”，则检查：收款单位、账号、
银行、城市。
（5）检查“终审”必填。
（6）对于可以冲销借款的报销单，检查用户是否有借款没有冲销。如果结算方式为“还限额支票”则只能选择借款类型为“限额支票”的借款。反之，
如果不是“还限额支票”，则不能选择类型为“限额支票”的借款。
（7）检查各项报销明细数据的填写是否完整。
（8）创建表单序号（驳回后再提交表单号不变化）。
（9）如果有冲借款，给借款添加“冲销中”的标记。
对于借款申请，系统需要提供以下几项控制点：
（1）临时员工、派遣员不能借款。
（2）被冻结的成本中心不能借款。
（3）不能跨公司借款，系统判断人事范围为1和E开头的能借款。
（4）只能申请一笔差旅费借款，根据费用科目后三位是否为“差旅费”
判断。东区、北区没有差旅费借款。
（5）境内差旅费、一卡通结算、支票结算只能选择人民币。
（6）定额支票大于和等于1万元时必须填写收款单位。
（7）限额支票大于和等于1万元零1时必须填写收款单位。
（8）电汇\信汇\汇票时必须填写收款单位、账号、行、市。
（9）生成表单编号规则同报销。
（10）在文档归档后，出纳审核岗可以填写金额和票号，当金额不等于借款金额时，系统提醒。
（11）制证岗可以进行冲销确认和取消冲销确认，可进行冲销确认的条件为制证岗、凭证号不为空、借款单不在冲销中且操作日期等于出纳确认日期。
（12）当借款被冲还时，在审批明细处记录日志。
（13）出差申请表中除备注外，全部必填。
（14）会议费申请表中，会议名称、会议时间、会议类型、会议地点、参会人数、参会人员、会议内容、日程安排必填。
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（15）培训目的、课程名称、培训公司、培训讲师、培训开始时间、培训结束时间、培训地点、参训人员级别、参训人数、培训形式、培训类别、是否签订外派培训协议、费用明细均必填，至少填写一个参训人。
2.3.2流程管理
财务报销管理系统是依托在工作流引擎上，根据流程定义和配置推动流程的流转。申请单在审批过程中要根据系统定义的审批权限和流程来明确记录审批信息及结果，其中流程可以清晰的反应出业务流程状况，并能根据实际数据情况自动判断流程分支和路径。每个环节都提供网页的浏览查看和消息、邮件的通知功能。用户能够清晰明了的查看从表单提交开始一直到当前表单所处环节的审批和流转状态，信息要包括：
（1）当前关节基本信息开始时间、环节处理人
（2）流程流转日志
记录以下四项信息：环节编号、环节名称、记录内容包含节点名称、开始时间、结束时间
（3）相关处理人操作日志作、流向环节
（4）请示与审批意见
记录内容包含处理人、处理时间、所做操记录何人何时在哪一环节进行了审批，并逐条
记录审批人的审批意见，为用户随时查看提供方便。
员工填写报销表单时，可以根据自己部门机构的设置来选择部门审批环节的审核人，也可以由系统自动带出后台配置的申请人对应成本中心的审核领导，系统会在表单提交时自动发邮件提醒相关领导。当部门审核通过流程需要通过财务部的审核，对报销事由、金额等如财务库，生成财务凭证。对于流程审批，均采用多级复核，以减少差错和风险。
报销单据的申请、审批、驳回、催办等过程在当前环节审批人操作后自动进行下一环节的流转，并可以填写或选择简短的审批意见。其中的部门一级审批人、部门二级审批人、加签人可以为空，为空则自动跳过。其中的四级审批人均由用户手工填写。财务审核和出纳确认的操作权限由角色来控制，分别是[财务审核]和[出纳确认]。在审批中被审批人驳回或者审批完成通过时，系统均会发邮件提醒申请人和代办人（如果有代办人代理提交了报销申请），如果表单审批过程中被驳回，则表单状态归为“草稿”状态，之前的审批记录扔保留，
申请人或代办人需要根据审批人的驳回原因和意见对申请表单内容进行修改，然后可以继续进行提交。
以上流程管理功能是普通员工和普通流程审批人员的功能权限。系统还需
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要提供超级管理员功能权限，使超级管理员能对流程的定义和配置有维护权限；另外在流程流转中任意一个环节，超级管理员均能够有权限进行流程的强制跳转和环节处理人的变更，这一功能大大增强了系统的实际应用能力和灵活性。
2.3.3额度管理
目前根据公司业务需要，系统仅要求针对交通费报销进行额度制管理。根据公司员工的分类及要求，一部分员工拥有交通费报销额度制管理，按季度划分，在进行交通费报销的时候报销金额不能超出额度库中控制的报销额度上限；有些员工无须额度控制，在实际报销提交时系统自动判断员工是否是额度制员工，并由系统起草表单加载时做出提示，如果员工额度权限与所起草的交通费报销表单的额度制关系不对应，则系统提示并自动关闭当前表单。
额度制员工在进行额度制报销申请时，系统根据额度库控制的预算总额度以及额度报销的执行情况（包括己批准尚未执行的交通费额度、已执行交通费额度、还可申请使用的交通费额度、额度制报销申请的时间审核为一季度只能提交一次等），实现额度的自动预留功能，并在实际报销时实现预算的扣减。
以上分析是在报销审批时，系统要从后台做出的判断。对于额度管理模块需要提供额度信息维护表单，表单包含字段有员工ITCODE、员工姓名、额度、岗位类别、事业部、本部（对应员工信息中的人事子范围）、本部代码、员工编号、成本中心、平台、本部管理员角色（拥有作者权限）、本部管理员名字。
2.3.4配置管理
系统需要进行配置的信息如表2-1所示，包括公司名称的配置、币种配置、公司代码配置、平台配置、报销地点配置、科目配置、成本中心配置、本部接口人配置。通过配置管理实现报销管理的灵活定义可以方便地更新组织机构。当然这些操作需要有一定权限的系统管理员[admin]来完成，以便保证系统的安
全性。
为了使管理员操作起来更加便携，在需要同时对大量数据进行配置的时候，要通过批量导入导出的方式，将要修改的配置数据导入到Excel，管理员修改
后再将Excel中的数据批量导入到配置管理模块对应的配置项，则大大提高了
管理员的工作效率，也增加了数据维护的准确性和安全性。除了系统中列出的手动配置的内容，系统还能够通过后台代理定时地将服务器上的最新数据更新到数据库中，实现自动批量配置数据的导入。