公司制度文件管理办法

公司制度文件管理办法

第一章总则

第一条为进一步提升公司（以下简称公司）内控管理水平，健全完善制度体系建设，推进公司制度文件管理的规范化、标准化、程序化，确保公司管理文件受控，根据《**（集团）有限公司制度文件管理办法》，结合公司工作实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部室及相关职能部门编制下发的所有制度文件，以及经职能部门确认的公司需遵照执行的外来制度文件的管理工作。

第三条名词解释

管理文件：包括两个文件来源，即外来文件（上级文件转化）和内部文件。其中，内部文件又包括公司级文件和部室级文件。

外来文件：指公司转发的，以及由各职能部门确定的与其管理职责密切相关的法律、法规、政府及行业规范、标准及相关政策性要求文件等。

内部文件：指公司各职能部门依据其职能及主要工作职责制定的长期有效（两年及两年以上）的文件。内部文件主要分为四个层级，即一级核心、二级核心、重要文件和一般文件。

一级核心文件：指与公司治理结构建设、战略规划、重大决策制定相关的制度文件。

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二级核心文件：指综合性的、全局性的涉及公司重大经营管理事项，重点在人力资源管理、财务控制、设备物资管理、产业投资、业务控制、环境治理等与三重一大决策事项紧密联系的相关管理制度文件。

重要文件：指公司经营管理工作及相关专业领域业务流程实施要求方面的管理制度文件。

一般文件：指对公司日常管理活动进行规范管理的制度文件。

第二章职责分工

第四条各职能部门负责本系统外来文件的整理、评审、适用性评价及更新工作；负责本系统内部文件的起草、修订、废止工作；负责组织确定制度文件的所属层级；组织有关部门对文件内容的合规性、管理要求的适宜性以及与其他文件存在的关联性等进行评审，提出公司文件审定程序的建议；负责对本系统制定的内部文件进行解释说明、开展相关业务培训以及对后续实施情况开展考核。

第五条综合办公室（法律事务）负责对内部文件的合法合规性进行专业审查,并出具审查意见。

第六条公司综合办公室依据《公司公文处理管理办法》等有关规定，负责文件的发文复核、公文考核，包括对文件发文格

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式、规格、流转程序等进行审定；负责制度文件的归档管理及相关考核工作。

第七条党群部是公司党群部门管理类文件的归口主管部门，综合办公室是公司行政部门管理类文件的归口主管部门。主管部门负责将外来文件、内部文件纳入公司制度体系进行归口管理；负责组织制度文件的定期评审工作。

第三章文件管理与控制

第八条公司综合办公室以年度为单位对制度文件进行管理，组织各职能部室对本系统内部文件进行评审，评审主要从两个方面进行：一是对既存文件，主要评审文件内容的合法合规性、管理要求的适宜适用性以及文件适用者的执行考核情况等；二是结合各职能部门管理职责调整及授权变更等情况，对本系统既存文件是否有缺失进行评审。通过评审，形成公司整体文件修订计划，包括修订、废止及新增等计划情况，并明确具体完成时间。

第九条公司制度文件修订计划经汇总审议通过后进行下发，综合办公室对文件修订计划的实施情况进行跟踪督办考评。

第十条公司各职能部门在年初评审本系统内部文件的同时，必须同时对本系统所适用的外来文件进行核查更新，形成本部门外来文件清单，并将文件清单同时报送综合办公室进行统一归口管理。

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第十一条对于公司现行有效的内部制度文件，各职能部室要做好对每一项文件的编号、标识、检索表单、文件清单的管理。

（一）文件编号以部室为单位，按照文件发布生效时间排序，文件编号数字由三位数构成，并在前边加上部室代号。文件修订或废止后，其编号不变，且文件编号与公司发文编号无关系。

（二）文件标识管理主要依据对文件的划分层级，按照“一级核心”（用“★★”进行标识）、“二级核心”（用“★”进行标识）、“重要”（用“●”进行标识）、“一般”（用“○”进行标识）四类进行划分，各职能部门应依据其管理事项和主要职责，经与党群部、综合办公室沟通后，确定每项文件的级别并用相应标识标注。

（三）为了便于文件的检索、查阅和评审，使公司管控体系与制度文件体系进一步对接，各职能部门要依据每一项制度文件的实际情况，填写公司内部文件表单，当文件发生变更时，要同步做好对相应表单的调整更新工作，同时做好制度文件管理的更新维护工作。

（四）公司综合办公室需在全公司范围内对制度文件清单进- 4 -

行公示，各职能部门需依据年内文件的变更情况，及时更新调整本系统文件清单，并报送至公司综合办公室，以便汇总留存。

第四章文件的新增、修订和废止

第十二条根据职能定位和职责变化，各职能部门需要新增或修订文件时，为规范文件内容，便于文件阅读和后期评审，新建或修订制度原则上文件内容要采用标准撰写模板，内容涵盖目的、适用范围、名词解释（必要时）、制度要求、附则（流程图、相关文件、有效期限）、以及对文件要求的执行情况实施检查等。

第十三条对于新增、修订的制度文件，文稿起草后，需由拟稿部门组织相关职能部门对文件内容进行评审（根据文件性质可采取会议研讨或书面反馈意见等不同评审方式），以确保文件合法、合规，以及与其他相关文件之间的统一适用。

第十四条对于新增文件，拟稿部门组织开展对文件评审时，需会同相关部门确定该制度文件的级别；对于重新修订的文件，原则上修订后的文件级别与修订前级别保持一致。

第十五条对于新增或修定后的文件，公司法务需出具法律审核意见，意见主要依据文件的级别而定。

第十六条文件起草、评审、征询法律事务部意见后，由公司综合办公室对文件发文格式进行统一审核，并依据不同级别履行发文审议程序。

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第十七条对于公司一级核心文件应依次提交公司党总支会、董事会研究审议；二级核心文件应提交公司总经理办公会审议；重要级文件应提交公司总经理办公会审议，以上级别文件经集体决策会议审议通过后，由公司主要领导签署下发。一般级别文件由部门主要负责人审定后签署下发。凡直接涉及职工切身利益的重要及以上级别规章制度文件，如有需要须经职工代表大会讨论通过后，提交相应决策主体审定下发。经相关决策机构审议通过的制度文件，行文时必须会签相关部室及法律事务部意见，留有会签痕迹后才可下发执行。公司党群类制度文件不具体划分文件层级，主要依据公司三重一大决策事项清单要求和各部室职责权限，由相应决策主体审议通过后下发。

第十八条对于非修订而直接废止的文件，各职能部门原则上应依据该文件的级别，组织各相关部室开展评审工作（根据文件性质可采取会议研讨或书面反馈意见等不同评审方式），主要从该制度文件的内容与其他文件之间的联系、废止该文件对其他文件所产生的影响角度进行评审，评审通过最终决定废止的文件，需依据文件级别，履行不同审议程序完成废止工作，即对于公司一级核心文件应提交公司党总支会研究审定通过；二级核心文件应提交公司总经理办公会审定；重要级文件应提交公司总经理办公会审定；一般级别文件由部门主要负责人审定后废止。凡直接涉及职工切身利益的重要及以上级别规章制度文件，需经职工代表大会讨论通过后，提交相应决策主体审定后废止。

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第五章文件查阅和信息化管理

第十九条公司管理制度文件清单将定期在公司范围内公布，使用人可根据需要向文件发布部门申请查阅具体文件内容。所有文件均为公司内部使用资料，任何人不得以个人名义私自对外提供。

第六章文件管理考核与评价

第二十条各职能部室对本系统制度文件依据此办法的管理情况，将由公司综合办以年度为单位开展内控评价工作，主要核查其发文流程、文件标识，制度系统的管理情况等。

第二十一条各职能部门对本系统制度文件的管理情况，即作为各部室年度重点工作纳入考核。

第七章附则

第二十二条公司的制度及制度管理体系建设档案属于公司内部资料，未经公司领导同意严禁向外提供。否则，按照《员工奖惩条例》的处罚规定进行惩处。

第二十三条本办法自发布之日起实施，解释权归公司综合办公室。

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附件：1.制度编写推荐模板

2.内部制度文件表单

3.内外部制度文件清单

4.制度文件变更流程评审检查表

5.制度文件修编废止管理流程- 8 -

附件1

制度编写推荐模板

**公司XXXXXXX

管理办法

（范本）

第一章总则

第一条目的....................................................................................

第二条适用范围............................................................................

第三条名词解释（适用时）.......................................................

第二章具体内容

第四条.………………………………………………………………

第五条……………………………………………………….………

第六条……………………………………………………….………

第三章具体内容（根据文件性质可设多个章节）

第七条.………………………………………………………………

第八条……………………………………………………….………

第九条……………………………………………………….………

第x章附则

第n+1条流程描述（适用时）（如有流程图，附正文后）…………第n+2条相关文件......................................................................

第n+3条本文件有效期限5年（适用时）............................

第n+4条本文件自发布之日起实施，解释权归公司XXX部

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附件2

公司内部文件表单

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附件3

公司文件清单

年度：

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附件4

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附件5

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