企业内容管理系统

企业内容管理

企业内容管理，是为客户提供的一种应用软件，它管理、集成和访问从音频、视频到扫描图像的各种格式的商业信息，对象范围比传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据更广，除了一般文字、文档、多媒体、流媒体外，还包括Web网页、广告、程序（如JavaScript）、软件等一切数字资产(Digital Asset)，即所有结构化的数据和非结构化的文档。内容管理解决方案重点解决各种非结构化或半结构化的数字资源的采集、管理、利用、传递和增值，并集成到结构化数据的信息系统中，如ERP、CRM等，从而为这些应用系统提供更加广泛的数据来源。

随着IT应用的深入普及，各行各业都积累了大量的信息资源。科学管理和合理开发这些内部和外部信息资源已经成为企业正确决策、增强竞争力的关键。最近一项A.T.Kearney研究指出，"缺乏有效发布能力的数字内容每年会花费公司7500 亿美元，因为知识型雇员将时间浪费在寻找和获取完成他们的工作所需要的信息上。"在一些诸如政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中，内容和应用程序代码已成为关键性资产。因此，要增强自身的全球竞争力，他们就必须将内容转化为推动商业成功的资产。与此同时，所有行业也都面临着管理各种格式的信息的挑战。客户对数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。研究部门调查发现，在企业存储的大量数据中，传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据仅占数据信息总量的15%，而全球85%的信息是非结构化的，包括纸上的文件、报告、视频和音频文件、照片、传真件、信件等。如何管理这些非结构化信息，成为传统结构化数据管理的一大难题。

我们这里以HOLA企业内容管理系统为例，来解释企业内容管理系统的相关内容：

简介

随着信息化进程，以及业务应用和时间竞争的需要，信息和知识对于企业的价值日渐凸显。但多数企业分散、混乱的数据和信息形成不了竞争力，必须将之整合成为有组织的内容才能充分发挥价值，因此企业需要一个有效的系统对其进行高效管理。

HOLA是德雅科技开发的一套基于网络的企业内容管理系统，又称企业文档管理系统，包含文档管理及知识管理。

HOLA为企业更高效地管理企业知识的整个生命周期：从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用，实现以团队精神为驱策和以团队为导向的文档协作和知识管理。

目前HOLA客户遍及全球，包括英国、加拿大、日本、沙特阿拉伯、香港、新加坡和中国大陆，已被广泛应用于电信、电力、金融、房地产开发、专业服务及政府机构等行业。国家电网、国家工商局、中国移动、中石化、中广核、华夏银行、徐工集团、中信建设、亚宝药业、北广电、零点咨询、解放军空军军训器材研究所、欧盟知识产权局等众多知名企业和组织都选择HOLA打造高效企业内容管理系统。

HOLA安装快捷、操作简便,且能够提供从产品部署、系统初始化、推广咨询到用户培训和售后维护的完

整服务体系，适应于各种体系和规模的企业和组织机构。

HOLA产品功能

文档集中管理

企业内容管理第一步，就是对所有文档的创作、批阅、审核、发布到归档进行全周期管理，自动转发、自动归档，对企业的信息知识进行识别、沉淀，将工作过程中形成的文档、资料、报告、单据、甚至电子邮件，经过科学的评估检测，按照极为规范的方式储存于文档系统中，因此，任何人都可以快捷方便的查找所需要的信息。

组织文档结构

支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。

批量文档上传、下载

可以将多个文档一并上传到HOLA系统中，也可以将多个文档一并下载。支持文件夹下载，可以一次性下载一个文件夹以及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。

数据移植–整理企业已有资源

如果公司以前有自己的文件服务器，而且已经有了一定的文件量的积累，重新使用HOLA系统是否意味着以前的文件都没用了呢？答案当然是否定的，文档的积累对于一个企业来说是一个知识库，使用HOLA文档导入工具帮助客户将历史数据顺利地导入到HOLA系统里面。可导入的数据可以是原有文件服务器上的内容，也可以是其他信息或文档应用软件中的内容。

智能文件夹/文档自动归档

系统在每个工作空间创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。智能文件夹规则是以自定义属性为基础动态定义文档归档条件和目标文件夹，通过对自定义属性进行判断，得出是否复合条件以及是否存在要归档的文件，进而产生相应的归档行为。同时，智能文件夹可以绑定一个邮件地址，向这个地址发送带有文档附件的邮件，系统自动将附件文档从邮件中拆分出来，保存到智能文件夹中。

与编辑器集成

在Office 的应用软件（Word，Excel，PPT，Outlook）中对文件新建或是编辑，均可以轻松的将文件直接保存到HOLA 中，免去上传操作。此功能大大简化通常的文件下载、编辑、上传的复杂过程，实现了和桌面编辑器的无缝集成。

网络文件夹

通过从WebDAV客户端应用程序（例如Windows上的―网络文件夹‖）进入HOLA，用户可以管理其工作空间、文件夹及文档。用户可以在Microsoft Word、excel、PowerPoint中创建/编辑某一文档，并将其直接保存到HOLA中。使用Windows资源管理器来进行批量上传、下载，方便用户使用。

纸质文档电子化

可以将公司的纸质文档（如合同、发票、以及公司原有的重要或需要保存的纸质文档等）转换为电子文档，便于存储、保存、查找、调用。

支持文档扫描、索引及文档上载到文档系统。支持文档的成批上载及与扫描仪的直接接口。对于所有被扫描的文档，HOLA支持英文、中文、日文的OCR。

HOLA使每个文档归属于某一文档类型。用户可以为每个文档设计索引卡片。索引卡片将被提供给执行文档上载的人员，以便在文档上载时该信息可以被添加。

文档同步–自动备份

HOLA支持将企业员工个人电脑的文档目录和HOLA文档服务器中的指定目录同步。同步支持全面的版本管理。具备相应权限的用户也可将服务器中的文档同步到本地的电脑。自动同步大大减少用户上载文档的步骤，并确保企业共享文档和个人电脑文档的统一，确保企业的文档完整性。

文档安全管理

HOLA企业内容管理系统采用了当今最高端的安全技术为企业保护其知识资产。HOLA系统在系统层、网络层、数据层，及应用层（文档/工作流/流程）提供多级安全控制措施。

用户权限设置

支持非专业人员的管理员权限，不再由系统管理员进行集中的权限管理，避免过多的高级权限赋予IT人员。HOLA支持为各个组织、项目指派管理人员，委托他们进行管理。这大大优化了系统管理的可操作性。管理员端登陆界面只能对系统进行配置、增减用户、功能设置，但是没有文档访问的权限。

细粒度的文档访问控制

HOLA系统可以控制所有的对于文档的操作权限，可针对文档柜、文件夹、甚至单个文档分配权限；可为其设置不同的安全级别，例如：上传、下载、阅读、打印、修改、版本增加、移动、删除以及匿名访问等等。

可按照公司的组织结构，为用户分组，成组分配权限，简化权限的分配和管理。系统也支持直接针对个人授权。

防打印、防下载、防拷贝- 文档播放器(HOLA Viewer)

通过使用HOLA文档播放器可禁止用户下载、编辑、打印、拷贝文档。由于用户通过HOLA文档播放器访问文档，而不是客户端应用软件，从而避免受保护的信息意外遗留在客户端设备上，控制企业秘密文档的扩散。Viewer 支持的格式包括word、excel、powerpoint、pdf、jpeg等。

安全搜索

HOLA强大的文档检索功能和权限设置严禁挂钩，检索结果和用户权限匹配，对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出。

CURL

独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问，客户只需简单点击CURL链接，即可访问文档。唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。

可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。并不需要一层一层打开文件夹目录。既避

免了寻找文件夹下面文档的麻烦，又在安全性能上面得到了保障。因为无法看见文件夹结构，从而避免了该文件夹中其余文档外泄的风险。而且CURL链接是通过加密算法发出，客户无法通过收到的CURL链接逆推出文件夹中其他文件位置，从而也不可能访问文件夹中其他文件。

防病毒

所有上载到HOLA文档管理系统里的文档都将经过即时更新的病毒库病毒扫描后才会存储至服务器中。

限制登陆地点

根据IP地址控制方式，用户登陆地点甚至可以被限制在某个办公室内，或是特定的互联网来源。

限制客户端程序登录数量

为了保证登陆账号的唯一性，Hola系统对客户端登陆系统的数量进行了限制，不允许同一账号在不同地点同时登陆。使用同一账号最新登陆的机器将会覆盖早期登陆的机器，早期登陆的客户端将无法继续使用HOLA系统。

集团与分公司与合作伙伴协作区分隔离

支持多工作区模式，对使用者的操作范围、使用功能、数据查询进行完全隔离。

防黑客攻击–系统层

HOLA系统构建在Linux操作系统之上，采用J2EE架构应用服务器作为系统运行环境。Linux操作系统是公认的具有较高安全性的操作系统，根据用户应用的需求，可以定制稳定的核心系统，达到长期运行无故障，并且始终保持较高的运行效率。同时，Linux系统的安全机制与Unix系统完全相同，文件系统级的用户安全策略可以有效防止病毒和黑客的攻击，并且极大地降低了被攻击后的损害程度。

Linux的文件系统采用日志型文件系统分区格式，在系统异常崩溃时，可以有效保护数据，最大程度地减少文件损坏。

J2EE架构的应用服务器是当今业界最为领先的企业级应用服务器模型，经过多年的发展，J2EE架构已经非常成熟，是世界上主流的企业应用环境。J2EE架构具有自己完整的对象容器管理机制，安全机制，可以有效避免来自网络上的恶意请求。

防黑客攻击–网络层

HOLA系统服务采用标准的HTTP协议，仅仅通过HTTP端口即可完成所有的功能。HTTP端口是互联网上的通用浏览端口，HTTP协议是文本协议，所以传输的信息都是以文本的形态进行的，这就可以有效避免黑客程序的植入。对那些与HOLA系统无关的网络端口，将全部被关闭。

防黑客攻击–数据传输加密

HOLA系统可以提供基于SSL的信道加密措施，SSL采用128位加密算法，使网络传输的信息变成密文，这样，即使信息被截获，按照现在的技术也很难被破译。

防黑客攻击–先进的用户密码技术

HOLA系统有严谨的用户密码策略，可以对密码做详细的要求，如：要求长度，要求包含各种字符集（英文、数字、符号等），还可以要求定期更改密码。

防灾难性数据丢失–服务器备份

HOLA系统的数据和文档可以进行定期定时的自动备份，备份可以是在单一的服务器上的不同硬盘之间备份，也可以在网络上的不同服务器之间备份。

防错误删除–回收站机制

HOLA系统提供回收站机制，任何文档，邮件或其它信息被删除的时候都首先进入回收站中，直到清空回收站时才真正被删除，有效减少由于用户误操作造成的信息损失。

防外泄-控制邮件收发

用户可被限制为只在局域网内部收发邮件，还是可以收发外部的邮件。

操作追溯–完整文档访问日志

HOLA自动记录完整的审计线索历史，随时记录系统中每个用户进行的所有操作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。

数据完整性–文档版本管理

所有文档阶段性的历史版本都将存档起来，供将来查阅。HOLA支持高级的版本管理功能，包括版本回滚、文档同步等功能。

文档同步–自动备份

HOLA支持将企业员工个人电脑的文档目录和HOLA文档服务器中的指定目录同步。同步支持全面的版本管理。具备相应权限的用户也可将服务器中的文档同步到本地的电脑。自动同步大大减少用户上载文档的步骤，并确保企业共享文档和个人电脑文档的统一，确保企业的文档完整性。

协同文档工作

在新经济时代，所有的工作都需要多人协作、信息共享。企业内部的员工、外部的顾问、客户、合作伙伴需要跨团队、跨组织地高效协作；出差、在家办公等工作要求对协作带来了更高的挑战。HOLA对分散的、移动的、以及延伸型的动态组织提供了一个功能丰富的协同工作平台。

HOLA协同系统具有灵活的可伸缩性且易于使用。它使用户安全地与合作伙伴、客户及供应商协同工作，并突破组织架构、地理区域及时区限制。它提供各种功能，例如共享的“日程安排”、“任务管理”、“讨论”及企业联系人。

工作区

每个团队、部门及项目具有其自身的需求。工作区是协同工作的场所，帮助团队成员高效协作。

个人工作区可以实现个人文档的存储和获取、任务管理、日程管理等。

组织工作区是组织内全部用户的工作区。作为一个中央知识库，组织工作区允许公司文档、政策、计划、指导方针及合同的存取、共享、流转、审批。

项目工作区用于特定项目、任务或案例。多个组织的用户可以参与并共享关于项目的信息，共同决策。版本控制

对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。

一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。

内容URL（CURL）–虚拟文档链接

独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。

唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。

讨论

关于内容而形成的讨论与内容本身同样重要。使用讨论及意见，HOLA使您的团队能够轻松保留关于任何文档的有价值的讨论。

多文档引用、链接

HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，比如研究报告和参考文献之间建立连接，易于用户找到相关信息。

任务管理

通过使用任务管理（包括个人、被指派或业务流程相关任务），HOLA实现高水平的日常活动跟踪及组织。用户可以分配任务、管理任务列表、监看任务进度。任务管理也可以与Microsoft Outlook同步，并支持各种CSV、Microsoft Excel等格式的导入导出。

流程管理

可以使用―文档路径‖进行文档的审批，也可以应用HOLA的文档自定义模块，根据企业业务需要自定义业务流程和流程表单。

活页夹

用户可以基于主题或项目将不同形式的内容通过活页夹进行捆绑，活页夹里的内容可以是文件夹、文档、联系人信息、邮件等。将活页夹共享给相关人员，达到高效共享的效果。

日程管理

HOLA的协同日历帮助个人及企业跟踪并管理约会、例会、会议要求和定期提醒。用户可以与团队成员共享个人日程并能够从自己的帐户查看其他人共享的日程。

与文档相关的日期可被直接链接到日历，以便可以将关键日期自动通知相关用户，例如合同更新日期及方案提交日期。

与Microsoft Outlook的同步可以使用熟悉的方式维护―日历‖，并提供例如iCal、CSV及Microsoft Excel格式的输出/输入。

邮件、提醒及通知

HOLA通过及时的电子邮件通知，向用户提供最新信息。

查看你的收件箱

对于我们许多人而言，查看电子邮件是我们每天坐在办公桌前的第一件事情。HOLA可以将您所需要了解的每件事情发送到您的收件箱中。

订阅某一感兴趣的文档或文档夹

当用户订阅某一文档或文档夹时，HOLA能够通知用户该文档的更新状况。

联系人管理

HOLA的联系人管理允许个人管理自己的联系人信息，并将联系人信息与其他人分享。与HOLA邮件管理紧密集成，动态邮件通讯组的创建可以基于联系人信息属性，例如客户或合作伙伴的出生日期或地址等。

HOLA可以与Microsoft Outlook的联系人信息进行同步，并可以支持符合行业标准格式的软件进行联系人信息交换，如vCard、CSV、Microsoft Excel等格式。

文档搜索与查询

HOLA提供精细、准确、与企业贴切的知识分类管理。在文档保存到知识库里时，系统保留文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间，分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明，同时这些信息也可以用于文档的搜索。

更重要的是，HOLA为企业提供了可定制的知识分类管理模式，企业可根据业务设置文档类型，例如：销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表等。一个类别为“合同”的文档可以包括“业主”、“合同金额”、“项目代码”和“项目日期”等属性，当最终用户上传文档的时候，可以选择“合同”索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后，用户可以做基于这些属性的搜索以及生成报告。在精确查找的结果上力求精益求精。

知识目录浏览

HOLA协助企业科学的、规范的存储知识，可按主题层级快速找到自己所需的知识。每个层次都针对更精细、更集中的内容。―知识树‖支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

元数据管理

HOLA具有强大的元数据管理的功能。在文档保存到知识库里时，系统将自动获取文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间，分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明，同时这些信息也可以用于文档的搜索。在这些常规元数据的基础上，HOLA还提供了可扩展、可重复利用的元数据管理功能。用户根据实际需求自定义文档属性，在后台设定元数据之后，再将元数据关联到文档上。可根据元数据设定搜索条件，更快、更准确地找到信息。

文档索引卡–领先的元数据管理模型

企业可根据业务设置文档类型，关联多个元数据，例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为―合同‖的文档可以包括―业主‖、―合同金额‖、―项目代码‖和―项目日期‖等元数据（文档属性），当最终用户上传文档的时候，可以选择―合同‖索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后，用户可以做基于这些属性的搜索以及生成报告。

知识定位- 文档自动编号

用户在填写文档类型的属性时，系统能够根据用户需要对文档进行自动编号，如合同文档可以定义文档编号为：合作单位+时间+合同序号，系统根据用户的定义自动生成文档编号，方便用户在需要时精确查询到需要的文档。

关键字查询、全文检索

HOLA提供多种搜索手段，对文档进行模糊查询、精确查询、索引卡查询。

HOLA的搜索结果可以根据企业需求定制多种显示形式：

1.Google快照的方式显示–便于根据内容快速定位

2.基于访问控制的文档列表–安全查询

检索功能和权限设置严谨挂钩，检索结果和用户权限匹配，对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出。

3.带有部分访问控制的检索–便于知识借阅

检索结果显示所有相关的文档，但是没有相关阅读权限，即使知道文档的存在也打开不了文档。

知识类型检索

HOLA还人性化地提供了自定义搜索功能，在用户上传文件时进行分门别类，诸如销售合同、财务报表、研究报告、客服等多种属性，在精确查找的结果上力求精益求精。

知识交叉引用

HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理，比如研究报告和参考文献之间建立连接，易于用户找到相关信息。

知识资源的统计分析

通过创建人员、创建时间、文档类型、位置、状态等的分析，可获得如下信息：

员工的知识贡献度，可激励知识贡献

用户访问情况的分析

通过各个时间段、各用户对知识库各个部分的访问情况的分析，获得：

哪些文档受欢迎

哪些人员经常使用文档等信息

系统的整体使用情况

各个月的访问情况变化

知识统计报告

总结知识状态和特定文档数量的信息在一定时期内通常是非常困难的。HOLA内置一个强有力的报告引擎，不但可以对用户登陆情况、文档情况进行统计分析，还可以根据归档文件的文件属性生成所需要的统计报

告。这样，报告可以保证定期送到管理层手中，从而极大的提高了管理、监督多项目的能力。例如：对合同文件夹下所有存档的合同生成统计报表，报告可以根据合同签订单位进行分类，按照合同签订时间排序，报告还能够汇总出每个单位签订的合同数量。

HOLA产品关注

文档阅读器

您是否需要...

查看并标记来自各种来源的多种文档格式？

文档的实时协同工作，并与处于不同地理位置的业务伙伴进行设计审核？

确保网络或桌面文档的访问？

降低文档打印及分发成本？

通用阅读器

HOLA通用阅读器提供在文档管理系统中存储的所有文档及信息的单一访问点。从PDF及办公室文档到CAD文档及图纸格式，一个应用程序打开与每个业务程序相关的全部文档。HOLA通用阅读器打开几百种文档格式并做出标注的能力，在文档审核过程中节省时间及金钱，同时保护文档完整性，并在企业全范围内提供准确、方便的数据共享。

查看及标注

HOLA通用查看-标注工具提供在HOLA系统中存储的全部信息及文档的单一访问点。单一阅读器打开与每个业务程序相关的全部Excel文档、PDFs、CAD图纸及其他文档，以便企业中的每个人可以访问相同并且最新的内容。当完成设计及文档审核时，实时在线协同及集成、使用方便的标记工具节省时间及金钱。

业务利益：

通过削减多个昂贵图像程序的购买降低成本。

通过更快捷、精益的决策，改进PLM、ECM或DM系统ROI；所有用户看到相同的版本、相同的数据及相同的标记。

通过减少多个完全不同系统的维护，获得更快的市场进入，增强竞争优势。

由于应用方便性，节省培训及维护费用。

文档同步与自动备份

您是否需要...

确保员工将业务文档及时的上载到HOLA？

避免员工电脑损坏或误操作后，无法恢复还未上载的重要文档？

节省上载文档花费的时间？

加速文档协作，确保文档安全？

自动备份-文档同步器

使用HOLA文档同步器，把员工个人电脑里的工作文档自动搜集、备份到HOLA系统中。确保企业文档的完整性，扩充企业知识库，优化团队协作。

HOLA文档同步器支持用户将个人电脑的文档目录和HOLA文档服务器中的指定文档目录同步。同步支持全面的版本管理。用户无需登录HOLA，就可将服务器中的文档同步到本地的电脑，也可将本地文档自动上载到HOLA中，大大减少了员工上载文档的步骤，确保企业共享文档和个人电脑文档的统一。

业务利益：

节约员工工作时间，提高工作效率

更快的扩充企业知识库，提升企业知识的共享和利用价值

避免硬件损坏或意外删除带来的损失，保护企业知识资产安全，确保企业文档完整性

帮助员工建立起与企业一致的文档目录

纸质文档电子化

您是否需要...

提高您的文档扫描过程的速度及效率？

将耗费空间的纸质文档档案转化为电子存储？

向所有用户提供即时在线信息访问？

防止已存档文档的损坏及丢失？

预览极大的光栅图像？

HOLA文档电子化

―HOLA文档电子化‖实现文档扫描、索引及文档上载到―HOL A文档管理系统‖。―HOLA文档电子化‖支持文档的成批上载及与扫描仪的直接接口。对于所有被扫描的文档，HOLA支持中文、英文及日文的OCR。HOLA使每个文档归属于某一文档类型。用户可以为每个文档设计索引卡片。索引卡片将被提供给执行文档上载的人员，以便在文档上载时该信息可以被添加。

业务利益：

通过使用单一应用程序进行文档扫描、索引及归档，节省金钱。

减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，纸质文档很可能被损坏、丢失或正在被另一用户使用。

减少等待预览及审核图纸的时间；操作者在更短的时间内处理更多的图纸。

流程自定义/表单设计

您是否需要...

自行定义贴合企业战略和业务发展需要的工作流程？

自行设计流程节点表单？

掌握流程进展，加速流程流转？

保留审批过程和审批文档？

业务流程引擎

HOLA业务流程引擎是HOLA文档管理系统的业务流程设计、部署、执行和管理模块，采用图形化的直观操作，可任意添加流程节点、设置审批条件、添加流程分支、设计表单格式和指定审批人，使流程管理更贴近企业的业务需要。

员工可以任意调用已经发布的流程，添加参考文献，发起审批。HOLA自动发送任务通知，督促节点负责人及时批复，避免延误。员工可以查看审批状态，获知流程进展。流程结束，参考文献自动归档，审批过程被记录在系统中，作为企业业务流程整合和优化的参考依据。

业务利益：

实现了企业工作流的自动化，提高团队工作效率

企业管理者自行创建和优化流程，使流程管理更符合企业战略和业务发展的真实需要

形成企业自有的流程知识库

记录流程流转过程，实现审计跟踪记录，降低企业的法律风险，强化员工的责任意识

报告引擎

您是否需要...

了解员工的登录情况、知识贡献度、文档访问量、系统使用情况？

或对某一类文档的特定信息进行统计，如合同文档的付款金额、签约方？

系统报告

系统对某个工作区域的使用情况生成报告，以邮件的形式发送给团队负责人。通过阅读报告，企业管理者可以获得如下信息：员工的知识贡献度、

用户的访问情况、哪些文档受欢迎、系统的整体使用情况、各个月的访问情况变化等。

索引卡报告

HOLA的―索引卡‖使每个文档归属于某一文档类别，针对某一类文档生成―索引卡报告‖，例如：对合同文件夹下所有存档的合同生成统计报表，报告内容可以包括：业主、合同金额、是否结算、项目代码、项目日期等。报告可以根据合同签订单位进行分类，按照合同签订时间排序，还能够汇总出每个单位签订的合同数量。报告可以保证定期送达管理者手中，从而大大提高了企业管理和监督多项目的能力。

业务利益：

掌握企业知识总量和员工贡献情况，激励知识贡献

节省了企业用于制作某类报表所用的时间，节约人力资源

提高了企业管理和监督多项目的能力

HOLA产品分类

HOLA E5.4版

适合大中小企事业单位，以知识管理为核心，显著提高组织执行力，E5.4 版功能完备，可扩展性强，是实现全员信息化普及的标准化产品首选。

适用用户

应用规模：大中小规模的全员信息化。

行业分类：大型律师事务所、会计师事务所、专业服务机构、金融服务机构、研究所和政府机关、大型企业事业单位部门、行业管理部门、协会、政府厅局、集团总部、分部等各种组织。

应用特点

功能齐备

扩展性强

系统稳定、高效

功能简介

高级文档管理

文档审批流程

协同工作

邮件管理

OFFICE插件

OUTLOOK插件

典型应用

法规遵循

数字资产管理

品牌资源管理

知识管理

业务延续性

档案管理

项目管理

分支机构管理

应用价值

标准化、快速实施的高速部署、支持企业不断成长中的流程、制度建设，支持大中型组织的文档管理、知识管理等应用。

提供基于互联网的协同工作平台和个人工具，提高组织沟通能力和工作效率。

规范管理行为，流程、模板化管理等非结构化信息，减少信息传递的衰减和变形，实现有效授权，从而提高组织的工作质量。

通过文档管理扩大信息共享能力，通过管理行为和过程沉淀管理知识，形成组织的知识资产。

增强对事务、事件的过程管理，实现透明的过程控制，提高团队的执行力。

提高个人和团队的计划和时间管理能力，支持领导对下属、助理（秘书）对领导的工作安排、会议管理等，提高团队精确的时间、事件的协调与执行。

通过HOLA Dx整合桌面Outlook、Word、Excel应用，实现桌面OFFICE与组织和系统的协同。

HOLA T5.4版

为中小规模的企事业单位量身订做，帮助用户以最小的投入、最快的速度建立起一个基于网络的协同工作信息平台，实现组织级的知识共享、信息沟通和内部协作，是低成本的信息化解决方案。

适用用户

应用规模：中小规模的全体人员使用，也可作为部门级的协作工具。

行业分类：小型咨询公司、广告公司、律师事务所、国际贸易公司、代表处、有分支管理职能的集团公司职能部门（如市场部）、小型制造业企业等。

应用特点

成本低廉

易于安装与部署

简单易用

功能简介

标准文档管理

商务智能

典型应用

移动办公

文档管理

安全的分工、协作

应用价值

组织内部信息沟通、发布，知识共享。

对实现分时、异地协作和沟通效果显著，是提升工作效率的良好的组织工具。

简单、易用，是信息化建设的关键核心应用，对规范组织行为、透明组织管理、提升沟通效率、实现异步、异地管理有重要价值。

对实现组织内的信息作为文档的集中存放和管理，形成组织知识系统有良好的价值

帮助组织实现标准化的信息应用，缩短中小企事业单位在信息化应用方面与大中型企事业单位的差距，低成本完成信息化建设与部署，提升组织执行力。

功能比较

产品功能对比

产品功能对比T5.4版E5.4版

通用特性

通知管理

界面主题风格

多语言支持

CURL访问

邮件发送与管理

邮件收发

POP3邮件接收

病毒扫描

垃圾邮件处理

外部邮件收发限制

将邮件保存到文件夹中

同主题的邮件管理

保存邮件客户端发送的邮件到系统的发件箱协同工作

日程安排

共享个人日程安排

任务集管理

联系人管理

共享联系人信息

动态通讯组

讨论

文档管理

无限层级的文件夹结构

单个或批量文档上传\下载

活页夹

文档/文件夹访问权限设置

文档版本管理

文档活动日志

索引卡

文档引用

自动编号

文档定时提醒

文档订阅

文档搜索

基于属性的文档检索

基于内容的全文检索

快照方式显示搜索结果

基于自定义属性的文档检索

业务流程管理

文档流转

业务流程设计

表单设计

商务智能

通用报表

索引卡报表

智能文件夹

集成

Windows网络文件夹

MS Office 插件

HOLA SDK API

MS Outlook 插件

工作区

组织和组织单位

项目

个人

部署结构

分布式模块

集群部署

Supported Systems

Windows

Linux

HOLA产品性能

总拥有成本(TCO) 低

HOLA解决方案的总拥有成本极低- HOLA对软件基础架构（如数据库、应用服务器等）收取的许可证费用为0。此外，与其他市面上的解决方案相比，HOLA所要求的硬件基础设施投资是极低的。

部署时间短

与大多数精于承诺但疏于执行的软件公司不同，HOLA实质上保证由我们的专业服务团队成员在3-4小时内，通过远程工作为小型公司完成典型的企业安装。在典型企业级解决方案的安装及运行被认为需要几天、几周甚至几个月的背景下，这种方式具有革命性。HOLA提供―应用服务提供商‖（ASP）解决方案的速度及灵活性，并且将关于ASP的担忧——缺乏信息所有权、安全性、可扩展性、供应商服务等最小化。

集成

网络浏览器

当今最普遍的知识工具是网络浏览器。HOLA的简单用户界面已被设计为方便使用。

WebDAV

通过从您的WebDAV客户端应用程序（例如Windows上的―网络文件夹‖）进入HOLA，用户可以管理其工作空间、文件夹及文档。您甚至可以在Microsoft Word中创建/编辑某一文档，并将其直接保存到HOLA中。

电子邮件客户端程序

大家每天都使用电子邮件客户端程序。HOLA将电子邮件通知直接发送到您的收件箱中。整合用户的各种企业系统

LDAP支持

当用户将HOLA连接到现有的LDAP系统时，例如―Active Directory‖，每个人可以获得下列好处：

管理员仅需管理一个用户系统。

用户可以通过他们熟悉的网络登录名及密码登录到HOLA中。

SOAP/XML

HOLA提供基于SOAP/XML的应用程序接口，确保无缝化集成，并因此确保信息与外部应用程序的顺利交换。

实施风险较低

由于HOLA产品的成熟度和德雅科技在此类产品实施方面的经验，可以有效规避由于新系统实施给客户带来工作效率降低的困扰。

操作界面友好

HOLA的用户界面沿袭Windows的操作风格，可以让使用者花费最少的时间，快速掌握使用方式，降低学习新系统的成本。

安全

HOLA在安装层、应用层、及组件层（文档/工作流/流程）提供多层的安全控制，以及中央站点或多站点安装的集中管理。

支持多语言，完全面向国际化

HOLA在设计之初就是面向全球的应用软件，在系统内核支持所有的语言文字和时区，使不同国家（地区）的人们在统一的平台上使用任何语言进行工作。

基于开放标准

HOLA的设计是基于开放标准，同时具有极高的可升级性和可扩展性。HOLA的建构主要是运行在Linux 上，同时也经过认证可按客户需求无缝转移到Unix或Win 2000/XP 环境。

HOLA的客户利益

1. 提高工作效率，方便一个人同时参与多个项目

HOLA的工作区协作模式可以让使用者的注意力尽可能集中在与自己有关的信息上，多种主动式的事件提醒功能进一步保证用户免受无关信息的打扰，从而提高工作效率。

2. 降低信息安全隐患

HOLA完备的安全策略可以有效避免信息泄漏，通过我们推荐的以CURL的形式传递文档的操作方式，更可将由于用户操作失误造成的信息泄漏的情况降到最低。

3. 降低由于员工流动带来的负面影响

所有工作需要的信息都保留在HOLA中，形成工作过程的记录，即使有员工流动，也可以最大限度地保持工作的延续性，保证工作交接的规范性。

4. 提高管理效率，降低管理成本

各级管理人员通过规范统一的工作过程审核方式来快速安排工作、反馈意见、提供指导，不必任

何事情都必须当面处理，可以提高管理的效率，同时也降低了管理成本。

5. 快速获取公司内部的资源

通过HOLA的强大的搜索能力，使每个员工能够快速获取各种资源，能够帮助员工提升自我学习能力

6. 提高工作过程的透明度，有利于进一步提升管理能力。

HOLA完善业务信息归档的标准化

通过在HOLA中建立规范的知识库结构，设置相匹配的操作权限，以及规范的项目流程，可以改善业务信息归档的标准化程度，为今后进一步规范管理打下基础。

7. 改进流程的规范化程度

通过综合使用HOLA的协作功能、文档管理功能、权限设置功能以及工作流程，可以改进整个公司的业务流程的规范化。

8. 实现知识积累、共享和重复利用

通过日常工作中生成的各种文档信息的集中管理，不但可以保留最终的文档版本，也可以保留文档生成过程中的各个版本、讨论等信息，有利于今后的学习、分析和升华。强大的检索功能可以让员工便捷地查找和调用系统中的信息；灵活的文件夹结构、信息分类标签、快捷的活页夹能够很好地组织信息，从各个不同的角度来审视知识库。

9. 提高客户服务能力

HOLA可以帮助项目团队在安全的情况下向客户提供适当的项目进展的透明度，并且可以为客户提供一个统一的平台来进行协作，既可以提高客户服务能力，又可以改善客户的服务体验，是客户关系管理的重要手段之一。

10. 法规遵从

HOLA可以帮助企业实现审计跟踪记录、降低法律风险。

HOLA的技术优势

技术架构

HOLA解决方案为多层架构，各层有其特定功能（平台层、业务层、表现层及访问层）。这样的架构提供极大的可扩展性、灵活性和性能.

访问/集成层:这一层也包括所有集成组件，如XML/SOAP APIs、WebDAV集成、DHTML集成等。

表现层: 这一层处理所有向外设备的表现，如浏览器用的DHTML生成、PDA界面、WebDAV Client等。这一层也包括所有生成用户界面的各语种特定元素。

业务层: 这一层提供HOLA应用程序的所有业务逻辑。这一层是模块化的，具备特有的组件，可完整或部分重复使用。

平台层: 这一层提供应用数据和文件的数据持久性。应用数据储存在数据库中。文件按HOLA自有命名结构储存在文件系统。

集成构架: HOLA解决方案提供严密、先进的集成整合。主要方式是以通过已发表的APIXML/SOAP进行集成。此外，提供WebDAV接口，与Windows桌面应用和文件管理器无缝集成；SMTP和电子邮件应用集成，以发表内容；以WAP进行PDA（Palm和Pocket PC）集成；也可提供日历、任务和联系人信息的MS Outlook 同步化插件。

安全性

HOLA采用了当今最高端的安全技术为企业保护其知识资产。HOLA系统在系统层、网络层、数据层，及应用层（文档/工作流/流程）提供多级安全控制措施。

用户权限设置

支持非专业人员的管理员权限，不再由系统管理员进行集中的权限管理，避免过多的高级权限赋予IT人员。HOLA支持为各个组织、项目指派管理人员，委托他们进行管理。这大大优化了系统管理的可操作性。管理员端登陆界面只能对系统进行配置、增减用户、功能设置，但是没有文档访问的权限。

细粒度的文档访问控制

HOLA系统可以控制所有的对于文档的操作权限，可针对文档柜、文件夹、甚至单个文档分配权限；可为其设置不同的安全级别，例如：上传、下载、阅读、打印、修改、版本增加、移动、删除以及匿名访问等