公司行政办公室工作指南

公司行政办公室工作指南

第一章行政岗位职责

第一节行政主管岗位职责

1.按照公司要求，负责各部门年度工作计划的督促、落实，并向人力资源总监汇报。

2.负责公司各部门/项目员工劳动（劳务）合同签订工作。

3.配合人力资源部工会、培训方面的辅助工作。

4.负责人力资源部部门文件的收发/存档工作。

5.负责公司本部办公区桶装水水票购买及更换工作。

6.负责公司本部人员门禁卡办理、注销管理工作。

7.负责公司各部门/项目员工商业保险（补充医疗、意外伤害）投保/退保工作。

8.负责公司各部门/项目员工补充医疗报销、意外伤害理赔事宜。

9.负责公司公章、合同章、董事长手签章的使用管理工作并做好使用记录工作。

10.行政各项管理制度的完善、制定工作。

11.办理公司营业执照等证照的年检、借用管理工作。

12.发布节假日放假通知及公司领导值班表。

13.负责编写当年公司大事记工作。

14.年底进行公司各部门报刊杂志征订工作。

15.定期修订公司本部员工通信录。

16.负责公司办公设备复印机维护修理工作。

17.负责公司名片、信封、LOGO等印刷品印制工作。

18.配合中心消防办的消防工作。

19.公司安排其他的行政事务性工作。

20.完成领导临时交办的事务。

第二节前台文员岗位职责

1.做好公司前台电话接听，来访客人接待等工作。

2.负责公司会议室使用、登记管理、服务工作，在会后进行会议室物品、卫生整理工作。

3.每月月底项目顾问费发票的邮寄。

4.半年一次固定资产统计。

5.公司内部各类通知的传达。

6.负责公司本部各部门报刊杂志、信件的领取、分发工作。

7.负责服务地产统计表工作。

第二章行政管理制度

第一节办公区域管理规定

一、总则

1.1 为维护正常的办公秩序，营造健康的办公环境，树立良好的企业形象，提高工作效

率，特制定本规定。

二、适用范围

2.1 本管理规定适用于公司本部各办公区域。各管理处办公区域的管理可结合管理处的

情况参照执行。

三、职责

3.1 人力资源部行政负责人负责公司办公区域的日常管理监督工作。

3.2 各部门设专人负责本部门办公区域的日常监督管理工作。

四、工作形象

4.1 着装要求

4.1.1员工需按《员工手册》中“员工行为规范”标准着装，并在工装的左胸处佩戴公

司司徽。

4.1.2 工装需保持干净、整洁；男员工领带应保持干净，系戴端正；衬衫应经常更换，

保持平整、洁白、无污渍。

4.1.3 皮鞋应保持光亮，鞋袜整齐。女员工不得穿前后露脚的凉鞋或鱼嘴鞋。

4.2 仪容仪表要求

4.2.1 员工需保持良好的个人卫生。

4.2.2 男员工需每天修面；女员工需着淡妆，并将头发梳理整齐。

4.3 工作场所的行为规范

4.3.1 员工应严格遵守工作时间：上班时间8:30分，下班时间17:30分，中午午餐时

间为一个小时。午餐时间可根据部门情况安排11:30—12:30，或12:00—13:00，

或12:30—13:30。午餐时间应派人轮班留守。

4.3.2 保持工作环境的整洁，个人办公用品码放有序。

4.3.3 个人办公用品码放标准：在工作时间，办公桌上需放置电话、电脑、水杯及需

要处理的工作文件，并依照公司规定的位置摆放，尽量不放置与工作无关的个

人用品。经常保持桌面的整洁有序。

4.3.4 下班时要清理好自己的办公桌及办公区域，除电脑、电话和水杯等外，其他一

切办公用品（尤其是文件）需全部入柜，并关闭电源。

4.3.5 上班时间不得做与工作无关的事情，严禁扎堆聊天、吃零食、大声喧哗等。

4.3.6 接听电话尽量小声，避免对其他人产生干扰。

4.3.7 办公室电话铃声不应超过三下，如无人在电话机旁，其他附近人员应尽俩帮助

接听、转达。

4.3.8 团结互助，同事间友好相处，虚心接受他人的意见、批评，日常行为讲究

修养。

五、安全管理

5.1 全体员工须具有安全意识，随时发现并消除工作区域内的安全隐患。

5.2公司员工需凭门禁卡进入公司。非本公司人员，需征得公司员工的同意，并在公司

员工的陪同下进入公司。

5.3办公室严禁存放大额现金、有价证券及其他贵重物品；各有关部门保管的公章等重

要物品需由专人进行保管，明确工作职责，责任到人；财务部关于支票与现金的管理须严格执行有关财务规定。

5.4 办公室严禁存放易燃易爆物品。

5.5办公室内要时刻注意用电的安全，不得私自使用大容量电器，要经常检查线路安全。

要有控制电源、火种的安全具体措施。

5.6 公司员工在下班离开办公室时，需检查自己的电脑是否关闭、电源是否拔掉。同时

注意将正在处理的文件（尤其是涉密文件）锁入文件柜或办公桌抽屉内，不得随意

放在办公桌上，严防失窃和泄密。

5.7 办公区域的公共设施（如复印机、传真机和饮水机等）落实专人负责关闭。

5.8公司员工最后离开办公室者，需查看整个办公室的窗户是否关闭，电灯、电脑是否

关闭，空调是否关闭，饮水机是否关闭，电源是否拔掉等，最后关闭办公室大门。

5.9每个独立办公区域需设立两名安全员，统一管理本区域的安全工作，定期向本办公区

域人员进行安全宣传，增强安全防范意识，督促检查本区域人员的安全工作。同时，每月进行例行检查及不定期抽查，发现问题及时向公司安全领导小组报告。

5.10落实办公室安全责任制。室内发现失盗案件或火灾事故要查明原因，明确责任，并

视情节轻重给予责任人相应处理。情节严重者，交由公安司法机关处理。

六、钥匙及门禁卡管理

6.1 公司本部办公室大门钥匙由人力资源部统一配制并管理，因工作需要领取者需登

记。

6.2 办公桌、文件柜等钥匙由所属部门负责人指定专人负责配制、登记。

6.3员工在本部与项目之间、项目与项目之间调动或离职时，均须将办公室各类钥匙直

接交给部门负责人，其中办公室钥匙由部门负责人交还人力资源部。

6.4 办公室各类钥匙如有遗失，需书面写清遗失原因，经批准后方可补办。

6.5门禁卡由公司人力资源部负责核发及登记。未经人力资源总监批准，任何人不得自

行配置门禁卡。

6.6 若有公司客人需进入办公大楼时，员工需指引客人办理大厦临时出入卡，不得用个

人门禁卡引领客人进入大厦。

6.7员工若发生门禁卡丢失情况，需在第一时间向人力资源部报告。由人力资源部在第

一时间进行销卡工作。员工遗失门禁卡未及时报告，并造成经济损失的，将追究其

责任。因人力资源部未及时销卡而造成经济损失的，也将追究其责任。

七、节能环保

7.1 公司提倡建立节能环保意识。

7.2 节约公司资源，不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。

7.3 离开办公区域时，在不影响工作的情况下，做到人走灯灭。

7.4 公司内部文件的印发，可使用循环纸张；避免使用塑料胶皮分发文件，重复使用

信封即可。

7.5 提倡使用可替换笔芯的签字笔。

第二节公司印章管理办法

印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。为了使公司经营管理活动有序、安全运行，特制定本办法：

一、印章的类别

本规定所称公司印章包括公司公章、合同专用章、法人名章、财务专用章、发票专用章、办公室章、委托项目管理处章。

二、印章管理人

2.1经总经理授权由人力资源部负责公司公章、合同专用章、法人名章、办公室章的刻制、保

管、使用、销毁。

2.2 经总经理授权由企划财务部负责财务专用章、发票专用章的刻制、保管、使用、销毁。

2.3委托项目管理处章根据内部请示报告的批复由人力资源部负责刻制，在项目关闭后负责收

回、销毁；委托项目综合部经理（主管）负责领取、保管、使用。

三、印章的保存

3.1 公司印章保存在公司办公地点，需放置在固定的、可上锁的柜子或抽屉内。

3.2 印章管理人离开办公室时，必须将印章归位、锁好，钥匙随身携带。

3.3 一般情况下，不得将公司印章携带外出。如确需携带公司公章、合同专用章外出办事，须

经总经理或总经理授权的副总经理批准；携带财务专用章外出办事，须由企划财务部总监批准；携带办公室章外出，须由人力资源部总监批准。经批准携带公司印章外出，应由两人负责监管。

四、印章的更换

由于公司工商登记事项变更，或印章磨损等原因，需更换公司印章时，由印章管理人起草“内部请示报告”，经总经理批准后，方可刻制新的印章，销毁旧的印章。

五、印章的用途

5.1公司公章主要用于：

5.1.1 向政府部门（工商、税务、劳动保险、统计、行业管理）报送有关文件、报表等；

5.1.2 与诉讼、仲裁、公证有关的法律文件；

5.1.3 向社会机构（会计师事务所、保险公司）提供的文件；

5.1.4 招标、投标书等业务文件；

5.1.5 以公司名义发出的各种外发文件；

5.1.6 与员工管理（合同签定、职称评定、社会保险等）有关的文件。

5.2 合同专用章主要用于：公司对外签定的合同、协议。

5.3办公室章主要用于：与一般行政事务有关的文件。

5.4 财务专用章主要用于：

5.4.1报送政府税务部门的财务报表、文件；

5.4.2 与银行往来的支票、凭单；

5.4.3 摧款通知单。

5.5支票专用章主要用于：对外开具的收据、发票。

5.6 法人名章主要用途：银行预留印鉴。

六、印章使用程序

6.1 总经理亲笔签发的文件、报表等，由印章管理人负责盖章。

6.2 无总经理亲笔签字的文件、报表等，业务经办人员须填写《公司印章使用申请单》，经审

批后由印章管理人负责盖章。

6.3 对外签定的与经营业务有关的合同、协议，应使用公司批准的格式文本。盖章前须完成合

同审批程序。附有《合同会签单》的合同、协议，业务经办人员无须填写《公司印章使用申请单》。

6.5 印章管理人盖章时须填写《公司印章使用登记表》，业务经办人员须在该表“经办人”一

栏内签字。

6.6 《公司印章使用登记表》和《公司印章使用申请单》由相关的印章管理人分别保存、归档。

6.7 经报批盖章后作废的文件，应由印章管理人负责收回并销毁。

7.1 未按本规定使用公司印章的，公司将给予直接责任人及相关负责人纪律处分、经济处罚或

依法追究其法律责任。

7.2 对利用公司印章进行违法经济活动或公章私用行为，将给予纪律处分和经济处罚；情节严

重触犯法律的，移交司法机关追究刑事责任。

第三节公司本部员工手机话费报销管理规定

为规范公司本部员工手机话费报销标准及范围，本着控制费用，提高效率，按照工作需要设定标准及范围的原则，特制定本规定。

一、报销标准

二、报销程序

1.申请手机话费报销，报销人应填写费用报销单并将报销单据贴好，经部门主管领导审

批签字后，交到财务部。

2.财务部根据手机话费报销标准，审查核准后经财务总监签字批准给予报销。

三、报销要求

1.报销凭据需以写有员工本人姓名的手机话费正式发票为准，在标准范围内实报实销，

充值卡单据不给予报销。

2.员工职位发生变动，于次月按变动后标准报销手机话费。

3.担任两个职位（含）以上的员工，按照较高一级的标准执行。

第四节公司各部门/项目印制名片管理办法

一、总则

为规范公司名片管理，使公司名片统一规范化，特制定本办法。

二、适用范围

本管理办法适用于公司各部门、各项目。

三、印制规定

3.1 名片印制范围

3.1.1 公司本部：总经理、副总经理、总工程师、部门总监、首席顾问、部门经理级别

以及其他必要人员。

3.1.2 各项目管理处：项目总经理、部门经理以及其他必要人员。

3.2 名片印制要求

3.2.1印制标准

3.2.1.1各项目

3.2.1.2公司本部

3.2.2 印制要求

3.2.2.1各部门/项目必须严格执行公司VIS手册要求标准印制，包括名片格式、名

片材质（纸质颜色）、名片内容、公司LOGO。

3.2.2.2 公司本部人员按照以上本部名片设计标准要求印制。

3.2.2.3 各项目人员按照以上各项目名片设计标准要求印制。

3.3 名片印制程序

3.3.1 印制名片人员须填写《名片印制申请表》（见附表），经部门总经理（总监）/项

目总经理审核批准后，由公司指定的名片印制商印制名片。

3.3.2 各项目管理处人员名片由项目负责制作，公司本部由人力资源部统一负责制作。

3.4 费用计入

名片印制费计入员工所属部门/项目的办公费用。

四、注意事项

4.1 因公司业务拓展需要，公司本部、各项目职员名片设计格式与公司VIS手册版本内容，

增加补充“专业职称”内容。

4.3任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司名片的设计样式，排版等。

4.4 名片的职务一般应与事实相符，若因工作需要，可以使用比实际较高的职务头衔，但

不享受此待遇。

4.6名片应妥善保管，在使用中恰到好处，不可滥用，防止他人冒用。

第三章行政工作流程

第一节办公用品采购流程

1.对于部门日常办公易耗品的申请，直接由部门人员填写《采购申请单》，经部门主管领导签

字审批后交到前台人员。

2.部门办公用品采购统一由前台人员负责，前台人员根据个人办公用品《采购申请单》，与供

货商联系进行采买工作。

3.每月定期与供货商进行采购费用结款，并进行报销工作。

第二节公司本部会议室使用管理

一、目的

为了加强对会议室的管理，规范各部门会议室的使用流程。

二、适用范围

公司本部各部门会议。

三、职责

人力资源部负责会议室统一预定、管理工作。

四、会议室使用管理

1.公司本部各部门会议预定工作由前台人员负责。

2.各部门会前提出申请并填写《会议室使用申请单》，将申请单交到前台人员。

3.各部门召开会议如使用设备、茶歇等服务，需在申请单中注明。

4.会议前准备工作，需由召开会议的部门人员配合前台人员进行会场布置工作。

5.会议期间请保持室内清洁卫生。

6.会议结束后，可根据会议室使用情况，进行会议室清洁工作。

7.会议室要定期进行检查，检查会议室是否有工程问题、会议室的保洁状况、设备是否完

好等相关事项，以保证室内的卫生及设备的完好无损。

8.会议室在无人使用时一切机器设备、灯光音响处于关闭状态。

9.会议室使用完毕后，要及时检查设备设施是否完好、灯光音响是否已关闭。

10.检查中如发现有机器设备出现故障或室内设施出现损坏，及时向三期保养部调度报修。

四、使用人须知

1.提前与前台人员联系，根据会议所需，提出对会议室设备设施的使用要求。

2.会议室预订及批准按照“先预订先确认先使用”的原则，如因特殊情况需使用会议室，

应与会议室申请人协商解决。

3.会议结束后，及时关闭会议室设备设施。

4.会议室内配置的设备及物品未经许可，不得随意搬动挪作他用。

第三节办公固定资产管理

1.公司本部7层、B4办公区域的复印机由人力资源部统一负责维修保养。

2.人力资源部与复印机厂家签署年度维保合同，维保费用由各部门进行分摊。

3.复印机维保厂家定期上门进行复印机维保工作，人力资源部做好维保记录。

4.复印机耗材不属于保养范围内，如需更换耗材所产生的费用由各部门进行分摊。

第四节办公室饮水机/桶装水管理

1.人力资源部负责公司本部办公室饮水机/桶装水的管理。

2.公司本部饮水机位置：7层办公区域领导办公室（2个小桶）、大会议室（1个小桶）、小

会议室/茶水间（2个大桶）、财务室（1个大桶）；B4办公区域（1个大桶）。

3.桶装水水票由人力资源部统一从屈臣氏水站购买。

4.饮水机水票费用按照各部门实际办公人数进行分摊。

第四章行政工作表格

1.公司印章使用申请表

公司印章使用申请表

备注：1、重要文件在总经理出差、休假、病休期间，由经总经理授权的副总经理审批签字。

2、一般性文件由经总经理授权的副总经理审批签字。

2.名片印制申请表

名片印制申请表

3.部门采购申请单

个人办公用品《采购申请单》

4.会议室使用申请单

会议室使用申请单申请日期：年月日