{信息化方案}某集团公司集中式财务管理信息化系统方案

（信息化方案）某集团公司集中式财务管理信息化系

统方案

某集团公司集中式财务管理信息化系统方案简介

一、某集团公司信息化现状

某集团公司是我国西部少数民族地区的制造型高新技术企业，主营业务集中于制药、保健品和化妆品行业。企业领导高瞻远瞩，对企业的信息化建设投入了极大的关注，及时提出了管理信息系统的建设问题，且予以高度重视。对通过管理信息系统的实施改善企业的管理基础，提升企业的管理水平寄予很大的期望。对于集团公司而言，财务信息的时效性和准确性是最基本的要求。

某集团公司的下属企业比较多，地理位置分布比较分散，大部份下属分子公司且未建立起自己的管理信息化系统，仍依赖于手工核算、统计，集团对下属分子公司的财务数据、业务数据不能及时有效的管理控制，为了能统壹规范，使整个集团的管理高效运行，要求于充分考虑到集团现状，从集团的角度出发对各企业的应用软件系统统壹平台；而不至于因企业多、地域分布分散的原因失于控制，下属企业财务信息上报迟缓，数据提供困难，实时监控无法实现。集团如果不能及时的解决财务信息的时效性和准确性问题，对于体制创新的落实和集团发展均是十分不利的。

目前，该公司正处于壹个快速的发展时期，利用现代信息技术来装备企业管理是解决许多管理问题的有效方法之壹。引进基于信息处理技术及先进的管理思想为壹体的ERP系统成为公司管理层的共识和当务之急。同时，这也是客观环境对企业的要求。

二、某集团公司财务管理问题诊断

1、资金管理松散

经调查发现，该集团企业于资金管理上存于着方式落后、手段欠缺的问题。下属企业多头开户的现象比较普遍，资金管理不严，体外循环现象无法避免，投资随意性大、有沉淀现象、周转慢、使用效率不高的问题日益显露。例如：集团各下属企业中有的账面可能存于多余的资金，而有的却急需资金；仍有的甚至且不存于明显的资金不足或完全有能力从银行贷款，

但出于其他目的，壹味向集团要钱，而集团只凭定期的方案或报表，很难准确、及时的掌握下属企业实际的资金存量、占用情况、周转效率、流动比、速动比、应收应付帐款等信息，这种情况的发生不仅使资金不能统筹使用，无形中增加了集团的资金运作负担和运营风险，影响集团整体利益的发挥，同时也易使集团对下属企业的管理粗放化，对集团整体利益的发挥和快速的发展均是极大的障碍。

资金管理方面需要从下属企业类型和手段俩个方面出发：壹方面于集团核心层企业内部建立、健全集团资金的集中管理模式（强化结算中心职能），于集团半紧密和松散层企业内部建立资金计划和资金预算体系；另壹方面“硬化”资金管理手段（使用过程中的控制及事后考核和分析）。

2、预算管理困难

从调查结果来见，某集团公司由于目前尚未建立统壹的财务管理体系，整体的预算仍处于简单化的“拍脑袋”方式。财务预算工作对每个企业均是非常重要的，于现代企业财务管理中，把没有预算或预算失控的财务管理见成是粗放的、低效的财务管理。但对于大多数单位于手工方式下预算管理有很多问题是无法解决的，特别是对于集团这样多元化、

进行预算管理，首先要解决多行业预算体系的融合问题。由于是集团属于于主业运营为主下的综合业务型集团，所以“如何解决不同行业的预算差异同集团统壹预算体系之间的矛盾？”成为首要问题。

其次，要解决财务预算自上而下的贯彻执行和实时监控（重点于于预算执行过程中的控制）问题。

1）集团同下属企业的预算关注点不同

集团关心和需要控制的投资项目和财务数据同下属企业是不同的，作为某个具体的下属企业常常出于局部管理的需要建立的预算管理数据难以被集团所使用，因此集团预算体系的建立

必须是于从上而下层层分解和逐步细化的基础上。

2）集团同下属企业的预算控制的力度和范围不同

下属企业需要根据集团下达的预算数据层层的进行细化和分解，例如：集团想控制某下属企业销售费用的总额，而该下属企业则需要将费用总额分解到具体的招待费、差旅费、通讯费等费用项目上，然后细化到每个销售部门、每项费用、每个月的预算是多少。

3）数据提供困难，实时监控无法实现

由于于手工管理方式下提供每个预算项目的完成数据均是十分困难的，实效性不高而且无法避免存于误差，即使分析出来也是滞后的，无法做到实时的控制。于现行的预算控制上很大程度上要靠人治，人为参和使预算管理随意性大，难以使管理“硬化”。

再者，预算数据的汇总分析问题。进行预算管理的目标和价值于于服务于管理，只有所有下属企业的各种预算数据只有汇总于壹起，进行预算数同完成数、预算的同比和环比、各下属企业预算差异对比等各种分析才是有价值的。对于某集团而言，如何将所有下属企业的数据于统壹的标准下方便快捷的汇总起来，进行各种的预算分析也是手工方式下无法实现的，必须依赖壹套信息系统的支持，建立标准的预算指标体系和控制体系。

3、集团监管力度及时效性不足

调查仍发现，某集团于资金流向和资金控制上存于着壹定程度的脱节情况，集团难以及时掌握各下属企业的财务资金变动情况，单纯的资产监管模式或报表利润指标考核模式已经无法适应管理的需要，资金管理有章无序，存于体外循环现象。于无法建立有效的集团预算体系下，事前缺乏计划性和预算编制，事中缺乏实时监控，事后审计监督也难免有走过场的问题，这将给集团财务管理带来壹定的困难和风险。

除了资金使用监管的问题之外，该集团对于下属企业的财务管理往往采用“黑箱”方式，即只能见到年初和年末、月初和月末、初期的投入和末期的产出，无法综观全过程，很难实时

的掌握下属企业的财务情况（例如其下属某子公司收入仅700万，可是当下要支出735万，对这种情况缺乏控制手段，无法实现事中预警），审计再严，也只是事后管理的方式，采取运营指标和利润考核的管理方式也是壹种事后的管理方式。运营考核、任期考核和和此关联的干部任免，具有壹定的威慑力，但不可能代替财务管理。于市场经济下，某集团企业将拓展国际市场，也越来越迫切要求财务管理系统为企业管理和决策提供及时、准确、全面的信息。

4、财务信息的准确性不高

调查表明，目前条件下，集团各下属企业财务人员由于受到内部的控制、部门利益和业务能力局限等的影响，常会造成会计核算不准，报表不真实，有时合且的会计报表掩盖了下属企业的实际运营情况，账物不符、造假账问题不同程度存于。

由于该集团常常不能及时解决财务信息的时效性和准确性问题，对于体制创新的落实和集团发展十分不利的。作为集团，不能单见下属企业账面利润的情况，仍要见应收应付账款的情况，不良资产的情况，折旧提取和费用分摊的情况，期初期末的库存情况等。

5、信息孤岛现象严重

虽然某集团公司所属的个别子公司的信息化工作（特别是会计电算化）起步比较早，但由于缺乏统壹的规划，使用的财务软件各不相同，集团难以通过汇总子公司的财务数据进行分析和管理，形成了壹个个信息孤岛。另壹方面很多的财务软件主要的功能和定位是帮助企业实现会计电算化，以代替手工核算为目的，不能适应财务工作从核算到管理再到决策的需要，更无法适应集团企业财务管理的要求，随着集团企业规模的扩展和管理级别的提升，集团企业对信息管理系统的需求越来越强烈，同软件功能之间的矛盾日益突出。

另外，于该集团的各下属企业内部，也同样存于着信息孤岛。业务处理系统中的数据无法流入到财务软件中进行核算，即系统间不能无缝联接，财务核算人员需要根据大量的业务单据

整理后的结果制作凭证，壹方面加重了财务人员的手工工作，另壹方面业务处理核算过程延缓也降低了数据的准确性和时效性。同时，也常出现不同部门从不同角度采集的同类数据存于差距的问题。

再有，有些企业领导见不懂财务报表，不知道各类财务数据之间的关联性和相互影响，仍然习惯于粗放式、宏观式的管理和决策方式。使财务信息从作用和意义上变成了“孤岛”。其实，建立财务信息系统和庞大的财务基础数据库的重要意义，不是要求企业领导非要见懂财务报表，而是为企业领导管理、决策提供最大限度的财务信息支撑。领导决策的信息需求是多样化、时效化的，要调整工资，光见资产负债表、损益表是没有用的；要投资或融资，只知帐面的资金情况也是片面的；不进行专门的数据处理，是很难知道当月实际资金到帐情况的。

6、对内对外的信息披露迟缓

某集团公司作为拥有多家企业、多元化发展的较大型集团，对信息披露的要求是相当严格和及时的。于集团内部各下属企业之间的往来业务频繁、内部交易量大，由于地域分散、入账不及时等问题难以及时的对账，信息不能及时的汇总核销，极大的影响了对外关联交易的披露和合且报表的抵消工作。

目前，该集团每个下属企业的报表编制需要壹俩周，汇总到集团进行合且处理后往往需要近壹个月的时间，信息披露迟缓。于子公司同集团之间、子公司同关联单位之间的关联交易需要披露，年终各种会计报表需要审计和披露。这些均是集团企业必须面对和解决的问题，必须借助财务信息系统提高信息披露和合且报表的质量和速度。

信息披露的另壹方面于内部信息的披露上，对于集团内部而言，对于财务工作的要求已经不单纯是进行核算和对外提供报表，更多的是希望通过财务信息的分析和及时披露对管理和决策提供依据和帮助。例如：于壹个集团老总想查阅某些数据，财务总会动员了所有财务人员

忙碌的三天才整理出来，等费了九牛二虎之力报到老总面前的时候，老总已经不需要了。

三、集团财务管理信息化的解决方案

1、某集团公司信息化立足点

集团层次的信息化是有别于单体企业的。关键的原因于于俩者之间的运作对象和关注点的不同。

1）运作对象的不同：

单体企业运作的是“产品”；而集团企业运作的是“企业”；

2）关注点的不同：

单体企业关注具体业务的信息自动生产和集成、业务的自动控制和管理、价值链上的物流、资金流情况等；

集团企业关注支持决策信息提取和模型设计，各种业务系统信息的方便提取和集成、关键的预算控制及报表汇总合且等。当壹个集团公司的目标是利润最大化时，尤其是跨行业、跨地区运营的集团公司，集团管理（为股东的最大经济利益）必须，也不得不从管实物转向管理信息，管资金流向和控制资金的运作成本。

2、集团管理模式的转变—战略导向型

应用中常常根据集团客户的不同，把集团企业分为四种类型，分别是财务导向型、战略导向型、操作导向型和资产导向型。

集团总部可根据下属单位所处的行业特点、管理能力、和战略重要性采取不同的管理方法。可是于不同类型的集团中管理的目标和总部职能又各有侧重互不相同。

某集团企业正于向战略导向型进行转换，伴随着金融资本的运作，集团越发成为跨行业、多元化运营的企业集团。于战略导向型集团内本身没有具体的业务，实现了集团公司的战略决策权同子公司运营决策权分离。分权将有利于集团高层管理者集中精力于集团未来长期发展

的战略性决策，集团将战略决策权、投资融资权、人事权、资金调度权、资产管理权等进行集中管理。于战略导向型集团企业内，集团总部面对下级单位是服务角色，这种服务的范围包括：资金的运筹、资产盘活、日常管理指导、技术指导、行政管理、和创立品牌、维护品牌。

图1集团企业的四种类型及其特点

3、管理的整体规划

1）避免信息孤岛

由于集团站于全局的角度来见待信息化，所以整体规划的重要性更加突出。整体规划首要解决的就是信息孤岛问题。不同单位选择软件不同会造成信息孤岛；于股份公司内部不同的软件（财务核算同物流管理）之间如果不能进行有效的数据共享和交互就会造成信息孤岛。2）打好信息化基础

正如“万丈高楼起于基础”壹样，进行整体规划时要特别注意信息化“地基”的搭建，要于股份公司内部建设统壹的硬件和网络平台，以及上面的数据库系统和操作系统。而这壹部分容易忽略的就是标准化和规范化工作，如果忽略该环节或敷衍了事的话，相信您的“信息化大厦”不是“爱菲尔铁塔”就是“豆腐渣”工程。

3）信息化的实现

于“地基”的基础上建设应用系统，面向该集团公司主要有财务核算、报表分析、报表汇总合且、物流管理、销售及分销、信息情报管理。

4）信息化的决策支持

集团财务管理就是让集团管理层能准确地掌握集团所处的财务状态或地位，同时满足对市场反应速度和降低运行成本的要求。管理软件是用来帮助实现上述目标的二大种工具。国内较通行的集团财务管理信息化ERP软件主要有浪潮通软、用友、金蝶等产品，市场反映较好。

图2某集团公司“信息化大厦”的结

4、某集团财务管理信息化应用解决方案分析

针对前述的某集团财务管理面临的5大问题进行剖析，不难发现其所产生的主要原因无非有以下俩点：壹是当下缺乏集中管理的体制——随着最近几年集团的迅速发展和扩张，过去的分权管理模式已明显不适应扁平化集中管理的要求，企业内部管理对集权和分权的度把握不够，集团内部难以形成具有高度集中权威的管理指挥系统，缺乏统壹的规章制度。为此应考虑采取集中的管理模式，集中不等于集权，集中是要为集团企业建立壹种管理体系和机制，形象的说就是于集团内部制定好游戏规则（标准体系基础上的业务流程和业务规范），放权给下属单位，放权的同时强化监管职能和力度，要能够实时而全面的了解下属单位真实的运行情况。二是现有的管理的手段和方式不能适应集团高速发展的需要——目前集团采用的传统管理手段和方式已不适应当下企业管理模式的变革，控制不力，传递不畅，集团内部数据信息形成壹个个封闭的信息孤岛，数据流动不畅，利用价值低。无法实现集团的集中管理，仍缺乏有效的手段来实施监督和控制。

第壹个问题是管理体制问题，需要通过体制创新等壹系列措施和改革来调整，建立现代企业管理制度，必要的时候需要引入管理咨询；而第二个问题是手段、工具问题，需要进行信息化的建设来彻底克服。

通过于集团内部建立：统壹的财务制度、核算标准和各种规范制度；统壹集团财务管理的应用软件，通过计算机网络手段实现事前的计划、事中控制和事后分析来根本解决之上俩个问题。从而能够实现：打破传统的分散式财务管理模式，顺应企业财务管理集约化趋势；多成本中心、多利润中心的管理，理顺企业组织机构的权责关系；强化的预算管理和财务控制体系，有效控制及管理下级单位的运营。从而适应集团集中化、扁平化的发展趋势，实现统壹集团财务管理。

图3某集团公司信息化系统的“整体规划，分步实施”示意图

5、某集团公司管理信息化系统的“总体规划、分步实施”

某公司作为集团型企业，所以整个企业的ERP系统必须要进行“整体规划”，必须要规划企业未来几年的长期目标，这样才能真正实现ERP项目的效益。各部门、分子公司于进行局部实施的时候要有壹个整体的观念，要能够服从整体的需要。同时，进行了整体规划以后，才能避免集团内的各部门、分子公司出现数据不壹致的情况，为下壹步的数据汇总和分析奠定基础。另外，进行整体规划仍能够降低整个系统的投资，避免资源浪费。“整体规划，分步实施”，最大限度地避免投资风险和降低投资，边改进边提高，边投资边受益，管理实现从低级到高级的平滑过渡。

6、应用解决方案——集中式集团公司财务管理模式

1）总体方案路线：

（1）建立适用集团管理的预算体系

（2）建立通畅的报表汇总合且流程

（3）通过综合查询，强化集团监管

（4）建立集团财务信息标准化体系

（5）通过WEB浏览器能够查询下级单位的财务数据

（6）通过中央备份功能，将下级单位的数据进行备份，统壹管理和查询

（7）通过报表汇总和报表合且，抵消内部交易，反映集团整体情况

（8）通过综合查询，能够实现实时的跨帐套的读取数据，进行分析

2）统壹应用软件平台

某公司集团总部成本中心（独立帐套）利润中心（独立帐套）其其他中心（独立帐套）合且报帐报表汇总/合且会计核算报表管理财务分析预算控制中央控制预算汇总中央备份（中心）

浏览器会计核算报表管理财务分析预算控制……财务核算报表管理财务分析预算控制中央备份（远端）WEB财务WEB财务中央备份（远端）WEB财务中央备份（远端）结算中心综合查询从某集团公司的发展角度来见，通过统壹，不仅能够使信息流动畅通无阻，又能够理顺集团公司管理流程，达到系统建设的最终目的。于这种方式下能够通过建立集团公司财务管理体系，对所属企业进行有效的事前计划、事中控制、事后分析；能够随时综合分析股份公司所属企业的各种信息，动态反映集团公司运营状态，为决策分析提供依据。

图4某集团公司信息化系统结

3）信息集中和数据分布

某集团的下属各分子公司作为独立的成本中心和利润中心实行独立核算，集团公司对各分子公司业务、产品和客户信息的迅速取得是决策的关键要素，于今天充满活力的市场环境中寻找支持业务决策的信息，许多集团公司发现，且非是没有数据，而是没有信息。如何从分布于各地的分子公司堆积如山的数据中寻找集团公司所需信息，这将依赖于数据仓库，将各分子公司的数据能过上报总部集中，随时查阅、分析,支持决策的信息依据。

4）当前建议的管理模式

某集团公司及各下属企业于地域上分布于全国各地范围内，而且各单位具有独立的运作模式，从应用软件的角度进行分析，数据库适合于采用分布式的管理模式。这样各单位以独立的账套运行各自的财务管理系统，较适合于目前的管理水平和运作模式。

为了发挥集团公司的优势，管理总部需要较为及时地了解和掌握各企业的信息资源，这样能够采用信息集中方案，即于管理总部建立大容量的数据仓库，定期将各单位的信息收集上来集中存储，这样集团公司既能够随时调阅使用，提高了信息使用效率，又于总部为各单位建立了壹套数据备份，提高了安全性。更为重要的是，这种模式为今后的数据仓库应用奠定了基础。

数据分布和信息集中：

传送数据总部：接收下属分子公司数据，导入

数据挖掘总部下属企业……数据仓库DBMSDBMSDBMS财务部：集团财务合且报表预算汇总分子公司数据库业务管理部门：销售管理物流管理决策机构：决策信息支持财务管理，预算管理物流进销存管理综合统计和分析经理查询下属各分、子公司通过MODEM、电话线、网络等手段，将数据传送到管理总部

图5某集团公司的数据及信息的传输路线

覆盖全区及国内的分子公司；以各分子公司为成本中心和利润中心；定期将所发生的财务数据、业务数据通过电话、网络等手段传送管理总部，达到及时了解信息和监控的作用。

图6某集团公司的分子公司国内业务覆盖图

5）统壹平台，业务流程整合的效果

于手工处理阶段，限于客观条件制约，人们只能根据职能划分部门，各部门和其他部门之间的交流壹般依靠手工资料，制约了人们交流的积极性，且且由于手工资料的存于，使各部门进行信息加工时重复劳动增多，严重影响了管理水平的进壹步提高。目前市面上许多企业管理软件（比如著名的浪潮通软ERP系统）是面向工作流设计的，克服了前述缺陷，保证不会因为具体的工作是于哪个部门完成而对应用软件有什么影响，实现财务和业务的壹体化处理，避免部门之间的信息孤岛及重复劳动，实现数据的充分共享，这就为提高信息资源利用率打下了坚实的基础。这样做的另壹个好处则是且不因为部门职能的改变而重新构造应用系统的构架。

图7某集团公司业务流程整合的效果示意图

6）系统运行环境选择

（1）单机环境

【软件环境】操作系统：中文WINDOWS95/98/2000/XP、WINGDOWSNT

数据库系统：SYBASESQLANYWHERE5.5及之上版本、ASA7.0

【硬件环境】CPU——PII350，内存——64M，硬盘——2G，显示模式——1024×768（2）网络环境

【软件环境】服务器——

操作系统：WINGDOWSNT、UNIX、NOVEIINETWARE、LINUX

数据库系统：SYBASE、MSSQLSERVER、ORACLE、ASA7.0、DB2

客户机——

操作系统：中文WINDOWS95/98/2000/XP、WINGDOWSNT

【硬件环境】服务器——CPU选PII450，内存选128M，硬盘选6G，

客户机——CPU选PII350，内存选64M，硬盘选2G，显示模式1024×768。